EP365 Gelenkte Dokumente Arbeitsordnung, DSGVO und Arbeitsschutz mit Nachweis, wer was wann gelesen hat
Verteilen Sie Arbeitsordnung, DSGVO-, Arbeitsschutz- und ISO-Richtlinien mit einem nachprüfbaren Nachweis, wer sie wann gelesen hat – alles im Microsoft 365, das Sie bereits haben und bezahlen. Kein System eines Drittanbieters, keine zusätzlichen Passwörter, und Ihre NIS2- und ISO-Audits verlaufen ohne Panik.
Ein Dokument mit einem Klick zur Kenntnis nehmen, ein neues Dokument mit Empfängern anlegen, eine Freigabewarteschlange, Verteilergruppen und ein Compliance-Dashboard – alles mit Zeitstempel und Audit-Nachweis. Klicken Sie auf die Demo, um sie zu vergrößern.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das erzählen uns Unternehmen, die nachweisen müssen, dass ihre Leute wichtige Richtlinien gelesen haben. Nicht weil sie nachlässig sind – sondern weil E-Mail, Teams und freigegebene Ordner nie für eine nachprüfbare Kenntnisnahme gebaut wurden.
„Weisen Sie nach, dass alle die Arbeitsordnung in Version 1.3 kennen.“
Eine Prüfstelle oder ein ISO-Auditor kommt und will Belege sehen. Die Personalabteilung öffnet Excel und telefoniert die Standorte ab. Und trotzdem weiß niemand, wer welche Version hatte.
„Die neue Richtlinie ging per E-Mail raus. Hat sie überhaupt jemand geöffnet?“
Die Rundmail ist raus, und damit war es erledigt. Hat sie jemand gelesen? Verstanden? Sie wissen es nicht – und in drei Jahren lässt es sich überhaupt nicht mehr nachvollziehen.
„Arbeitsordnung in Teams, DSGVO im OneDrive, Arbeitsschutz in einer E-Mail.“
Die Dokumente sind überall und nirgends. Wenn jemand neu anfängt, weiß niemand genau, was man ihm schicken soll – oder welche Version tatsächlich die zuletzt freigegebene ist.
Was Gelenkte Dokumente dagegen tut
Fünf Dinge, die Ihnen am schnellsten Sorgen abnehmen. Die vollständige Funktionsliste finden Sie weiter unten in den Details.
Ein nachprüfbarer Nachweis über Kenntnisnahme bei jedem Dokument
Zu jeder Bestätigung sehen Sie, wer das Dokument wann und in welcher Version gelesen hat – mit Zeitstempel. Wann immer ein Auditor fragt, haben Sie die Antwort mit einem Klick, nicht nach einer Woche Telefonieren.
Excel und Abtelefonieren der Standorte eine Übersicht, wer was gelesen hat
Freigabe, bevor das Dokument hinausgeht
Der Herausgeber bereitet das Dokument vor, die freigebende Person gibt es frei – erst dann erreicht es die Empfänger. Nichts geht ohne Freigabe hinaus. Ist die freigebende Person im Urlaub, erhält auch ihre Vertretung die Anfrage, sodass nichts hängen bleibt.
Direkt in eine Rundmail Herausgeber → Freigabe → Empfänger
Empfänger so wählen, wie Sie es brauchen
Eine ganze Abteilung, eine Microsoft-Gruppe oder bestimmte Personen. Das Team ändert sich? Das Dokument ergänzt sich nur für die Neuen – sie erhalten die E-Mail, nicht noch einmal das ganze Unternehmen.
Bestätigen, dass es verstanden wurde
Bei wichtigen Dokumenten bleibt es nicht bei einem Klick. Fügen Sie einige Kontrollfragen hinzu, und Mitarbeitende bestätigen erst nach richtiger Beantwortung – ein nachprüfbarer Beleg für Verständnis, nicht nur dafür, dass sie es „gesehen haben“.
Wiederkehrende Kenntnisnahme, überwacht von der App
Arbeitsschutz und DSGVO müssen jedes Jahr aufgefrischt werden. Legen Sie das Intervall fest, und das Dokument kehrt von selbst zur erneuten Bestätigung zurück – ohne manuelle Arbeit und mit einem frischen Audit-Eintrag.
