EP365 ŘÍZENÉ DOKUMENTY

Compliance & governance dokumentace v M365 · v 1.5

Pracovní řád. BOZP. Vždy s prokazatelnou stopou.

Distribuce klíčových firemních dokumentů s NIS2 / ISO 27001 auditní stopou. Vydavatel připraví, schvalovatel schválí, adresáti potvrdí – vy máte důkaz. Vše v SharePointu vašeho M365 tenantu, bez externího backendu.

Prokazatelně

Časové razítko, verze, IP a User-Agent. NIS2 i ISO 27001 audit projdou.

Pod kontrolou

Vydavatel připraví, schvalovatel schválí. Nic se neobjeví neschválené.

Ve vašem M365

Data zůstávají ve Vašem SharePointu. Žádný další externí systém.

Domluvit ukázku Cenová nabídka NIS2 · ISO 27001 · per tenant

HR · V 1.3

Pracovní řád. Platnost od 1. 5. 2026.

Audit trail · 4 záznamy

Anna Nováková

2026-05-08 09:42

Jan Svoboda

2026-05-08 11:15

Martin Dvořák

2026-05-09 14:08

Petra Kovalová

čeká na potvrzení

NIS2 · audit timestamp → EXPORT REPORT

5 rolí

vydavatel · schvalovatel · manažer · správce · zaměstnanec

≤ 4 h

typické nasazení (bez školení)

100 %

data ve vašem M365 tenantu

7 let

retence audit logu (výchozí, lze 5 / 10 / trvale)

Co dnes firmy řeší · 3 / 3

Tři bolesti, které zná každý manažer.

01 · ROZTROUŠENÍ

Dokumenty všude a nikde

Pracovní řád v Teams, GDPR v OneDrive, BOZP v e-mailu. Když přijde nový kolega, nikdo neví, co všechno mu poslat – a hlavně, kdy už byly poslední verze schválené.

02 · AUDIT PANIKA

Kontrola NIS2 / ISO

Inspektorát nebo ISO auditor se zeptá: „Doložte, že každý zaměstnanec viděl Pracovní řád ve verzi 1.3.“ HR otevírá Excel a začíná telefonovat. To je problém.

03 · BEZ STOPY

Dokument dorazil, ale…

Poslali jste novou směrnici v hromadném e-mailu. Otevřel ji vůbec někdo? Přečetl? Pochopil? Nemáte tušení. A za 3 roky to vůbec nedohledáte.

Pro koho je / není

Pro firmy, které musí prokázat compliance.

Pro koho je

Vyžadujete NIS2 / ISO 27001 audit a potřebujete prokazatelné záznamy o seznámení s politikami.
Máte 50+ zaměstnanců a klíčové dokumenty (Pracovní řád, GDPR, BOZP, IT bezpečnost), které musí každý znát.
Chcete distribuci řídit přes role – vydavatel → schvalovatel → adresáti – s plnou stopou.
Pracujete v Microsoft 365 a chcete data nechat ve vlastním tenantu, ne v cloudu třetí strany.
HR ředitel, Compliance officer nebo BOZP technik potřebují manažerský dashboard compliance %.

Pro koho NEjsme

– Hledáte certifikovaný DMS (DocuWare, OpenText, M-Files) pro regulované odvětví. Naše aplikace je governance, ne certifikovaný document management.
– Potřebujete kvalifikovaný elektronický podpis (PKI) – tohle je funkční audit záznam, ne digitální podpis.
– Workflow s parallel approvers nebo víceúrovňovým schvalováním. EP365 má jednoho schvalovatele per kategorie (lze přebít per dokument).
– Nemáte SharePoint Online. EP365 Řízené dokumenty běží jako SPFx webpart výhradně v M365.

Klíčové funkce · 6 / 6

Šest věcí, díky kterým compliance konečně dává smysl.

