Zásady ochrany osobních údajů.
Jak nakládáme s osobními údaji návštěvníků webu, žadatelů o kontakt a klientů. Žádné analytické sledování, žádný export dat ven nad rámec nezbytně nutného pro provoz.
1. Kdo jsme (správce osobních údajů)
Správcem vašich osobních údajů je společnost accelapps s.r.o., IČ: 06628362, DIČ: CZ06628362, se sídlem v Praze, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 285754. Provozujeme produktovou značku EasyPortal 365.
Kontakt na správce:
- E-mail: info@easyportal365.com
- Telefon: +420 234 715 878
- Adresa: viz kontaktní stránka
Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) jsme nejmenovali – naše zpracování nespadá do kategorií, kde to GDPR vyžaduje. Veškeré dotazy k ochraně údajů směřujte na e-mail výše.
2. Jaké údaje zpracováváme
2.1 Kontaktní formulář
Když nám pošlete zprávu přes kontaktní formulář na /kontakt, zpracujeme:
- jméno a příjmení (povinné)
- e-mailovou adresu (povinné)
- obsah zprávy (povinné)
- volitelně: název společnosti, telefon
2.2 Rezervace schůzky
Pokud si u nás přes online widget (Zoho Bookings) zarezervujete termín konzultace nebo podpory, zpracujeme údaje, které do widgetu vyplníte – typicky jméno, e-mail, telefon a poznámku.
2.3 Smluvní vztah s klienty
Pokud se stanete naším klientem, zpracujeme údaje nezbytné pro plnění smlouvy a fakturaci: název firmy, IČ/DIČ, fakturační adresu, kontaktní osoby (jméno, e-mail, telefon, pozice).
2.4 Provozní logy webu
Webový server (GitHub Pages) zaznamenává standardní přístupové logy (IP adresa, čas, HTTP request, user-agent). Slouží výhradně k provozu, bezpečnosti a analýze chyb. Klasické nástroje typu Google Analytics nepoužíváme – k analýze návštěvnosti slouží jen vlastní řešení popsané v bodě 2.5.
2.5 Identifikace firemních návštěvníků (B2B)
Na webu používáme vlastní lehkou analytiku, která se z IP adresy návštěvníka pokouší zjistit, z jaké organizace (firmy) přišel – pro účely B2B obchodu (abychom věděli, které firmy se o nás zajímají). V souvislosti s návštěvou zpracováváme:
- IP adresu a z ní odvozený název organizace nebo poskytovatele připojení, číslo autonomního systému (ASN) a přibližnou lokalitu (město, region, země);
- technické údaje o zařízení a prohlížeči (typ prohlížeče a operačního systému, typ zařízení, rozlišení obrazovky, jazyk prohlížeče, časové pásmo);
- údaje o návštěvě a jejím zdroji (navštívené stránky a jejich pořadí, vstupní stránka, odkud návštěvník přišel – tzv. referrer a případné UTM parametry kampaní);
- u firemních návštěvníků případně doplňující veřejné údaje o firmě z veřejného rejstříku ARES (IČO, sídlo) podle zjištěného názvu organizace.
Pro spárování stránek v rámci jedné návštěvy používáme dočasný identifikátor uložený pouze po dobu návštěvy (sessionStorage prohlížeče), který po zavření okna zaniká; trvalý identifikátor jednotlivce nevytváříme a návštěvníky nesledujeme napříč návštěvami. Neidentifikujeme konkrétní fyzické osoby – pouze organizaci; u běžných domácích či mobilních připojení se firma zpravidla vůbec nezjistí. Záznamy zůstávají v našem soukromém úložišti (privátní repozitář na GitHubu), neprodáváme je ani nepředáváme pro marketing třetích stran. Právním základem je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR); proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku (viz bod 7).
2.6 AI asistent (chat na webu)
Na webu nabízíme volitelného AI asistenta (plovoucí chat vpravo dole), který odpovídá na dotazy o našich produktech a službách. Když ho použijete, zpracujeme obsah zpráv, které do chatu napíšete, abychom vám mohli odpovědět.
- Text vašich zpráv odesíláme jazykovému modelu Azure OpenAI provozovanému v datovém centru Microsoftu v EU (Švédsko). Microsoft v režimu Azure OpenAI zadaný obsah nepoužívá k trénování svých modelů.
- Konverzaci na naší straně neukládáme – existuje pouze dočasně po dobu vaší návštěvy v prohlížeči (sessionStorage) a po zavření okna zaniká.
- Do chatu prosím nevkládejte citlivé osobní údaje ani důvěrné informace – asistent slouží k obecné orientaci v naší nabídce, ne ke zpracování vašich dat.
Právním základem je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) poskytnout vám rychlou informaci o našich produktech a službách.
