EP365 HR-Portal alles von HR an einem Ort – für Mitarbeitende und für HR
Eine Startseite für Mitarbeitende und ein Arbeitsbereich für HR auf Basis der Apps von EasyPortal 365 – Eintritt und Austritt Schritt für Schritt, was auf wen wartet, Fragen an HR und ein Überblick für das Personalteam. Im Microsoft 365, das Sie bereits haben und bezahlen. Keine fremde Cloud und keine zusätzlichen Passwörter.
Was heute auf HR wartet, ein Kalender der Eintritte, Wechsel und Austritte für sechs Wochen im Voraus und ein Überblick, wer in welcher Phase ist und was noch fehlt. Klicken Sie auf die Demo, um sie zu vergrößern.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
So sieht es in vielen Unternehmen aus, solange HR-Themen in E-Mails, Tabellen und an verschiedenen Orten leben. Nicht weil es jemand schlecht macht – jedes Ding liegt einfach woanders, und niemand sieht das Ganze.
„Der neue Kollege weiß am ersten Tag nicht, wohin, und sein Arbeitsplatz ist nicht bereit.“
Das Onboarding läuft über E-Mails und eine Tabelle. Wer was erledigen muss – HR, IT, die Führungskraft, die Patin oder der Pate – weiß nur, wer die Tabelle gerade offen hat. Was liegen geblieben ist, zeigt sich am ersten Tag.
„Wo finde ich das, und wem schreibe ich?“
Richtlinien im Intranet, Anleitungen in einem freigegebenen Ordner, Urlaub in einem anderen System, eine Frage an HR per E-Mail. Mitarbeitende wissen nicht, wo sie anfangen sollen, und HR beantwortet immer wieder dasselbe.
„Wer fängt nächsten Monat an, und was ist noch offen?“
Der Überblick wird aus Kalender, Postfach und Tabellen zusammengestückelt. Zu genehmigende Abwesenheiten, unbeantwortete Fragen und überfällige Schritte liegen jeweils woanders – HR erfährt davon, wenn sich jemand beschwert.
Was das HR-Portal dagegen tut
Fünf Dinge, bei denen das HR-Portal Mitarbeitenden und HR am meisten hilft. Die vollständige Funktionsliste finden Sie weiter unten in den Details.
Eintritt, Austritt oder Rollenwechsel Schritt für Schritt
HR oder eine Führungskraft weist die Situation im Lebenslagen-Center zu, und alle, die daran beteiligt sind – die mitarbeitende Person, die Führungskraft, die Patin oder der Pate, HR, IT –, erhalten ihre eigenen Schritte mit Fristen. Auf dem Portal sieht die mitarbeitende Person das als Reise mit Meilensteinen, einer Markierung „Sie sind hier“ und Schritten für heute und morgen, zusammen mit Führungskraft, Patin oder Pate und der Person, die die Situation zugewiesen hat. Im HR-Arbeitsbereich sieht HR, wo alle stehen und was noch offen ist.
eine Onboarding-Tabelle und eine Kette von E-Mails ein Plan, jeder sieht seine eigenen Schritte
Was auf Sie wartet – aus allen Apps in einer Liste
Dokumente zur Kenntnisnahme aus Gelenkte Dokumente, eigene Anträge in Absence, die auf Genehmigung warten, eine neue Antwort auf Ihre Frage und Ankündigungen zum Bestätigen. Lässt sich eine Quelle nicht laden, sagt das Portal es – es behauptet nie, dass nichts wartet.
fünf Orte und fünf Benachrichtigungen eine Liste auf der Startseite
Was heute auf HR wartet
Vier Zahlen aus Ihren Apps – überfällige Zuweisungen, Schritte für HR, zu genehmigende Abwesenheiten und Fragen von Mitarbeitenden – mit einem Link dorthin, wo die Sache erledigt wird. Jeder sieht nur die Zahlen, die ihm zustehen.
Fragen: die KI oder einen Menschen
Ein Band auf dem Portal öffnet den KI-Assistenten oder ein Formular für eine vertrauliche Frage an das zuständige Team – die Frage sehen nur die fragende Person und die Bearbeitenden. Den Status ihrer letzten Frage sehen Mitarbeitende direkt im Band.
Ankündigungen mit Lesebestätigung
Veröffentlichen Sie eine wichtige Ankündigung mit der Schaltfläche „Lesen bestätigen“. In der Verwaltung der Ankündigungen sehen Sie dann, wie viele Personen sie bestätigt haben und wer.
Der schnellste Weg: 30 Minuten am Bildschirm.
Keine Firmenpräsentation. Wir teilen den Bildschirm und klicken uns mit Beispieldaten durch das HR-Portal – von der Startseite eines neuen Kollegen über eine Frage an HR bis zur Übersicht der Ein- und Austritte im HR-Arbeitsbereich.
