Websites in SharePoint Online archivieren: wie Microsoft 365 Archive funktioniert und wohin es im Lebenszyklus gehört
SharePoint-Websites und Teams werden immer mehr, verschwinden aber fast nie. Microsoft 365 Archive verschiebt sie in günstigeren Speicher und behält Berechtigungen, Metadaten und Auffindbarkeit. Voraussetzungen, Kosten, Grenzen – und warum es ans Ende des Lebenszyklus gehört.
In den meisten Unternehmen ist eine neue SharePoint-Website oder ein neues Team in Teams schnell angelegt: ein Projekt, eine Veranstaltung, eine Ausschreibung, eine Arbeitsgruppe. Entfernen will sie aber niemand. Das Projekt endet, Menschen gehen, die Website bleibt. Nach ein paar Jahren hat der Mandant Hunderte Websites, und bei vielen weiß niemand, ob sie noch gebraucht werden.
Solche Websites sind nicht harmlos. Sie belegen bezahlten Speicher und stehen in der Suche neben aktuellen Dokumenten. Oft haben sie offene Freigaben, die niemand mehr prüft. Und mit Copilot ist eine weitere Sorge hinzugekommen: Veraltete Dokumente können in seine Antworten gelangen.
Löschen will sie niemand – „man weiß ja nie“. Zwischen Löschen und Liegenlassen gibt es aber einen dritten Weg: die Archivierung. Microsoft bietet dafür den Dienst Microsoft 365 Archive. Dieser Artikel fasst zusammen, wie er funktioniert, was er voraussetzt, was er kostet und welchen Platz er im Lebenszyklus von Websites hat.
Was Microsoft 365 Archive ist
Microsoft 365 Archive ist kalter Speicher innerhalb von SharePoint. Eine archivierte Website bleibt mit allem, was sie enthält, im Mandanten – Bibliotheken, Ordner, Dateien, Listen, Berechtigungen und Metadaten. Sie wird aber nicht als aktiver Speicher berechnet, und Benutzer haben keinen direkten Zugriff darauf.
| Was sich nach der Archivierung ändert | Was bleibt |
|---|---|
| der Inhalt ist für niemanden mehr direkt zugänglich | Berechtigungen und alle Metadaten |
| die Website erscheint auf der Seite Archived sites | Auffindbarkeit: normale Suche in Microsoft 365, Purview Content Search und eDiscovery |
| der Speicher wandert vom aktiven Kontingent des Mandanten ins Archiv | Aufbewahrungsrichtlinien, Bezeichnungen, Holds und Überwachung |
| laut Microsoft wird Copilot „nicht mit archivierten Inhalten trainiert“ – das Archiv verwässert seine Antworten also nicht | Daten bleiben in derselben geografischen Region und innerhalb der EU Data Boundary |
In der Praxis heißt das: Ein Dokument aus einer archivierten Website finden Sie in der Suche, öffnen können Sie es aber nicht. Zuerst muss ein Administrator die Website reaktivieren. Danach ist sie wieder so wie vor der Archivierung – samt Berechtigungen, Listen, Seiten und Metadaten. Ausgenommen sind nur Elemente im Papierkorb, deren Frist inzwischen abgelaufen ist, und Inhalte, die eine Aufbewahrungsrichtlinie inzwischen gelöscht hat.
Was Sie für die Archivierung brauchen
Microsoft 365 Archive ist nicht automatisch aktiv. Abgerechnet wird nutzungsbasiert (Pay-as-you-go) über ein Azure-Abonnement:
- Ein Azure-Abonnement und eine Ressourcengruppe für die Abrechnung.
- Pay-as-you-go-Abrechnung im Microsoft 365 Admin Center einrichten.
- Archivierung einschalten: Settings › Org settings › Pay-as-you-go services › Settings › Storage services › Archive und der Schalter SharePoint site archive.
- Website archivieren: im SharePoint Admin Center unter Active sites die Websites auswählen und Archive wählen. Archivierte Websites stehen danach auf der Seite Archived sites.
Archivieren und reaktivieren dürfen ein SharePoint-Administrator oder ein globaler Administrator. Für Massenvorgänge gibt es PowerShell (Set-SPOSiteArchiveState) und Microsoft Graph (noch in der Betaversion).
Microsoft empfiehlt ausdrücklich, Besitzer und Benutzer der Website vorab zu informieren, dass sie den Zugriff verlieren. Technisch ist das eine Kleinigkeit, in der Praxis entscheidet es aber darüber, ob die Archivierung ruhig verläuft oder mit Anrufen beim Helpdesk endet.
