EP365 Řízené weby firemní weby a týmy vznikají řízeně, se schválením a přehledem
Firemní weby a týmy vznikají řízeně – žádost, schválení a automatické založení – a všechny máte v přehledném katalogu s vlastníkem, klasifikací a platností. Podchytíte i weby, které už máte, a to všechno ve vašem Microsoft 365, které už máte a platíte.
Poznáváte to?
Tohle nám říkají firmy, než nasadí Řízené weby. Ne proto, že by lidé dělali něco špatně – ale protože zakládat weby a týmy si může kdokoli, a bez procesu se z toho po roce stane džungle, ve které se nikdo nevyzná.
„Za rok máme stovky webů a u půlky nikdo neví, k čemu jsou.“
Kdokoli si založí tým nebo web. Po roce je z toho džungle, ve které se nikdo nevyzná – a nikdo neví, kdo je vlastní ani jestli se ještě používají.
„Projekt skončil, web zůstal.“
Data leží, přístupy bobtnají, náklady rostou. Uklidit dožilé weby nikdo nestíhá – a při auditu se v mrtvých webech topíte.
„Proč tenhle web vlastně existuje?“
Žádná stopa, kdo web schválil, jakou má klasifikaci a kdy vyprší platnost. Když se někdo zeptá, nemáte co odpovědět.
Co s tím udělají Řízené weby
Pět věcí, které vám nejrychleji vrátí přehled nad prostředím. Kompletní přehled funkcí najdete níže v detailech.
Nový web jen přes žádost a schválení
Kolega průvodcem zvolí typ webu, vyplní název a účel, vybere vlastníka i členy vyhledáním v adresáři a doplní klasifikaci. Schvalovatel žádost jedním kliknutím posoudí a web se založí sám – včetně týmu v Teams.
Tým založený bokem, ke kterému se nikdo nehlásí web s vlastníkem a účelem od první minuty
Katalog všech webů na jednom místě
Evidence každého řízeného webu s vlastníkem, oddělením, účelem, klasifikací, stavem a platností. Filtry, hledání, řazení i export – konečně přehled, kdo co vlastní.
Rozházené weby, o kterých nikdo nemá přehled jeden katalog, kde si každý web dohledáte
Životní cyklus hlídá aplikace
Platnost, recertifikace vlastníka a připomínka před vypršením. Co doslouží, se uzamkne nebo archivuje – dožilé weby nezůstanou ležet navždy.
Podchytíte i weby, které už máte
Sken vašeho prostředí najde weby, které vznikly dřív nebo mimo aplikaci, a hromadně je zařadíte do evidence. Nemusíte nejdřív zakládat další, abyste získali přehled.
Kdo, proč a kdy – černé na bílém
Chronologický záznam všech akcí: žádost, schválení, založení, zámek, archivace. Audit poprvé dostane seznam webů s vlastníkem a klasifikací bez ručního dohledávání.
Nejrychlejší cesta: 30 minut u obrazovky.
Žádná prezentace o firmě. Sdílíme obrazovku a proklikáme aplikaci na datech vzorového prostředí – uvidíte přesně to, co by viděli vaši lidé.
„Z devadesáti nezařazených webů na nulu za měsíc. A nový web teď vznikne jen s vlastníkem a účelem – konec Teams zakládaných bokem, ke kterým se nikdo nehlásil.“
Firma s 320 zaměstnanci · IT oddělení · 180+ webů v evidenci
Nasazení do čtyř hodin: přidání na SharePoint stránku, schválení oprávnění a import 180 existujících webů do evidence. Správci se učili hodinu, běžní uživatelé nic – žádost je samovysvětlující.
Pro ty, kdo chtějí vědět víc
Všechno podstatné na jednom místě – funkce, srovnání s alternativami, bezpečnost, ceny i odpovědi na časté dotazy.
Žádost průvodcem
Uživatel zvolí typ webu, vyplní název a účel, vybere vlastníka i členy vyhledáním v adresáři a doplní klasifikaci. Živý souhrn ukáže, co přesně vznikne.
Jednoduché schválení
Schvalovatel žádost posoudí a jedním kliknutím web založí, nebo ji vrátí s důvodem. Žadatel může čekající žádost stáhnout, neúspěšné založení jde zopakovat.
Automatické založení
Tři typy webů: týmový web s napojením na Teams, komunikační web i týmový web bez skupiny. Vznikne sám – skupina, SharePoint web i kanál v Teams.
