EP365 Absence dovolené bez papírování – žádost, schválení, kalendář i podklady pro mzdy
Žádosti o dovolenou, sick days, home office i návštěvu lékaře, schvalování, týmový kalendář a měsíční podklady pro mzdovou účetní – v prostředí Microsoft 365, které už máte a platíte. Bez cizího cloudu a bez hesel navíc.
Poznáváte to?
Takhle to vypadá v řadě firem, dokud dovolené běží přes e-mail a tabulku. Ne proto, že by to někdo dělal špatně – e-mail a tabulka nebyly nikdy stavěné na schvalování, zůstatky a soukromí.
„O dovolenou se u nás žádá e-mailem a nikdo neví, kdo ji schválil.“
Jeden napíše vedoucímu, druhý do chatu, třetí se zastaví osobně. Schválení zůstane v něčí poště a HR se o dovolené dozví, až když ji má zapsat.
„Kolik mi ještě zbývá dovolené?“
Zaměstnanec se ptá HR, HR hledá v tabulce a dopočítává půldny. A kdo bude příští týden pryč, ví jen ten, kdo si pamatuje všechny e-maily.
„Na konci měsíce přepisuju absence pro mzdovou účetní.“
Přehled, kdo co čerpal, se skládá z e-mailů, papírků a kalendářů. Stačí jedna přehlédnutá žádost nebo půlden navíc a podklady nesedí.
Co s tím udělá Absence
Pět věcí, kterými se dovolené a nepřítomnosti nejrychleji zklidní. Kompletní přehled funkcí najdete níže v detailech.
Od žádosti ke schválené absenci v jednom toku
Zaměstnanec vybere typ a termín – u vícedenní absence i půlden na začátku nebo na konci, u lékaře čas od–do. Aplikace spočítá pracovní dny bez víkendů a svátků, upozorní na překryv s jinou jeho žádostí a pošle schvalovatelům e-mail. Ti rozhodnou z fronty jedním kliknutím, žadatel dostane výsledek e-mailem a schválená absence se hned objeví v týmovém kalendáři.
e-maily, chat a tabulka s dovolenými jedna žádost, jedno rozhodnutí, jeden kalendář
Zůstatky, které nikdo nepočítá ručně
U dovolené a sick days vidí zaměstnanec nárok, převod z minulého roku, vyčerpané dny i to, co ještě čeká na schválení. Roční nárok zadá HR, čerpání odečítá aplikace sama.
„kolik mi ještě zbývá?“ zůstatek na první pohled
Citlivé důvody zůstanou skryté
Typy označené jako citlivé – doporučujeme nemoc, sick day a lékaře, v Nastavení je to jedno zaškrtnutí – se do týmového kalendáře zapisují jen jako „Nepřítomnost“. Skutečný typ ve sdíleném kalendáři vůbec není a poznámka k žádosti se nepropíše do kalendáře, e-mailů ani podkladů pro mzdy.
Kdo je pryč dnes, tento týden, tento měsíc
Týmový kalendář ukáže lidi po dnech i s víkendy a svátky a karta na přehledu vypíše, kdo chybí dnes, tento týden nebo tento měsíc. Poradu naplánujete bez obvolávání.
Podklady pro mzdy na jedno kliknutí
Správce vybere měsíc a dostane tabulku osoba × typ absence se součty, kterou stáhne jako CSV pro Excel. Jdou do ní jen schválené žádosti a na čekající aplikace upozorní předem.
Nejrychlejší cesta: 30 minut u obrazovky.
Žádná prezentace o firmě. Sdílíme obrazovku a proklikáme aplikaci na ukázkových datech – od žádosti zaměstnance přes schválení a týmový kalendář po podklady pro mzdy.
Pro ty, kdo chtějí vědět víc
Všechno podstatné na jednom místě – funkce, srovnání s alternativami, bezpečnost, ceny i odpovědi na časté dotazy.
Žádost o volno
Typ absence, termín a u jednodenní žádosti i půlden. U vícedenní absence jde vzít půlden na začátku i na konci – když ráno ještě dopracujete nebo se poslední den vrátíte odpoledne. U hodinových typů, třeba u lékaře, se zadává čas od–do. Pracovní dny spočítá aplikace bez víkendů a svátků; překryv s jinou vlastní žádostí jen upozorní, rozhodne schvalovatel.
Zůstatky a úpravy žádostí
U dovolené a sick days: nárok, převod z minulého roku, vyčerpáno a zvlášť to, co čeká na schválení. Čekající žádost si žadatel opraví sám; čekající žádost i dosud nezačatou schválenou absenci může stornovat.
Schvalování jedním kliknutím
Fronta čekajících žádostí s termínem, počtem dní a poznámkou, odznak s počtem v menu a hledání bez ohledu na diakritiku. Zamítnutí vyžaduje důvod, který žadatel uvidí u žádosti i v e-mailu. O nové žádosti dostanou e-mail schvalovatelé, o rozhodnutí žadatel – vždy přes Microsoft 365 z účtu toho, kdo akci provedl.
Týmový kalendář
Měsíční přehled lidé × dny se schválenými absencemi, víkendy a svátky. Na úvodní obrazovce je vidět, kdo je pryč dnes, tento týden nebo tento měsíc.
