EP365 Worklog von der erfassten Stunde bis zur Rechnung, in Ihrem Microsoft 365
Stundenerfassung auf Kundenprojekten, Genehmigung durch die Projektleitung, Servicekontingente und Abrechnungsgrundlagen – der gesamte Ablauf von der erfassten Stunde bis zur Rechnung in dem Microsoft 365, das Sie bereits haben und bezahlen. Keine fremde Cloud und keine zusätzlichen Passwörter.
Eine Projektübersicht auf dem Dashboard, Stunden in einer halben Minute erfassen, ein Projektdetail mit Meilensteinen und Stundenzetteln und die Genehmigung eingereichter Stundenzettel mit einem Klick. Klicken Sie auf die Demo, um sie zu vergrößern.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das erzählen uns Unternehmen, die ihre Zeit verkaufen – Beratung, Entwicklung, Service –, bevor sie Worklog einführen. Nicht weil die Leute nachlässig wären, sondern weil Excel und E-Mail nie dafür gebaut wurden, Stunden zu erfassen und abzurechnen.
„Am Monatsende laufe ich dem ganzen Team wegen der Stunden hinterher.“
Jeder führt seinen eigenen Stundenzettel – in Excel, in Notizen oder gar nicht. Stundensätze werden aus E-Mails zusammengesucht, und niemand ist dafür verantwortlich, dass die Zeiterfassung eines Projekts vollständig ist.
„Wie viel von dem Kontingent haben wir eigentlich verbraucht?“
Ein Servicevertrag umfasst sechzehn vorausbezahlte Stunden – wie viele tatsächlich geleistet wurden, zeigt sich zu spät. Mehrstunden werden nicht abgerechnet, und ungenutzte Stunden verfallen ohne klare Regel.
„Die Abrechnungsgrundlage baue ich von Hand aus Tabellen zusammen.“
Den Rechnungsanhang klebe ich aus Tabellen zusammen, die niemand freigegeben hat. Es gibt kein Protokoll, wer was abgezeichnet hat, den Kundenbericht formatiere ich manuell, und eine Umsatzprognose aus den Stunden existiert schlicht nicht.
Was Worklog dagegen tut
Fünf Dinge, die Ihren Monatsabschluss am schnellsten entlasten. Die vollständige Funktionsliste finden Sie weiter unten in den Details.
Von der erfassten Stunde zur Rechnung in einem Ablauf
Mitarbeitende erfassen ihre Stunden in einem Wochenraster und reichen die ganze Woche mit einem Klick zur Genehmigung ein. Die Projektleitung genehmigt – oder gibt mit Begründung zurück –, und die Buchhaltung macht aus den genehmigten Stunden die Abrechnungsgrundlage. Jeder Schritt wird nachvollziehbar protokolliert.
Tabellen pro Person und Diskussionen bei der Abrechnung ein genehmigter Ablauf von der Stunde bis zur Abrechnungsgrundlage
Genehmigungen mit Begründung und Benachrichtigung
Eingereichte Stundenzettel warten in einer Warteschlange – die Projektleitung sieht ihre eigenen Projekte, der Administrator alles. Genehmigt wird gesammelt oder einzeln; eine Ablehnung enthält eine Begründung, die der Verfasser direkt am Eintrag sieht. Bei Einreichung, Genehmigung und Ablehnung geht eine E-Mail raus.
„Schick es mir bitte noch einmal“ per E-Mail mit Begründung zurückgegeben, der Verfasser weiß sofort, warum
Servicekontingente, die aufgehen
Monatlich vorausbezahlte Stunden, Übertrag nicht genutzter Stunden nach Ihren Regeln und Leistungen über dem Kontingent separat berechnet. Sie sehen den Verbrauch laufend, nicht einen Monat später.