Katalog webů
Evidence všech řízených webů s vlastníkem, oddělením, účelem, klasifikací, stavem a platností. Filtry, řazení, hledání a export do Excelu.
Pravidla pojmenování
Minimální délka adresy, povinný prefix a rezervovaná slova. Unikátnost adresy se kontroluje už při psaní žádosti – duplicitní web neprojde.
Životní cyklus
Uzamčení a archivace, recertifikace vlastníka, prodloužení platnosti a připomínka e-mailem. Volitelně i skutečná archivace webu do Microsoft 365.
Import webů, které už máte
Sken vašeho prostředí najde weby, které vznikly dříve nebo mimo aplikaci, a hromadně je zařadíte do evidence. Pak spadají do běžné správy jako všechny ostatní.
Členové týmu a editace
U týmových webů aplikace načte vlastníky i členy. Údaje o webu – vlastník, účel, klasifikace, platnost, poznámky – upravíte přímo tužkou v detailu.
Audit a notifikace
Chronologický záznam všech akcí (žádost, schválení, založení, zámek, archivace) s filtry a exportem. E-maily žadateli, schvalovateli i vlastníkovi.
Klasifikace webů
Veřejné, interní nebo důvěrné jako povinný údaj u každého webu. Podklad pro governance i audit – hned víte, jak citlivý obsah web nese.
Role a oprávnění
Uživatel, schvalovatel a správce – každý vidí jen to, co potřebuje. Žadatel podá žádost, schvalovatel zakládá, správce má katalog i nastavení.
Branding z firemního intranetu
E-maily i vzhled se řídí globální konfigurací EP365 – logo, firma, akcentová barva i adresa pro odpovědi zůstávají jednotné napříč aplikacemi.
Data zůstávají u vás
Žádosti, katalog webů i auditní stopa se ukládají výhradně do vašeho prostředí Microsoft 365. Žádný cizí cloud, žádný přenos dat mimo firmu.
Žádná nová hesla
Lidé se přihlašují svým firemním účtem Microsoft. Zakládání i evidence běží v jejich vlastních právech – žádná samostatná aplikace s vlastním přístupem do vašeho prostředí.
Každý vidí jen svoje
Uživatel vidí své žádosti, schvalovatel čekající žádosti, správce katalog. Sken existujících webů respektuje oprávnění – ukáže jen to, kam má člověk přístup.
Klasifikace u každého webu
Veřejné, interní nebo důvěrné jako povinný údaj. Hned víte, jak citlivý obsah web nese – podklad pro governance i audit.
Průkazná historie
Kdo web schválil, kdy vznikl, kdy byl uzamčen nebo archivován. Chronologický záznam všech akcí s exportem – bez ručního dohledávání.
Úklid bez rizika
Evidence a stavy nešahají na produkční weby. Skutečné uzamčení nebo archivaci webu ve vašem prostředí spouští jen správce s příslušným oprávněním, ne aplikace sama.
Cena podle velikosti firmy
Výše předplatného se odvíjí od celkového počtu uživatelů ve vašem Microsoft 365. V rámci dané velikosti je počet řízených webů i žádostí neomezený.
Implementace u zákazníka
Instalace, workshop pro správce, nastavení typů webů, rolí, pravidel pojmenování a politiky životního cyklu podle vaší organizace.
Hromadný úklid rozsáhlého existujícího prostředí, úpravy vzhledu nad rámec motivů a napojení na další systémy. Přesnou nabídku pošleme po krátkém hovoru.
Cena podpory
Konzultace, úpravy prostředí nebo podpora uživatelů nad rámec běžného nasazení.
Podpora se účtuje za každých započatých 15 minut práce. O předpokládaném rozsahu vás vždy informujeme předem.
Zakládá aplikace weby sama, nebo je jen eviduje?
Co s weby, které už máme?
Umí aplikace web uzamknout nebo archivovat?
Potřebuje to nějaký cizí cloud nebo další server?
Jaká oprávnění to potřebuje?
Jak dlouho trvá nasazení?
Co k tomu potřebujeme mít?
Jak probíhají aktualizace aplikace?
K Řízeným webům se často přidává
Čtěte také na blogu
Potřebujete napřed udělat v SharePointu pořádek? Prohlédněte si služby – audit, governance a péče
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.