EP365 Absence Abwesenheiten ohne Papierkram – Antrag, Genehmigung, Kalender und Übersicht für die Lohnabrechnung
Anträge auf Urlaub, Sick Days, Homeoffice und Arzttermine, Genehmigung, Teamkalender und eine monatliche Übersicht für die Lohnabrechnung – im Microsoft 365, das Sie bereits haben und bezahlen. Ohne fremde Cloud und ohne zusätzliche Passwörter.
Restansprüche in der Übersicht, ein neuer Urlaubsantrag mit sofortiger Zusammenfassung der Tage, der Teamkalender und die Genehmigung eines Antrags mit einem Klick. Klicken Sie auf die Demo, um sie zu vergrößern.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
So sieht es in vielen Unternehmen aus, solange Abwesenheiten über E-Mail und Tabellen laufen. Nicht weil jemand etwas falsch macht – E-Mail und Tabellen wurden einfach nie für Genehmigungen, Restansprüche und Datenschutz gebaut.
„Urlaub wird per E-Mail beantragt, und niemand weiß, wer ihn genehmigt hat.“
Die eine schreibt der Führungskraft, der andere im Chat, der Dritte kommt persönlich vorbei. Die Genehmigung bleibt in irgendeinem Postfach liegen, und die Personalabteilung erfährt vom Urlaub erst, wenn er erfasst werden muss.
„Wie viel Urlaub habe ich noch?“
Mitarbeitende fragen in der Personalabteilung nach, dort wird die Tabelle durchsucht und mit halben Tagen gerechnet. Und wer nächste Woche fehlt, weiß nur, wer sich an jede E-Mail erinnert.
„Am Monatsende tippe ich die Abwesenheiten für die Lohnabrechnung ab.“
Die Übersicht, wer was genommen hat, wird aus E-Mails, Notizen und Kalendern zusammengesetzt. Ein übersehener Antrag oder ein halber Tag zu viel – und die Zahlen stimmen nicht mehr.
Was Abwesenheiten dagegen tut
Fünf Dinge, die Urlaub und Abwesenheiten am schnellsten beruhigen. Die vollständige Funktionsliste finden Sie weiter unten in den Details.
Vom Antrag zur genehmigten Abwesenheit in einem Ablauf
Mitarbeitende wählen die Art und die Tage – bei mehrtägigen Abwesenheiten auch einen halben Tag am Anfang oder am Ende, beim Arzttermin die Uhrzeit von–bis. Die App zählt die Arbeitstage ohne Wochenenden und Feiertage, weist auf Überschneidungen mit eigenen Anträgen hin und benachrichtigt die Genehmigenden per E-Mail. Diese entscheiden mit einem Klick aus der Warteschlange, die antragstellende Person erhält das Ergebnis per E-Mail, und die genehmigte Abwesenheit steht sofort im Teamkalender.
E-Mails, Chat und eine Urlaubstabelle ein Antrag, eine Entscheidung, ein Kalender
Restansprüche, die niemand von Hand ausrechnet
Für Urlaub und Sick Days sehen Mitarbeitende den Anspruch, den Übertrag aus dem Vorjahr, die genommenen Tage und was noch auf Genehmigung wartet. Die Personalabteilung trägt den Jahresanspruch ein, die App zieht Genommenes ab.
„Wie viel Urlaub habe ich noch?“ der Restanspruch auf einen Blick
Sensible Gründe bleiben verborgen
Als sensibel markierte Arten – wir empfehlen das für Krankheit, Sick Days und Arzttermine, es ist ein Häkchen in den Einstellungen – erscheinen im Teamkalender nur als neutraler Eintrag „Abwesenheit“. Die tatsächliche Art steht im gemeinsamen Kalender gar nicht, und die Notiz zum Antrag gelangt weder in den Kalender noch in E-Mails oder die Übersicht für die Lohnabrechnung.
Wer heute, diese Woche, diesen Monat fehlt
Der Teamkalender zeigt Personen nach Tagen, einschließlich Wochenenden und Feiertagen, und eine Karte in der Übersicht listet, wer heute, diese Woche oder diesen Monat abwesend ist. Für die Planung eines Termins muss niemand mehr herumtelefonieren.
Übersicht für die Lohnabrechnung per Klick
Administratoren wählen einen Monat und erhalten eine Tabelle Person × Abwesenheitsart mit Summen, als CSV für Excel herunterladbar. Es zählen nur genehmigte Anträge, und die App weist vorab auf offene hin.