Stundensätze aus der Preisliste, nicht aus dem Bauch
Der Stundensatz ergibt sich aus einer Preisliste pro Kunde, Projekt und Person. Der zum Zeitpunkt der Erfassung gültige Satz wird mit jedem Stundenzettel gespeichert – eine spätere Preisänderung schreibt die Vergangenheit nicht um.
Ein Kundenbericht mit einem Klick
Genehmigte Stunden pro Kunde nach Word mit Ihrer Vorlage im eigenen Design oder in eine Tabelle exportieren. Abgerechnete Stunden mit der Rechnungsnummer kennzeichnen.
Der schnellste Weg: 30 Minuten am Bildschirm.
Keine Firmenpräsentation. Wir teilen den Bildschirm und klicken uns mit Beispiel-Projektdaten durch die Anwendung – Sie sehen genau das, was Ihre Mitarbeitenden sehen würden.
„Kein Hinterherlaufen mehr am Monatsende. Und Leistungen über dem Kontingent werden endlich abgerechnet – früher sind sie still verfallen.“
IT-Dienstleister · 25 Berater · 18 Projekte + 7 Serviceverträge
Der Start dauerte einen halben Tag. Die Berater hatten die Stundenerfassung in wenigen Minuten verinnerlicht, und die Buchhaltung exportiert die Abrechnungsgrundlage an einem Vormittag statt in drei Tagen.
Für alle, die mehr wissen möchten
Alles Wichtige an einem Ort – Funktionen, ein Vergleich mit den Alternativen, Sicherheit, Preise und Antworten auf häufige Fragen.
Stunden ohne Verzug erfassen
Schnellerfassung (Projekt, Meilenstein, Tätigkeitsart, Stunden, Notiz) und ein Wochenraster von Montag bis Sonntag. Eine leere Woche lässt sich aus der letzten als Entwurf kopieren. Ein Stundenzettel kann auch direkt aus einem Meilenstein oder einer Aufgabe heraus angelegt werden.
Kunden, Projekte und Meilensteine
Ein übersichtlicher Baum Kunde → Projekt → Meilenstein → Aufgabe. Projekte auf einem Board nach Status (per Drag & Drop verschieben); Meilensteine als Monate eines Servicevertrags oder als Funktionsblöcke mit Stundenbudget. Kunden lassen sich aus EP365 CRM übernehmen.
Genehmigungen mit Prüfpfad
Eingereichte Stundenzettel warten in einer Warteschlange – der Administrator sieht alles, die Projektleitung ihre eigenen Projekte. Genehmigen oder ablehnen gesammelt oder einzeln; eine Ablehnung enthält eine Begründung, die der Verfasser am Eintrag sieht. Bei jedem Schritt geht eine E-Mail raus.
Serviceverträge und Kontingente
Ein Servicevertragsprojekt hat monatlich vorausbezahlte Stunden und einen Übertragsmodus für ungenutzte Stunden (kein, voller oder teilweiser Übertrag mit Obergrenze). Der Monatsabschluss berechnet den Übertrag und schreibt ihn fort. Verbrauch und Mehrstunden sehen Sie in einer Übersicht.
Preisliste als Matrix
Stundensätze auf drei Ebenen: Kunde, Projekt und persönlicher Satz im Projekt. Bei der Erfassung wird der spezifischste gewählt und mit jedem Stundenzettel gespeichert – eine spätere Preisänderung schreibt die Vergangenheit nicht um. Nicht abrechenbare Stunden werden ohne Betrag erfasst.
Abrechnung und Kundenbericht
Genehmigte Stunden nach Kunden gruppiert nach Word mit Ihrer Vorlage (Logo, Kopf- und Fußzeile) oder in eine Tabelle exportieren und ausgewählte Stunden mit Rechnungsnummer als abgerechnet kennzeichnen. Die Auswertungen berücksichtigen Währungen (CZK und EUR je Projekt).
