Workplace das Fundament Ihres Unternehmensintranets in Microsoft 365 – von der Startseite bis zur Ordnung in Ihren Dokumenten
Eine konfigurierbare Startseite für Ihr Unternehmensintranet und Ihre Teamwebsites – und zugleich der Ort, an dem Sie festlegen, wie Ihre Dokumentbibliotheken aussehen und wie Unternehmensinhalte klassifiziert werden. Die interne Kommunikation, HR oder die Inhaltsverantwortlichen verwalten das alles selbst, ohne Entwickler.
Die Intranet-Startseite in Ihrem SharePoint: eine Titelgeschichte, Schnellaktionen, Veranstaltungen sowie Menschen und Kultur an einem Ort. Die Demo öffnet einen News-Artikel und eine Veranstaltung und schreibt mit Hilfe des KI-Assistenten einen neuen Artikel (erfordert die Lizenz für den KI-Assistenten). Klicken Sie auf die Demo, um sie zu vergrößern.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das erzählen uns Unternehmen, bevor sie Workplace einführen. Nicht weil sie etwas falsch machen – sondern weil Standard-SharePoint, Teams und Excel nie dafür gebaut wurden, das Unternehmen auf einen Bildschirm zu bringen und seinen Inhalten gemeinsame Regeln zu geben.
„Die SharePoint-Startseite ist eine leere Fläche.“
Die Standard-Startseite ist entweder leer, oder die IT setzt sie von Hand aus Dutzenden Kacheln zusammen. Das Ergebnis wirkt wie ein Haufen zufälliger Quadrate – nicht wie ein Produkt, wie man es aus dem Web kennt.
„Ich möchte eine Ankündigung veröffentlichen – und warte auf die IT.“
Die interne Kommunikation will News veröffentlichen oder auf eine Störung hinweisen. Doch wer die Inhalte erstellt, kann die Startseite nicht pflegen – alles läuft über ein Ticket und eine Warteschlange.
„Jede Bibliothek sieht anders aus.“
Jedes Team hat seine Dokumentbibliothek auf eigene Weise eingerichtet – andere Spalten, andere Namen, andere Reihenfolge. Die Suche über Abteilungen hinweg ist mühsam, und niemand weiß, welches Dokument wirklich aktuell ist oder wem es gehört.
„Niemand weiß, was vertraulich ist.“
Dokumente sind überhaupt nicht gekennzeichnet, also entscheiden die Leute aus dem Bauch heraus, was das Haus verlassen darf. Und wenn Sie einen KI-Assistenten einführen, können Sie nicht festlegen, welche Unterlagen er nicht verwenden darf.
Was Workplace dagegen tut
Fünf Dinge, die das Intranet endlich zum Leben erwecken. Die vollständige Funktionsliste finden Sie weiter unten in den Details.
Ihre eigene Startseite, ganz ohne Entwickler
Schalten Sie nur die Bereiche ein, die Sie brauchen – Ankündigungen, News, Veranstaltungen, Umfragen, Kontaktliste – und ordnen Sie sie per Drag & Drop in einem Raster an. Firmenfarben einstellen, fertig. Und es muss nicht nur das zentrale Intranet sein: Dieselbe Seite setzen Sie auch auf der Teamwebsite einer Abteilung oder eines Projekts ein – mit eigenen Inhalten und den Bibliotheken dieser Website, im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
Ein leeres SharePoint und Dutzende von Hand zusammengesetzte Kacheln eine Startseite im eigenen Design für Intranet und Teams
Ankündigungen und News direkt in der Anwendung
Neuigkeiten zu Benefits oder einen Störungshinweis veröffentlichen Sie selbst – Einleitung, Bild, formatierter Text und bei Ankündigungen sogar ein Datum, an dem sie verschwinden. News werden als Standard-SharePoint-News gespeichert, Sie finden sie also auch an anderen Stellen in Microsoft 365.
News verstreut über Teams und E-Mail ein Ort, an dem das Unternehmen sieht, was neu ist
Kontaktliste aus dem Unternehmensadressbuch
Das Verzeichnis liest direkt aus Ihren Microsoft-Konten – keine manuelle Liste, deren Pflege jemand vergisst. Suche, Filter nach Abteilung und Ort sowie eine Nachricht in Teams oder per E-Mail mit einem Klick.
Umfragen, Kudos und Teamstimmung
Eine tägliche Frage zur Stimmung, eine Pulse-Umfrage mit Frist und öffentliche Kudos, die jeder verschicken kann. Die Ergebnisse sehen Sie zusammengefasst – ohne Namen an einzelnen Stimmen.