Workflow s 5 rolemi

Zaměstnanec (implicitní), Vydavatel, Schvalovatel, Manažer, Správce. Členství spravujete v aplikaci nebo přes SP skupiny. Vícenásobné role se sčítají.

EP365_Docs_PublishersApprovers · ManagersAdmin override

Audit trail s časovým razítkem

Pro každé potvrzení: UPN, display name, ISO timestamp, verze dokumentu, volitelná poznámka. V přísném módu i IP a User-Agent. Záznamy jsou immutable.

Immutable logNIS2 přísný módRetence 5 / 7 / 10 / trvale

Cílení přes 3 zdroje

Adresáty sestavíte kombinací EP365 distribučních skupin (lokální), Entra ID skupin (M365 / cloud, transitive members) a jednotlivců (people picker).

EP365 skupinyEntra ID security + M365People picker

Re-distribuce nové verze

Změníte přílohu? Bump verze (1.0 → 1.1), distribuce znovu. Stará potvrzení se anulují, vznikne nový audit cyklus s novými úkoly v EP365 Hubu a e-maily.

Auto bump verzeReset confirmationsNový audit cyklus

Manažerský dashboard

Compliance % per kategorie, top 5 rizikových dokumentů, timeline publikací, stack bar adresátů. Manažer vidí compliance svého týmu z Entra `directReports`.

Compliance %Per kategorieManažerský pohled

Auto-archive + retence

Po uplynutí `EP365ValidTo` se dokument automaticky archivuje. Audit záznamy zůstávají v retenci (výchozí 7 let). Tisk audit reportu do PDF přes prohlížeč.

Auto-archiveTisk pro NIS2 auditCSV / PDF export

Použití · 4 reálné scénáře

Co s tím lidé každý den dělají.

Pracovní řád pro 250 zaměstnanců

VYDAVATEL ŘÍKÁ

„Vydávám Pracovní řád v1.3. Cílím na Entra skupinu „Všichni zaměstnanci“. Termín pro potvrzení 21 dní."

Workflow: HR vydavatel → HR schvalovatel → distribuce
Audit trail: kdo, kdy, jaká verze (NIS2-ready)
Manažeři vidí compliance svého týmu

BOZP

Roční BOZP školení

VYDAVATEL ŘÍKÁ

„Periodické školení vyhláška č. 309/2006. Cílím na všechny pracovníky výroby, termín 30 dní.“

Re-distribuce roční verze (anulace starých potvrzení)
Kategorie „BOZP“ s vlastní paletou ikon
Po prošvihnutí termínu: e-mail připomínka z detailu

GDPR

Interní GDPR pravidla

VYDAVATEL ŘÍKÁ

„DPO pověřenec vydává Interní GDPR směrnici. Cílí na EP365 skupinu „Zaměstnanci s přístupem k OÚ“."

Lokální skupina mimo Entra ID (DPO ji spravuje sám)
Komentář k potvrzení („Souhlasím s reten. pravidly“)
Centrální report pro auditora DOI / GDPR

ISO 27001

ISMS politiky a SoA

VYDAVATEL ŘÍKÁ

„CISO publikuje 18 ISMS politik. Cílí na Entra skupinu „Aktivní konzultanti“ – sync transitivních členů."

Sync transitive members velkých Entra skupin
Re-certifikační audit prošel bez nálezů
Manažerský dashboard pro ISMS team leadera

Jak je postavená

Čtyři vrstvy. Všechny ve vašem M365.

Žádný další systém. Dokumenty, potvrzení i auditní stopa zůstávají ve vašem SharePointu. Z naší strany běží jen ověření platnosti licence.

ROZHRANÍ

Webpart na SharePoint stránce

Přidá se na libovolnou stránku ve vašem SharePointu. Pět rolí: Vydavatel, Schvalovatel, Manažer, Správce, Zaměstnanec – každý vidí jen to, co potřebuje.

DATA – SP LISTY

Dokumenty a audit ve vašem SharePointu

Soubory, metadata, distribuční skupiny i auditní záznamy – vše v SharePoint Lists ve vašem M365 tenantu. Zaměstnanec vidí jen svá potvrzení, manažer celý tým, správce všechno.