Monatsabschluss und Umsatzprognose
Wenn Sie EP365 CRM nutzen, berechnet ein Klick den abrechenbaren Umsatz aus den genehmigten Stunden – bei Serviceverträgen nur den Betrag über dem Kontingent, bei Festpreis-Meilensteinen den Preis nach Abnahme – und schreibt ihn in die Umsatzprognose. Ein erneuter Lauf verdoppelt nichts.
Import von Stunden und Rollen
Stunden aus einer Tabelle importieren – mit Vorschau, Personenzuordnung und Schutz vor doppeltem Import. Vier Rollen: Administrator, Projektleitung, Mitarbeitende und Abrechnung. Mitarbeitende lassen sich auf ihre eigenen Kunden und Projekte beschränken.
Die Daten bleiben bei Ihnen
Stunden, Sätze, Kunden und Stundenzettel werden ausschließlich in Ihrer Microsoft-365-Umgebung gespeichert, unter Ihren Identitäten und Berechtigungen. Kein Export in eine fremde Cloud, keine Daten, die das Unternehmen verlassen.
Keine neuen Passwörter
Die Anmeldung erfolgt mit dem geschäftlichen Microsoft-Konto. Verlässt jemand das Unternehmen, erledigt die IT das in einem Schritt – mit der Sperre des Kontos endet auch der Zugriff auf die Stundenzettel.
Sätze sieht nur, wer sie sehen soll
Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Kunden und Projekte, Stundensätze nur der Administrator und die Abrechnung. Fremde Daten sind technisch nicht erreichbar, auch nicht über einen direkten Link.
Eine einzige externe Abhängigkeit
Die Lizenz ist lediglich eine verschlüsselte Datei, die die Anwendung von unserem CDN herunterlädt – gesendet wird nichts. Keine Stunden, Sätze oder Kundendaten gelangen zu uns.
Keine zusätzlichen Automatisierungen
E-Mail-Benachrichtigungen gehen direkt aus dem Browser über Microsoft 365, und die Berechnung von Sätzen, Verbrauch und Abschluss läuft bei Ihnen. Keine weiteren Lizenzen oder Dienste, die freigegeben werden müssen.
Nachvollziehbare Historie
Wer wann was genehmigt oder geändert hat, lässt sich im Microsoft-365-Überwachungsprotokoll nachverfolgen – ohne separates Protokollsystem und ohne Nebenaufzeichnungen.
Monatliche Lizenz nach Unternehmensgröße
Das Abonnement richtet sich nach der Gesamtzahl der internen Benutzer in Ihrem Microsoft 365. Innerhalb einer Größenstufe erhalten Sie den vollen Funktionsumfang der Anwendung, ohne Aufpreise für einzelne Funktionen.
Implementierung vor Ort
Wir helfen Ihnen beim Start: Installation, ein erster Workshop mit dem Team, Anpassung des Designs an Ihre Marke, Einrichtung von Tätigkeitsarten, Preisliste und Berichtsvorlage, optional ein Import von Kunden und Stunden sowie die Anbindung an EP365 CRM.
Der Festpreis deckt eine Standardeinführung ab. Datenimporte und Konfigurationen darüber hinaus bieten wir separat an – ein genaues Angebot senden wir Ihnen nach einem kurzen Gespräch.
Supportpreise
Beratung, Anpassungen der Umgebung, individuelle Berichte oder Anwenderunterstützung über die Implementierung hinaus.
Support wird pro angefangene 15 Minuten Arbeit abgerechnet. Den voraussichtlichen Umfang nennen wir Ihnen immer im Voraus.
Wo werden unsere Stunden und Sätze gespeichert?
Brauchen wir zusätzliche Automatisierungen oder eine separate Cloud?
Wie funktioniert die Genehmigung von Stundenzetteln?
Wie funktionieren Serviceverträge und Überträge?
Müssen wir EP365 CRM haben?
Wie schnell ist die Anwendung eingeführt?
Können wir Tätigkeitsarten und Berichtsvorlage anpassen?
Wie laufen Updates der Anwendung ab?
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