„Mein Tag“ – Ihr Tag an einem Ort
Die Seite „Mein Tag“ bringt Ihre Besprechungen, E-Mails und Aufgaben auf einen Bildschirm, mit einer Zeitleiste des Tages und laufender Arbeit aus anderen EP365-Anwendungen. Mit Private sichere KI fassen Sie den Tag zudem mit einem Klick zusammen.
Das Intranet ist das Schaufenster.
Das hier ist die Ordnung dahinter.
Unternehmensinhalte entwickeln sich immer gleich: Jedes Team richtet seine Bibliothek auf eigene Weise ein, Spalten heißen unterschiedlich, Status haben unterschiedliche Farben – und nirgends ist erkennbar, was öffentlich und was vertraulich ist. Workplace macht daraus eine Einstellung statt einer Aufräumaktion.
Vorlagen für Dokumentbibliotheken
Sie beschreiben einmal, wie eine Bibliothek aussehen soll – die Spalten Dokumenttyp, Status, Bereich, Verantwortlich und Prüfdatum, ihre Farben, vier Ansichten einschließlich einer Kachelgalerie sowie die Versionierung mit Entwürfen. Dann bringen Sie die Vorlage mit einem Klick auf Bibliotheken in ausgewählten Websites aus. Sie haben schon eine Bibliothek, die genau richtig eingerichtet ist? Machen Sie mit einem Klick eine Vorlage daraus.
Klassifizierung von Inhalten und was außerhalb der KI bleibt
Sie legen eigene Klassifizierungsstufen fest – etwa Öffentlich, Intern, Vertraulich – mit Farben und Übersetzungen und bringen sie als Spalte in Bibliotheken ausgewählter Websites aus. Ein Wert lässt sich als „außerhalb der KI“ markieren: Der EP365 KI-Assistent übernimmt Dokumente mit diesem Wert nicht in das Unternehmenswissen. Zusätzlich können Sie ganze Websites und Bibliotheken angeben, die der Assistent ignorieren soll.
Der schnellste Weg: 30 Minuten am Bildschirm.
Keine Firmenpräsentation. Wir teilen den Bildschirm und klicken uns mit Beispiel-Intranetdaten durch die Anwendung – Sie sehen genau das, was Ihre Mitarbeitenden und Ihre Inhaltsverantwortlichen sehen würden.
„Endlich haben wir ein Intranet, das wie ein Produkt aussieht – und wir pflegen es selbst, ohne ein einziges IT-Ticket. Die erste Ankündigung und eine Videobotschaft der Geschäftsführung haben wir an einem Vormittag veröffentlicht.“
Produktionsunternehmen · 180 Mitarbeitende · HR und interne Kommunikation verantwortlich
Die Lösung lief bei uns am ersten Tag, ohne Entwickler. Wir haben 9 der verfügbaren Bereiche eingeschaltet, unsere Firmenfarben eingestellt und die ersten Inhalte eingepflegt – die interne Kommunikation hatte das Anordnen der Bereiche in einer Stunde gelernt. Innerhalb eines Monats waren auch die Muster für Teamwebsites fertig und das Intranet live.
Am zweiten Tag in Betrieb.
Ein fertiges Intranet innerhalb eines Monats.
Die Lizenz zu kaufen ist der einfache Teil. Damit ein Intranet lebt, braucht es Inhalte, ein Erscheinungsbild im Stil des Unternehmens und ein Team, das es betreiben kann – und genau dabei begleiten wir Sie. Von der Installation bis zum Go-live.
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Anwendung bereitgestellt
Wir installieren Workplace in Ihrem Microsoft 365. Auf den Computern wird nichts installiert, an Ihrer Infrastruktur ändert sich nichts – die Lösung läuft bei Ihnen am nächsten Tag.
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Das Intranet nimmt Gestalt an
Wir füllen die Seite mit Demo-Inhalten, passen das Design an Ihre Marke an und ordnen die Bereiche in einem Layout an, das zu Ihnen passt. Eine erste Schulung für die interne Kommunikation oder HR ist inbegriffen.
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Muster für Teamwebsites
Wir bereiten Muster und Vorlagen vor – Startseiten für Teamwebsites und Dokumentbibliotheken –, damit Abteilungen und Projekte einheitlich starten: im Erscheinungsbild des Unternehmens, aber mit eigenen Inhalten.