3. Účely zpracování
- vyřízení vašeho dotazu z kontaktního formuláře
- domluva a realizace schůzky
- plnění smluvního vztahu vč. fakturace
- ochrana provozu a bezpečnosti webu
- B2B analýza návštěvnosti webu – zjištění, které firmy se o nás zajímají (bod 2.5)
- provoz AI asistenta na webu – zodpovězení vašich dotazů o našich produktech a službách (bod 2.6)
- plnění zákonných povinností (účetnictví, daně, AML)
4. Právní základ zpracování
Vaše osobní údaje zpracováváme na základě:
- vašeho souhlasu (kontaktní formulář – udělujete zaškrtnutím GDPR checkboxu) – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR;
- plnění smlouvy nebo opatření přijatých před jejím uzavřením (rezervace schůzky, klientské údaje) – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR;
- plnění právní povinnosti (účetní a daňová evidence, archivace) – čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR;
- oprávněného zájmu (provozní logy, B2B analýza návštěvnosti dle bodu 2.5, provoz AI asistenta dle bodu 2.6, ochrana bezpečnosti webu, vymáhání nároků) – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
5. Jak dlouho údaje uchováváme
| Kategorie údajů | Doba uchování |
|---|---|
| Kontaktní formulář (po vyřízení) | nejvýše 24 měsíců nebo do odvolání souhlasu |
| Údaje rezervace schůzky | nejvýše 24 měsíců |
| Klientské údaje (smluvní vztah) | po dobu trvání smlouvy + zákonné lhůty |
| Účetní doklady | 10 let (zákon o účetnictví) |
| Provozní logy webu | maximálně 30 dnů |
| Analytika návštěvnosti firem (bod 2.5) | nejvýše 24 měsíců |
| Konverzace s AI asistentem (bod 2.6) | neukládáme – jen dočasně v prohlížeči po dobu návštěvy |
6. Komu vaše údaje předáváme
Vaše údaje sdílíme pouze se zpracovateli, kteří nám pomáhají s provozem služeb – vždy na základě smlouvy o zpracování osobních údajů a v rozsahu nezbytně nutném:
- Zoho Corporation B.V. – provoz kontaktního formuláře a online rezervací; data v EU datacentrech (forms.zohopublic.eu, bookings.nimbuspop.com).
- Microsoft Ireland Operations Limited – Microsoft 365 jako naše interní e-mailová a kancelářská infrastruktura.
- GitHub, Inc. – hosting webových stránek přes GitHub Pages a soukromé úložiště analytiky návštěvnosti (bod 2.5).
- IPinfo (ipinfo.io, IPinfo LLC, USA) – jednorázové zjištění organizace, poskytovatele připojení a přibližné lokality z IP adresy návštěvníka (reverse IP lookup) pro analytiku dle bodu 2.5.
- ARES – veřejný rejstřík (Ministerstvo financí ČR) – ověření veřejných údajů o firmě (IČO, sídlo) podle názvu organizace zjištěného dle bodu 2.5.
- Microsoft (Azure OpenAI Service) – zpracování dotazů, které zadáte do AI asistenta na webu (bod 2.6); provoz v datovém centru v EU (Švédsko), zadaný obsah se nepoužívá k trénování modelů.
- poskytovatelé účetních a daňových služeb (na základě písemné smlouvy);
- orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.
Mimo Evropský hospodářský prostor údaje běžně nepřevádíme. Pokud k tomu výjimečně dojde u některých služeb třetích stran (typicky GitHub a IPinfo), realizujeme to v režimu standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí (čl. 46 GDPR).
Pozn. k produktům EP365: aplikace EasyPortal 365 nasazené v rámci klientských projektů běží přímo v Microsoft 365 tenantu zákazníka. Data zpracovávaná těmito aplikacemi nikdy neopouštějí klientův tenant a my jako dodavatel k nim přistupujeme pouze v rozsahu sjednaném smlouvou (typicky podpora a údržba).
7. Vaše práva
Ve vztahu k vašim osobním údajům máte podle GDPR (čl. 15–22) tato práva:
- právo na přístup – dozvědět se, jaké údaje o vás zpracováváme a získat jejich kopii;
- právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
- právo na výmaz („právo být zapomenut"), pokud pominul důvod zpracování;
- právo na omezení zpracování ve zvláštních případech;
- právo na přenositelnost ve strukturovaném strojově čitelném formátu;
- právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu;
- právo odvolat souhlas kdykoli (pokud je zpracování založeno na souhlasu) – odvolání nemá zpětný účinek;
- právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů.
Žádost stačí poslat na info@easyportal365.com. Vyřídíme ji nejpozději do 30 dnů od doručení; pokud bude žádost složitá, můžeme tuto lhůtu prodloužit o další 2 měsíce a o prodloužení vás informujeme.
8. Cookies a podobné technologie
Web EasyPortal 365 záměrně používá minimum cookies. Nemáme Google Analytics ani reklamní nástroje třetích stran. Naše vlastní B2B analytika (bod 2.5) využívá pouze dočasné úložiště prohlížeče (sessionStorage) po dobu návštěvy, nikoli trvalé cookies. Fonty servírujeme lokálně z našeho hostingu, takže do třetích stran neutíkají žádné informace o vaší návštěvě jen kvůli typografii.
Detail v samostatném dokumentu Cookies.
9. Zabezpečení
Zavádíme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů: HTTPS na celém webu, omezený přístup k systémům s osobními údaji, vícefaktorovou autentizaci pro interní systémy a pravidelné prověřování bezpečnostních postupů.
10. Změny těchto zásad
Tyto zásady mohou být průběžně aktualizovány – typicky při změně rozsahu zpracování, zákonných povinností nebo zpracovatelů. Aktuální verzi naleznete vždy na této stránce. Zásadní změny vám oznámíme s předstihem (e-mailem na adresy, které jsme od vás obdrželi, nebo viditelným upozorněním na webu).