NOTIFIKACE A ÚKOLY

E-maily a úkoly v EP365 Hubu

Notifikace o schválení i o čekajícím potvrzení chodí přímo z Microsoft 365. Úkoly se zobrazují v EP365 Hubu propojeně napříč aplikacemi. Bez Power Automate – vše rovnou z prohlížeče.

LICENCE

Jediný kontakt s naším serverem

Slouží pouze k ověření platnosti vaší licence. Žádné dokumenty, potvrzení ani osobní data tudy neprotékají.

Konkurenční srovnání

Kde mají EP365 Řízené dokumenty jasnou výhodu.

Vlastnost

EP365 Řízené dokumenty

DocuWare

Microsoft Syntex

Vlastní SP listy

Data v M365 tenantu zákazníka

✓

✗ne

✓

NIS2 audit trail out-of-the-box

✓

~částečně

✗ne

Role-based workflow

✓

~částečně

✗ne

Integrace s Entra ID skupinami

✓

~částečně

✓

~částečně

Hub úkoly napříč EP365 aplikacemi

✓

✗ne

Nasazení v hodinách, ne týdnech

✓

✗ne

~částečně

✗ne

Cena per tenant (ne per uživatel)

✓

✗ne

✓

Bez externího backendu

✓

✗ne

✓

Bezpečnost a compliance

Argumenty, které přesvědčí CISO i compliance officera.

NIS2 audit trail, ISO 27001, GDPR minimální princip, datová suverenita. Bez externího backendu.

NIS2 audit trail

Časové razítko, verze, UPN, IP v přísném módu. Retence min. 5 let.

ISO 27001 / 9001

Dokumentovaná kontrola distribuce s historií verzí a potvrzení per verze.

Immutable audit log

Záznamy v `EP365_Docs_Confirmations` se nedají editovat. Trvalý důkaz.

Datová suverenita

Data v M365 tenant region zákazníka (EU pro evropské). Žádný cross-border transfer.

Žádný externí backend

Vše běží v M365 (SharePoint + Graph). Licence Azure Functions jen verify.

GDPR – minimální princip

Audit obsahuje jen UPN, display, čas, (volit.) IP. Retence řízená nastavením.

Žádná zákaznická data nikdy neopouštějí M365 tenant zákazníka. Aplikace nemá vlastní backend pro byznys logiku – vše běží v SharePointu, Graph a Entra v rámci tenantu.

Ceník

Měsíční licence dle velikosti firmy + implementace u zákazníka.

Výše měsíčního předplatného se odvíjí od velikosti organizace, tedy od celkového počtu uživatelů v rámci vašeho Microsoft 365 prostředí. Neomezený počet adresátů a dokumentů v rámci dané velikosti.

Licence

Jak určujeme cenu licence

Do 25 uživatelů

4 000 Kč / měsíc

26 – 70 uživatelů

6 000 Kč / měsíc

71 – 150 uživatelů

8 000 Kč / měsíc

Více než 150 uživatelů

Kontaktujte nás

Mám zájem o licenci

Rozšířená podpora

Cena podpory

2 000 Kč / hodinu

Konzultace, úpravy prostředí nebo podpora uživatelů.

Jak počítáme cenu podpory

Cena podpory je účtována za každých započatých 15 minut práce. Zákazník je předem informován o předpokládaném rozsahu prací.

Nasazení

Implementace u zákazníka

30–80 000 Kč jednorázově

Instalace, workshop pro správce (2 h), návrh kategorií dle organizační struktury, první distribuční skupiny, nastavení NIS2 přísného módu.

Co není v ceně

Migrace existujících dokumentů ze starých DMS (extra service), customizace UI / brandingu nad rámec palet, Power Automate flows pro pokročilou automatizaci.

Uvedené ceny jsou bez DPH

Případová studie

Jak to vypadá v reálném provozu.

