EP365 Gesteuerte Websites Websites und Teams im Unternehmen entstehen kontrolliert, mit Genehmigung und Überblick
Websites und Teams im Unternehmen entstehen kontrolliert – Antrag, Genehmigung und automatische Erstellung – und Sie haben sie alle in einem übersichtlichen Katalog mit Besitzer, Klassifizierung und Ablaufdatum. Auch bestehende Websites erfassen Sie, und das alles im Microsoft 365, das Sie bereits haben und bezahlen.
Eine Übersicht der Anträge und des Website-Verzeichnisses, ein Antrag auf eine neue Website mit Auswahl des Typs und sofortiger Zusammenfassung und die Genehmigung mit einem Klick, nach der die Website von selbst entsteht. Klicken Sie auf die Demo, um sie zu vergrößern.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das erzählen uns Unternehmen, bevor sie Gesteuerte Websites einführen. Nicht weil die Leute etwas falsch machen – sondern weil jeder Websites und Teams anlegen kann und daraus ohne Prozess innerhalb eines Jahres ein Dschungel wird, in dem sich niemand zurechtfindet.
„Nach einem Jahr haben wir Hunderte Websites, und bei der Hälfte weiß niemand, wofür.“
Jeder kann ein Team oder eine Website anlegen. Ein Jahr später ist es ein Dschungel, in dem sich niemand zurechtfindet – und niemand weiß, wem sie gehören und ob sie noch genutzt werden.
„Das Projekt ist vorbei, die Website ist geblieben.“
Die Daten liegen da, Zugriffe sammeln sich an, die Kosten wachsen. Niemand hat Zeit, ausgediente Websites aufzuräumen – und beim Audit gehen Sie in toten Websites unter.
„Warum gibt es diese Website überhaupt?“
Es gibt keine Spur, wer die Website genehmigt hat, welche Klassifizierung sie hat und wann sie abläuft. Wenn jemand fragt, haben Sie keine Antwort.
Was Gesteuerte Websites dagegen tut
Fünf Dinge, die Ihnen am schnellsten den Überblick über Ihre Umgebung zurückgeben. Die vollständige Funktionsliste finden Sie weiter unten in den Details.
Eine neue Website nur über Antrag und Genehmigung
Ein Assistent führt durch den Antrag: Website-Typ wählen, Namen und Zweck eintragen, Besitzer und Mitglieder per Suche im Verzeichnis auswählen und die Klassifizierung ergänzen. Die genehmigende Person prüft den Antrag mit einem Klick, und die Website entsteht von selbst – einschließlich des Teams in Teams.
Ein nebenbei angelegtes Team, für das sich niemand zuständig fühlt eine Website mit Besitzer und Zweck ab der ersten Minute
Ein Katalog aller Websites an einem Ort
Ein Eintrag für jede gesteuerte Website mit Besitzer, Abteilung, Zweck, Klassifizierung, Status und Ablaufdatum. Filter, Suche, Sortierung und Export – endlich ein Überblick, wem was gehört.
Verstreute Websites ohne Überblick ein Katalog, in dem Sie jede Website finden
Die App überwacht den Lebenszyklus
Ablaufdatum, Rezertifizierung der Besitzer und eine Erinnerung vor dem Ablauf. Was das Ende seiner Lebensdauer erreicht, wird gesperrt oder archiviert – ausgediente Websites bleiben nicht ewig liegen.
Bestehende Websites erfassen Sie mit
Ein Scan Ihrer Umgebung findet Websites, die früher oder außerhalb der App entstanden sind, und Sie übernehmen sie gesammelt ins Verzeichnis. Sie müssen nicht erst neue anlegen, um einen Überblick zu bekommen.
Wer, warum und wann – schwarz auf weiß
Eine chronologische Aufzeichnung aller Aktionen: Antrag, Genehmigung, Erstellung, Sperrung, Archivierung. Zum ersten Mal erhält ein Audit eine Liste der Websites mit Besitzer und Klassifizierung, ohne mühsames Suchen von Hand.
