SharePoint Online für Führungskräfte: Wie Sie den Weg vom Chaos zur Ordnung steuern (Teil 3)
Der abschließende Teil der Miniserie für Führungskräfte. Wie Sie die SharePoint-Transformation wirklich steuern: drei Phasen, wer an den Tisch gehört, Entscheidungen, die Ihnen die IT nicht abnimmt, fünf häufige Fehler und ein Checkpoint nach 90 Tagen.
Im ersten Teil haben wir erklärt, warum SharePoint nicht nur ein „besseres Laufwerk“ ist und warum ohne Regeln Chaos entsteht. Der zweite Teil hat gezeigt, was ein gut geführtes SharePoint dem Unternehmen bringt und wie sich der Wert messen lässt. Bleibt das Schwierigste – und am häufigsten Unterschätzte: wie Sie die Veränderung tatsächlich zu Ende führen.
In diesem Teil geht es um Führung. Nicht um Technik, sondern um die Entscheidungen, Rollen und Phasen, die der Weg vom Chaos zur Ordnung durchläuft. Denn an der Führung – nicht an der Technik – scheitern die meisten Versuche, „SharePoint aufzuräumen“.
Und noch etwas vorab: 2026 zieht das Tempo an. Microsoft schließt in diesem Jahr die neue Generation von SharePoint ab, und KI wird zum normalen Bestandteil der Plattform. Jeder Monat Aufschub bedeutet, dass sich künftige Funktionen – auch die KI-Funktionen – auf das heutige Durcheinander stützen.
Warum das kein IT-Projekt ist
Die häufigste Art, wie eine SharePoint-Transformation scheitert, klingt harmlos: „Das delegieren wir an die IT.“
Die IT kann Berechtigungen einrichten, Websites anlegen und Richtlinien einschalten. Aber sie kann nicht für das Geschäft entscheiden:
- welche Informationen sensibel sind und wer sie sehen darf,
- wie sich das Unternehmen organisiert (Teams, Projekte, Abteilungen),
- welche Prozesse Vorrang haben,
- und was passiert, wenn jemand gegen die Regeln verstößt.
Das sind Managemententscheidungen. Trifft das Management sie nicht, trifft sie der Arbeitsalltag – und wir sind zurück beim Chaos aus dem ersten Teil.
Eine SharePoint-Transformation ist kein Technologieprojekt mit IT-Sponsor. Sie ist eine organisatorische Veränderung mit einem Sponsor aus dem Geschäft und technischer Unterstützung.
Die praktische Folge: Leitet ausschließlich die IT das Projekt, wird es technisch korrekt – und organisatorisch tot sein. Regeln ohne Besitzer aus dem Geschäft setzt niemand durch.
Wie ein realistischer Plan aussieht: drei Phasen
Der Weg zur Ordnung hat in der Praxis drei Phasen. Keine lässt sich überspringen – jede baut auf der vorherigen auf.
Phase 1: Bestandsaufnahme und Aufräumen (Wochen)
Zuerst müssen Sie wissen, was Sie haben. Wie viele Websites es gibt, welche genutzt werden, wo sensible Daten liegen, wer welche Berechtigungen hat, was doppelt und was tot ist.
- Audit des Zustands der Umgebung (technisch und inhaltlich),
- schnelle Erfolge: Archivierung toter Websites, Zurückschneiden offensichtlich falscher Berechtigungen,
- Benennung der größten Risiken.
Das Ergebnis ist kein hübscher Bericht für die Schublade, sondern eine Liste der Entscheidungen, die getroffen werden müssen – sortiert nach Auswirkung.
Phase 2: Regeln und Struktur (Monate)
Erst auf einer erfassten Umgebung ist es sinnvoll, Regeln aufzubauen:
- Informationsarchitektur – wie sich das Unternehmen in SharePoint abbildet,
- Governance – wer was darf, wer wofür verantwortlich ist, wie eine neue Website entsteht,
- Lebenszyklus von Inhalten – was mit einer Website nach Projektende geschieht,
- Vorlagen und Standards, damit Neues gleich richtig entsteht.
Hier findet der größte Qualitätssprung statt – und auch der größte Teil der Managementarbeit. Regeln, die das Management nicht genehmigt und nicht unterstützt, bleiben ein Dokument.
Phase 3: Betrieb und Weiterentwicklung (dauerhaft)
Ordnung ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Betriebszustand:
- neue Websites entstehen gesteuert, alte werden archiviert,
- Berechtigungen werden regelmäßig überprüft,
- Benutzer wissen, wo sie Hilfe finden,
- die Umgebung entwickelt sich weiter – Anwendungen, Automatisierung, schrittweise Einbindung von KI.
Ohne diese Phase lösen sich die Investitionen aus den Phasen 1 und 2 binnen etwa eines Jahres auf. Auf die Entropie ist Verlass.
Wer an den Tisch gehört
Ein kleines Team mit klaren Rollen schlägt einen großen Ausschuss. In der Praxis hat sich bewährt:
- Sponsor aus der Geschäftsleitung – verantwortet das „Warum“, löst Blockaden bei Entscheidungen, hält die Priorität. Ohne ihn friert das Projekt beim ersten Prioritätenkonflikt ein.
- Besitzer der Umgebung – eine Person, für die SharePoint ein Produkt ist, kein Server. Verantwortet Roadmap, Regeln und deren Durchsetzung.
- Inhaltsverantwortliche je Abteilung – Menschen, die ihre Daten und Prozesse verstehen. Sie entscheiden über die Struktur ihrer Bereiche.