Was es kostet
| Posten | Preis (Microsoft-Preisliste) |
|---|---|
| archivierter Speicher | 0,05 USD pro GB und Monat |
| Reaktivierung einer Website | kostenlos (seit 31. März 2025) |
| zum Vergleich: zusätzlicher aktiver SharePoint-Speicher | 0,20 USD pro GB und Monat |
Ein wichtiges Detail: Das Archiv wird nur berechnet, wenn archivierter und aktiver Speicher zusammen das Kontingent übersteigen, das der Mandant mit seinen Lizenzen erhält. Wer im Kontingent bleibt, zahlt für das Archiv nichts. Wer es überschreitet, zahlt nur für den Teil des Archivs über dem Kontingent – 0,05 USD pro GB und Monat, also ein Viertel des Preises für zusätzlichen Speicher. Eine Schätzung für Ihren Mandanten liefert der Kostenrechner von Microsoft.
Die Reaktivierung ist zwar kostenlos, reaktivierte Inhalte lassen sich aber vier Monate lang nicht erneut archivieren. Die Archivierung ist also kein Schalter, den man hin und her umlegt.
Wie die Archivierung abläuft
| Status | Bedeutung | Was möglich ist |
|---|---|---|
| Recently archived | die ersten 7 Tage nach der Archivierung | Reaktivierung erfolgt sofort; die Website kann gelöscht werden |
| Archived | nach 7 Tagen | Reaktivierung dauert bis zu 24 Stunden; die Website kann auch ohne Reaktivierung gelöscht werden |
| Reactivating | Reaktivierung läuft | die Website kann nicht gelöscht werden; danach ist sie wieder bei den aktiven Websites |
Die ersten sieben Tage sind damit ein Sicherheitsnetz – wer merkt, dass er versehentlich archiviert hat, holt die Website sofort zurück.
Was sich nicht archivieren lässt
- Veröffentlichungswebsites (Publishing), Kanalwebsites und einige ältere Vorlagen. Unterstützt werden gängige Teamwebsites (auch mit Microsoft 365-Gruppe), Kommunikationswebsites und mehrere klassische Vorlagen.
- Hubwebsites – deren Registrierung als Hub muss zuerst aufgehoben werden.
- Teams mit privaten oder freigegebenen Kanälen. Das Admin Center blockiert die Archivierung eines solchen Teams. PowerShell oder Graph führen sie zwar aus, archivieren aber nur die Hauptwebsite; die Kanalwebsites bleiben aktiv.
- Bei einer Website mit Microsoft 365-Gruppe wird nur die Website archiviert. Die Gruppe bleibt aktiv.
- OneDrive kann ein Administrator nicht archivieren. Manche OneDrive-Konten, die seit 93 Tagen oder länger ohne Lizenz sind, archiviert der Dienst selbst und rechnet sie anders ab (einschließlich einer Reaktivierungsgebühr).
Neben ganzen Websites kann Microsoft 365 Archive auch einzelne Dateien archivieren. Das hat mehr Einschränkungen (manche Apps kommen mit archivierten Dateien noch nicht richtig zurecht) und ist eine andere Entscheidung – Aufräumen innerhalb einer aktiven Website, nicht das Ende einer Website. Darauf gehen wir hier nicht ein.
Archivierung ist keine Aufbewahrung
Das wird oft verwechselt. Eine Aufbewahrungsrichtlinie in Microsoft Purview legt fest, wie lange Inhalte aufbewahrt werden müssen und wann sie gelöscht werden dürfen – eine rechtliche und Compliance-Pflicht. Die Archivierung regelt, wo Inhalte liegen, wer darauf zugreifen kann und was ihre Speicherung kostet.
Beides wirkt zusammen: Aufbewahrungsrichtlinien, Bezeichnungen und Holds gelten auch für archivierte Inhalte, und eDiscovery findet sie. Die Archivierung ersetzt die Aufbewahrung aber nicht. Eine archivierte Website ohne Aufbewahrungsrichtlinie lässt sich genauso löschen wie eine aktive.
