„SharePoint ist im Preis von Microsoft 365 enthalten.“ Dieser Satz kostet Unternehmen mehr, als sie denken.

In Gesprächen mit Führungskräften fällt immer wieder derselbe Satz: „SharePoint haben wir im Rahmen von Microsoft 365, um Lizenzen müssen wir uns also nicht kümmern.“ 2024 stimmte das im Grunde. 2026 stimmt es längst nicht mehr – und wer sich das noch nicht eingestanden hat, betreibt eine Umgebung, die morgens gut ausgeschlafen aufwacht, aber zum Quartalsende Probleme ausspuckt.

SharePoint Online erhalten Sie in der M365-Basislizenz als Speicher mit eingeschränkter Verwaltung. Sie können Websites und Bibliotheken anlegen, Berechtigungen vergeben und freigeben. Was Sie dort aber nicht bekommen, ist ein systematisches Werkzeug zur Vermeidung von Oversharing, für den Lebenszyklus von Websites, die Klassifizierung sensibler Inhalte, Kontrollen für das KI-Grounding oder DLP-Richtlinien, die auf Ihre Umgebung zugeschnitten sind. All das sind eigene Lizenzen – und wer SharePoint für Hunderte Benutzer und Dutzende Terabyte an Unternehmensinhalten ohne sie betreibt, tut das 2026 auf Amateurniveau.

Die gute Nachricht: Es geht nicht um Tausende Euro pro Benutzer. Realistisch sprechen wir von einstelligen bis niedrigen zweistelligen Eurobeträgen pro Monat – und in manchen Fällen ist das in einer Lizenz, die Sie bereits haben, schon bezahlt. Die schlechte Nachricht: Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen kennt diese Werkzeuge entweder nicht oder hat sie, nutzt sie aber nicht.

Gehen wir die drei Lizenzen durch, ohne die es heute schlicht nicht geht. Zu jeder sage ich, was sie leistet, was sie kostet, warum ein Unternehmen sie haben sollte – und wie die Lizenzen ineinandergreifen.

1) SharePoint Advanced Management (SAM)

Was es ist

SharePoint Advanced Management ist ein Add-on für SharePoint Online und OneDrive, das eine Reihe erweiterter Admin-Werkzeuge für Governance, Kontrolle von Oversharing und Lebenszyklusverwaltung hinzufügt. Microsoft hat es ursprünglich als kostenpflichtige Ergänzung zusätzlich zu den üblichen SKUs eingeführt; heute ist SAM Bestandteil jeder Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Es genügt, dass im Mandanten mindestens ein Benutzer eine Copilot-Lizenz hat, und SAM wird für den gesamten Mandanten aktiviert (Microsoft Learn – SharePoint Advanced Management).

Was es konkret hinzufügt

• Restricted Access Control (RAC) – eine Website, die auf eine bestimmte Sicherheitsgruppe beschränkt ist. Freigabelinks außerhalb der Gruppe funktionieren nicht, Copilot respektiert das.
• Restricted Content Discovery (RCD) – die Website erscheint überhaupt nicht in der organisationsweiten Suche oder in Copilot Chat. Geeignet für M&A, Rechtsangelegenheiten, Unterlagen der Geschäftsleitung (Microsoft Learn – Restricted Content Discovery).
• Data Access Governance-Berichte – eine Übersicht der Websites mit potenziell übermäßig freigegebenen Inhalten, „Jeder außer externen Benutzern“ (Everyone except external users) auf sensiblen Websites, extern freigegebenen Dateien.
• Inactive Site Policy und Site Lifecycle Management – automatische Erkennung inaktiver Websites, Benachrichtigung der Besitzer, Archivierung, Löschung. Das können Sie zunächst im Simulationsmodus laufen lassen.
• Site Ownership Policy und Site Attestation – eine Regel für die Mindestzahl an Besitzern, regelmäßige Bestätigung durch den Besitzer, dass die Website noch sinnvoll ist, die Berechtigungen stimmen und die Freigaben in Ordnung sind.
• Richtlinien für Freigabelinks – Standardlinktyp (intern vs. „Jeder mit dem Link“), Ablauf, zugelassene externe Domänen. Einmal eingestellt, gilt mandantenweit.
• Catalog Management (ab Februar 2026) – eine zentrale Ansicht, die Websites automatisch zu Clustern gruppiert und die Massenverwaltung von Lebenszyklus, Zugriffsüberprüfungen und Speicheroptimierung ermöglicht (Withum – SAM Offerings Breakdown).
• SharePoint Admin Agent – ein KI-Assistent für die Verwaltung des Mandanten. Er beantwortet Fragen wie „Zeig mir, wo ich das größte Oversharing-Risiko habe“ (Microsoft Learn – SharePoint Admin Agent).