Citlivé typy chráněné v datech
Typy označené jako citlivé se do sdíleného kalendáře zapisují jen jako „Nepřítomnost“. Skutečný typ tam není, takže ho nelze zjistit ani dotazem mimo aplikaci. Citlivost zapnete u každého typu absence – doporučujeme ji u nemoci, sick day a lékaře.
Soukromé žádosti
Seznam žádostí má oprávnění po položkách: zaměstnanec se v SharePointu dostane jen ke svým žádostem, schvalovatelé a správci ke všem. Poznámka k žádosti zůstává u žádosti.
Nároky a lidé
Správce zadá zaměstnancům roční nárok na dovolenou a sick days a převod dovolené z minulého roku a vidí čerpání a zůstatky celého týmu. Zákonné výpočty a krácení zůstávají ve mzdovém systému.
Podklady pro mzdy
Měsíční tabulka osoba × typ absence se součty za osobu i za firmu na obrazovce a export do CSV pro Excel: za každého zaměstnance dny podle typů, celkem dní a celkem hodin. Filtr měsíce, roku i konkrétního zaměstnance platí i pro export. Jdou do nich jen schválené žádosti, na čekající aplikace upozorní.
Typy absencí, svátky a role
Vlastní typy s fondem (dovolená, sick days, nebo žádný), jednotkou (dny, nebo hodiny), barvou a citlivostí. Státní svátky pro zvolený rok včetně Velikonoc doplníte jedním tlačítkem, firemní volna přidáte ručně. Role zaměstnance, schvalovatele a správce přiřadíte osobám i celým skupinám Entra ID.
Teams a telefon
Absence běží jako záložka týmu i jako osobní aplikace v Microsoft Teams. Na telefonu nabídne zjednodušené zobrazení pro rychlou žádost a schválení.
Data zůstávají u vás
Žádosti, nároky, typy absencí, svátky i týmový kalendář jsou v seznamech SharePointu na webu aplikace ve vašem Microsoft 365, pod vašimi identitami a oprávněními. Aplikace nemá vlastní server ani databázi a nepoužívá AI.
Žádosti soukromé i v datech
Seznam žádostí má oprávnění po položkách: běžný zaměstnanec se v SharePointu dostane jen ke svým žádostem, schvalovatelé a správci ke všem. Nejde o skrytí v aplikaci – cizí žádost nenajde ani přímým odkazem.
Citlivé důvody se maskují už při zápisu
U typů označených jako citlivé se do sdíleného týmového kalendáře zapíše jen „Nepřítomnost“. Skutečný typ tam vůbec není, takže ho nelze zjistit ani dotazem mimo aplikaci. Poznámka k žádosti se nepropíše do kalendáře, e-mailů ani podkladů pro mzdy.
Nastavení mění jen správci
Typy absencí, svátky a roční nároky chrání přímo oprávnění SharePointu – zapisuje je jen skupina správců aplikace, číst je může každý, kdo aplikaci používá. Stejně je chráněné i nastavení aplikace.
Žádná nová hesla
Lidé se přihlašují svým firemním účtem Microsoft a e-maily odcházejí přes Microsoft 365 z účtu toho, kdo akci provedl. Odchod zaměstnance vyřeší IT jedním krokem – zablokováním účtu zmizí i přístup k aplikaci.
K nám jde jen dotaz na licenci
Soubor s identifikací firmy a datem platnosti si aplikace stáhne a ověří u vás v prohlížeči. Žádosti, jména ani důvody nepřítomnosti nám aplikace neposílá; z naší distribuční sítě se načítá kód aplikace, písma a přehled novinek. Hlášení chyby nebo nápadu nám přijde e-mailem, jen když ho uživatel sám odešle.
Měsíční licence podle velikosti firmy
Výše předplatného se odvíjí od celkového počtu uživatelů ve vašem Microsoft 365. V rámci dané velikosti získáte celý rozsah aplikace, bez příplatků za jednotlivé funkce.
Implementace
Seznamy, skupiny rolí i oprávnění seznamu žádostí si aplikace založí sama, když ji poprvé otevře správce webu. Pak doplníte typy absencí, státní svátky (jedním tlačítkem), roční nároky a role – a můžete začít.
Správce webu, který aplikaci poprvé otevře, a jednorázové schválení přístupu k Microsoft Graphu v Centru pro správu SharePointu – bez něj aplikace neposílá e-maily. Pokud role přidělíte skupinám Entra ID, schvaluje se navíc oprávnění GroupMember.Read.All; skupina dostane upozornění jen na svou e-mailovou adresu a roční nárok zadáte lidem přidaným do role jednotlivě.
Cena podpory
Konzultace, úpravy prostředí, zaškolení nebo podpora uživatelů nad rámec licence.
Podpora se účtuje za každých započatých 15 minut práce. O předpokládaném rozsahu vás vždy informujeme předem.
Počítá aplikace zákonný nárok na dovolenou?
Uvidí kolegové, že jsem u lékaře nebo nemocný?
Kdo žádost schvaluje?
Jak se absence dostanou do mezd?
Zapisuje aplikace dovolenou do Outlooku?
Funguje to v Teams a na telefonu?
Kde jsou uložená naše data?
Co je potřeba k nasazení a kolik stojí implementace?
Jak probíhají aktualizace aplikace?
K Absenci se hodí
Čtěte také na blogu
Potřebujete napřed udělat v SharePointu pořádek? Prohlédněte si služby – audit, governance a péče
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.