Der schnellste Weg: 30 Minuten am Bildschirm.
Keine Firmenpräsentation. Wir teilen den Bildschirm und klicken uns mit Beispieldaten durch die App – Sie sehen genau das, was Ihre Leute und ein Auditor sehen würden.
„Unser NIS2-Audit haben wir mit einem einzigen Export bestanden. Der Auditor sah eine Liste aller Bestätigungen mit Zeit und Version – und hatte keinen einzigen Einwand.“
Produktionsunternehmen · 250 Mitarbeitende · 32 gelenkte Dokumente
Die Einführung war in wenigen Stunden erledigt. Der Administrator brauchte einen kurzen Workshop, Herausgeber ein einstündiges Video, Mitarbeitende gar keine Schulung.
Für alle, die es genauer wissen wollen
Alles Wichtige an einem Ort – Funktionen, ein Vergleich mit den Alternativen, Sicherheit, Preise und Antworten auf häufige Fragen.
Veröffentlichung mit Freigabe
Fünf Rollen – Mitarbeitende, Herausgeber, Freigebende, Führungskraft, Administrator. Der Herausgeber bereitet vor, die freigebende Person gibt frei, und erst dann erreicht das Dokument die Empfänger. Nichts geht ohne Freigabe hinaus.
Nachprüfbarer Nachweis über Kenntnisnahme
Zu jeder Bestätigung: wer, wann, welche Version, optional von welcher IP-Adresse und welchem Gerät. Einträge lassen sich nachträglich nicht ändern – sie sind dauerhafter Beleg für NIS2- und ISO-Audits.
Die richtigen Personen erreichen
Stellen Sie die Empfänger aus ganzen Abteilungen, Microsoft-Gruppen und einzelnen Personen zusammen. Kombinieren Sie alle drei Quellen, je nachdem, wen das Dokument betrifft.
Neue Version oder Teamwechsel
Sie ändern den Anhang? Die App startet einen neuen Bestätigungszyklus und markiert die alten Bestätigungen als ungültig. Jemand ist neu im Team? Das Dokument ergänzt sich nur für diese Person – sie erhält die E-Mail, nicht noch einmal das ganze Unternehmen.
Übersicht der Kenntnisnahme für Führungskräfte
Wie viele es schon gelesen haben, welche Dokumente riskant sind, wie die Veröffentlichung über die Zeit verläuft. Führungskräfte sehen den Stand ihres Teams, Administratoren das ganze Unternehmen.
Automatische Archivierung und Aufbewahrung
Nach Ablauf archiviert sich das Dokument selbst. Audit-Einträge werden so lange aufbewahrt, wie Sie es festlegen (standardmäßig 7 Jahre). Den Bericht drucken Sie direkt aus dem Browser als PDF.
Volltextsuche in Dokumenten
Suchen Sie nach dem Inhalt – nicht nur nach dem Titel. Die Suche durchsucht den Inhalt von Word- und PDF-Dateien und respektiert Berechtigungen: Alle finden nur, worauf sie Zugriff haben.
Nachweispaket mit einem Klick
Zu jedem Dokument erzeugen Sie einen druckbaren Bericht – Metadaten, Version und eine vollständige Liste der Bestätigungen (wer, wann, welche Version). Bereit, direkt für den Auditor als PDF gedruckt zu werden.
Vorlagen und Pflichtfelder
Jede Kategorie kann Pflichtfelder vorschreiben (Frist, Gültigkeit, Zielgruppe) und dem Herausgeber eine Vorlage mit Hinweisen anbieten. So entstehen Dokumente von Anfang an einheitlich und vollständig.
Verständnis per Quiz geprüft
Fügen Sie wichtigen Dokumenten Kontrollfragen hinzu. Mitarbeitende bestätigen die Kenntnisnahme erst nach richtiger Beantwortung – ein nachprüfbarer Beleg für Verständnis, nicht nur ein einfacher Klick.
Wiederkehrende Kenntnisnahme (Rezertifizierung)
Arbeitsschutz, DSGVO und Sicherheitsrichtlinien verlangen regelmäßige Erinnerung. Legen Sie das Intervall fest, und das Dokument kehrt von selbst zur erneuten Bestätigung zurück – mit einem frischen Audit-Eintrag.
