EP365 Worklog od vykázané hodiny až k faktuře, ve vašem Microsoft 365
Evidence hodin na zákaznické projekty, schvalování projektovým manažerem, servisní paušály a podklady pro fakturaci – celý tok od zapsané hodiny k faktuře v prostředí Microsoft 365, které už máte a platíte. Bez cizího cloudu a bez hesel navíc.
Poznáváte to?
Tohle nám říkají firmy, které prodávají svůj čas – konzultace, vývoj, servis – než nasadí Worklog. Ne proto, že by lidé byli nepořádní, ale protože Excel a e-mail nebyly nikdy stavěné na vykazování a fakturaci hodin.
„Na konci měsíce honím hodiny po celém týmu.“
Každý si vede výkaz po svém – v Excelu, v poznámkách, nebo vůbec. Sazby se dohledávají v e-mailech a nikdo neručí za to, že je výkaz na projekt úplný.
„Kolik z toho paušálu jsme reálně vyčerpali?“
Servisní smlouva má předplacených šestnáct hodin – ale kolik se opravdu odpracovalo, se zjistí pozdě. Přečerpání se nedofakturuje a nevyčerpané hodiny propadají bez pravidel.
„Podklad k faktuře skládám ručně z tabulek.“
Přílohu k faktuře lepím z tabulek, které nikdo neschválil. Chybí stopa, kdo co odsouhlasil, výkaz pro zákazníka formátuji ručně a výhled příjmů z hodin neexistuje.
Co s tím udělá Worklog
Pět věcí, které vám nejrychleji ulehčí měsíční uzávěrku. Kompletní přehled funkcí najdete níže v detailech.
Od zapsané hodiny k faktuře v jednom toku
Spolupracovník zapíše hodiny do týdenní mřížky a jedním tlačítkem odešle celý týden ke schválení. Projektový manažer schválí – nebo vrátí s důvodem – a fakturantka ze schválených hodin udělá podklad. Každý krok má prokazatelnou stopu.
Excely po lidech a dohadování u fakturace jeden schválený tok od hodiny k podkladu
Schvalování s důvodem a upozorněním
Odeslané výkazy čekají ve frontě – projektový manažer vidí své projekty, správce vše. Schvaluje se hromadně i po jednom, zamítnutí nese důvod, který autor rovnou vidí u záznamu. O odeslání, schválení i zamítnutí chodí e-mail.
„Pošli mi to prosím ještě jednou“ v e-mailu vrácení s důvodem, autor hned ví proč
Servisní paušály, které sedí
Měsíční předplacené hodiny, převod nevyčerpaných podle vašich pravidel a práce nad rámec spočítaná zvlášť. Čerpání vidíte průběžně, ne až po měsíci.
Sazby řízené ceníkem, ne dohadem
Hodinovou sazbu určuje ceník podle zákazníka, projektu i konkrétní osoby. Ke každému výkazu se uloží ta platná v čase zápisu – pozdější změna ceníku historii nepřepíše.
Výkaz pro zákazníka na kliknutí
Schválené hodiny po zákaznících vyexportujete do Wordu podle vaší šablony s logem, nebo do tabulky. Vyfakturované hodiny označíte číslem faktury.
Nejrychlejší cesta: 30 minut u obrazovky.
Žádná prezentace o firmě. Sdílíme obrazovku a proklikáme aplikaci na datech vzorových projektů – uvidíte přesně to, co by viděli vaši lidé.
„Konec honění hodin na konci měsíce. A práce nad rámec paušálu se konečně fakturuje – dřív nám tiše propadala.“
IT služby · 25 konzultantů · 18 projektů + 7 servisů
Rozjezd zabral půl dne. Konzultanti se zápis hodin naučili za pár minut a fakturantka podklad exportuje za dopoledne místo tří dnů.
Pro ty, kdo chtějí vědět víc
Všechno podstatné na jednom místě – funkce, srovnání s alternativami, bezpečnost, ceny i odpovědi na časté dotazy.
Zápis hodin bez otálení
Rychlý zápis (projekt, milník, typ práce, hodiny, popis) a týdenní mřížka po dnech pondělí až neděle. Prázdný týden zkopírujete z minulého jako koncepty. Výkaz jde založit i přímo z milníku nebo úkolu.
Zákazníci, projekty a milníky
Přehledný strom zákazník → projekt → milník → úkol. Projekty na nástěnce podle stavu (přetažením), milníky jako měsíce servisní smlouvy nebo funkční celky s rozpočtem hodin. Zákazníky lze převzít z EP365 CRM.
