Archivace webů v SharePoint Online: jak funguje Microsoft 365 Archive a kam patří v životním cyklu webů
Weby v SharePointu a týmy v Teams přibývají, ale skoro nikdy nemizí. Microsoft 365 Archive je přesune do levnějšího úložiště a zachová oprávnění, metadata i dohledatelnost. Co archivace vyžaduje, kolik stojí, co neumí a proč patří až na konec životního cyklu webů.
Ve většině firem vzniká nový web v SharePointu nebo tým v Teams snadno: projekt, akce, výběrové řízení, pracovní skupina. Zrušit ho ale nikdo nechce. Projekt skončil, lidé odešli, a web zůstal. Po pár letech má tenant stovky webů a o velké části z nich nikdo neví, jestli jsou ještě potřeba.
Takové weby nejsou neškodné. Zabírají placené úložiště a ve vyhledávání se pletou s aktuálními dokumenty. Často mají otevřené sdílení, které už nikdo nekontroluje. A s Copilotem přibyla další starost – zastaralé dokumenty se mohou dostat do jeho odpovědí.
Smazat je nikdo nechce, protože „co kdyby“. Mezi mazáním a ponecháním webu napospas je ale třetí cesta: archivace. Microsoft na ni má službu Microsoft 365 Archive. Tento článek shrnuje, jak funguje, co je k ní potřeba, kolik stojí a kde má své místo v řízení životního cyklu webů.
Co je Microsoft 365 Archive
Microsoft 365 Archive je studené úložiště uvnitř SharePointu. Archivovaný web zůstává v tenantu se vším, co obsahuje – knihovny, složky, soubory, seznamy, oprávnění i metadata. Neplatí se za něj ale jako za aktivní úložiště a uživatelé k němu nemají přímý přístup.
| Co se po archivaci změní | Co zůstane |
|---|---|
| obsah není nikomu přímo přístupný | oprávnění a všechna metadata |
| web se objeví na stránce Archived sites | dohledatelnost: běžné vyhledávání v Microsoft 365, Purview Content Search a eDiscovery |
| úložiště se přesune z aktivní kvóty tenantu do archivu | retenční politiky, štítky, blokace (holds) a audit |
| podle Microsoftu se Copilot na archivovaném obsahu „netrénuje“ – archiv tak nezanáší jeho odpovědi | data ve stejné geografické oblasti a v rámci EU Data Boundary |
Prakticky to znamená: dokument z archivovaného webu ve vyhledávání najdete, ale neotevřete ho. Nejdřív musí správce web reaktivovat. Po reaktivaci je web ve stavu jako před archivací – včetně oprávnění, seznamů, stránek a metadat. Jedinou výjimkou jsou položky v koši, kterým mezitím vypršela lhůta, a obsah, který mezitím smazala retenční politika.
Co je k archivaci potřeba
Microsoft 365 Archive není zapnutý automaticky. Platí se za něj průběžně podle spotřeby (pay-as-you-go) přes předplatné Azure:
- Předplatné Azure a resource group, na které poběží fakturace.
- Nastavení fakturace pay-as-you-go v Microsoft 365 admin center.
- Zapnutí archivace: Settings › Org settings › Pay-as-you-go services › Settings › Storage services › Archive a přepínač SharePoint site archive.
- Archivace webu: v SharePoint admin center Active sites, vybrat weby a zvolit Archive. Archivované weby jsou pak na stránce Archived sites.
Archivovat a reaktivovat weby smí správce SharePointu (role SharePoint Administrator) nebo globální správce. Pro hromadnou práci jsou k dispozici PowerShell (Set-SPOSiteArchiveState) a Microsoft Graph (zatím v beta verzi).
Microsoft výslovně doporučuje předem upozornit vlastníky a uživatele webu, že k němu přestanou mít přístup. To je technicky drobnost, ale v praxi rozhoduje o tom, jestli archivace proběhne v klidu, nebo s telefonáty na helpdesk.
Kolik to stojí
| Položka | Cena (ceník Microsoftu) |
|---|---|
| archivované úložiště | 0,05 USD za GB a měsíc |
| reaktivace webu | zdarma (od 31. března 2025) |
| pro srovnání: dokoupené aktivní úložiště SharePointu | 0,20 USD za GB a měsíc |
Důležitý detail: archiv se platí jen tehdy, když archivované a aktivní úložiště dohromady přesáhnou kvótu, kterou tenant má v rámci licencí. Kdo se do kvóty vejde, za archiv nezaplatí nic. Kdo ji přesahuje, platí jen za tu část archivu, která je nad kvótou – 0,05 USD za GB a měsíc, tedy čtvrtinu ceny dokoupeného úložiště. Odhad pro váš tenant spočítá kalkulačka Microsoftu.
Reaktivace je sice zdarma, ale reaktivovaný obsah nejde čtyři měsíce znovu archivovat. Archivace tedy není přepínač, který se dá cvakat sem a tam.
