Co je SharePoint a Teams a proč nahrazují sdílený disk

První díl série pro úplné začátečníky. Krátký průvodce pro každého, kdo o tom slyšel, ale neví, k čemu to vlastně je.

Pokud jste někdy hledali soubor jménem Smlouva_FINAL_v3_revize_OPRAVDU_FINAL.docx ve sdíleném disku – a věděli, že existuje ještě jedna „opravdu poslední” verze v e-mailu u kolegy – čtete správný článek.

Sdílený disk: elektronická kartotéka, která vás zradí

Sdílený disk je jednoduchý: pár složek, případně oprávnění tam, kde to někdo nastavil. Funguje, dokud je firma malá. Pak se z něj stává smetiště:

• Verze: Marek upraví, pak Petra, pak zase Marek. Která verze je správná?
• Konflikty: „Soubor používá jiný uživatel.” Petra čeká, až Marek odejde na oběd.
• Hledání: Je to v Projekty\2024 nebo Klienti\Acme? Nikdo neví.
• Mimo kancelář: VPN, pomalé, někdy nefunguje vůbec.
• Oprávnění: Nastavit lze, ale spravovat u desítek složek je drsná práce. V praxi často skončí v módu „všechno všem”, jen aby byl klid.
• Když někdo odejde, jeho složka tam zůstane a nikdo neví, co v ní je.

Sdílený disk je v podstatě jen elektronická kartotéka. Pasivní úložiště. Když ji někdo špatně označí, ztratí se v ní celý projekt.

SharePoint: chytřejší úložiště

SharePoint vypadá podobně – pořád ukládáte soubory do „webů” (= jako složky, jen na úrovni týmu, oddělení nebo projektu). Ale navíc:

• Verze drží automaticky. Marek a Petra mohou editovat ve stejnou chvíli, SharePoint to zvládne. Historie: kdo, kdy, co změnil. Vrátit se k jakékoli verzi je jeden klik.
• Hledání skutečně funguje. Napíšete „smlouva Acme 2024”, najde to napříč všemi weby, i v zanořených složkách.
• Žádná VPN. Pracujete z prohlížeče, mobilu, Wordu. Odkudkoli.
• Oprávnění dávají smysl. Citlivá HR data uvidí jen HR. Externí dodavatel vidí jen složku, na kterou ho pozvete.

Teams: kde se nad soubory mluví

Teams je aplikace pro komunikaci – chat, hovory, sdílení obrazovky. Trik je, že každá konverzace je propojena s konkrétními soubory v SharePointu.

Příklad: HR má v Teams kanál „Nábor 2026”. Píší si tam, plánují schůzky, sdílejí životopisy. Ty životopisy jsou skutečně uložené v SharePoint webu týmu HR – Teams je jen otevírá ve svém okně. Žádné stahování, žádné přepínání aplikací.

Hlavní rozdíl: ukládání vs. práce v kontextu

Sdílený disk je o ukládání souborů. SharePoint a Teams jsou o práci v kontextu – soubor, diskuse, schůzky a úkoly nejsou tři různé věci ve třech aplikacích, ale jedno místo s vším pohromadě.

Když si firmu představíte jako organizmus, sdílený disk je kartotéka v rohu kanceláře. SharePoint a Teams jsou nervová soustava – propojují lidi, informace a procesy.

Jak začít

Pokud máte Microsoft 365, máte SharePoint i Teams v ceně. Žádný nákup navíc. Stačí:

1. Vytvořit první Team pro jeden konkrétní projekt nebo oddělení.
2. Přesunout do něj soubory ze sdíleného disku, které tomu týmu patří.
3. Začít psát chat tam, místo e-mailem.

Po pár týdnech zjistíte, že hledat soubor trvá vteřinu, ne pět minut. A o sdíleném disku už nikdo nemluví.

---

Tohle byl první díl série SharePoint pro každého. V dalších se podíváme na konkrétní scénáře – Teams pro projektovou práci, jak organizovat dokumenty bez folder pyramidy, jak řídit oprávnění bez zbytečné složitosti, a kdy se vyplatí intranet.