Was es kostet

Einzeln ca. 3 USD pro Benutzer und Monat (rund 2,80 EUR), lizenziert für den gesamten Mandanten. Kostenlos als Bestandteil jeder Microsoft 365 Copilot-Lizenz und von Microsoft 365 E5 (Withum, 2toLead – Take Advantage of SAM in Your Copilot Tenant).

Warum ein Unternehmen es haben sollte

Ohne SAM haben Sie keine Möglichkeit, Oversharing, den Lebenszyklus von Websites und die Kontrolle über sensible Inhalte systematisch anzugehen. Sie können sich das alles von Hand per PowerShell schreiben, aber das kostet Zeit, die mehr wert ist als die 3 Dollar pro Benutzer. Und in dem Moment, in dem Sie Copilot einführen wollen, ist SAM faktisch Pflicht, nicht nur empfehlenswert.

2) Microsoft 365 Copilot

Was es ist

Microsoft 365 Copilot ist die KI-Schicht über ganz M365 – Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint, OneNote und Loop. Auf den ersten Blick ist es ein Produktivitätswerkzeug. Aus Sicht der Governance ist es aber das Tor zu erweiterten Sicherheitskontrollen, die Sie in Microsoft 365 auf anderem Weg nicht erhalten.

Was es konkret hinzufügt (aus Sicht der Governance)

• Aktiviert SAM für den gesamten Mandanten (eine Lizenz genügt). Das allein ist eine Überlegung wert, auch für Unternehmen, die Copilot noch nicht breit nutzen wollen (Microsoft Learn – Get ready for Copilot with SAM).
• Authoritative Sites – im Admin Center können Sie Websites als „offizielle Quelle“ kennzeichnen (Intranet, HR-Handbücher, Unternehmensnews). Copilot und die Suche priorisieren sie dann.
• AI Citations Analytics (ab Mai 2026) – die erste standardisierte Kennzahl für die Inhaltsqualität aus Sicht des KI-Groundings. Sie sehen, wie oft Copilot eine bestimmte Seite oder ein bestimmtes Dokument zitiert hat.
• Durchsetzung von Vertraulichkeitsbezeichnungen in der KI – Copilot respektiert die Vertraulichkeitsbezeichnungen und DLP-Richtlinien von Microsoft Purview. Wo Inhalte als vertraulich gekennzeichnet sind, gibt Copilot sie nicht über den Kontext des Benutzers hinaus weiter.
• KI-spezifische Überwachungsprotokolle – was Copilot generiert hat, auf welcher Grundlage, für wen. Für ein Compliance-Audit entscheidend.
• Copilot Control System – ein Satz von Admin-Kontrollen für das gesamte Copilot-Ökosystem: wer welchen Agenten hat, welche Quellen er nutzen darf, wie Aktivitäten protokolliert werden (Microsoft Learn – Copilot Control System Security and Governance).

Was es kostet

• M365 Copilot Business (Unternehmen bis 300 Benutzer): ca. 21 EUR / Benutzer / Monat – das Äquivalent der früheren 18 USD, vertrieben für KMU.
• M365 Copilot Enterprise: ca. 30 USD / Benutzer / Monat (die EUR-Preise werden in der EU nach Wechselkurs angepasst, siehe die Anpassung im Juli 2026) (Microsoft – M365 Copilot Plans and Pricing, Easi.net – M365 in 2026: Copilot SKUs and pricing).
• Copilot Chat (Basic) – seit 15. April 2026 kostenlos in jeder M365-Lizenz enthalten, aber ohne Funktionen in den Office-Anwendungen. Für Governance reicht das nicht (EPC Group – M365 Copilot Pricing & Licensing 2026).

Warum ein Unternehmen es haben sollte (zumindest ein paar Lizenzen)

Auch wenn Sie nicht das ganze Unternehmen mit Copilot fluten wollen, ist es sinnvoll, mindestens 1–5 Lizenzen zu kaufen. Damit schalten Sie SAM für den gesamten Mandanten frei und erhalten Zugriff auf alle Governance-Funktionen (Authoritative Sites, RCD, Admin Agent). Aus Compliance-Sicht ist das der günstigste Weg, Werkzeuge in den Mandanten zu holen, die Sie sonst von Hand bauen müssten.

Und sobald ein Unternehmen Copilot im Alltag der Benutzer einsetzen will, ist es ohne die Governance-Schicht von SAM nicht sinnvoll, ihn zu starten – Copilot beginnt Oversharing aufzudecken, auf das niemand vorbereitet ist.