Schreibschützen, archivieren oder löschen?
| Schreibgeschützt (gesperrt) | Archivieren | Löschen (z. B. durch Gruppenablauf) | |
|---|---|---|---|
| Benutzer sehen den Inhalt | ja, können ihn aber nicht ändern | nein, sie finden ihn nur in der Suche | nein |
| Speicher | zählt zum aktiven Kontingent | wandert in den günstigen Archivspeicher | wird frei – eine gelöschte Website zählt nicht zum Speicher des Mandanten |
| Weg zurück | Entsperren durch einen Administrator | Reaktivierung durch einen Administrator, kostenlos | Wiederherstellung nur in einer begrenzten Frist (Website 93 Tage, Gruppe 30 Tage) |
| wann es passt | die Website hat ausgedient, wird aber noch zum Nachschlagen genutzt | der Inhalt muss aufbewahrt werden, aber niemand arbeitet mehr damit | der Inhalt hat keinen Wert und die Aufbewahrung verlangt ihn nicht |
Vorsicht beim Ablauf von Microsoft 365-Gruppen in Microsoft Entra. Er löscht eine inaktive Gruppe, die ihr Besitzer nicht verlängert – samt Website und Team. Für Unternehmen, die Inhalte behalten wollen, ist das genau das Gegenteil dessen, was sie von einer Archivierung erwarten. Es lohnt sich zu prüfen, ob Sie ihn aktiviert haben und wie er eingestellt ist.
Archivierung ist das Ende des Lebenszyklus, nicht sein Anfang
Die Schaltfläche Archive allein löst das Problem inaktiver Websites nicht. Die schwierigste Frage lautet: Welche Website soll archiviert werden? Beantworten kann sie nur jemand, der die Website kennt – ihr Besitzer. Und hier scheitern die meisten Unternehmen: Ältere Websites haben oft keinen Besitzer, der Besitzer ist gegangen oder weiß nichts von der Website.
Die Archivierung funktioniert deshalb nur als letzter Schritt eines durchdachten Lebenszyklus:
- Anlage mit Besitzer und Zweck. Jede neue Website hat von Anfang an eine verantwortliche Person, einen Zweck und einen Typ. Nebenbei angelegte Websites, zu denen sich niemand bekennt, sind die Quelle Nummer eins für Zombie-Websites.
- Ein Verzeichnis. Eine Liste der Websites mit Besitzer, Zweck, Klassifizierung und Gültigkeit. Ohne sie lässt sich nicht sagen, was noch gebraucht wird.
- Gültigkeit und Rezertifizierung. Der Besitzer bestätigt regelmäßig, dass die Website noch genutzt wird – oder dass sie ausgedient hat.
- Inaktivität und Websites ohne Besitzer im Blick behalten. Eine Website, die ein Jahr lang niemand angefasst hat oder deren Besitzer gegangen ist, sollte jemand prüfen.
- Entscheidung nach der Tabelle oben: sperren, archivieren oder löschen. Und dazu festhalten, wer wann entschieden hat.
Was Microsoft dafür bietet
SharePoint Advanced Management (SAM) hat für den Lebenszyklus von Websites drei Arten von Richtlinien:
- Inaktive Websites – verfolgen die Aktivität in SharePoint, Teams, Exchange und Viva Engage und benachrichtigen die Besitzer, dass eine Website inaktiv ist. Der Besitzer kann mit einem Klick in der E-Mail bestätigen, dass er die Website braucht.
- Websitebesitz – finden Websites mit zu wenigen Besitzern. Benachrichtigen können sie auch die Vorgesetzten ehemaliger Besitzer oder aktive Mitglieder der Website.
- Bestätigung (Attestation) – alle 3, 6 oder 12 Monate bestätigen die Besitzer, dass die Website gebraucht wird und dass Besitzer, Mitglieder, Berechtigungen und Freigaben stimmen.
Reagiert der Besitzer auf drei Benachrichtigungen im Monatsabstand nicht, kann eine Richtlinie die Website schreibschützen und sie nach 3, 6, 9 oder 12 Monaten über Microsoft 365 Archive archivieren (bei der Besitzrichtlinie nur Websites ganz ohne Besitzer). Richtlinien lassen sich zunächst im Simulationsmodus ausführen, der nur einen Bericht erstellt.
Voraussetzung ist eine Basislizenz (Office 365 E3, E5 oder A5 bzw. Microsoft 365 E1, E3, E5 oder A5) und dazu SAM. Die SAM-Funktionen zur Unterstützung einer Copilot-Einführung erhalten Sie automatisch, sobald mindestens ein Benutzer im Unternehmen eine Microsoft Copilot-Lizenz hat. Andernfalls brauchen Sie das Add-on SharePoint Advanced Management Plan 1 oder Microsoft 365 E7.
SAM ist aber vor allem für Überwachung und Durchsetzung da. Es bearbeitet keine Anträge auf neue Websites, erfasst weder Zweck noch Klassifizierung einer Website und stellt nicht sicher, dass eine Website überhaupt mit einem Besitzer entsteht.