Jak archivace probíhá
| Stav | Co znamená | Co jde dělat |
|---|---|---|
| Recently archived | prvních 7 dní po archivaci | reaktivace je okamžitá; web lze smazat |
| Archived | po 7 dnech | reaktivace trvá až 24 hodin; web lze smazat i bez reaktivace |
| Reactivating | probíhá reaktivace | web nelze smazat; po dokončení se vrátí mezi aktivní weby |
Prvních sedm dní tak slouží jako pojistka – kdo si všimne, že archivoval omylem, vrátí web hned.
Co archivovat nejde
- Publikační weby, weby kanálů a některé starší šablony. Podporované jsou běžné týmové weby (i napojené na skupinu Microsoft 365), komunikační weby a několik klasických šablon.
- Weby typu hub – nejdřív je potřeba zrušit jejich registraci jako hubu.
- Týmy s privátními nebo sdílenými kanály. Admin center archivaci takového týmu zablokuje. PowerShell nebo Graph ji sice provedou, ale archivují jen hlavní web; weby kanálů zůstanou aktivní.
- U webu napojeného na skupinu se archivuje jen web. Skupina Microsoft 365 zůstává aktivní.
- OneDrive správce archivovat nemůže. Některé účty OneDrive, které jsou 93 a více dní bez licence, archivuje služba sama a platí se za ně jinak (včetně poplatku za reaktivaci).
Kromě celých webů umí Microsoft 365 Archive archivovat i jednotlivé soubory. Má to ale víc omezení (některé aplikace s archivovanými soubory zatím nepracují správně) a jde o jiné rozhodnutí – úklid uvnitř živého webu, ne konec webu. Tady se jím nezabýváme.
Archivace není retence
Tohle se plete často. Retenční politika v Microsoft Purview říká, jak dlouho se obsah musí uchovat a kdy se smí smazat – je to právní a compliance povinnost. Archivace řeší, kde obsah leží, kdo k němu má přístup a kolik stojí jeho uložení.
Obě věci fungují spolu: retenční politiky, štítky i blokace (holds) platí i na archivovaný obsah a eDiscovery ho najde. Archivace ale retenci nenahrazuje. Archivovaný web bez retenční politiky jde smazat stejně jako aktivní.
Jen pro čtení, archivace, nebo smazání?
| Jen pro čtení (uzamčení) | Archivace | Smazání (např. expirací skupiny) | |
|---|---|---|---|
| uživatelé obsah vidí | ano, ale nemohou ho měnit | ne, obsah najdou jen ve vyhledávání | ne |
| úložiště | počítá se do aktivní kvóty | přesune se do levného archivu | uvolní se – smazaný web se do úložiště tenantu nepočítá |
| návrat | odemknutí správcem | reaktivace správcem, zdarma | obnova jen v omezené lhůtě (web 93 dní, skupina 30 dní) |
| kdy se hodí | web doslouží, ale lidé z něj ještě čerpají | obsah je potřeba uchovat, ale nikdo s ním už nepracuje | obsah nemá hodnotu a retence ho nevyžaduje |
Pozor na expiraci skupin Microsoft 365 v Microsoft Entra. Neaktivní skupinu, kterou vlastník neobnoví, smaže – i s webem a týmem. Pro firmy, které chtějí obsah uchovat, je to přesně opačné chování, než od archivace čekají. Vyplatí se zkontrolovat, jestli ji máte zapnutou a jak je nastavená.
Archivace je konec životního cyklu, ne jeho začátek
Samotné tlačítko Archive problém neaktivních webů nevyřeší. Nejtěžší otázka zní: který web archivovat? Odpovědět na ni může jen někdo, kdo web zná – jeho vlastník. A tady většina firem narazí: u starších webů vlastník chybí, odešel, nebo o webu neví.
Archivace proto funguje jen jako poslední krok promyšleného životního cyklu webů:
- Založení s vlastníkem a účelem. Každý nový web má od začátku odpovědného člověka, účel a typ. Weby zakládané bokem, ke kterým se nikdo nehlásí, jsou zdrojem zombie webů číslo jedna.
- Evidence. Seznam webů s vlastníkem, účelem, klasifikací a platností. Bez něj se nedá říct, co je ještě potřeba.
- Platnost a recertifikace. Vlastník jednou za čas potvrdí, že web pořád slouží – nebo že doslouží.
- Hlídání neaktivity a webů bez vlastníka. Web, na který rok nikdo nesáhl, nebo web, jehož vlastník odešel, by měl někdo posoudit.
- Rozhodnutí podle tabulky výše: uzamknout, archivovat, nebo smazat. A u toho zapsat, kdo a kdy rozhodl.
Co na to nabízí Microsoft
SharePoint Advanced Management (SAM) má pro životní cyklus webů tři typy politik:
- Neaktivní weby – sledují aktivitu v SharePointu, Teams, Exchange a Viva Engage a upozorní vlastníky, že web je neaktivní. Vlastník může jedním kliknutím v e-mailu potvrdit, že web potřebuje.