Für alle, die es genauer wissen wollen
Alles Wichtige an einem Ort – Funktionen, ein Vergleich mit den Alternativen, Sicherheit, Preise und Antworten auf häufige Fragen.
Zwei Seiten, eine App
Das Mitarbeiterportal ist eine Website für alle, der HR-Arbeitsbereich eine private Website nur für HR. Das HR-Portal betreibt beide; sie unterscheiden sich in der Layout-Vorlage. Ein Administrator wählt sie in den Einstellungen; eine Vorlage ersetzt das Layout, der Inhalt der Abschnitte bleibt.
Persönliche Übersicht in der Begrüßung
Unter dem Willkommensgruß ein Satz dazu, was auf die angemeldete Person wartet („Heute ist Ihr 3. Tag bei uns…“), und bis zu drei Kennzahlenkarten: Ihr Eintritt oder zugewiesene Situationen, Schritte in Situationen von Kollegen, Dokumente zur Kenntnisnahme, eine Antwort auf Ihre Frage, Ihre Patin oder Ihr Pate und die nächste Veranstaltung. Eine Karte ohne Inhalt entfällt. Im HR-Arbeitsbereich Karten für Eintritte, Austritte und laufende Gruppenzuweisungen.
Ihre Reise und Diese Woche
Eine individuell zugewiesene Situation (Eintritt, Austritt, Rollenwechsel…) als Reise mit Meilensteinen und einer Markierung „Sie sind hier“, darunter die Schritte für heute und morgen und die Personen, die helfen – mit einem Teams-Chat nur einen Klick entfernt. Wer keine Reise hat, sieht Diese Woche: eigene Schritte, die innerhalb von 7 Tagen fällig sind, und die Schritte, die ihm als Führungskraft oder Patin bzw. Pate in Situationen von Kollegen zustehen. Wem nichts zugewiesen ist, der sieht diese beiden Karten nicht.
Ihnen zugewiesen
Laufende Situationen, die Ihnen jemand zugewiesen hat – einzeln oder als Gruppe, etwa eine Schulung für eine ganze Abteilung –, mit Fortschritt, Frist und Ihrem nächsten Schritt. Die dringendsten zuerst, der Rest steht im Lebenslagen-Center; ein Klick öffnet die Zuweisung dort.
Was wartet – aus Ihren Apps
Eine Liste über Apps hinweg: Dokumente zur Kenntnisnahme aus Gelenkte Dokumente (überfällige zuerst), eigene Anträge in Absence, die auf Genehmigung warten, eine neue Antwort auf Ihre Frage oder eine Frage, die noch auf eine Antwort wartet, und Ankündigungen zum Bestätigen. Eine Zeile führt dorthin, wo die Sache erledigt wird – eine Frage zum Reiter Fragen & Ideen in Workplace, sobald das Portal dessen Seite kennt.
Lebenslagen und HR-Inhalte
Karten der Lebenslagen aus dem Center in den Farben der Phasen – vom Eintritt bis zum Austritt. Für den Start stehen fertige tschechische HR-Inhalte bereit: 19 Situationen, 9 davon mit Schrittplan, und 29 Anleitungen. Sie werden per Schaltfläche in das Center geladen, ergänzen immer nur, und HR trägt Kontakte, Systeme und Firmenregeln ein.
Das Band „Fragen“
Links eine Frage an den KI-Assistenten mit Vorschlägen, rechts eine vertrauliche Frage an das zuständige Team, mit Antwortzeit, sofern der Bereich eine hat. Die Frage an die KI wird in die Zwischenablage kopiert, und der KI-Assistent öffnet sich in einem neuen Tab. Eine Frage an einen Menschen entsteht direkt auf dem Portal und lässt sich direkt verlinken; beantwortet wird sie im Reiter Fragen & Ideen in Workplace.
Neuigkeiten, Veranstaltungen und Menschen
Neuigkeiten der Website als Magazin, kommende Veranstaltungen, neue Kollegen mit Fotos und Anerkennungen. Das Lebenslagen-Center kann einen neuen Kollegen aus einem zugewiesenen Onboarding in den Abschnitt Neue Kollegen auf der Hauptseite (Hub) Ihres Intranets übernehmen. Schnelllinks zu Systemen und Diensten lassen sich nach Abteilung, Standort oder Rolle ausrichten.
