SharePoint Online für Führungskräfte: Wie Sie 2026 Wert daraus schöpfen (Teil 2)
Der zweite Teil der Miniserie für Führungskräfte. Der konkrete Nutzen von SharePoint, die Rolle der KI im Jahr 2026, Kennzahlen zur Messung des Ertrags und drei Schritte, die für jedes Unternehmen sinnvoll sind.
Im ersten Teil haben wir erklärt, warum SharePoint ein Schlüsselwerkzeug für jedes moderne Unternehmen ist und warum ohne klare Struktur Chaos entsteht. In dieser Fortsetzung konzentrieren wir uns auf das Wichtigste: wie Sie SharePoint zu einem Werkzeug machen, das den Geschäftsbetrieb tatsächlich unterstützt, Prozesse beschleunigt und messbare Ergebnisse bringt.
Dieser Teil ist praktisch. Sie finden darin konkreten Nutzen, Empfehlungen und Schritte, die Führungskräfte sofort umsetzen können, um 2026 das Maximum aus SharePoint herauszuholen.
SharePoint als echte Unternehmensplattform: Was Führungskräfte erwarten können
Ein richtig konzipiertes SharePoint ist kein „Dokumentenspeicher“, sondern:
- ein Ort für Teams, Projekte und Abteilungen,
- die zentrale Informationsquelle für das ganze Unternehmen,
- eine Plattform für Genehmigungsprozesse,
- ein digitales Werkzeug für HR, IT, Verwaltung und Management,
- ein sicherer Raum für Freigabe und Zusammenarbeit.
Wenn Struktur, Governance und technische Einrichtung funktionieren, wird SharePoint zu einer Stütze der Unternehmensführung, nicht zu einer Komplikation.
Konkreter Nutzen, den SharePoint Führungskräften bringt
1) Eine einheitliche, übersichtliche Umgebung für das ganze Unternehmen
Alle arbeiten nach demselben System – dieselben Namen, dieselbe Struktur, dieselben Regeln. Niemand muss Informationen „irgendwo in Teams“, „im persönlichen OneDrive“ oder „in der E-Mail“ suchen.
2) Schnellere und verlässlichere Prozesse
Genehmigungen, Onboarding, Anträge, Reporting … All das kann direkt in SharePoint laufen, ohne Excel-Tabellen und ohne Handarbeit.
3) Weniger Last für die IT
Ist die Umgebung richtig konzipiert, muss die IT nicht ständig klären: „Wo soll ich das ablegen?“, „Wer soll das sehen?“, „Warum kann ich das nicht freigeben?“, „Wo ist die neueste Version?“
4) Bessere Kontrolle über die Daten und geringere Risiken
Bei einem gut geführten SharePoint wissen Sie genau:
- wer worauf Zugriff hat,
- wer extern freigibt,
- welche Informationen sensibel sind,
- wo das Risiko eines Datenabflusses liegt.
5) Höhere Effizienz der Teams
Dank einer übersichtlichen Struktur verkürzt sich die Zeit für die Informationssuche, Teams arbeiten einheitlicher und schneller, und das Durcheinander um Dokumentversionen verschwindet.
KI im Jahr 2026: Was in Unternehmen wirklich sinnvoll ist
2026 ist das Jahr, in dem KI zum normalen Bestandteil der Unternehmensumgebung wird. Zugleich gilt aber: KI ist nur so gut wie die Daten, die ihr zur Verfügung stehen.
Was bedeutet das für Führungskräfte?
- Das Unternehmen braucht eine gut strukturierte Umgebung, sonst hat die KI nichts, womit sie arbeiten kann.
- Den größten Nutzen bringt KI bei Routinetätigkeiten – Zusammenfassen von Dokumenten, Suche, Vorschläge für nächste Schritte, Vorbereitung von Unterlagen.
- Sicherheit ist entscheidend – Unternehmensdaten dürfen Ihren Microsoft 365-Mandanten nicht verlassen.
Und hier kommen die KI-Assistenten von EasyPortal 365 ins Spiel
Die KI-Assistenten von EasyPortal 365:
- laufen direkt im Mandanten des Kunden,
- senden niemals Unternehmensdaten nach außen,
- können sowohl mit SharePoint-Inhalten als auch mit Prozessen arbeiten,
- beschleunigen die Arbeit von HR, IT und Abteilungsleitungen.
Sichere KI ist 2026 keine „Magie“. Sie ist ein praktisches Werkzeug, das nur dort sinnvoll ist, wo eine hochwertige Informationsumgebung geschaffen wurde.
Wie Sie den Wert von SharePoint tatsächlich messen
Führungskräfte suchen oft die Antwort auf eine einfache Frage: „Woran erkenne ich, dass sich unsere Investition in SharePoint auszahlt?“
Hier sind Beispiele für Kennzahlen, die Unternehmen eine echte Antwort geben:
1) Weniger doppelte Dokumente
Automatisch messbar – das Chaos verschwindet.
2) Schnellere Genehmigungs-Workflows
Typischerweise um 30–70 %, je nach Prozess.
3) Weniger Handarbeit in den Teams
Vor allem bei Anträgen, Verzeichnissen und Reporting.
4) Höhere Akzeptanz bei den Benutzern
Ein Zeichen dafür, dass die Umgebung übersichtlich ist und funktioniert.
5) Auditbereitschaft und geringere Sicherheitsrisiken
Klare Regeln bedeuten weniger Vorfälle und weniger Stress.
Wie Sie anfangen: Drei Schritte, die in jedem Unternehmen sinnvoll sind
Unabhängig von der Größe kann jede Führungskraft auf dieselbe Weise vorgehen:
1) Prüfen, in welchem Zustand SharePoint heute ist
Idealerweise mit einer Leistung wie einem HealthCheck oder einem Security & Compliance Review.
2) Eine klare Struktur und Regeln entwerfen
Informationsarchitektur plus Governance. (Das ist oft der größte Qualitätssprung.)
3) Anwendungen und Erweiterungen einführen, die die tägliche Arbeit lösen
Die Anwendungen und Erweiterungen von EasyPortal 365 lösen konkrete Prozesse, die das Unternehmen bremsen – HR, Betrieb, IT, Management.
Fazit
SharePoint ist 2026 eine grundlegende Unternehmensplattform. Richtig konzipiert, bringt er:
- bessere Unternehmensführung,
- schnellere Prozesse,
- geringere Risiken,
- höhere Effizienz der Teams,
- einen modernen und sicheren Einsatz von KI.
Und genau deshalb lohnt es sich, SharePoint aus Managementsicht Aufmerksamkeit zu schenken – nicht nur aus technischer.
Sie wissen, warum (Teil 1) und was Sie gewinnen (dieser Teil). Bleibt das Schwierigste: Teil 3 – wie Sie den Weg vom Chaos zur Ordnung steuern – Phasen, Rollen, Entscheidungen und die häufigsten Fehler.
Die ganze Serie an einem Ort und weiterführende Themen: SharePoint für Führungskräfte – der vollständige Leitfaden.
Sollen wir gemeinsam den Zustand Ihres SharePoint durchgehen und erste Schritte empfehlen? Melden Sie sich bei uns – wir vereinbaren ein Erstgespräch, aus dem Sie mit einem konkreten Plan herausgehen.