Erinnerungen, Teams und Kalender
Eine Erinnerung nach Fristablauf geht auch an die direkte Führungskraft. Kündigen Sie neue Veröffentlichungen in einem Teams-Kanal an. Mitarbeitende übernehmen die Bestätigungsfrist mit einem Klick in ihren Outlook-Kalender.
Vorschau im Panel ohne Herunterladen
Lesen Sie Word, Excel und PDF direkt im Panel, ohne Download auf den Computer. Dokumentdetail und Liste der Bestätigungen stehen übersichtlich an einem Ort.
Daten bleiben bei Ihnen
Dokumente, Bestätigungen und der Audit-Nachweis werden ausschließlich in Ihrer Microsoft-365-Umgebung gespeichert. Keine Cloud eines Drittanbieters, kein Datenabfluss aus dem Unternehmen – für europäische Kunden einschließlich der EU-Region.
Keine neuen Passwörter
Die Anmeldung erfolgt mit dem Microsoft-Firmenkonto. Verlässt jemand das Unternehmen, erledigt die IT das in einem Schritt – mit dem gesperrten Konto endet auch der Zugriff auf die Dokumente.
Alle sehen nur das Eigene
Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Bestätigungen, Führungskräfte ihr Team, Administratoren das ganze Unternehmen. Fremde Daten sind technisch unerreichbar, selbst mit einem direkten Link.
Nachprüfbarer Nachweis für NIS2 und ISO
Zeitstempel, Version, wer wann bestätigt hat – im strengen Modus auch IP-Adresse und Gerät. Einträge lassen sich nachträglich nicht ändern und werden so lange aufbewahrt, wie Sie es festlegen (mind. 5 Jahre).
DSGVO nach dem Prinzip der Datenminimierung
Der Audit-Eintrag enthält nur das Nötige – wer, wann und optional von welcher IP-Adresse. Die Aufbewahrungsfrist bestimmen Sie, nicht wir. Keine unnötige Erhebung personenbezogener Daten.
Kein zusätzliches System eines Drittanbieters
Alles läuft in Ihrem Microsoft 365. Bei uns wird nur die Lizenz geprüft – Dokumente oder personenbezogene Daten fließen nicht über uns. Sie bekommen keinen neuen Lieferanten, der durch den Einkauf muss.
Preis nach Unternehmensgröße
Eine monatliche Pauschale für das ganze Unternehmen, nicht pro Benutzer. Unbegrenzt viele Empfänger und Dokumente innerhalb einer Größenstufe – der Preis richtet sich nach der Zahl der Personen in Ihrem Microsoft 365.
Implementierung vor Ort
Wir helfen Ihnen beim Start: Installation, ein Workshop für Administratoren, ein auf Ihre Organisation zugeschnittenes Kategorienkonzept, die ersten Verteilergruppen und die Einrichtung des strengen Modus für NIS2.
Der Festpreis deckt eine Standardeinführung ab. Die Migration aus Altsystemen ist eine separate Leistung. Nach einem kurzen Gespräch senden wir Ihnen ein genaues Angebot.
Supportpreise
Beratung, Anpassungen der Umgebung, individuelle Berichte oder Benutzerunterstützung.
Support wird je angefangene 15 Minuten Arbeit abgerechnet. Den voraussichtlichen Umfang nennen wir Ihnen immer vorab.
Ist das eine elektronische Signatur?
Wie lange dauert die Einführung?
Was müssen wir haben?
Wie hilft uns das bei einem NIS2- oder ISO-Audit?
Kommen auch Mitarbeitende mit der Bestätigung zurecht, die mit Computern wenig am Hut haben?
Wie steht es um DSGVO und personenbezogene Daten?
Lässt sich eine wiederkehrende Kenntnisnahme einrichten?
Können wir später von DocuWare oder einem anderen DMS wechseln?
Wie laufen Updates der Anwendung ab?
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Möchten Sie zuerst Ordnung in Ihr SharePoint bringen? Unsere Leistungen ansehen – Audit, Governance und Betreuung
Worüber möchten Sie sprechen?
Wählen Sie, was Ihnen gerade am meisten unter den Nägeln brennt. Wir melden uns, gehen Ihre Situation durch und schlagen das weitere Vorgehen vor – inklusive Richtpreis.