Erklärung zum Datenschutz.

Wenn Sie im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz ansässig sind, gilt diese Erklärung für Sie nach Maßgabe der EU-DSGVO.

1. Wer wir sind (Verantwortlicher)

Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist die accelapps s.r.o., Ident.-Nr. (IČO): 06628362, USt-IdNr.: CZ06628362, mit Sitz in Prag, eingetragen im Handelsregister beim Stadtgericht Prag, Abteilung C, Einlage 285754. Wir betreiben die Produktmarke EasyPortal 365.

Kontaktdaten des Verantwortlichen:

• E-Mail: info@easyportal365.com
• Telefon: +420 234 715 878
• Anschrift: siehe Kontaktseite

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) benannt – unsere Verarbeitung fällt nicht unter die Kategorien, für die die DSGVO eine Benennung vorschreibt. Bitte richten Sie Anfragen zum Datenschutz an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1 Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular unter /de/kontakt eine Nachricht senden, verarbeiten wir:

• Vor- und Nachname (Pflichtangabe)
• E-Mail-Adresse (Pflichtangabe)
• Inhalt der Nachricht (Pflichtangabe)
• optional: Firmenname, Telefonnummer

2.2 Terminbuchungen

Wenn Sie über unser Online-Widget (Zoho Bookings) einen Beratungs- oder Supporttermin buchen, verarbeiten wir die Daten, die Sie in das Widget eingeben – typischerweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und eine Notiz.

2.3 Vertragsverhältnis mit Kunden

Wenn Sie unser Kunde werden, verarbeiten wir die für die Vertragserfüllung und die Rechnungsstellung erforderlichen Daten: Firmenname, Ident.-Nr. (IČO)/USt-IdNr., Rechnungsanschrift, Ansprechpartner (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position).

2.4 Webserver-Protokolle

Der Webserver (GitHub Pages) erfasst übliche Zugriffsprotokolle (IP-Adresse, Zeitstempel, HTTP-Anfrage, User-Agent). Sie dienen ausschließlich dem Betrieb, der Sicherheit und der Fehleranalyse. Klassische Werkzeuge wie Google Analytics setzen wir nicht ein – für die Analyse der Zugriffe nutzen wir ausschließlich die in Abschnitt 2.5 beschriebene eigene Lösung.

2.5 Erkennung geschäftlicher Besucher (B2B)

Auf der Website setzen wir eine schlanke, selbst entwickelte Analyse ein, die anhand der IP-Adresse des Besuchers zu ermitteln versucht, von welcher Organisation (Firma) er kommt – zu B2B-Vertriebszwecken (damit wir wissen, welche Unternehmen sich für uns interessieren). Im Zusammenhang mit einem Besuch verarbeiten wir:

• die IP-Adresse und den daraus abgeleiteten Namen der Organisation oder des Internetanbieters, die Nummer des autonomen Systems (ASN) und den ungefähren Standort (Stadt, Region, Land);
• technische Angaben zu Gerät und Browser (Browser- und Betriebssystemtyp, Gerätetyp, Bildschirmauflösung, Browsersprache, Zeitzone);
• Angaben zum Besuch und zu seiner Herkunft (aufgerufene Seiten und deren Reihenfolge, Einstiegsseite, woher der Besucher kam – Referrer und etwaige UTM-Kampagnenparameter);
• bei geschäftlichen Besuchern optional ergänzende öffentliche Unternehmensdaten aus dem öffentlichen Register ARES (Ident.-Nr. (IČO), Sitzanschrift) anhand des ermittelten Organisationsnamens.

