Workplace základ firemního intranetu ve vašem Microsoft 365 – od úvodní stránky po řád v dokumentech
Konfigurovatelná úvodní stránka firemního intranetu i týmových webů – a zároveň místo, odkud nastavíte, jak vypadají vaše dokumentové knihovny a jak se klasifikuje firemní obsah. Všechno si spravuje interní komunikace, HR nebo správce obsahu sám, bez vývojáře.
Poznáváte to?
Tohle nám říkají firmy, než nasadí Workplace. Ne proto, že by dělaly něco špatně – ale protože výchozí SharePoint, Teams a Excel nebyly nikdy stavěné na to, aby daly zaměstnanci firmu na jednu obrazovku a obsahu společná pravidla.
„SharePoint domů zeje prázdnotou.“
Standardní úvodní stránka je buď prázdná, nebo ji IT ručně skládá z desítek dlaždic. Výsledek vypadá jako sbírka náhodných kachlí, ne jako produkt, na který jsou lidé zvyklí z internetu.
„Chci přidat oznámení – a čekám na IT.“
Interní komunikace potřebuje vydat novinku nebo upozornit na odstávku. Jenže obsah úvodní stránky nemůže spravovat ten, kdo ho tvoří – všechno jde přes ticket a čekání.
„Každá knihovna vypadá jinak.“
Každý tým si dokumentovou knihovnu založil po svém – jiné sloupce, jiné názvy, jiné pořadí. Hledat napříč odděleními je utrpení a nikdo neví, který dokument je vlastně platný a kdo za něj odpovídá.
„Nikdo neví, co je důvěrné.“
Dokumenty nejsou nijak označené, takže lidé podle svého citu poznají, co smí poslat ven, a co ne. A když nasadíte AI asistenta, nemáte jak říct, které materiály nemá brát do odpovědí.
Co s tím udělá Workplace
Pět věcí, díky kterým intranet konečně žije. Kompletní přehled funkcí najdete níže v detailech.
Poskládáte si vlastní úvodní stránku, bez vývojáře
Zapnete jen ty sekce, které chcete – oznámení, aktuality, události, ankety, seznam kontaktů –, a poskládáte je tažením do mřížky. Nastavíte firemní barvy a je hotovo. A nemusí jít jen o hlavní intranet: stejnou stránku nasadíte i na týmový web oddělení nebo projektu – s vlastním obsahem a knihovnami daného webu, ve firemním vzhledu.
Prázdný SharePoint a desítky ručně skládaných dlaždic brandovaná úvodní stránka pro intranet i týmy
Oznámení a novinky přímo v aplikaci
Novinku o benefitu i upozornění na odstávku vydáte sami – perex, obrázek, formátovaný text a u oznámení klidně s datem, kdy zmizí. Aktuality se přitom ukládají jako standardní novinky SharePointu, takže je najdete i jinde v Microsoftu 365.
Novinky roztroušené v Teams a e-mailech jedno místo, kde firma vidí, co je nového
Seznam kontaktů z firemního adresáře
Adresář se čte přímo z vašich účtů Microsoft – žádný ruční list, který někdo zapomene aktualizovat. Hledání, filtry podle oddělení a města, napsání na Teams i e-mail jedním klikem.
Ankety, pochvaly a nálada týmu
Otázka dne na náladu, Pulse anketa s uzávěrkou i veřejné pochvaly, které pošle kdokoli. Výsledky vidíte agregovaně – bez jmen u jednotlivých hlasů.
„Můj den“ – váš den pohromadě
Stránka „Můj den“ dá zaměstnanci schůzky, e-maily i úkoly na jednu obrazovku, s časovou osou dne a rozdělanou prací z ostatních EP365 aplikací. S Osobní zabezpečenou AI si den navíc nechá jedním klikem shrnout.
Intranet je výloha.
Tohle je pořádek za ní.
Firemní obsah se rozjede vždycky stejně: každý tým si založí knihovnu po svém, jinak pojmenované sloupce, jinak barevné stavy – a nikde není poznat, co je veřejné a co důvěrné. Workplace z toho dělá nastavení, ne úklid.