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Übergabe und Go-live
Wir setzen das Feedback der ersten Tage um, übergeben die Administration an Ihr Team und schalten das Intranet live. Ab dann betreiben Sie es selbst – und wir sind über den Support weiterhin für Sie da, wann immer Sie uns brauchen.
Für alle, die mehr wissen möchten
Alles Wichtige an einem Ort – Funktionen, ein Vergleich mit den Alternativen, Sicherheit, Preise und Antworten auf häufige Fragen.
Fertige Bereiche für die Startseite
Ankündigungen, News, ein Wort der Geschäftsführung, Schnelllinks, Veranstaltungen, Kudos, Begrüßung neuer Kollegen, Umfragen, Lebenslagen, eine Websiteübersicht, meistgelesene Inhalte und Branchennews – 23 Bereiche, Sie schalten nur die gewünschten ein.
Vorlagen für Dokumentbibliotheken
Eine Beschreibung, wie eine Bibliothek aussehen soll: die Spalten Dokumenttyp, Status, Bereich, Verantwortlich und Prüfdatum, ihre farbliche Formatierung, vier Ansichten einschließlich einer Kachelgalerie sowie die Versionierung mit Entwürfen. Bringen Sie sie gesammelt auf Bibliotheken ausgewählter Websites aus; für jede sehen Sie, ob sie die Vorlage hat und ob sie aktuell ist. Eine Vorlage lässt sich auch aus einer Bibliothek erstellen, die Sie bereits nach Ihren Vorstellungen eingerichtet haben.
Klassifizierung von Unternehmensinhalten
Ihre eigene Liste von Klassifizierungsstufen mit Farben und Übersetzungen. Die Spalte Klassifizierung lässt sich einzelnen Bibliotheken in ausgewählten Websites hinzufügen – und wieder entfernen. Ein Wert kann als „außerhalb der KI“ markiert werden: Der KI-Assistent übernimmt diese Inhalte nicht in das Unternehmenswissen, und Sie können ganze Pfade angeben, die er ignorieren soll.
Gemeinsame Einstellungen für ganz EP365
Workplace ist das Fundament des Ökosystems – Firmenlogo, Name, Farbschema, Supportkontakt und Sprache werden von hier an alle anderen EP365-Anwendungen vererbt. Einmal einstellen, gilt überall; jede Anwendung kann sich dennoch abmelden und eigene Wege gehen.
Eine Startseite für das Intranet und einzelne Teams
Dieselbe Anwendung setzen Sie im zentralen Unternehmensintranet und auf der Startseite der Teamwebsite einer Abteilung oder eines Projekts ein. Jede Website hat eigene Inhalte – eigene Ankündigungen, Veranstaltungen und Schnelllinks –, und eine Teamwebsite erhält zusätzlich Bereiche für die Dokumentbibliotheken und Listen dieser Website. Erscheinungsbild und Design werden vom zentralen Intranet übernommen, sodass jede Seite einheitlich wirkt.
Auch in Microsoft Teams verfügbar
Sie fügen Workplace in Microsoft Teams als persönliche App in der linken Leiste oder als Registerkarte in einem Kanal hinzu – und es funktioniert auch mobil in der Teams-App. Die Mitarbeitenden sehen das Unternehmen genau dort, wo sie ohnehin den Tag über arbeiten.
Layout per Drag & Drop
Bereiche per Ziehen verschieben, ihre Breite ändern und Zeilen hinzufügen. Das Layout speichert sich selbst – ohne Code und ohne Entwickler. Auf schmaleren Bildschirmen ordnen sich die Spalten untereinander an.
Kontaktliste aus dem Unternehmensadressbuch
Ein Verzeichnis, das direkt aus Ihren Microsoft-Konten gelesen wird, ohne manuelle Liste. Jede Karte zeigt Funktion, Abteilung, E-Mail, Mobilnummer, Standort und Vorgesetzte. Filter nach Abteilung und Ort sowie Teams-Chat oder E-Mail mit einem Klick.
Ankündigungen und News ohne IT
News schreiben und lesen Sie direkt in der Anwendung – Editor und Leseansicht in einem. Eine Ankündigung hat drei Stufen (Info, Warnung, kritisch), lässt sich planen (ab welchem Tag sie erscheint) und verschwindet nach einem festgelegten Datum von selbst. News werden als Standard-SharePoint-News gespeichert.