3) Microsoft Purview Suite (Microsoft 365 E5 Compliance)

Was es ist

Microsoft Purview ist eine Sammlung von Werkzeugen für Datenklassifizierung, Verhinderung von Datenverlust, Aufbewahrung und Compliance in ganz Microsoft 365 – also auch in SharePoint. Die meisten Einzelfunktionen finden Sie in den M365-Basisplänen in eingeschränkter Form, die volle Governance-Schicht öffnet sich aber erst mit dem Add-on Microsoft 365 E5 Compliance (umbenannt in Microsoft Purview Suite). Haben Sie M365 E3, kaufen Sie es als Add-on. Haben Sie M365 E5, ist es enthalten.

Was es konkret hinzufügt

• Vertraulichkeitsbezeichnungen (Information Protection) – metadatengesteuerte Klassifizierung von SharePoint-Websites, Bibliotheken, Ordnern und Dokumenten. Damit lassen sich Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Wasserzeichen sowie Einschränkungen für Druck und Download durchsetzen. Ohne sie hat Copilot auf alle Inhalte denselben Blick (Microsoft Learn – Learn about sensitivity labels).
• Automatische Bezeichnung – automatisches Anbringen einer Bezeichnung an Dateien, die sensible Muster enthalten (Ausweisnummern, IBAN, Gesundheitsdaten, Schlüsselwörter). Entscheidend für die Tausenden bestehenden Dokumente, die niemand rechtzeitig von Hand kennzeichnen kann.
• Verhinderung von Datenverlust (DLP) – Richtlinien, die das Senden oder Freigeben von Inhalten mit einer bestimmten Klassifizierung verhindern. „Dieses Dokument darf nicht extern freigegeben werden“ als durchsetzbare Regel, nicht als Wunsch (Microsoft Learn – DLP policy reference).
• Aufbewahrungsbezeichnungen und -richtlinien – automatische Aufbewahrung und Entfernung von Inhalten nach einer festgelegten Frist. Ohne sie leben Inhalte in SharePoint in der Regel ewig, was die Grounding-Qualität für Copilot direkt verschlechtert.
• Datensatzverwaltung (Records Management) – formale Deklaration von Datensätzen, unveränderliche Aufbewahrung für regulierte Inhalte (Verträge, Rechnungen, Personaldokumente).
• eDiscovery (Premium) – die vollwertige Fähigkeit, Inhalte im gesamten Mandanten bei einem Rechtsstreit oder Vorfall zu finden und zu sichern.
• Insider-Risikomanagement – Erkennung riskanten Benutzerverhaltens (massenhafte Downloads, ungewöhnliche Freigaben, Datenabfluss vor einer Kündigung).
• Communication Compliance, Information Barriers, Customer Lockbox – weitere Compliance-Schichten über das Basis-M365 hinaus.

Was es kostet

Microsoft 365 E5 Compliance / Microsoft Purview Suite – ca. 12 USD / Benutzer / Monat als Add-on zu M365 E3 (rund 144 USD / Benutzer / Jahr). In M365 E5 enthalten (SHI – M365 E5 Compliance suite updates, HBS – M365 E5 Security & Compliance Add-Ons, Microsoft – Purview Suite Pricing).

Für Unternehmen, die nicht alles brauchen, gibt es auch einzelne Komponenten (Information Protection, Data Lifecycle Management, eDiscovery) als eigene Add-ons – wenn Sie SharePoint aber ernst nehmen, ist das volle Purview meist die finanziell bessere Wahl, als es stückweise zusammenzusetzen.

Warum ein Unternehmen es haben sollte

Vertraulichkeitsbezeichnungen sind die Brücke zwischen Berechtigung und Klassifizierung. Ohne sie können weder Copilot noch die Suche einen „Vertrag“ von einem „Präsentationsentwurf“ unterscheiden. DLP und Aufbewahrung lösen, was weder SAM noch Copilot können – was mit Daten geschehen darf oder muss. Und in dem Moment, in dem ein Audit, eine DSGVO-Anfrage oder ein Rechtsstreit ins Haus steht, entscheidet das über den Unterschied zwischen „Wir finden das in Stunden“ und „Wir werden drei Wochen suchen“.