Šablony dokumentových knihoven
Popíšete jednou, jak má knihovna vypadat – sloupce Typ dokumentu, Stav, Oblast, Vlastník a Termín revize, jejich barvy, čtveřici zobrazení včetně dlaždicové galerie a zapnuté verzování. Šablonu pak jedním tlačítkem nasadíte na knihovny vybraných webů. Máte knihovnu, která už vypadá správně? Uděláte z ní šablonu jedním kliknutím.
Klasifikace obsahu a co nesmí do AI
Zavedete firemní stupně klasifikace – třeba Veřejné, Interní, Důvěrné – s barvami a překlady, a rozeberete je jako sloupec do knihoven vybraných webů. Jednu hodnotu můžete označit jako „mimo AI“: dokumenty s ní EP365 AI Asistent nebere do firemních znalostí. Stejně tak vyjmenujete celé weby a knihovny, které má asistent ignorovat.
Nejrychlejší cesta: 30 minut u obrazovky.
Žádná prezentace o firmě. Sdílíme obrazovku a proklikáme aplikaci na datech vzorového intranetu – uvidíte přesně to, co by viděli vaši lidé i váš správce obsahu.
„Konečně máme intranet, který vypadá jako produkt – a spravujeme si ho sami, bez jediného IT ticketu. První oznámení i video slovo vedení jsme vydali během jednoho dopoledne.“
Výrobní firma · 180 zaměstnanců · správa HR a interní komunikace
Řešení nám běželo hned první den, bez vývojáře. Zapnuli jsme 9 sekcí z nabízených, nastavili firemní barvy a naplnili úvodní obsah – interní komunikace se učila skládat sekce hodinu. Do měsíce jsme měli hotové i vzory týmových webů a intranet v ostrém provozu.
Řešení běží druhý den.
Hotový intranet do měsíce.
Koupit licenci je to nejmenší. Aby intranet žil, potřebuje obsah, firemní vzhled a tým, který ho umí spravovat – a přesně tím vás provedeme. Od instalace po předání do ostrého provozu.
-
Nasazení aplikace
Nainstalujeme Workplace do vašeho Microsoftu 365. Nic se neinstaluje na počítače, nic se nemění ve vaší infrastruktuře – druhý den řešení běží u vás.
-
První podoba intranetu
Naplníme stránku demo-obsahem, nastavíme grafický motiv podle vašeho brandu a poskládáme sekce do rozvržení, které vám sedne. Součástí je úvodní zaškolení interní komunikace či HR.
-
Vzory pro týmové weby
Připravíme vzory a šablony – úvodní stránky týmových webů a dokumentové knihovny –, aby oddělení a projekty startovaly jednotně: ve firemním vzhledu, ale s vlastním obsahem.
-
Předání a ostrý provoz
Doladíme zpětnou vazbu z prvních dní, předáme správu vašemu týmu a intranet uvedeme do ostrého provozu. Od té chvíle si ho řídíte sami – kdykoli dál pomůžeme v rámci podpory.
Pro ty, kdo chtějí vědět víc
Všechno podstatné na jednom místě – funkce, srovnání s alternativami, bezpečnost, ceny i odpovědi na časté dotazy.
Připravené sekce úvodní stránky
Oznámení, aktuality, slovo vedení, rychlé odkazy, události, pochvaly, vítání nováčků, ankety, životní situace, mapa stránek, nejčtenější obsah i oborové zprávy – 23 sekcí, zapnete jen ty, které chcete.
Šablony dokumentových knihoven
Popis toho, jak má knihovna vypadat: sloupce Typ dokumentu, Stav, Oblast, Vlastník a Termín revize, jejich barevné formátování, čtyři zobrazení včetně dlaždicové galerie a verzování s koncepty. Nasadíte ji hromadně na knihovny vybraných webů; u každé vidíte, zda šablonu má a jestli je aktuální. Šablonu lze vyrobit i ze stávající knihovny, kterou už máte nastavenou podle svého.
