Od vykázané hodiny. K faktuře. Ve vašem M365.
Zákazníci, projekty a milníky, vykazování hodin, schvalování a fakturační podklady – celý tok od zapsané hodiny k faktuře v jedné aplikaci, která žije přímo v SharePointu vašeho tenantu. Servisní paušály s převodem hodin, maticový ceník a výkaz pro zákazníka na kliknutí. Bez externího backendu.
Tři věci, které zná každá firma fakturující hodiny.
Hodiny po sešitech a hlavách
Každý si vede výkaz po svém – v Excelu, poznámkách, nebo vůbec. Na konci měsíce se honí hodiny po lidech, sazby se dohledávají v e-mailech a nikdo neručí za to, že je výkaz úplný.
Paušály nikdo nehlídá
Servisní smlouva má předplacených 16 hodin – ale kolik se reálně vyčerpalo? Přečerpání se zjistí pozdě, nevyčerpané hodiny propadají bez pravidel a práce nad rámec se nedofakturuje.
Podklady se skládají ručně
Fakturantka skládá přílohy k fakturám z tabulek, které nikdo neschválil. Chybí stopa kdo co odsouhlasil, výkaz pro zákazníka se formátuje ručně a forecast příjmů z hodin neexistuje.
Pro týmy, které prodávají svůj čas.
Pro koho je
- Prodáváte čas – konzultace, vývoj, servis – a chcete hodiny vykazovat, schvalovat a fakturovat v jednom toku.
- Máte servisní smlouvy s měsíčním paušálem a potřebujete hlídat čerpání, převody nevyčerpaných hodin i práci nad rámec.
- Chcete sazby řízené ceníkem (zákazník / projekt / osoba), ne dohadované při fakturaci.
- Posíláte zákazníkům měsíční výkaz práce a chcete ho generovat na kliknutí – Word dle vaší šablony nebo CSV.
- Používáte EP365 CRM a chcete, aby se schválené hodiny propsaly do výhledu příjmů automaticky.
Pro koho NEjsme
- – Hledáte enterprise PSA / ERP s plánováním kapacit, docházkou a mzdovou integrací (SAP, BMD, projektové ERP).
- – Potřebujete stopky a automatické měření času na pozadí. EP365 Worklog je o vědomém vykazování, ne o trackování aktivit.
- – Chcete integrované fakturační jádro s vystavováním faktur. Worklog připraví schválené podklady a částky – fakturu vystavíte ve svém účetním systému.
- – Nemáte SharePoint Online. EP365 Worklog běží jako SPFx webpart výhradně v Microsoft 365.
Osm věcí, díky kterým se hodiny neztrácejí.
Vykazování bez otálení
Můj výkaz s rychlým zápisem (projekt, milník, typ práce, hodiny, popis) a týdenní mřížkou – hodiny po dnech Po–Ne, klik na buňku předvyplní formulář. Prázdný týden? Jedním tlačítkem zkopírujete ten minulý jako koncepty. Výkaz jde založit i přímo z milníku nebo úkolu.
Zákazníci, projekty a milníky
Strom zákazník → projekt → milník → úkol. Projekty v kanbanu dle stavu (drag & drop), milníky jako měsíce servisní smlouvy nebo funkční celky s rozpočtem hodin. Úkoly s řešitelem, stavem a procentem hotovo. Zákazníky lze převzít z EP365 CRM.
Schvalování s auditní stopou
Odeslané výkazy čekají ve frontě – správce vidí vše, vedoucí své projekty. Schválení i zamítnutí hromadně nebo po jednom, zamítnutí s důvodem, který autor uvidí u záznamu. O odeslání, schválení i zamítnutí chodí e-mailové notifikace přes Microsoft Graph.
Servisní smlouvy a paušály
Projekt typu Servisní smlouva má měsíční předplacené hodiny a režim převodu nevyčerpaných hodin (žádný / plný / částečný se stropem). Uzávěrka měsíce převod spočítá a propíše do dalšího měsíce. Čerpání vidíte v burn-down na přehledu – včetně práce nad rámec. Paušál i sazbu lze dědit ze smlouvy v EP365 CRM.
Maticový ceník sazeb
Hodinové sazby ve třech úrovních: zákazník × typ práce (+ výchozí sazba), projekt × typ práce a osobní sazba na projektu. Při zápisu se vybere nejkonkrétnější a uloží se jako snímek k výkazu – pozdější změna ceníku historii nepřepíše. Nefakturovatelné hodiny se evidují bez částky.
Fakturace a výkaz pro zákazníka
Schválené hodiny seskupené po zákaznících: vyexportujete měsíční výkaz do Wordu dle vaší šablony (logo, hlavička, patička) nebo CSV a vybrané hodiny označíte jako fakturované s číslem faktury. Souhrny respektují měny (CZK / EUR per projekt).
