Was SharePoint und Teams sind und warum sie das Netzlaufwerk ersetzen

Teil 1 einer Serie für Einsteiger. Ein kurzer Leitfaden für alle, die davon gehört haben, aber nicht genau wissen, wofür es eigentlich da ist.

Wenn Sie schon einmal auf dem Netzlaufwerk nach einer Datei namens Vertrag_FINAL_v3_Revision_WIRKLICH_FINAL.docx gesucht haben – und wussten, dass es noch eine „wirklich letzte“ Version im Postfach eines Kollegen gibt –, lesen Sie den richtigen Artikel.

Das Netzlaufwerk: ein elektronischer Aktenschrank, der Sie im Stich lässt

Ein Netzlaufwerk ist einfach: ein paar Ordner, eventuell Berechtigungen dort, wo jemand sie eingerichtet hat. Das funktioniert, solange das Unternehmen klein ist. Dann wird es zur Abladestelle:

• Versionen: Markus bearbeitet, dann Petra, dann wieder Markus. Welche Version ist die richtige?
• Konflikte: „Die Datei wird von einem anderen Benutzer verwendet.“ Petra wartet, bis Markus in die Mittagspause geht.
• Suche: Liegt es in Projekte\2024 oder in Kunden\Acme? Niemand weiß es.
• Außerhalb des Büros: VPN, langsam, manchmal funktioniert es gar nicht.
• Berechtigungen: Einrichten lassen sie sich, aber bei Dutzenden Ordnern zu verwalten ist mühsame Arbeit. In der Praxis endet es oft im Modus „alles für alle“, nur damit Ruhe herrscht.
• Wenn jemand das Unternehmen verlässt, bleibt sein Ordner zurück, und niemand weiß, was darin ist.

Ein Netzlaufwerk ist im Grunde nur ein elektronischer Aktenschrank. Ein passiver Speicher. Wenn jemand etwas falsch beschriftet, verschwindet darin ein ganzes Projekt.

SharePoint: der klügere Speicher

SharePoint sieht ähnlich aus – Sie legen Dateien weiterhin in „Websites“ ab (= wie Ordner, nur auf der Ebene eines Teams, einer Abteilung oder eines Projekts). Aber zusätzlich:

• Versionen werden automatisch geführt. Markus und Petra können gleichzeitig bearbeiten, SharePoint kommt damit zurecht. Verlauf: wer, wann, was geändert hat. Zu jeder beliebigen Version zurückzukehren ist ein Klick.
• Die Suche funktioniert tatsächlich. Sie tippen „Vertrag Acme 2024“, und sie findet ihn über alle Websites hinweg, auch in tief verschachtelten Ordnern.
• Kein VPN. Sie arbeiten im Browser, auf dem Smartphone, in Word. Von überall.
• Berechtigungen ergeben Sinn. Sensible Personaldaten sieht nur die Personalabteilung. Ein externer Lieferant sieht nur den Ordner, zu dem Sie ihn einladen.

Teams: wo über die Dateien gesprochen wird

Teams ist die Anwendung für Kommunikation – Chat, Anrufe, Bildschirmfreigabe. Der Trick: Jede Unterhaltung ist mit konkreten Dateien in SharePoint verbunden.

Ein Beispiel: Die Personalabteilung hat in Teams einen Kanal „Recruiting 2026“. Dort schreibt sie, plant Termine, teilt Lebensläufe. Diese Lebensläufe sind tatsächlich in der SharePoint-Website des Personalteams gespeichert – Teams öffnet sie nur in seinem eigenen Fenster. Kein Herunterladen, kein Wechseln zwischen Anwendungen.

Der Hauptunterschied: Ablegen vs. Arbeiten im Kontext

Beim Netzlaufwerk geht es um das Ablegen von Dateien. Bei SharePoint und Teams geht es um das Arbeiten im Kontext – Datei, Diskussion, Besprechungen und Aufgaben sind nicht drei verschiedene Dinge in drei Anwendungen, sondern ein Ort, an dem alles beisammen ist.

Stellen Sie sich das Unternehmen als Organismus vor: Das Netzlaufwerk ist der Aktenschrank in der Büroecke. SharePoint und Teams sind das Nervensystem – sie verbinden Menschen, Informationen und Prozesse.

Wie Sie anfangen

Wenn Sie Microsoft 365 haben, sind SharePoint und Teams bereits im Preis enthalten. Kein zusätzlicher Kauf. Es genügt:

1. Ein erstes Team für ein konkretes Projekt oder eine Abteilung anlegen.
2. Die Dateien vom Netzlaufwerk dorthin verschieben, die zu diesem Team gehören.
3. Den Chat dort führen statt per E-Mail.

Nach ein paar Wochen stellen Sie fest, dass die Suche nach einer Datei eine Sekunde dauert, nicht fünf Minuten. Und vom Netzlaufwerk spricht niemand mehr.

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Das war der erste Teil der Serie SharePoint für alle. In den nächsten Teilen sehen wir uns konkrete Szenarien an – Teams für die Projektarbeit, wie Sie Dokumente ohne Ordnerpyramide organisieren, wie Sie Berechtigungen ohne unnötige Komplexität steuern und wann sich ein Intranet lohnt.