Um die Seiten innerhalb eines Besuchs miteinander zu verknüpfen, verwenden wir eine temporäre Kennung, die nur für die Dauer des Besuchs gespeichert wird (im sessionStorage des Browsers) und beim Schließen des Fensters gelöscht wird; wir erstellen keine dauerhafte Kennung einer Einzelperson und verfolgen Besucher nicht über mehrere Besuche hinweg. Wir identifizieren keine konkreten Personen – nur die Organisation; bei gewöhnlichen privaten oder mobilen Verbindungen wird in der Regel überhaupt keine Firma ermittelt. Die Datensätze verbleiben in unserem privaten Speicher (einem privaten GitHub-Repository); wir verkaufen sie nicht und geben sie nicht für Marketingzwecke Dritter weiter. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 7).

2.6 KI-Assistent (Website-Chat)

Auf der Website bieten wir einen optionalen KI-Assistenten an (den schwebenden Chat in der rechten unteren Ecke), der Fragen zu unseren Produkten und Leistungen beantwortet. Wenn Sie ihn nutzen, verarbeiten wir den Inhalt der Nachrichten, die Sie in den Chat eingeben, um eine Antwort erzeugen zu können.

• Der Text Ihrer Nachrichten wird an das Sprachmodell Azure OpenAI übermittelt, das in einem EU-Rechenzentrum von Microsoft (Schweden) betrieben wird. Im Azure-OpenAI-Modus verwendet Microsoft die übermittelten Inhalte nicht zum Training seiner Modelle.
• Wir speichern die Unterhaltung auf unserer Seite nicht – sie existiert nur vorübergehend für die Dauer Ihres Besuchs im Browser (sessionStorage) und wird beim Schließen des Fensters gelöscht.
• Bitte geben Sie keine sensiblen personenbezogenen Daten oder vertraulichen Informationen in den Chat ein – der Assistent dient der allgemeinen Orientierung in unserem Angebot, nicht der Verarbeitung Ihrer Daten.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Ihnen schnell Informationen zu unseren Produkten und Leistungen bereitzustellen.

3. Zwecke der Verarbeitung

• Bearbeitung Ihrer Anfrage aus dem Kontaktformular
• Vereinbarung und Durchführung eines Termins
• Erfüllung des Vertragsverhältnisses einschließlich Rechnungsstellung
• Schutz des Betriebs und der Sicherheit der Website
• B2B-Analyse der Website-Zugriffe – Ermittlung, welche Unternehmen sich für uns interessieren (Abschnitt 2.5)
• Betrieb des KI-Assistenten der Website – Beantwortung Ihrer Fragen zu unseren Produkten und Leistungen (Abschnitt 2.6)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Buchhaltung, Steuern, Geldwäscheprävention – AML)

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgender Grundlage:

• Ihre Einwilligung (Kontaktformular – erteilt durch Ankreuzen des DSGVO-Kontrollkästchens) – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO;
• Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Terminbuchungen, Kundendaten) – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO;
• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Buchführungs- und Steuerunterlagen, Archivierung) – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO;
• berechtigtes Interesse (Serverprotokolle, B2B-Zugriffsanalyse nach Abschnitt 2.5, Betrieb des KI-Assistenten nach Abschnitt 2.6, Sicherheit der Website, Durchsetzung von Ansprüchen) – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Wie lange wir Daten speichern

6. An wen wir Ihre Daten weitergeben

Wir geben Ihre Daten nur an Auftragsverarbeiter weiter, die uns beim Betrieb unserer Leistungen unterstützen – stets auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und nur im unbedingt erforderlichen Umfang:

• Zoho Corporation B.V. – Betrieb der Online-Terminbuchungen; Datenhaltung in EU-Rechenzentren (bookings.nimbuspop.com).
• Microsoft (Azure) – Betrieb unseres Servers, der Nachrichten aus dem Kontaktformular und Bestellungen aus dem Bestellformular entgegennimmt und per E-Mail an unser Postfach weiterleitet; Rechenzentrum in der EU (West Europe).
• Microsoft Ireland Operations Limited – Microsoft 365 als unsere interne E-Mail- und Office-Infrastruktur.
• GitHub, Inc. – Hosting der Website über GitHub Pages und privater Speicher für die Zugriffsanalyse (Abschnitt 2.5).
• IPinfo (ipinfo.io, IPinfo LLC, USA) – einmalige Abfrage der Organisation, des Internetanbieters und des ungefähren Standorts anhand der IP-Adresse des Besuchers (Reverse-IP-Lookup) für die Analyse nach Abschnitt 2.5.
• ARES – öffentliches Register (tschechisches Finanzministerium) – Überprüfung öffentlicher Unternehmensdaten (Ident.-Nr. (IČO), Sitzanschrift) anhand des nach Abschnitt 2.5 ermittelten Organisationsnamens.
• Microsoft (Azure OpenAI Service) – Verarbeitung der Anfragen, die Sie in den KI-Assistenten der Website eingeben (Abschnitt 2.6); Betrieb in einem EU-Rechenzentrum (Schweden), die übermittelten Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
• Anbieter von Buchhaltungs- und Steuerdienstleistungen (auf Grundlage eines schriftlichen Vertrags);
• Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Wir übermitteln Daten nicht routinemäßig in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Geschieht dies ausnahmsweise bei bestimmten Diensten Dritter (typischerweise GitHub und IPinfo), erfolgt dies auf Grundlage der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

Hinweis zu EP365-Produkten: EasyPortal 365-Anwendungen, die im Rahmen von Kundenprojekten bereitgestellt werden, laufen direkt im Microsoft 365-Mandanten des Kunden. Die von diesen Anwendungen verarbeiteten Daten verbleiben in der Umgebung des Kunden (in seinem Microsoft 365 und bei KI-Funktionen in seinem eigenen Azure-Abonnement), und wir als Anbieter greifen nur in dem vertraglich vereinbarten Umfang darauf zu (typischerweise Support und Wartung).

7. Ihre Rechte

In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten stehen Ihnen nach der DSGVO (Art. 15–22) folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft – zu erfahren, welche Daten wir über Sie verarbeiten, und eine Kopie davon zu erhalten;
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), wenn der Zweck der Verarbeitung entfallen ist;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen;
• Recht auf Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format;
• Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung, die auf berechtigtem Interesse beruht;
• Recht auf Widerruf der Einwilligung jederzeit (sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht) – der Widerruf wirkt nicht rückwirkend;
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. In der Tschechischen Republik ist dies die tschechische Datenschutzbehörde (ÚOOÚ) – Úřad pro ochranu osobních údajů.

Es genügt, Ihre Anfrage an info@easyportal365.com zu senden. Wir bearbeiten sie spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Eingang; ist die Anfrage komplex, können wir diese Frist um weitere zwei Monate verlängern und informieren Sie über die Verlängerung.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Die Website von EasyPortal 365 verwendet bewusst ein Minimum an Cookies. Wir setzen weder Google Analytics noch Werbewerkzeuge Dritter ein. Unsere eigene B2B-Analyse (Abschnitt 2.5) nutzt nur den temporären Speicher des Browsers (sessionStorage) für die Dauer des Besuchs, keine dauerhaften Cookies. Die Schriften werden lokal von unserem Hosting ausgeliefert, sodass allein durch die Typografie keine Informationen über Ihren Besuch an Dritte gelangen.

Einzelheiten finden Sie im gesonderten Dokument Cookies.

9. Sicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein: HTTPS auf der gesamten Website, eingeschränkter Zugriff auf Systeme mit personenbezogenen Daten, Mehrfaktor-Authentifizierung für interne Systeme und regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsverfahren.

10. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden – typischerweise, wenn sich der Umfang der Verarbeitung, gesetzliche Pflichten oder Auftragsverarbeiter ändern. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite verfügbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie im Voraus (per E-Mail an die von Ihnen mitgeteilten Adressen oder durch einen gut sichtbaren Hinweis auf der Website).

Version 1.1 · Zuletzt aktualisiert: 29. Juni 2026