Der schnellste Weg: 30 Minuten am Bildschirm.
Keine Firmenpräsentation. Wir teilen den Bildschirm und klicken uns mit Beispieldaten durch die App – vom Antrag über die Genehmigung und den Teamkalender bis zur Übersicht für die Lohnabrechnung.
Für alle, die es genauer wissen wollen
Alles Wichtige an einem Ort – Funktionen, ein Vergleich mit den Alternativen, Sicherheit, Preise und Antworten auf häufige Fragen.
Abwesenheitsanträge
Art der Abwesenheit, Tage und bei einem einzelnen Tag auch ein halber Tag. Bei mehrtägigen Abwesenheiten lässt sich am Anfang und am Ende ein halber Tag nehmen – wenn Sie vormittags noch arbeiten oder am letzten Tag nachmittags zurückkommen. Stundenbasierte Arten wie der Arzttermin haben eine Uhrzeit von–bis. Die App zählt die Arbeitstage ohne Wochenenden und Feiertage; eine Überschneidung mit einem eigenen Antrag löst nur eine Warnung aus, die Entscheidung liegt bei den Genehmigenden.
Restansprüche und Bearbeitung von Anträgen
Für Urlaub und Sick Days: Anspruch, Übertrag aus dem Vorjahr, genommene Tage und gesondert das, was auf Genehmigung wartet. Offene Anträge können Antragstellende selbst bearbeiten, und sie können einen offenen Antrag oder eine genehmigte, noch nicht begonnene Abwesenheit stornieren.
Genehmigung mit einem Klick
Eine Warteschlange offener Anträge mit Tagen, Anzahl der Tage und Notiz, ein Zähler im Menü und eine Suche, die diakritische Zeichen ignoriert. Eine Ablehnung erfordert eine Begründung, die die antragstellende Person am Antrag und in der E-Mail sieht. Die Genehmigenden erhalten zu jedem neuen Antrag eine E-Mail, die antragstellende Person zur Entscheidung – immer über Microsoft 365, vom Konto der Person, die gehandelt hat.
Teamkalender
Monatsansicht Personen × Tage mit genehmigten Abwesenheiten, Wochenenden und Feiertagen. Die Startseite zeigt, wer heute, diese Woche oder diesen Monat abwesend ist.
Sensible Arten auch in den Daten geschützt
Als sensibel markierte Arten gelangen in den gemeinsamen Kalender nur als neutraler Eintrag „Abwesenheit“. Die tatsächliche Art wird dort gar nicht gespeichert, sie lässt sich also auch mit einer Abfrage außerhalb der App nicht finden. Sensibilität wird je Abwesenheitsart eingeschaltet – wir empfehlen sie für Krankheit, Sick Days und Arzttermine.
Private Anträge
Die Antragsliste hat Berechtigungen auf Elementebene: Mitarbeitende kommen in SharePoint nur an ihre eigenen Anträge, Genehmigende und Administratoren an alle. Die Notiz bleibt beim Antrag.
Ansprüche und Personen
Administratoren tragen den Jahresanspruch der Mitarbeitenden auf Urlaub und Sick Days sowie den Resturlaub aus dem Vorjahr ein und sehen, was alle genommen haben und was ihnen noch bleibt. Gesetzliche Berechnungen und Kürzungen bleiben in Ihrem Lohnabrechnungssystem.
Übersicht für die Lohnabrechnung
Monatliche Tabelle Person × Abwesenheitsart mit Summen je Person und für das Unternehmen auf dem Bildschirm sowie ein CSV-Export für Excel: je Mitarbeiterin und Mitarbeiter die Tage pro Art, die Summe der Tage und die Summe der Stunden. Filter für Monat, Jahr und eine bestimmte Person gelten auch für den Export. Es zählen nur genehmigte Anträge; auf offene weist die App hin.
Abwesenheitsarten, Feiertage und Rollen
Eigene Arten mit Kontingent (Urlaub, Sick Days oder keines), Einheit (Tage oder Stunden), Farbe und Sensibilitätskennzeichen. Tschechische Feiertage für ein gewähltes Jahr einschließlich Ostern werden per Klick ergänzt, betriebliche freie Tage tragen Sie selbst ein. Die Rollen Mitarbeitende, Genehmigende und Administratoren lassen sich einzelnen Personen oder ganzen Entra-ID-Gruppen zuweisen.