HR-Arbeitsbereich
Was heute auf HR wartet, ein 6-Wochen-Kalender der Eintritte, Rollenwechsel, Austritte und familiären Situationen, das Board Eintritte und Austritte in vier Spalten (Vorbereitung auf den Eintritt, Onboarding, Rollenwechsel und Rückkehr, Austritt und Elternzeit), der Fortschritt von Gruppenzuweisungen, die Warteschlange, Fragen von Mitarbeitenden, Schnellaktionen und die HR-Bibliothek.
HR-Schnellaktionen
Situation zuweisen, Abwesenheit genehmigen, Situationspläne bearbeiten und Richtlinien – Übersicht für den Auditor führen direkt zur Aktion im Lebenslagen-Center, in Absence und in Gelenkte Dokumente; die Schaltfläche HR-Bibliothek führt in Ihre Bibliothek. Eine App, die Sie nicht haben, bekommt keine Schaltfläche.
Verwaltung und Aussehen
Das Aurora-Design und ein vom Firmen-Hub geerbtes Motiv, eine Oberfläche auf Englisch und Tschechisch und eine Suche mit Strg+K, die zu einem Abschnitt, einer App oder einer Aktion springt. Beispieldaten entstehen nur per Schaltfläche, und neue Versionen aktiviert ein Administrator in den Einstellungen, ohne ein Paket hochzuladen.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Das HR-Portal speichert nur seine Seiteneinstellungen, in einer verborgenen Liste auf der Website in Ihrem Microsoft 365. Die Inhalte der Abschnitte (Ankündigungen, Veranstaltungen, Anerkennungen, neue Kollegen, Schnelllinks) liegen in SharePoint-Listen auf derselben Website, zugewiesene Situationen im Lebenslagen-Center, Anträge in Absence. Das Portal hat keinen eigenen Server und keine eigene Datenbank.
SharePoint-Berechtigungen halten die Grenze
Jeder sieht nur die Zuweisungen, auf die er im Lebenslagen-Center Zugriff hat: die eigenen, Führungskräfte die ihrer Mitarbeitenden, Patinnen, Paten und Schrittverantwortliche die, an denen sie beteiligt sind, HR alle. Die Berechtigungen gelten für jedes Element in SharePoint – das ist kein Ausblenden auf dem Bildschirm.
Vertrauliche Situationen ohne Namen
Bei einer vertraulichen Situation, etwa einem Austritt oder der Elternzeit, zeigt das Portal den Namen nur der zugewiesenen Person. Im HR-Arbeitsbereich nur dort, wo ein Administrator es einschaltet – die Vorlage HR-Arbeitsbereich tut das, deshalb gehört er auf eine Website, auf die nur HR Zugriff hat.
Das Portal zeigt, die Apps entscheiden
Das Portal bestätigt keine Schritte zugewiesener Situationen, keine Kenntnisnahmen von Dokumenten und keine Abwesenheitsanträge – jede Schaltfläche führt in die App, in der die Sache erledigt wird und in der ihre Berechtigungen gelten. Die Zahlen für HR sehen nur diejenigen, denen sie zustehen.
Keine neuen Passwörter
Die Anmeldung erfolgt mit dem Microsoft-Firmenkonto. Das HR-Portal teilt die Rollen Administrator und Inhaltsredaktion mit Workplace auf derselben Website. Verlässt jemand das Unternehmen, sperrt die IT das Konto – und der Zugriff auf das Portal entfällt mit.
Zu uns gelangt nur die Lizenzabfrage
Die App lädt die Datei mit Ihrer Firmenkennung und dem Ablaufdatum und prüft sie in Ihrem Browser. Das HR-Portal sendet uns keine Zuweisungen, Fragen oder Namen; App-Code, Schriften und Versionshinweise laden aus unserem Content Delivery Network. Das HR-Portal selbst ruft keine KI auf – der KI-Assistent ist eine eigene App mit eigenen Regeln.
Der Preis ist der Gesamtpreis – für eine vollständige Lösung
Sie kaufen nicht nur das HR-Portal. Beide Varianten geben Ihnen das gesamte Firmenintranet und seine Verwaltung – Neuigkeiten und Ankündigungen, eine Dokumentübersicht, Lebenslagen der Mitarbeitenden, SharePoint-Monitoring und Regeln (das Komplettpaket) – und dazu das HR-Portal. Der einzige Unterschied ist, ob Sie auch die Abwesenheitsverwaltung und Dokumente zur Kenntnisnahme möchten.