Wie das ineinandergreift

Stellen wir die drei Lizenzen in einer Tabelle nebeneinander:

Lizenz	Was sie löst	Preis (Richtwert)	Für wen
SharePoint Advanced Management	Oversharing, Lebenszyklus, RAC, RCD, Freigaberichtlinien, Admin Agent	~3 USD / Benutzer / Monat einzeln, kostenlos mit Copilot oder E5	Jeder Mandant mit sensiblen Daten in SharePoint
Microsoft 365 Copilot	Authoritative Sites, AI Citations, Copilot Control System, schaltet SAM frei	21 EUR (Business) / 30 USD (Enterprise) / Benutzer / Monat	Unternehmen, die KI und/oder die Governance-Funktionen von SAM mandantenweit wollen
Microsoft Purview Suite (E5 Compliance)	Vertraulichkeitsbezeichnungen, DLP, Aufbewahrung, eDiscovery, Insider Risk	~12 USD / Benutzer / Monat als Add-on, in M365 E5 enthalten	Jedes Unternehmen mit sensiblen Daten, in einer regulierten Branche oder mit Copilot

Eine realistische Konfiguration für ein Unternehmen mit 100 Benutzern sieht so aus:

• Variante A („Minimum“ – typisches KMU): 5× M365 Copilot für Key User + Purview Suite als Add-on für 20 Schlüsselpersonen (Geschäftsleitung, HR, Recht, Finanzen). SAM wird dank Copilot aktiviert. Monatlich ca. 150 USD für Copilot + 240 USD für Purview = ~390 USD / Monat.
• Variante B („Standard“ – Unternehmen mit regulierten Inhalten): 10× M365 Copilot + 100× Purview Suite. Monatlich 300 + 1.200 = ~1.500 USD / Monat. Deckt alle Benutzer mit der Compliance-Schicht ab.
• Variante C („Full Enterprise“): 100× M365 E5 (enthält SAM und Purview). Der E5-Preis ist individuell (rund 57 USD / Benutzer / Monat), Copilot Enterprise kommt extra dazu. Monatlich 5.700 + 3.000 = ~8.700 USD / Monat.

In der Praxis ist Variante B meist am sinnvollsten – ein paar Copilot-Lizenzen für Key User, SAM für den gesamten Mandanten freigeschaltet, Purview Suite für die Benutzer, die mit sensiblen Daten arbeiten. Copilot wird dann schrittweise nach tatsächlichem Nutzen ausgeweitet.

Was Sie mitnehmen sollten

Drei Sätze, die man sich merken sollte:

1. „SharePoint ist im Preis enthalten“ stimmt nur bis zur Größe eines kleinen Teams. Für hundert Benutzer und mehr ist es ohne Add-on-Lizenzen ein unausgereiftes Werkzeug.
2. SAM einzeln zu kaufen, ist nicht mehr sinnvoll. Ein paar Copilot-Lizenzen sind oft der günstigere Weg, es zu aktivieren – und Sie erhalten zusätzlich eine KI-Schicht.
3. Purview ist kein optionales Compliance-Spielzeug. Es ist die Brücke zwischen Berechtigung und Klassifizierung, ohne die weder Copilot noch DLP noch Aufbewahrung tatsächlich funktionieren.

Und vergessen Sie nicht: Lizenzen allein lösen nichts. Sie öffnen nur die Tür zu Werkzeugen, die Sie einführen, konfigurieren und pflegen müssen. Das ist die zweite Hälfte der Gleichung – und typischerweise die Stelle, an der Unternehmen stehen bleiben.

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Bei EasyPortal 365 befassen wir uns mit diesem Thema täglich mit Unternehmen. Wenn Sie nicht wissen, welche Lizenzkombination Sie haben sollten und wo Sie mit der Einführung von Governance beginnen, schreiben Sie uns. Wir vereinbaren ein 30-minütiges Gespräch – gehen Ihren Stand durch, empfehlen einen konkreten Lizenzmix und die ersten Umsetzungsschritte. Unverbindlich, ohne Verkaufsgespräch eines Herstellers.

In der nächsten Folge sehen wir uns an, wie Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen konkret in der Praxis einführen – welche 5 Bezeichnungen für den Start genügen, wie Sie sie ausrollen und was mit alten Inhalten geschieht.

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Quellen:

SharePoint Advanced Management:

• Microsoft Learn – SharePoint Advanced Management overview
• Microsoft Learn – Get ready for Copilot with SAM
• Withum – SharePoint, SAM and SharePoint Premium Offerings Breakdown
• 2toLead – Take Advantage of SAM in Your Copilot Tenant

Microsoft 365 Copilot:

• Microsoft – Microsoft 365 Copilot Plans and Pricing
• Microsoft Learn – Copilot Control System Security and Governance
• Easi.net – Microsoft 365 in 2026: New capabilities, Copilot SKUs and pricing
• EPC Group – M365 Copilot Pricing & Licensing 2026

Microsoft Purview Suite (E5 Compliance):

• Microsoft – Microsoft Purview Suite Pricing
• Microsoft Learn – Learn about sensitivity labels
• Microsoft Learn – DLP policy reference
• SHI – M365 E5 Compliance suite updates
• HBS – M365 E5 Security and Compliance Add-Ons