Wie wir das lösen
Genau diesen Teil des Lebenszyklus deckt unsere Anwendung Gesteuerte Websites ab. Eine neue Website oder ein neues Team entsteht darin nur über Antrag und Genehmigung und hat ab der ersten Minute Besitzer, Zweck und Klassifizierung. Bestehende Websites aus dem Mandanten importieren Sie und ergänzen Besitzer und Gültigkeit im Verzeichnis. So stehen darin auch Websites, die vor der Einführung der Anwendung entstanden sind. Die Anwendung zeigt Websites, deren Gültigkeit abgelaufen ist oder bald abläuft, und ein Administrator schickt dem Besitzer mit einem Klick eine Erinnerung. Nach Absprache mit dem Besitzer rezertifiziert der Administrator die Website oder verlängert ihre Gültigkeit – oder sperrt bzw. archiviert sie im Verzeichnis. Die eigentliche Archivierung in Microsoft 365 Archive führt ein SharePoint-Administrator durch, der nun weiß, welche Website und warum. Jeder Schritt – Antrag, Genehmigung, Anlage, Sperre, Archivierung – bleibt im Änderungsprotokoll.
SAM-Richtlinien schließt das nicht aus. Gesteuerte Websites sorgt dafür, dass jede neue Website einen Besitzer hat, der über sie entscheiden kann, und bietet für bestehende Websites einen Ort, ihn nachzutragen. SAM überwacht dann die Inaktivität und kann automatisch archivieren.
So fangen Sie an
- Bestandsaufnahme machen. Wie viele Websites Sie haben, wie viele davon inaktiv sind und wie viele keinen Besitzer haben. Die Seite Active sites im SharePoint Admin Center oder eine Simulation der SAM-Richtlinien liefern die ersten Zahlen.
- Prüfen, ob sich das Archiv lohnt. Liegen Sie unter Ihrem Speicherkontingent, kostet das Archiv nichts. Überschreiten Sie es, vergleichen Sie den Archivpreis mit dem Zukauf von Speicher.
- Aufbewahrung und Gruppenablauf prüfen. Damit Sie wissen, was gelöscht werden darf, was aufbewahrt werden muss und ob etwas von selbst gelöscht wird.
- Regeln festlegen. Wann eine Website als inaktiv gilt, wer entscheidet, wann gesperrt und wann archiviert wird. Einmal verständlich aufschreiben.
- Microsoft 365 Archive einschalten und die erste Welle von Websites manuell archivieren, nachdem Sie die Besitzer informiert haben.
- Neue Websites von Anfang an steuern. Ohne Besitzer und Zweck bei neuen Websites machen Sie dasselbe Aufräumen in zwei Jahren noch einmal.
Das Wichtigste in Kürze
- Microsoft 365 Archive bewahrt eine Website mit allem Drum und Dran – Berechtigungen, Metadaten, Auffindbarkeit und Compliance – und verschiebt sie in günstigen Speicher. Sie zahlen nur über dem Mandantenkontingent, die Reaktivierung ist kostenlos.
- Es hat Grenzen: Veröffentlichungswebsites, Hubs, Teams mit privaten oder freigegebenen Kanälen und Gruppen, die nach der Archivierung ihrer Website aktiv bleiben.
- Archivierung ist weder Aufbewahrung noch Löschen. Für jedes der drei gibt es ein eigenes Werkzeug, und es lohnt sich, sie nicht zu vermischen – Vorsicht vor allem beim Gruppenablauf, der Inhalte löscht.
- Archivierung ergibt nur am Ende des Lebenszyklus Sinn. Wer nicht weiß, wem eine Website gehört und wozu sie dient, hat keine Grundlage für die Entscheidung.
Bestandsaufnahme von Websites, Einrichtung der Archivierung und Regeln für den Lebenszyklus übernehmen wir im Rahmen unserer Umgebungsprüfung und des Governance-Entwurfs. Wenn Sie in Ihrem Mandanten aufräumen und Ordnung halten wollen, melden Sie sich bei uns.
Quellen: Microsoft Learn – Overview of Microsoft 365 Archive, Set up Microsoft 365 Archive, Manage Microsoft 365 Archive, Archive states, Microsoft 365 Archive pricing, Compliance in Microsoft 365 Archive, Pay-as-you-go pricing, SharePoint site lifecycle management, Inactive site policies, Prerequisites for SharePoint Advanced Management, Restore deleted sites, Set expiration for Microsoft 365 groups.