EP365 Řízené dokumenty pracovní řád, GDPR i BOZP se stopou, kdo a kdy se seznámil
Distribuce pracovního řádu, GDPR, BOZP i ISO směrnic s průkaznou stopou, kdo a kdy se s nimi seznámil – vše v prostředí Microsoft 365, které už máte a platíte. Žádný cizí systém, žádná hesla navíc a audit pro NIS2 i ISO projde bez paniky.
Poznáváte to?
Tohle nám říkají firmy, které musí prokázat, že se lidé seznámili s klíčovými politikami. Ne proto, že by na to kašlaly – ale protože e-mail, Teams a sdílené složky nebyly nikdy stavěné na doložitelné seznámení.
„Doložte, že Pracovní řád ve verzi 1.3 viděl každý.“
Přijde inspektorát nebo ISO auditor a chce důkaz. HR otevírá Excel a začíná telefonovat po pobočkách. A stejně nikdo neví, kdo měl kterou verzi.
„Poslali jsme novou směrnici e-mailem. Otevřel ji vůbec někdo?“
Hromadný e-mail odešel a tím to skončilo. Přečetl to někdo? Pochopil? Nemáte tušení – a za tři roky to už nedohledáte vůbec.
„Pracovní řád v Teams, GDPR v OneDrive, BOZP v e-mailu.“
Dokumenty jsou všude a nikde. Když nastoupí nový kolega, nikdo si není jistý, co všechno mu poslat – a která verze je vlastně ta poslední schválená.
Co s tím udělají Řízené dokumenty
Pět věcí, které vám nejrychleji ušetří starosti. Kompletní přehled funkcí najdete níže v detailech.
Průkazná stopa seznámení u každého dokumentu
U každého potvrzení je vidět, kdo se s dokumentem seznámil, kdy a jakou verzí – s časovým razítkem. Kdykoli se auditor zeptá, máte odpověď na jedno kliknutí, ne po týdnu telefonování.
Excel a telefonování po pobočkách jeden přehled, kdo se s čím seznámil
Schválení dřív, než se dokument rozešle
Vydavatel dokument připraví, schvalovatel ho schválí – teprve pak jde k adresátům. Nic se neobjeví neschválené. Když je schvalovatel na dovolené, žádost dostane i jeho zástupce, takže se nic nezasekne.
Rovnou do hromadného e-mailu vydavatel → schvalovatel → adresáti
Adresáty vyberete, jak potřebujete
Cílit můžete na celé oddělení, na skupinu z Microsoftu i na konkrétní lidi. Změní se tým? Dokument se sám doplní jen novým lidem – e-mail dostanou jenom oni, ne celá firma znovu.
Ověříte, že lidé rozumí
U klíčových dokumentů nezůstane jen u kliknutí. Přidáte pár kontrolních otázek a zaměstnanec potvrdí seznámení až po jejich správném zodpovězení – průkazný důkaz pochopení, ne jen že „to viděl“.
Opakované seznámení hlídá aplikace
BOZP i GDPR se musí připomínat každý rok. Nastavíte interval a dokument se lidem sám vrátí k novému potvrzení – bez ruční práce a s čerstvým auditním záznamem.
Nejrychlejší cesta: 30 minut u obrazovky.
Žádná prezentace o firmě. Sdílíme obrazovku a proklikáme aplikaci na vzorových datech – uvidíte přesně to, co by viděli vaši lidé i auditor.
„Audit pro NIS2 jsme zvládli jedním exportem. Auditor viděl seznam všech potvrzení s časem i verzí – a neměl jedinou výhradu.“
Výrobní firma · 250 zaměstnanců · 32 řízených dokumentů
Nasazení jsme zvládli v řádu hodin. Správci stačil krátký workshop, vydavatelé dostali hodinové video a zaměstnanci žádné školení nepotřebovali.
Pro ty, kdo chtějí vědět víc
Všechno podstatné na jednom místě – funkce, srovnání s alternativami, bezpečnost, ceny i odpovědi na časté dotazy.
Vydání se schválením
Pět rolí – zaměstnanec, vydavatel, schvalovatel, manažer, správce. Vydavatel připraví, schvalovatel schválí, teprve pak dokument dorazí k adresátům. Nic se neobjeví neschválené.
Průkazná stopa seznámení
U každého potvrzení: kdo, kdy, jakou verzí, volitelně z jaké IP a zařízení. Záznamy nejde zpětně měnit – jsou trvalým důkazem pro NIS2 i ISO audit.
Cílení na správné lidi
Adresáty sestavíte z celých oddělení, skupin z Microsoftu i jednotlivců. Kombinovat lze všechny tři zdroje podle toho, koho se dokument týká.
Nová verze i změna týmu
Změníte přílohu? Aplikace spustí nový cyklus seznámení a stará potvrzení označí za neplatná. Přibyl někdo do týmu? Dokument se doplní jen jemu – e-mail dostane on, ne celá firma znovu.