Der schnellste Weg: 30 Minuten am Bildschirm.
Keine Firmenpräsentation. Wir teilen den Bildschirm und klicken uns mit den Daten einer Beispielumgebung durch die App – Sie sehen genau das, was Ihre Leute sehen würden.
„Von neunzig nicht klassifizierten Websites auf null in einem Monat. Und eine neue Website entsteht jetzt nur mit Besitzer und Zweck – keine nebenbei angelegten Teams mehr, für die sich niemand zuständig fühlte.“
Ein Unternehmen mit 320 Mitarbeitenden · IT-Abteilung · über 180 Websites im Verzeichnis
Eingeführt in vier Stunden: Einbindung in eine SharePoint-Seite, Freigabe der Berechtigungen und Import von 180 bestehenden Websites ins Verzeichnis. Administratoren brauchten eine Stunde zum Einarbeiten, normale Benutzer nichts – der Antrag erklärt sich selbst.
Für alle, die es genauer wissen wollen
Alles Wichtige an einem Ort – Funktionen, ein Vergleich mit den Alternativen, Sicherheit, Preise und Antworten auf häufige Fragen.
Ein Antrag mit Assistent
Benutzer wählen den Website-Typ, tragen Namen und Zweck ein, wählen Besitzer und Mitglieder per Suche im Verzeichnis und ergänzen die Klassifizierung. Eine Live-Zusammenfassung zeigt genau, was entstehen wird.
Einfache Genehmigung
Die genehmigende Person prüft den Antrag und erstellt die Website mit einem Klick oder gibt ihn mit Begründung zurück. Antragstellende können einen offenen Antrag zurückziehen, und eine fehlgeschlagene Erstellung lässt sich wiederholen.
Automatische Erstellung
Drei Website-Typen: eine mit Teams verbundene Teamwebsite, eine Kommunikationswebsite und eine Teamwebsite ohne Gruppe. Sie entsteht von selbst – die Gruppe, die SharePoint-Website und der Kanal in Teams.
Website-Katalog
Ein Verzeichnis aller gesteuerten Websites mit Besitzer, Abteilung, Zweck, Klassifizierung, Status und Ablaufdatum. Filter, Sortierung, Suche und Export nach Excel.
Benennungsregeln
Eine Mindestlänge der Adresse, ein Pflichtpräfix und reservierte Wörter. Die Eindeutigkeit der Adresse wird schon beim Ausfüllen des Antrags geprüft – eine doppelte Website kommt nicht durch.
Lebenszyklus
Sperrung und Archivierung, Rezertifizierung der Besitzer, Verlängerung des Ablaufdatums und eine Erinnerung per E-Mail. Optional auch die echte Archivierung der Website in Microsoft 365.
Import bestehender Websites
Ein Scan Ihrer Umgebung findet Websites, die früher oder außerhalb der App entstanden sind, und Sie übernehmen sie gesammelt ins Verzeichnis. Danach fallen sie wie alle anderen unter die reguläre Verwaltung.
Teammitglieder und Bearbeitung
Bei Teamwebsites lädt die App Besitzer und Mitglieder. Die Angaben einer Website – Besitzer, Zweck, Klassifizierung, Ablaufdatum, Notizen – bearbeiten Sie direkt im Detail über den Stift.
Audit und Benachrichtigungen
Eine chronologische Aufzeichnung aller Aktionen (Antrag, Genehmigung, Erstellung, Sperrung, Archivierung) mit Filtern und Export. E-Mails an die antragstellende Person, die genehmigende Person und den Besitzer.
Klassifizierung der Websites
Öffentlich, intern oder vertraulich als Pflichtfeld bei jeder Website. Eine Grundlage für Governance und Audit – Sie wissen sofort, wie sensibel der Inhalt einer Website ist.