Komplettpaket mit HR-Portal
- Workplace – ein Firmenintranet mit Neuigkeiten, Ankündigungen und Fragen
- Lebenslagen-Center – Eintritt, Austritt, Rollenwechsel Schritt für Schritt
- Meine Dokumente – eine Übersicht aller Dokumente, auf die Sie Zugriff haben, und ein Leitfaden zum Speichern neuer Dateien
- Atlas mit der Erweiterung Governance – SharePoint-Monitoring und die Regeln für den Betrieb
- Gesteuerte Websites – Erstellen von Websites und Teams mit Genehmigung und Verfolgung der Gültigkeit
- Quick Actions – zusätzliche Aktionen im SharePoint-Menü – inklusive
- HR-Portal – das Mitarbeiterportal und der HR-Arbeitsbereich
Davon entfallen 295 € / 495 € / 695 € auf das Komplettpaket und 50 € / 100 € / 150 € auf das HR-Portal; das HR-Portal wird nicht ohne das Komplettpaket verkauft. Abwesenheitsverwaltung und Dokumente zur Kenntnisnahme lassen sich jederzeit ergänzen.
Komplettpaket mit HR-Erweiterung
Dasselbe wie links, dazu Absence und Gelenkte Dokumente
- Workplace – ein Firmenintranet mit Neuigkeiten, Ankündigungen und Fragen
- Lebenslagen-Center – Eintritt, Austritt, Rollenwechsel Schritt für Schritt
- Meine Dokumente – eine Übersicht aller Dokumente, auf die Sie Zugriff haben, und ein Leitfaden zum Speichern neuer Dateien
- Atlas mit der Erweiterung Governance – SharePoint-Monitoring und die Regeln für den Betrieb
- Gesteuerte Websites – Erstellen von Websites und Teams mit Genehmigung und Verfolgung der Gültigkeit
- Quick Actions – zusätzliche Aktionen im SharePoint-Menü – inklusive
- HR-Portal – das Mitarbeiterportal und der HR-Arbeitsbereich
- Absence – Urlaubsanträge, Genehmigungen, ein Teamkalender
- Gelenkte Dokumente – Richtlinien, Kenntnisnahmen, Dokumentensätze für neue Kollegen
Davon entfallen 295 € / 495 € / 695 € auf das Komplettpaket und 195 € / 345 € / 495 € auf die HR-Erweiterung. Einzeln gekauft würde es 595 € / 1.020 € / 1.445 € kosten – mit der HR-Erweiterung sparen Sie 105 € / 180 € / 255 € pro Monat.
Einführung
Die Einführung des HR-Portals umfasst die Einrichtung der Websites Mitarbeiterportal und HR-Arbeitsbereich, die HR-Startinhalte im Lebenslagen-Center, einen Bereich für HR-Fragen mit seiner Absicherung, Rollen und eine Schulung für HR. Die Anpassung von Inhalten und Situationsplänen an die Abläufe Ihres Unternehmens über eine Standardeinführung hinaus wird separat angeboten. Mit der HR-Erweiterung kostet die Einführung insgesamt 1.980 € (zuzüglich Einrichtung von Absence und der Richtlinienkategorien in Gelenkte Dokumente). Das Komplettpaket wird zum Pauschalpreis von 1.495 € / 2.495 € / 3.495 € eingeführt, vorausgesetzt, es besteht Administratorzugriff auf SharePoint und Teams. Leistungen werden je Phase bezahlt: 60 % zu Beginn, 40 % nach Abschluss.
30 Tage Lizenz kostenlos in Ihrem eigenen Mandanten; die Einführung wird nach Preisliste bezahlt. Bestellen Sie innerhalb der 30 Tage, zahlen Sie die Lizenz erst ab dem Bestelldatum.
Stundensatz für Support
Beratung, Anpassungen der Umgebung, Schulungen oder Benutzerunterstützung über die Lizenz hinaus.
Support wird je angefangene 15 Minuten Arbeit abgerechnet. Den voraussichtlichen Umfang nennen wir Ihnen immer vorab.
Ist das HR-Portal ein Personalinformationssystem?
Welche Apps brauche ich für das HR-Portal?
Warum zwei Websites?
Sehen Kollegen, dass ich gehe oder ein Kind erwarte?
Bestätigen Mitarbeitende einen Schritt direkt auf dem Portal?
Antwortet der KI-Assistent aus unseren HR-Richtlinien?
Gilt eine Veröffentlichung auf dem Portal als Zustellung eines Schriftstücks?
Ersetzt das Portal ein Hinweisgebersystem?
Können Menschen ohne Computer das Portal nutzen?
Gibt es das HR-Portal auf Deutsch?
Was kostet das HR-Portal?
Können wir das HR-Portal zuerst ausprobieren?
Was brauchen Sie für die Einführung von uns?
Wie laufen Updates der Anwendung ab?
Das HR-Portal baut auf diesen Apps auf
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Worüber möchten Sie sprechen?
Wählen Sie, was Ihnen gerade am meisten unter den Nägeln brennt. Wir melden uns, gehen Ihre Situation durch und schlagen das weitere Vorgehen vor – inklusive Richtpreis.