Přehled seznámení pro manažery
Kolik lidí už se seznámilo, které dokumenty jsou rizikové, jak jde publikace v čase. Manažer vidí stav svého týmu, správce celou firmu.
Automatická archivace a uchování
Po skončení platnosti se dokument sám archivuje. Auditní záznamy zůstávají uchované po dobu, kterou si nastavíte (výchozí 7 let). Report vytisknete do PDF přímo z prohlížeče.
Fulltext v obsahu dokumentů
Hledáte podle toho, co je uvnitř – ne jen podle názvu. Vyhledávání prochází obsah Wordu i PDF a respektuje oprávnění: každý najde jen to, na co má přístup.
Evidenční balíček na jedno kliknutí
Pro libovolný dokument vygenerujete tiskový report – metadata, verzi a kompletní seznam potvrzení (kdo, kdy, jakou verzí). Připravený k tisku do PDF rovnou pro auditora.
Šablony a povinná pole
Každá kategorie může vynutit povinná pole (termín, platnost, cílení) a nabídnout vydavateli šablonu s pokyny. Dokumenty tak vznikají jednotně a kompletně už od založení.
Ověření porozumění kvízem
U klíčových dokumentů přidáte kontrolní otázky. Zaměstnanec potvrdí seznámení až po jejich správném zodpovězení – průkazný důkaz pochopení, ne jen prostého kliknutí.
Opakované seznámení (recertifikace)
BOZP, GDPR i bezpečnostní politiky vyžadují pravidelné připomenutí. Nastavíte interval a dokument se lidem sám vrátí k novému potvrzení, s čerstvým auditním záznamem.
Připomínky, Teams a kalendář
Připomínka po termínu jde i nadřízenému. Nové publikace ohlásíte do kanálu v Teams. Zaměstnanec si termín potvrzení přidá jedním klikem do Outlook kalendáře.
Náhled v panelu bez stahování
Word, Excel i PDF si přečtete přímo v panelu, bez stahování do počítače. Detail dokumentu i seznam potvrzení máte přehledně na jednom místě.
Data zůstávají u vás
Dokumenty, potvrzení i auditní stopa se ukládají výhradně do vašeho prostředí Microsoft 365. Žádný cizí cloud, žádný přenos dat mimo firmu – včetně regionu EU u evropských zákazníků.
Žádná nová hesla
Lidé se přihlašují svým firemním účtem Microsoft. Odchod zaměstnance vyřeší IT jedním krokem – zablokováním účtu zmizí i přístup k dokumentům.
Každý vidí jen svoje
Zaměstnanec vidí jen svá potvrzení, manažer svůj tým, správce celou firmu. Cizí data jsou technicky nedostupná, i kdyby někdo znal přímý odkaz.
Průkazná stopa pro NIS2 i ISO
Časové razítko, verze, kdo a kdy potvrdil – v přísném režimu i IP a zařízení. Záznamy nejde zpětně měnit a uchovávají se po dobu, kterou si nastavíte (min. 5 let).
GDPR podle principu minima
Auditní záznam obsahuje jen to nezbytné – kdo, kdy a volitelně z jaké IP. Dobu uchování řídíte vy, ne my. Žádné zbytečné shromažďování osobních údajů.
Žádný cizí systém navíc
Vše běží ve vašem Microsoft 365. Z naší strany se ověřuje jen platnost licence – žádné dokumenty ani osobní data tudy neprotékají. Nepřibude vám nový dodavatel ke schvalování.
Cena podle velikosti firmy
Měsíční paušál za celou firmu, ne za každého uživatele. Neomezený počet adresátů i dokumentů v rámci dané velikosti – cena se odvíjí od počtu lidí ve vašem Microsoft 365.
Implementace u zákazníka
Pomůžeme vám s rozjezdem: instalace, workshop pro správce, návrh kategorií podle vaší organizace, první distribuční skupiny a nastavení přísného režimu pro NIS2.
Konkrétní cena závisí na velikosti firmy a rozsahu úvodního nastavení. Přesnou nabídku pošleme po krátkém hovoru. Migrace ze starých systémů je samostatná služba.
Cena podpory
Konzultace, úpravy prostředí, vlastní reporty nebo podpora uživatelů.
Podpora se účtuje za každých započatých 15 minut práce. O předpokládaném rozsahu vás vždy informujeme předem.
Je to elektronický podpis?
Jak dlouho trvá nasazení?
Co k tomu potřebujeme mít?
Jak nám to pomůže u NIS2 nebo ISO auditu?
Zvládne potvrzení i zaměstnanec, který „není na počítače“?
Jak je to s GDPR a osobními údaji?
Umíme nastavit opakované seznámení?
Můžeme později přejít z DocuWare nebo jiného DMS?
K Řízeným dokumentům se často přidává
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.