Teams und Smartphone
Absence läuft als Registerkarte im Team und als persönliche App in Microsoft Teams. Auf dem Smartphone gibt es eine vereinfachte Ansicht für einen schnellen Antrag oder eine schnelle Genehmigung.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Anträge, Ansprüche, Abwesenheitsarten, Feiertage und der Teamkalender liegen in SharePoint-Listen auf der Website der App in Ihrem Microsoft 365 – unter Ihren Identitäten und Berechtigungen. Die App hat keinen eigenen Server und keine eigene Datenbank und nutzt keine KI.
Anträge auch in den Daten privat
Die Antragsliste hat Berechtigungen auf Elementebene: Normale Mitarbeitende kommen in SharePoint nur an ihre eigenen Anträge, Genehmigende und Administratoren an alle. Das ist kein Verstecken in der App – an einen fremden Antrag kommt man auch mit einem direkten Link nicht heran.
Sensible Gründe schon beim Speichern verborgen
Bei als sensibel markierten Arten erhält der gemeinsame Teamkalender nur einen neutralen Eintrag „Abwesenheit“. Die tatsächliche Art steht dort gar nicht, sie lässt sich also auch mit einer Abfrage außerhalb der App nicht finden. Die Notiz zum Antrag gelangt nie in den Kalender, in E-Mails oder die Übersicht für die Lohnabrechnung.
Die Einrichtung ändern nur Administratoren
Abwesenheitsarten, Feiertage und Jahresansprüche sind durch SharePoint-Berechtigungen geschützt – schreiben darf nur die Administratorengruppe der App, lesen alle, die die App nutzen. Die Einstellungen der App sind ebenso geschützt.
Keine neuen Passwörter
Die Anmeldung erfolgt mit dem Microsoft-Firmenkonto, und E-Mails gehen über Microsoft 365 vom Konto der Person, die gehandelt hat. Verlässt jemand das Unternehmen, erledigt die IT das in einem Schritt – mit dem gesperrten Konto endet auch der Zugriff auf die App.
Zu uns gelangt nur die Lizenzabfrage
Die App lädt die Datei mit der Kennung Ihres Unternehmens und dem Ablaufdatum herunter und prüft sie in Ihrem Browser. Anträge, Namen oder Abwesenheitsgründe sendet die App nicht an uns; App-Code, Schriften und Versionshinweise werden aus unserem Content Delivery Network geladen. Eine Fehlermeldung oder ein Vorschlag erreicht uns per E-Mail nur, wenn eine Person sie absendet.
Monatliche Lizenz nach Unternehmensgröße
Das Abonnement richtet sich nach der Gesamtzahl der internen Benutzer in Ihrem Microsoft 365. Innerhalb einer Größe erhalten Sie den vollen Funktionsumfang der App, ohne Aufpreise für einzelne Funktionen.
Implementierung
Ihre Listen, Rollengruppen und die Berechtigungen auf der Antragsliste legt die App selbst an, sobald ein Website-Administrator sie zum ersten Mal öffnet. Gemeinsam mit Ihnen richten wir dann Abwesenheitsarten, Feiertage, Jahresansprüche, Genehmigende und Rollen ein – und es kann losgehen.
Einen Website-Administrator, der die App zum ersten Mal öffnet, und eine einmalige Freigabe des Zugriffs auf Microsoft Graph im SharePoint Admin Center – ohne sie versendet die App keine E-Mails. Wenn Sie Rollen an Entra-ID-Gruppen vergeben, ist zusätzlich die Zustimmung zu GroupMember.Read.All nötig; eine Gruppe wird nur an ihre eigene E-Mail-Adresse benachrichtigt, und Jahresansprüche werden für Personen eingetragen, die einer Rolle einzeln zugewiesen sind.
Stundensatz für Support
Beratung, Anpassungen der Umgebung, Schulungen oder Benutzerunterstützung über die Lizenz hinaus.
Support wird je angefangene 15 Minuten Arbeit abgerechnet. Den voraussichtlichen Umfang nennen wir Ihnen immer vorab.
Berechnet die App den gesetzlichen Urlaubsanspruch?
Sehen Kolleginnen und Kollegen, dass ich beim Arzt oder krank bin?
Wer genehmigt einen Antrag?
Wie kommen die Abwesenheiten in die Lohnabrechnung?
Trägt die App den Urlaub in Outlook ein?
Funktioniert es in Teams und auf dem Smartphone?
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Gibt es die Oberfläche auf Deutsch?
Was gehört zur Einführung und was kostet die Implementierung?
Wie laufen Updates der Anwendung ab?
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