Der KI-Assistent schreibt die News
Mit Private sichere KI schreiben Sie einen Artikel aus einer kurzen Vorgabe – die KI entwirft Titel, Teaser und Text, kann sich auf ein angehängtes Dokument oder Bild und auf Unternehmenswissen stützen (mit Link zur verwendeten Quelle) und übersetzt ihn sofort in Ihre weiteren Sprachen. Den Entwurf verfeinern Sie dann mit einer einzigen Anweisung („ausführlicher“, „kürzer“, „förmlicherer Ton“). Ohne KI-Lizenz werden News wie bisher manuell geschrieben.
Umfragen, Kudos und Feedback
Eine tägliche Frage mit Emoji-Stimmung sowie eine Pulse-Umfrage mit Frist – als Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Skala mit Durchschnittsbewertung. Kudos – öffentlicher Dank, den jeder verschicken kann und den andere mit fünf Reaktionen würdigen. Die Administration sieht die Ergebnisse zusammengefasst, ohne Namen an den Stimmen.
Neue Kollegen begrüßen
Karten für neue Kollegen mit Foto, Funktion, Abteilung und einem Zitat. Schaltflächen Nachricht (E-Mail) und Hallo sagen (Teams). Der Bereich Heute im Team stellt jeweils eine Kollegin oder einen Kollegen besonders vor.
Mein Tag – Ihr Tag auf einem Bildschirm
Die Seite „Mein Tag“ zeigt Ihren Tag an einem Ort – gestrige Besprechungen und E-Mails, die auf Antwort warten, den heutigen Terminplan auf einer Zeitleiste und Aufgaben – sowie laufende Arbeit aus anderen EP365-Anwendungen (Tickets, Wiedervorlagen, Dokumente zur Freigabe). Mit Private sichere KI fassen Sie den Tag mit einem Klick zusammen, einschließlich der Frage, womit Sie beginnen sollten; ohne KI bleibt eine übersichtliche Auflistung.
Persönliches Profil und zuletzt verwendete Dateien
Die Registerkarte Meine Aktivitäten zeigt Ihr Microsoft-365-Profil und zuletzt geöffnete Dokumente. Jeder kann die eigene Mobilnummer, das Foto und einige persönliche Felder bearbeiten; die Änderungen werden in das Unternehmensverzeichnis zurückgeschrieben.
Firmendesign und Farbschemata
Fertige Farbvorlagen oder Ihre eigenen Firmenfarben mit Live-Vorschau. Schriften und ein einheitlicher Stil auf der gesamten Startseite – damit das Intranet nach Ihnen aussieht, nicht nach Standard-SharePoint.
Mehrsprachige Inhalte
News, Ankündigungen und das Wort der Geschäftsführung schreiben Sie in mehreren Sprachen – einer Standardsprache plus beliebig vielen weiteren, die Sie aktivieren. Alle Mitarbeitenden sehen die Inhalte in der Sprache ihres Microsoft 365. Ideal für internationale Teams.
Tor zu den anderen Anwendungen
Die Startseite dient als Eingangstor zu Ihrem gesamten Arbeitsplatz – von einem Ort aus gelangen Sie zu den anderen EP365-Anwendungen und sehen Aufgaben übergreifend.
Websiteübersicht – wem welche Website gehört
Ein Überblick über die tatsächliche Struktur Ihres SharePoint: oben die Stammwebsite, darunter die Hubs – einschließlich in andere Hubs verschachtelter Hubs – und ihre Websites. Die Anwendung liest die Struktur direkt aus dem Mandanten, sie kann also nicht von der Realität abweichen; von Hand pflegen Sie nur Beschreibungen und Verantwortliche. Für jede Website sehen Sie den Besitzer (live aus SharePoint gelesen) und den Inhaltsverantwortlichen, den Sie selbst pflegen – Websites übernehmen ihn vom Hub, bis sie einen eigenen festlegen. Ein Klick zeigt, wo die Verantwortung fehlt, welche Website von der Suche ausgeschlossen ist (auch der KI-Assistent findet sie nicht) oder seit einem halben Jahr nicht angefasst wurde.
Zu bestätigende Dokumente direkt auf der Startseite
Wenn Sie Gelenkte Dokumente nutzen, sehen die Mitarbeitenden direkt auf der Startseite, was sie bis wann bestätigen müssen und was bereits überfällig ist. Ein Klick öffnet das Dokument dort, wo die Bestätigung erfolgt – in Gelenkte Dokumente. Jeder sieht ausschließlich die eigenen Zuweisungen. Wartet nichts, sagt der Bereich das; lässt sich der Stand nicht laden, sagt er auch das, statt so zu tun, als sei alles erledigt.