- Vlastnictví webů – hledají weby s nedostatečným počtem vlastníků. Upozornit umí i manažery bývalých vlastníků nebo aktivní členy webu.
- Atestace (pravidelné potvrzení) – vlastníci každé 3, 6 nebo 12 měsíců potvrdí, že web je potřeba a že sedí jeho vlastníci, členové, oprávnění a sdílení.
Když vlastník nereaguje na tři upozornění, která chodí jednou měsíčně, politika umí web přepnout do režimu jen pro čtení a po 3, 6, 9 nebo 12 měsících ho archivovat přes Microsoft 365 Archive (u politiky vlastnictví jen weby, které nemají žádného vlastníka). Politiky lze nejdřív spustit v režimu simulace, který jen vytvoří report.
Podmínkou je základní licence (Office 365 E3, E5 nebo A5, případně Microsoft 365 E1, E3, E5 nebo A5) a k ní SAM. Funkce SAM pro podporu nasazení Copilota dostanete automaticky, když má v organizaci aspoň jeden uživatel licenci Microsoft Copilot. Jinak je potřeba doplněk SharePoint Advanced Management Plan 1 nebo Microsoft 365 E7.
SAM ale řeší hlavně hlídání a vynucování. Nevede žádost o nový web, neeviduje jeho účel ani klasifikaci a nezajistí, že web vůbec vznikne s vlastníkem.
Jak to řešíme my
Právě tuhle část životního cyklu pokrývá naše aplikace Řízené weby. Nový web nebo tým v ní vznikne jen přes žádost a schválení a od první minuty má vlastníka, účel a klasifikaci. Stávající weby z tenantu do ní naimportujete a vlastníka i platnost jim doplníte v evidenci. V katalogu tak máte i weby, které vznikly před nasazením aplikace. Aplikace ukáže weby, kterým platnost skončila nebo brzy skončí, a správce vlastníkovi jedním kliknutím pošle připomínku. Po domluvě s vlastníkem pak správce web recertifikuje nebo mu prodlouží platnost – případně ho v katalogu uzamkne či archivuje. Samotnou archivaci do Microsoft 365 Archive provádí správce SharePointu, ale už ví, který web a proč. Každý krok – žádost, schválení, založení, zámek, archivace – zůstává v historii změn.
S politikami SAM se to nevylučuje. Řízené weby zajistí, že každý nový web má vlastníka, který o něm umí rozhodnout, a u stávajících máte kde ho doplnit. SAM pak hlídá neaktivitu a archivaci může provést automaticky.
Jak začít
- Udělejte inventuru. Kolik máte webů, kolik z nich je neaktivních a kolik nemá vlastníka. Stránka Active sites v SharePoint admin center nebo simulace politik SAM dají první čísla.
- Spočítejte, jestli se archiv vyplatí. Pokud jste pod kvótou úložiště, za archiv nic neplatíte. Pokud ji přesahujete, porovnejte cenu archivu s dokupováním úložiště.
- Zkontrolujte retenci a expiraci skupin. Ať víte, co se smí smazat, co se musí uchovat a jestli se vám něco nemaže samo.
- Nastavte pravidla. Kdy je web neaktivní, kdo rozhoduje, kdy se uzamyká a kdy archivuje. Napište to jednou a srozumitelně.
- Zapněte Microsoft 365 Archive a první vlnu webů archivujte ručně, s předchozím upozorněním vlastníků.
- Hlídejte nové weby od začátku. Bez vlastníka a účelu u nových webů budete stejný úklid dělat znovu za dva roky.
Co si z toho odnést
- Microsoft 365 Archive uchová web se vším všudy – oprávnění, metadata, dohledatelnost i compliance – a přesune ho do levného úložiště. Zaplatíte jen nad kvótou tenantu, reaktivace je zdarma.
- Má svá omezení: publikační weby, huby, týmy s privátními nebo sdílenými kanály a skupiny, které po archivaci webu zůstávají aktivní.
- Archivace není retence ani mazání. Na každou z těch tří věcí je jiný nástroj a vyplatí se je nepomíchat – hlavně pozor na expiraci skupin, která obsah maže.
- Archivace dává smysl jen na konci životního cyklu. Kdo neví, kdo web vlastní a k čemu slouží, nemá podle čeho rozhodnout, co archivovat.
Inventuru webů, nastavení archivace a pravidla životního cyklu řešíme jako součást kontroly prostředí a návrhu governance. Pokud chcete v tenantu udělat pořádek a udržet ho, ozvěte se nám.
Zdroje: Microsoft Learn – Overview of Microsoft 365 Archive, Set up Microsoft 365 Archive, Manage Microsoft 365 Archive, Archive states, Microsoft 365 Archive pricing, Compliance in Microsoft 365 Archive, Pay-as-you-go pricing, SharePoint site lifecycle management, Inactive site policies, Prerequisites for SharePoint Advanced Management, Restore deleted sites, Set expiration for Microsoft 365 groups.