EP365 Fuhrpark Firmenfahrzeuge in Microsoft 365, ohne Excel und Papier
Fahrzeugreservierungen, Übergabeprotokolle, Fahrtenbuch, HU-Termine und Kosten pro Kilometer – alles im Microsoft 365, das Sie bereits haben und bezahlen. Kein zusätzliches System, keine GPS-Boxen, keine neuen Passwörter.
Eine Fuhrparkübersicht im Dashboard, die Genehmigung von Reservierungsanfragen mit einem Klick und die Reservierung eines Fahrzeugs direkt aus dem Katalog mit vorausgefülltem Datum, Route und Mitfahrenden. Klicken Sie auf die Demo, um sie zu vergrößern.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das erzählen uns Unternehmen mit 5–200 Fahrzeugen, bevor sie Fuhrpark einführen. Nicht weil die Leute nachlässig sind – sondern weil Excel, Papier und Outlook nie für die Steuerung eines Fuhrparks gebaut wurden.
„Am Montag wollen drei Leute denselben Octavia.“
Reservierungen leben in einem gemeinsamen Kalender, im Chat und auf Zuruf über den Flur. Doppelbuchungen fallen erst auf, wenn sich zwei Kollegen mit denselben Schlüsseln auf dem Parkplatz treffen.
„Niemand weiß, wer den Kratzer gemacht hat.“
Schlüssel wandern von Hand zu Hand. Taucht ein Schaden auf, gibt es keinen Nachweis – und am Ende zahlt das Unternehmen.
„Fahrtenbuch? Die Buchhaltung läuft montags allen hinterher.“
Manche tragen Fahrten verspätet ein, andere gar nicht. Und HU-, Versicherungs- und Reifentermine stecken im Kopf des Disponenten – bis er in den Urlaub geht.
Was Fuhrpark dagegen tut
Fünf Dinge, die Ihnen den Alltag am schnellsten erleichtern. Die vollständige Funktionsliste finden Sie weiter unten in den Details.
Reservierungen ohne Doppelbuchungen und Telefonate
Kolleginnen und Kollegen wählen ein freies Fahrzeug oder lassen das System irgendein verfügbares zuweisen. Der Disponent genehmigt die Anfrage mit einem Klick – auch wiederkehrende Fahrten und Routen mit mehreren Stopps.
Gemeinsamer Kalender und Absprachen auf dem Flur eine Übersicht, wer wann wohin fährt
Übergabe mit Fotos und Unterschrift
Bei Abholung und Rückgabe führt eine kurze Anleitung auf dem Smartphone durch den Ablauf: Kilometerstand, Tankfüllung, Fotos, Schäden auf einer Fahrzeugskizze und eine Unterschrift. Für jede Delle ist dauerhaft festgehalten, wann sie entstanden ist.
Papierprotokoll im Handschuhfach nachprüfbarer Eintrag auf dem Smartphone in 4 Schritten
Ein Fahrtenbuch, das sich selbst füllt
Das Fahrtenbuch entsteht automatisch aus Reservierungen und Protokollen – einschließlich der Unterscheidung zwischen dienstlichen und privaten Fahrten. Die Buchhaltung exportiert es mit einem Klick nach Excel.
Termine, die die App überwacht
HU, Versicherung, Service, Reifenwechsel und Vignetten an einem Ort. Was näher rückt, wird hervorgehoben und rechtzeitig gemeldet – nichts rutscht durch.
Kosten pro Kilometer schwarz auf weiß
Kraftstoff, Service und Leasing je Fahrzeug, Verbrauch und Kosten pro Kilometer. Endlich eine solide Grundlage für die Entscheidung, welches Fahrzeug zuerst ersetzt wird.
Der schnellste Weg: 30 Minuten am Bildschirm.
Keine Firmenpräsentation. Wir teilen den Bildschirm und klicken uns mit Beispieldaten eines Fuhrparks durch die App – Sie sehen genau das, was Ihre Leute sehen würden.
„In den ersten drei Monaten hatten wir keine einzige Doppelbuchung. Und zum ersten Mal ist das Fahrtenbuch vollständig, ohne dass die Buchhaltung jemandem hinterherlaufen muss.“
Baustoffhändler · 32 Fahrzeuge · 5 Standorte
Die Einführung dauerte vier Tage einschließlich des Fahrzeugimports aus Excel. Der Disponent brauchte eine Stunde Schulung, die Fahrer fünfzehn Minuten.
Für alle, die es genauer wissen wollen
Alles Wichtige an einem Ort – Funktionen, ein Vergleich mit den Alternativen, Sicherheit, Preise und Antworten auf häufige Fragen.
Fahrzeugreservierung
Direkt oder mit Genehmigung, wiederkehrende Fahrten, Routen mit mehreren Stopps, Fahrgemeinschaften oder Zuweisung eines beliebigen freien Poolfahrzeugs.