Websitedetail mit Besuchen und Befunden
Ein Klick auf eine Website in der Websiteübersicht öffnet ihr Detail: Verantwortliche, Besuche der letzten 30 Tage, Inhalte (Bibliotheken, Listen, Elemente, Speicher) und Einstellungen. Dazu Befunde mit einer Erklärung, warum sie wichtig sind – eine Website außerhalb der Suche, eindeutige Berechtigungen, eine ruhende Website ohne Inhaltsverantwortlichen. Ist mit einer Website alles in Ordnung, erfahren Sie auch das.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Alle Inhalte und Einstellungen – Bereiche, Ankündigungen, News, Umfragen und das Layout – bleiben in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Keine fremde Cloud, keine Daten, die das Unternehmen verlassen.
Keine neuen Passwörter
Die Anmeldung erfolgt mit dem geschäftlichen Microsoft-Konto. Verlässt jemand das Unternehmen, erledigt die IT das in einem Schritt – mit der Sperre des Kontos endet auch der Zugriff auf das Intranet.
Keine Automatisierungen im Hintergrund
Alles läuft direkt im Browser auf Ihrem Microsoft 365. Keine Hintergrund-Flows, keine Abhängigkeit von einer weiteren Automatisierungsplattform, die jemand überwachen müsste.
Kontaktliste ohne Risiko
Gibt die IT den Zugriff auf das Unternehmensadressbuch nicht frei, funktioniert die Anwendung trotzdem – nur die Kontaktliste wird ausgeblendet. Kein Fehler, kein Ausfall der ganzen Seite.
Profiländerungen nur am eigenen Profil
Über die Anwendung bearbeiten Mitarbeitende nur ihr eigenes Profil (Mobilnummer, Foto, einige persönliche Felder). Name, Funktion und Adresse darf nur eine Administration mit der passenden Rolle ändern – alle anderen sehen sie schreibgeschützt.
Anonyme Umfragen
Stimmen in Umfragen werden zusammengefasst gespeichert – die Administration sieht nur Gesamtergebnisse, nicht, wer wie abgestimmt hat. Auch Hunderte Stimmen bleiben übersichtlich und belasten die Umgebung nicht.
Monatliche Lizenz nach Unternehmensgröße
Das monatliche Abonnement richtet sich nach der Größe Ihrer Organisation – also nach der Gesamtzahl der internen Benutzer in Ihrem Microsoft 365. Alle Bereiche und Registerkarten sind in Ihrer Größenstufe enthalten.
Workplace ist Teil des Komplettpakets. Zusammen mit dem Lebenslagen-Center, Meine Dokumente, Atlas mit dem Governance-Add-on, Gesteuerte Websites und Quick Actions kostet es ab 295 € pro Monat für das ganze Unternehmen.
Implementierung bis zum Go-live
Die komplette Einführung von der Installation bis zur Übergabe: Demo-Inhalte, ein Design passend zu Ihrer Marke, das Layout der Bereiche, eine erste Schulung, Muster und Vorlagen für Teamwebsites und Dokumentbibliotheken sowie der Go-live des Intranets – alles innerhalb eines Monats. Den vollständigen Ablauf finden Sie im Abschnitt Einführung Schritt für Schritt.
Vollständige Lokalisierung der Oberfläche in weitere Sprachen über Tschechisch und Englisch hinaus, Personalisierung von Inhalten pro Benutzer, Änderungen über die Designvorlagen hinaus sowie die Migration von Inhalten aus einem alten Intranet.
Supportpreise
Beratung, Anpassungen der Umgebung oder Anwenderunterstützung über die Schulung hinaus.
Support wird pro angefangene 15 Minuten Arbeit abgerechnet. Den voraussichtlichen Umfang nennen wir Ihnen immer im Voraus.
Ersetzt die Klassifizierung von Inhalten Microsoft Purview?
Stört das Ausbringen einer Vorlage Bibliotheken, die Teams angepasst haben?
Wer pflegt Inhalte und Erscheinungsbild?
Können wir es auch als Startseite für Teamwebsites nutzen, nicht nur für das zentrale Intranet?
Woher kommen die Personen in der Kontaktliste?
Werden Profiländerungen wirklich in Microsoft 365 zurückgeschrieben?
Wie lange dauert die Einführung?
Was brauchen wir dafür?
Braucht es einen weiteren Server oder Automatisierungen?
Funktioniert es auf dem Smartphone und in Microsoft Teams?
Wie laufen Updates der Anwendung ab?
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