Klasifikace firemního obsahu
Vlastní číselník klasifikačních stupňů s barvami a překlady. Sloupec Klasifikace přidáte i odeberete po jednotlivých knihovnách vybraných webů. Jednu hodnotu lze označit jako „mimo AI“ – takový obsah AI asistent nebere do firemních znalostí; stejně tak lze vyjmenovat celé cesty, které má ignorovat.
Společné nastavení pro celý EP365
Workplace je základna ekosystému – firemní logo, název, barevný motiv, kontakt na podporu i jazyk se odsud dědí do všech ostatních EP365 aplikací. Nastavíte jednou, platí všude; každá aplikace se přitom může odpojit a jet po svém.
Úvodní stránka pro intranet i jednotlivé týmy
Stejnou aplikaci nasadíte na hlavní firemní intranet i na úvodní stránku týmového webu oddělení či projektu. Každý web má vlastní obsah – vlastní oznámení, události i rychlé odkazy – a na týmovém webu navíc přibývají sekce Knihovny a Seznamy daného webu. Firemní vzhled a motiv se přitom dědí z hlavního intranetu, takže všechny stránky drží jednotný styl.
K dispozici i v Microsoft Teams
Workplace přidáte do Microsoft Teams jako osobní aplikaci v levé liště nebo jako záložku kanálu – a funguje i na mobilu v aplikaci Teams. Zaměstnanci tak firmu vidí přímo tam, kde už během dne pracují.
Skládání rozvržení tažením
Sekce přesouváte tažením, měníte jim šířky a přidáváte řádky. Rozvržení se uloží samo – bez kódu a bez vývojáře. Na užší obrazovce se sloupce zalomí pod sebe.
Seznam kontaktů z firemního adresáře
Adresář čtený přímo z vašich účtů Microsoft, žádný ruční list. Karta obsahuje pozici, oddělení, e-mail, mobil, lokalitu i nadřízeného. Filtry podle oddělení a města, Teams chat i e-mail jedním klikem.
Oznámení a aktuality bez IT
Novinky píšete i čtete přímo v aplikaci – editor i čtečka. Oznámení má tři úrovně (info, upozornění, kritické), umí se naplánovat (od kdy se objeví) a samo zmizet po zadaném datu. Aktuality se ukládají jako standardní novinky SharePointu.
Aktuality píše AI asistent
S Osobní zabezpečenou AI napíšete novinku ze zadání – AI sepíše titulek, perex i tělo, může vyjít z přiloženého dokumentu či obrázku i z firemních znalostí (s odkazem na zdroj, ze kterého fakta čerpala) a rovnou přeloží do dalších jazyků. Napsaný návrh pak jedním pokynem zpřesníte („rozveď to víc“, „zkrať“, „formálnější tón“). Bez licence AI se aktuality píší ručně jako dřív.
Ankety, pochvaly a zpětná vazba
Otázka dne s emoji náladou i Pulse anketa s uzávěrkou – jako jedna odpověď, více odpovědí nebo škála s průměrným hodnocením. Pochvaly – veřejné poděkování, které pošle kdokoli a ostatní ocení pěti reakcemi. Výsledky vidí správce agregovaně, bez jmen u hlasů.
Vítání nových kolegů
Karty nováčků s fotkou, rolí, oddělením a citátem. Tlačítka Napsat (e-mail) a Pozdravit (Teams). Sekce Dnes představujeme vyzdvihne konkrétního kolegu.
Můj den – váš den na jedné obrazovce
Stránka „Můj den“ ukáže zaměstnanci jeho den pohromadě – včerejší schůzky a e-maily čekající na odpověď, dnešní program na časové ose i úkoly – a k tomu rozdělanou práci z ostatních EP365 aplikací (tikety, follow-upy, dokumenty ke schválení). Kdo má Osobní zabezpečenou AI, nechá si den jedním klikem shrnout včetně doporučení, čím začít; bez ní zůstává přehledný výpis.
Osobní profil a nedávné soubory
Záložka Mé aktivity ukáže zaměstnanci jeho profil z Microsoftu 365 a naposledy otevřené dokumenty. Mobil, fotku i pár osobních polí si každý upraví sám, změny se zapíšou zpět do firemního adresáře.