Übergabeprotokolle
Kilometerstand, Tankfüllung, Fotos, Schäden auf einer Fahrzeugskizze und die Unterschrift des Fahrers – bei Abholung und Rückgabe.
Automatisches Fahrtenbuch
Füllt sich aus Reservierungen und Protokollen, unterscheidet dienstliche und private Fahrten und exportiert für die Buchhaltung.
Wartungsplan
HU, Service, Versicherung, Reifenwechsel und Vignetten mit Vorwarnung und einer Schätzung des Servicetermins nach Kilometerstand.
Kosten und Verbrauch
Tankbuch mit l/100 km, Kosten pro Kilometer für Monat, Jahr oder die gesamte Historie, CSV-Import von Tankkartenabrechnungen.
Vorfälle und Mängel
Ein kritischer Vorfall nimmt das Fahrzeug aus dem Betrieb, warnt betroffene Reservierungen, schlägt einen Ersatz vor und stellt die Unterlagen für die Versicherung zusammen.
Mobil für Fahrer
Reservierungen, Übergaben und Mängelmeldungen vom Smartphone. Ein QR-Aufkleber am Fahrzeug öffnet sofort dessen Detail.
Regelmäßige Fahrzeugkontrollen
Eine Checkliste zum Fahrzeugzustand (Flüssigkeiten, Beleuchtung, Karosserie, Papiere) mit automatischer Auswertung und Historie.
Fahrtenkarte
Wohin die Fahrzeuge heute unterwegs sind – Routen, Stopps und Heimatstandorte übersichtlich auf einer Karte, Tag für Tag.
Rollen und Berechtigungen
Fuhrparkleitung, Disponent, Fahrer und Gast – alle sehen nur, was zu ihnen gehört. Fahrer sehen nur ihre eigenen Fahrten.
Daten bleiben bei Ihnen
Fahrzeuge, Reservierungen, Fahrtenbuch, Protokolle und Fotos werden ausschließlich in Ihrer Microsoft-365-Umgebung gespeichert. Keine Cloud eines Drittanbieters, kein Datenabfluss aus dem Unternehmen.
Keine neuen Passwörter
Die Anmeldung erfolgt mit dem Microsoft-Firmenkonto. Verlässt jemand das Unternehmen, sperrt die IT ein Konto – und der Zugriff auf den Fuhrpark endet damit.
Alle sehen nur das Eigene
Fahrer sehen nur ihre eigenen Reservierungen, Fahrten und Protokolle. Fremde Daten sind technisch unerreichbar, auch mit einem direkten Link.
DSGVO ohne Sorgen
Das Fahrtenbuch wird nur so lange aufbewahrt, wie Sie es festlegen. Protokolle mit Fotos haben eigene Aufbewahrungsregeln.
Nachvollziehbare Historie
Wer wann was geändert hat, lässt sich im Microsoft-365-Audit nachvollziehen – ohne separates Protokollsystem und ohne Nebenaufzeichnungen.
Keine Dienste Dritter
Die Kartenebenen laufen auf offenen Daten ohne Konten und Gebühren. Sie bekommen keinen neuen Lieferanten, der durch den Einkauf muss.
Preis nach Größe des Fuhrparks
Sie zahlen nur für Fahrzeuge, die in der App erfasst sind. Keine Vorabinvestition in Hardware; der Preis wächst mit Ihrem Fuhrpark.
Implementierung vor Ort
Wir helfen Ihnen beim Start: Unterstützung bei der Einführung, der erste Datenimport und die Schulung der App-Administratoren.
Der Festpreis deckt eine Standardeinführung ab. Ein umfangreicherer Erstimport von Daten geht darüber hinaus. Nach einem kurzen Gespräch senden wir Ihnen ein genaues Angebot.
Supportpreise
Beratung, Anpassungen der Umgebung, individuelle Berichte oder die Einweisung von Fahrern.
Support wird je angefangene 15 Minuten Arbeit abgerechnet. Den voraussichtlichen Umfang nennen wir Ihnen immer vorab.
Brauchen wir GPS-Boxen oder Kartenleser in den Fahrzeugen?
Wie lange dauert die Einführung?
Was müssen wir haben?
Kommen auch Fahrer zurecht, die mit Computern wenig am Hut haben?
Wir haben mehrere Standorte. Wird das unterstützt?
Wie steht es um DSGVO und Fahrtenbuch?
Lassen sich Tankkartenabrechnungen importieren?
Können wir unsere bisherigen Tabellen übernehmen?
Wie laufen Updates der Anwendung ab?
Wird oft mit Fuhrpark kombiniert
Weiterlesen im Blog
Möchten Sie zuerst Ordnung in Ihr SharePoint bringen? Unsere Leistungen ansehen – Audit, Governance und Betreuung
Worüber möchten Sie sprechen?
Wählen Sie, was Ihnen gerade am meisten unter den Nägeln brennt. Wir melden uns, gehen Ihre Situation durch und schlagen das weitere Vorgehen vor – inklusive Richtpreis.