Uzávěrka měsíce → CRM forecast
Máte-li EP365 CRM, jedno tlačítko spočítá fakturovatelný příjem ze schválených hodin – u servisních smluv jen nad rámec paušálu, u fixních milníků (FTFP) pevnou cenu po akceptaci – a zapíše ho do Očekávaných příjmů v CRM. Splatnost zákazníka určí měsíc, do kterého příjem padne.
Import, role a scoping
Import hodin z CSV s náhledem, párováním osob na účty a ochranou proti duplicitnímu importu. Čtyři role řízené SharePoint skupinami. Spolupracovníky lze scopovat na konkrétní zákazníky či projekty – bez přiřazení nevidí nic (striktní režim).
Co s tím lidé každý den dělají.
Hodiny zapsané za minutu denně
- Rychlý zápis s předvyplněným projektem a milníkem
- Týdenní mřížka po dnech + kopie minulého týdne
- Zamítnutý výkaz ukazuje důvod – opravím a pošlu znovu
Schválení fronty za pět minut
- Fronta jen mých projektů, hromadné schválení
- Zamítnutí s důvodem + e-mail autorovi
- Rozpočty milníků a burn-down čerpání na přehledu
Podklady k fakturám na kliknutí
- Schválené hodiny seskupené po zákaznících
- Word výkaz dle šablony (logo, hlavička, patička) / CSV
- Označení fakturováno s referencí faktury
Čerpání servisů a výhled příjmů
- Burn-down servisních smluv (paušál + převod + nad rámec)
- Uzávěrka měsíce → Očekávané příjmy v EP365 CRM
- Přehled využití: hodiny dle zákazníků, fakturováno po měnách
Čtyři vrstvy. Všechny ve vašem M365.
Žádný další systém. Hodiny, sazby, konfigurace i výpočty zůstávají ve vašem SharePointu a Microsoft Graphu. Z naší strany běží jen ověření platnosti licence.
Kde má EP365 Worklog jasnou výhodu.
Argumenty, které ocení vaše IT i management.
Hodiny a sazby ve vašem tenantu, bez Power Automate, bez externího backendu. Jediná externí závislost je ověření licence. Auto-provisioning bez ručního PowerShellu.
Data ve vašem tenantu
Hodiny, sazby, zákazníci i výkazy zůstávají v SharePointu zákazníka, pod jeho Entra ID identitou a oprávněními. Žádný export do cloudu třetí strany.
Bez Power Automate
Notifikace jdou přímo z prohlížeče přes Microsoft Graph, výpočty (sazby, čerpání, uzávěrka) běží klientsky. Žádné flows, žádné PA licence.
Jediná externí závislost
Kontrola licence (tenant ID + expirace) – žádná zákaznická data se nepřenášejí. Bez platné licence se aplikace přepne jen pro čtení, data zůstávají.
XSS guardy nad obsahem
Vstupy z listů (poznámky, odkazy, rich-text) procházejí XSS guardy s allowlistem – i obsah zapsaný běžným členem webu je bezpečný.
Role a scoping
Čtyři role přes SharePoint skupiny. Spolupracovník vidí jen přiřazené zákazníky a projekty (striktní režim) a sazby vidí jen správce a fakturant.
Auto-provisioning
Jeden .sppkg do App Catalogu. SharePoint listy a skupiny se vytvoří samy při prvním načtení, idempotentně. Žádný ruční PowerShell.
Měsíční licence dle velikosti firmy + implementace u zákazníka.
Výše měsíčního předplatného se odvíjí od velikosti organizace, tedy od celkového počtu uživatelů v rámci vašeho Microsoft 365 prostředí. Celý rozsah aplikace v rámci dané velikosti.
Jak určujeme cenu licence
Cena podpory
Konzultace, úpravy prostředí nebo podpora uživatelů.
Cena podpory je účtována za každých započatých 15 minut práce. Zákazník je předem informován o předpokládaném rozsahu prací.
Implementace u zákazníka
Instalace, provisioning listů, workshop pro tým (2 h), nastavení motivu dle vašeho brandu, konfigurace typů prací, ceníku a šablony výkazu, volitelně import zákazníků a hodin z CSV a propojení s EP365 CRM.
Plná lokalizace rozhraní do dalších jazyků nad rámec češtiny, customizace nad rámec motivů, migrace rozsáhlých historických dat a serverové automatizace.
Jak to vypadá v reálném provozu.
„Konec honění hodin na konci měsíce – a nad rámec se konečně fakturuje.“
„Fakturační podklady, které dřív zabraly tři dny, dnes fakturantka vyexportuje za dopoledne – schválené a s auditní stopou. A data přitom neopustila náš tenant.“
Co se ptají projekťáci, finance a IT.
Kde jsou uložené naše hodiny a sazby?
Potřebujeme Power Automate nebo Azure?
Jak funguje schvalování výkazů?
Jak fungují servisní smlouvy a převod hodin?
Musíme mít EP365 CRM?
Jak rychle to nasadíme?
Můžeme si upravit typy prací a šablonu výkazu?
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.