Rollen und Berechtigungen
Benutzer, Genehmigende und Administratoren – alle sehen nur, was sie brauchen. Antragstellende reichen einen Antrag ein, Genehmigende erstellen die Website, Administratoren haben den Katalog und die Einstellungen.
Erscheinungsbild aus dem Unternehmensintranet
E-Mails und Erscheinungsbild folgen der globalen EP365-Konfiguration – Logo, Unternehmen, Akzentfarbe und Antwortadresse bleiben über alle Apps hinweg einheitlich.
Daten bleiben bei Ihnen
Anträge, der Website-Katalog und der Audit-Nachweis werden ausschließlich in Ihrer Microsoft-365-Umgebung gespeichert. Keine Cloud eines Drittanbieters, keine Übertragung von Daten aus dem Unternehmen.
Keine neuen Passwörter
Die Anmeldung erfolgt mit dem Microsoft-Firmenkonto. Erstellung und Verzeichnis laufen unter den eigenen Berechtigungen der Personen – es gibt keine separate Anwendung mit eigenem Zugriff auf Ihre Umgebung.
Alle sehen nur das Eigene
Benutzer sehen ihre eigenen Anträge, Genehmigende die offenen Anträge, Administratoren den Katalog. Der Scan bestehender Websites respektiert Berechtigungen – er zeigt nur, worauf die Person Zugriff hat.
Klassifizierung bei jeder Website
Öffentlich, intern oder vertraulich als Pflichtfeld. Sie wissen sofort, wie sensibel der Inhalt einer Website ist – eine Grundlage für Governance und Audit.
Eine nachvollziehbare Historie
Wer eine Website genehmigt hat, wann sie entstanden ist, wann sie gesperrt oder archiviert wurde. Eine chronologische Aufzeichnung aller Aktionen mit Export – ohne mühsames Suchen von Hand.
Aufräumen ohne Risiko
Verzeichnis und Status greifen nicht in produktive Websites ein. Das tatsächliche Sperren oder Archivieren einer Website in Ihrer Umgebung löst nur ein Administrator mit der entsprechenden Berechtigung aus, nicht die App selbst.
Preis nach Unternehmensgröße
Das Abonnement richtet sich nach der Gesamtzahl der internen Benutzer in Ihrem Microsoft 365. Innerhalb einer Größe ist die Zahl der gesteuerten Websites und Anträge unbegrenzt.
Implementierung in Ihrem Unternehmen
Installation, ein Workshop für Administratoren und die Einrichtung von Website-Typen, Rollen, Benennungsregeln und Lebenszyklusrichtlinie passend zu Ihrer Organisation.
Ein umfassendes Aufräumen einer großen bestehenden Umgebung, Anpassungen des Erscheinungsbilds über die Motive hinaus und Anbindungen an andere Systeme. Nach einem kurzen Gespräch senden wir Ihnen ein genaues Angebot.
Stundensatz für Support
Beratung, Anpassungen der Umgebung oder Benutzerunterstützung über die reguläre Einführung hinaus.
Support wird je angefangene 15 Minuten Arbeit abgerechnet. Den voraussichtlichen Umfang nennen wir Ihnen immer vorab.
Erstellt die App Websites selbst oder führt sie nur ein Verzeichnis?
Was ist mit den Websites, die wir schon haben?
Kann die App eine Website sperren oder archivieren?
Braucht sie eine Cloud eines Drittanbieters oder einen weiteren Server?
Welche Berechtigungen braucht sie?
Wie lange dauert die Einführung?
Was müssen wir haben?
Wie laufen Updates der Anwendung ab?
Wird oft zusammen mit Gesteuerte Websites eingesetzt
Weiterlesen im Blog
Möchten Sie zuerst Ordnung in Ihr SharePoint bringen? Unsere Leistungen ansehen – Audit, Governance und Betreuung
Worüber möchten Sie sprechen?
Wählen Sie, was Ihnen gerade am meisten unter den Nägeln brennt. Wir melden uns, gehen Ihre Situation durch und schlagen das weitere Vorgehen vor – inklusive Richtpreis.