Výrobní firma · 250 zaměstnanců

„Auditor viděl seznam všech potvrzení s časem a verzí – bez jediné výhrady.“

VÝROBNÍ FIRMA

250 zaměstnanců

DOKUMENTŮ

32 řízených

KATEGORIÍ

6 (HR · BOZP · GDPR · IT · ISO · Org)

VÝSLEDEK PO 3 MĚS.

89 % compliance · NIS2 prošel

Výchozí stav

Pracovní řád, BOZP směrnice a GDPR pravidla v Teams a OneDrive bez kontroly seznámení. V rámci auditu nebylo možné prokázat, kdo a kdy se s čím seznámil.

Po nasazení

6 kategorií s vlastním schvalovatelem · 4 distribuční skupiny (Praha, Brno, Plzeň, Vedení) · 32 řízených dokumentů ve workflow · z 0 % průkazných záznamů na 89 % compliance.

Klíčový moment

Audit pro NIS2 prošel s PDF exportem Centrálního reportu. Auditor viděl seznam všech potvrzení s časovým razítkem a verzí – bez jediné výhrady.

„Od 0 % průkazných záznamů na 89 % compliance za 3 měsíce. Bez paniky a bez Excelu.“

– HR ředitelka, výrobní firma 250 zam.

FAQ

Co se ptají HR ředitelé, CISO a IT.

Je to kvalifikovaný elektronický podpis?

Ne. EP365 Řízené dokumenty není qualifikovaný el. podpis (KEP) – je to funkční audit záznam o seznámení s dokumentem. Pro většinu interních scénářů (NIS2, ISO 27001, BOZP, GDPR) je to dostatečné. Pokud potřebujete KEP, hledejte produkty s PKI integrací (Sign Anywhere, DocuSign).

Jak dlouho trvá nasazení?

Typicky 2–4 hodiny technicky: upload `.sppkg` do App Catalog, schválení Graph permissions, přidání webpartu na cílový SP web, auto-provisioning při prvním načtení. Plus 2 h workshop pro správce a 1 h video pro vydavatele. Pro zaměstnance žádné dedikované školení (UX je samovysvětlující).

Funguje to na mobilu?

Primárně optimalizováno na desktop a tablet (pohled správce / vydavatele). Zaměstnanec může na mobilu potvrdit dokument přes deep-link z e-mailu, ale full UX (compliance dashboard, manažerský pohled) je desktop. Mobilní optimalizace je na roadmapě 2026 Q3.

Kolik to stojí včetně implementace?

Licence: měsíční předplatné dle velikosti firmy – od 4 000 Kč / měsíc pro firmy do 25 uživatelů, 6 000 Kč pro 26–70, 8 000 Kč pro 71–150. Nad 150 uživatelů individuálně. Implementace u zákazníka (instalace, školení, customizace) je extra service – typicky 30–80 000 Kč jednorázově dle rozsahu. Detailní pricing pošleme po krátkém hovoru.

Co když chceme později migrovat z DocuWare nebo jiného DMS?

Migrace existujících dokumentů ze starých systémů je extra service. Typicky: export PDF + metadata z DocuWare → import přes Bulk Operations do EP365 → nastavení adresátů a re-distribuce. Audit záznamy z předchozího systému nedokážeme automaticky migrovat – start od nuly v EP365.

DALŠÍ KROK

Co přesně chcete probrat?

Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.

Chci 30minutovou ukázku aplikace

Projdeme s vámi konkrétní agendu a ukážeme vám možná řešení.

Chci rychlé zhodnocení SharePointu

Během online schůzky pojmenujeme hlavní rizika a doporučíme řešení.

Chci zjistit, zda jsme připraveni na Copilot

V rámci krátkého auditu odhalíme, k jakým citlivým datům by se AI mohla dostat.

Chci zjistit orientační cenu

Do 24 hodin po úvodním hovoru vám sdělíme rozpočtový rámec.