- IT – technische Umsetzung, Integration, Sicherheitseinstellungen.
- Botschafter – ein paar Begeisterte quer durch das Unternehmen, die anderen helfen und Rückmeldungen einsammeln.
Beachten Sie, was nicht auf der Liste steht: „alle“. Breite Beteiligung erreichen Sie durch Kommunikation und Botschafter, nicht durch Besprechungen mit zwanzig Teilnehmenden.
Entscheidungen, die Ihnen die IT nicht abnimmt
Das ist der Kern der Managementrolle in der gesamten Transformation. Mindestens diese fünf Entscheidungen müssen außerhalb der IT fallen:
- Klassifizierung von Informationen. Was öffentlich, intern, sensibel ist. Ohne das lassen sich weder Freigaben noch Datenschutz sinnvoll einrichten.
- Richtlinie für externe Freigaben. Mit wem das Unternehmen zusammenarbeitet und wie. Ein pauschales Verbot ist genauso falsch wie eine pauschale Erlaubnis – die Realität umgeht beides.
- Wer Websites und Teams anlegen darf. Freiheit = Tempo + Chaos. Steuerung = Ordnung + Reibung. Wo Sie auf dieser Achse stehen wollen, ist eine Geschäftsentscheidung.
- Aufbewahrung und Archivierung. Wie lange was lebt, was archiviert und was gelöscht wird. Eine rechtliche wie betriebliche Frage.
- Lizenzen und Umfang der Plattform. Welche Benutzergruppen welche Lizenzen erhalten und welche Fähigkeiten der Plattform das Unternehmen tatsächlich einschaltet. (Dass „SharePoint inklusive“ seine Grenzen hat, beschreiben wir an anderer Stelle – fürs Erste genügt: Das ist eine Budgetentscheidung, kein technisches Detail.)
Die gute Nachricht: Keine dieser Entscheidungen erfordert technisches Wissen. Sie erfordern Kenntnis des Unternehmens – und den Mut zu entscheiden.
Fünf Fehler, die wir am häufigsten sehen
- Big Bang. Ein halbes Jahr wird eine große Migration geplant, währenddessen wächst das Chaos und die Menschen verlieren die Geduld. Besser ist ein Vorgehen in Wellen mit schnellen Erfolgen ab dem ersten Monat.
- Regeln ohne Durchsetzung. Das Governance-Dokument existiert, aber neue Websites legt weiterhin an, wer will. Eine Regel, die nicht durchgesetzt wird, ist schlimmer als keine – sie lehrt die Menschen, dass Regeln nicht gelten.
- Null Kommunikation. Die Benutzer erfahren von der Veränderung erst, wenn etwas nicht funktioniert. Akzeptanz ist keine Kampagne am Projektende, sondern laufende Arbeit vom ersten Tag an.
- „Fertig, wir hören auf.“ Das Projekt endet, das Team löst sich auf – und ein Jahr später ist die Umgebung wieder da, wo sie war. Phase 3 ist nicht optional.
- KI vor dem Aufräumen. KI über einer unaufgeräumten Umgebung einzuschalten bedeutet, den Zugang zum Chaos zu beschleunigen – einschließlich der Daten, an die Menschen nicht hätten kommen sollen. KI ist ein Grund, aufzuräumen, kein Weg, das Aufräumen zu überspringen.
Checkpoint: Woran Sie nach 30/60/90 Tagen erkennen, dass es lebt
Die Kennzahlen aus dem zweiten Teil messen den langfristigen Wert. Hier geht es um eine einfachere Frage: Lebt das Projekt überhaupt?
- Nach 30 Tagen: Die Bestandsaufnahme ist fertig, die Risiken sind benannt, die Liste der Entscheidungen liegt vor. Der Sponsor weiß davon.
- Nach 60 Tagen: Erste schnelle Erfolge sind sichtbar (archivierte tote Websites, zurückgeschnittene riskante Freigaben), und die wichtigsten Entscheidungen aus dem Kapitel oben sind getroffen – nicht „in Abstimmung“.
- Nach 90 Tagen: Neue Websites entstehen bereits nach den Regeln, die Benutzer wissen, was passiert und warum, und es gibt einen Besitzer, bei dem alles rund um SharePoint zusammenläuft.
Gilt nach 90 Tagen nichts davon, lebt das Projekt nicht – egal, was in den Besprechungsprotokollen steht.
Was Sie aus der ganzen Serie mitnehmen sollten
- SharePoint ist eine Plattform für die Verwaltung von Unternehmensinhalten – und ohne Regeln wird daraus Chaos (Teil 1).
- Gut geführt, bringt er messbaren Wert: schnellere Prozesse, geringere Risiken, KI-Bereitschaft (Teil 2).
- Und der Weg dorthin ist eine organisatorische Veränderung: drei Phasen, klare Rollen, Managemententscheidungen und Ausdauer (dieser Teil).
Führungskräfte müssen dabei keine Techniker sein. Sie müssen die Entscheidungen verantworten – und sich nicht einreden lassen, dass „die IT das schon löst“.
Die ganze Serie an einem Ort und weiterführende Themen: SharePoint für Führungskräfte – der vollständige Leitfaden.
Möchten Sie wissen, wo Ihr Unternehmen auf diesem Weg steht? Beginnen Sie kostenlos mit dem SharePoint-Vitalitätstest – in wenigen Minuten sehen Sie, wo es hakt. Und wenn Sie die Ergebnisse gemeinsam durchgehen möchten, melden Sie sich bei uns – wir empfehlen die ersten Schritte, die gerade bei Ihnen sinnvoll sind.