Schvalování s auditní stopou
Odeslané výkazy čekají ve frontě – správce vidí vše, projektový manažer své projekty. Schválení i zamítnutí hromadně nebo po jednom, zamítnutí s důvodem, který autor uvidí u záznamu. O každém kroku chodí e-mail.
Servisní smlouvy a paušály
Projekt typu servisní smlouva má měsíční předplacené hodiny a režim převodu nevyčerpaných (žádný, plný, nebo částečný se stropem). Uzávěrka měsíce převod spočítá a přenese dál. Čerpání i práci nad rámec vidíte v přehledu.
Maticový ceník sazeb
Hodinové sazby ve třech úrovních: zákazník, projekt a osobní sazba na projektu. Při zápisu se vybere ta nejkonkrétnější a uloží se ke každému výkazu – pozdější změna ceníku historii nepřepíše. Nefakturovatelné hodiny se evidují bez částky.
Fakturace a výkaz pro zákazníka
Schválené hodiny seskupené po zákaznících vyexportujete do Wordu podle vaší šablony (logo, hlavička, patička) nebo do tabulky a vybrané hodiny označíte jako fakturované s číslem faktury. Souhrny respektují měny (Kč i EUR na projekt).
Uzávěrka měsíce a výhled příjmů
Máte-li EP365 CRM, jedno tlačítko spočítá fakturovatelný příjem ze schválených hodin – u servisů jen nad rámec paušálu, u pevných milníků cenu po akceptaci – a zapíše ho do výhledu příjmů. Opakované spuštění nic nezdvojí.
Import hodin a role
Import hodin z tabulky s náhledem, párováním osob a ochranou proti dvojímu importu. Čtyři role: správce, projektový manažer, spolupracovník a fakturant. Spolupracovníky lze omezit jen na jejich zákazníky a projekty.
Data zůstávají u vás
Hodiny, sazby, zákazníci i výkazy se ukládají výhradně do vašeho prostředí Microsoft 365, pod vašimi identitami a oprávněními. Žádný export do cizího cloudu, žádný přenos dat mimo firmu.
Žádná nová hesla
Lidé se přihlašují svým firemním účtem Microsoft. Odchod zaměstnance vyřeší IT jedním krokem – zablokováním účtu zmizí i přístup k výkazům.
Sazby vidí jen kdo má
Spolupracovník vidí jen své zákazníky a projekty, sazby pak jen správce a fakturant. Cizí data jsou technicky nedostupná, i kdyby někdo znal přímý odkaz.
Jediná externí závislost
Z naší strany běží pouze ověření platnosti licence (nic víc než ID prostředí a datum expirace). Žádné hodiny, sazby ani zákaznická data tudy neprotékají.
Bez automatizací navíc
E-mailová upozornění chodí přímo z prohlížeče přes Microsoft 365, výpočty sazeb, čerpání i uzávěrka běží u vás. Nepřibývají žádné další licence ani služby ke schvalování.
Průkazná historie
Kdo co kdy schválil nebo změnil, dohledáte v auditu Microsoft 365 – žádný další systém logů, žádné vedlejší evidence.
Měsíční licence podle velikosti firmy
Výše předplatného se odvíjí od celkového počtu uživatelů ve vašem Microsoft 365. V rámci dané velikosti získáte celý rozsah aplikace, bez příplatků za jednotlivé funkce.
Implementace u zákazníka
Pomůžeme vám s rozjezdem: instalace, úvodní workshop pro tým, nastavení motivu dle vašeho brandu, konfigurace typů prací, ceníku a šablony výkazu, volitelně import zákazníků a hodin a propojení s EP365 CRM.
Konkrétní cena závisí na rozsahu úvodní konfigurace a importu dat. Přesnou nabídku pošleme po krátkém hovoru.
Cena podpory
Konzultace, úpravy prostředí, vlastní přehledy nebo podpora uživatelů nad rámec implementace.
Podpora se účtuje za každých započatých 15 minut práce. O předpokládaném rozsahu vás vždy informujeme předem.
Kde jsou uložené naše hodiny a sazby?
Potřebujeme k tomu nějaké automatizace nebo cloud navíc?
Jak funguje schvalování výkazů?
Jak fungují servisní smlouvy a převod hodin?
Musíme mít EP365 CRM?
Jak rychle to nasadíme?
Můžeme si upravit typy prací a šablonu výkazu?
K Worklogu se často přidává
Čtěte také na blogu
Potřebujete napřed udělat v SharePointu pořádek? Prohlédněte si služby – audit, governance a péče
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.