Firemní branding a motivy
Připravené barevné presety nebo vlastní firemní barvy s živým náhledem. Fonty a jednotný styl napříč celou úvodní stránkou – aby intranet vypadal jako váš, ne jako výchozí SharePoint.
Vícejazyčný obsah
Aktuality, oznámení i slovo vedení píšete ve více jazycích – čeština jako výchozí plus další, které si zapnete. Každý zaměstnanec vidí obsah v jazyce svého Microsoftu 365. Vhodné pro mezinárodní týmy.
Rozcestník k dalším aplikacím
Úvodní stránka funguje jako vstupní brána do celého firemního prostředí – z jednoho místa se prokliknete na ostatní EP365 aplikace a vidíte úkoly napříč nimi.
Data zůstávají u vás
Veškerý obsah i nastavení – sekce, oznámení, aktuality, ankety i rozvržení – zůstávají ve vašem prostředí Microsoft 365. Žádný cizí cloud, žádný přenos dat mimo firmu.
Žádná nová hesla
Lidé se přihlašují svým firemním účtem Microsoft. Odchod zaměstnance vyřeší IT jedním krokem – zablokováním účtu zmizí i přístup k intranetu.
Bez automatizací na pozadí
Vše běží přímo z prohlížeče nad vaším Microsoftem 365. Žádné toky na pozadí, žádná závislost na další automatizační platformě, kterou by musel někdo hlídat.
Seznam kontaktů bez rizika
Když IT neschválí přístup k firemnímu adresáři, aplikace funguje dál – jen se seznam kontaktů skryje. Žádná chyba, žádný výpadek celé stránky.
Úpravy profilu jen vlastní
Zaměstnanec si přes aplikaci upraví jen svůj vlastní profil (mobil, fotku, pár osobních polí). Jméno, pozici a adresu smí měnit jen správce s příslušnou rolí – ostatním se zobrazují jen ke čtení.
Anonymní ankety
Hlasy v anketách se ukládají agregovaně – správce vidí jen souhrnné výsledky, ne kdo jak hlasoval. Stovky hlasů přitom zůstanou přehledné a nezatíží prostředí.
Měsíční licence dle velikosti firmy
Výše měsíčního předplatného se odvíjí od velikosti organizace – tedy od celkového počtu uživatelů ve vašem Microsoft 365. Všechny sekce a záložky máte v rámci dané velikosti.
Implementace do provozu
Kompletní zavedení od instalace po předání: demo-obsah, grafický motiv dle vašeho brandu, rozložení sekcí, úvodní zaškolení, vzory a šablony týmových webů a dokumentových knihoven a uvedení do ostrého provozu – během jednoho měsíce. Podrobný průběh najdete v sekci Nasazení krok za krokem.
Plná lokalizace rozhraní do dalších jazyků nad rámec češtiny a angličtiny, personalizace obsahu pro jednotlivé uživatele, úpravy nad rámec motivů a migrace obsahu ze starého intranetu.
Cena podpory
Konzultace, úpravy prostředí nebo podpora uživatelů nad rámec zaškolení.
Podpora se účtuje za každých započatých 15 minut práce. O předpokládaném rozsahu vás vždy informujeme předem.
Nahrazuje klasifikace obsahu Microsoft Purview?
Zasáhne nasazení šablony do knihoven, které si týmy upravily?
Kdo spravuje obsah a vzhled?
Můžeme ji použít i jako úvodní stránku týmového webu, ne jen hlavního intranetu?
Odkud se berou lidé v seznamu kontaktů?
Opravdu se úprava profilu propíše zpět do Microsoftu 365?
Jak dlouho trvá nasazení?
Co k tomu potřebujeme mít?
Potřebuje to nějaký další server nebo automatizace?
Funguje to na mobilu a v Microsoft Teams?
K Workplace se často přidává
Čtěte také na blogu
Potřebujete napřed udělat v SharePointu pořádek? Prohlédněte si služby – audit, governance a péče
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.