Absence· aplikace pro Microsoft 365

Absence: Dovolená schválená jedním kliknutím.
A zůstatek vidí každý sám.

Zaměstnanec požádá o volno, schvalovatel rozhodne jedním kliknutím a schválená absence se hned objeví v týmovém kalendáři – a na konci měsíce máte podklady pro mzdy.

Pro koho Firmy, které řeší dovolené e-mailem a tabulkou dovolená, sick days, home office i lékař

Kolik stojí od 1 500 Kč měsíčně za firmu podle počtu uživatelů

Nasazení Implementace 4 400 Kč jednorázově seznamy a oprávnění si aplikace založí sama

Ukažte mi to – 30 minut online → Jak to funguje

Běží ve vašem Microsoft 365 – bez cizího cloudu a bez hesel navíc.

Kdo je pryč tento týdenPřehled · 6.–10. 10.

Týden

3kolegové mají tento týden schválenou absenci

JN Jana Nováková ✓ dovolená 7.–9. 10.

PD Petr Dvořák ✓ Nepřítomnost 8. 10.

MK Martin Král ✓ home office 10. 10.

Citlivé typy jen jako „Nepřítomnost“ Podklady pro mzdy (CSV)

Domluvit ukázku

Jak to funguje

Tři kroky, které zvládne každý.

Celý postup se vejde do jednoho odstavce – a stejně snadno ho zvládnou vaši lidé.

Zaměstnanec požádá

Vybere typ a termín – i půlden nebo u lékaře čas od–do. Pracovní dny spočítá aplikace bez víkendů a svátků.
Zůstatek vidí hned na přehledu
Schvalovatel rozhodne

O nové žádosti dostane e-mail a rozhodne z fronty jedním kliknutím. Zamítnutí má vždy důvod.
Žadatel dostane výsledek e-mailem
Tým i mzdy mají přehled

Schválená absence je hned v týmovém kalendáři. Na konci měsíce správce stáhne podklady pro mzdy jako CSV.
Citlivé typy jen jako „Nepřítomnost“

Ukázka z aplikace

Jak to vypadá v praxi

Zůstatky na přehledu, nová žádost o dovolenou s okamžitým souhrnem dnů, kalendář týmu a schválení žádosti jedním klikem.

Co se změní

Dnes vs. s Absencí

Takhle to vypadá v řadě firem, dokud dovolené běží přes e-mail a tabulku.

Dnes „O dovolenou se žádá e-mailem. Kdo ji schválil?“Jeden napíše vedoucímu, druhý do chatu, třetí se zastaví osobně. Schválení zůstane v něčí poště.

S aplikací Jedna žádost, jedno rozhodnutíSchvalovatel rozhodne z fronty jedním kliknutím a schválená absence je hned v týmovém kalendáři.

Dnes „Kolik mi ještě zbývá dovolené?“HR hledá v tabulce a dopočítává půldny. Kdo bude příští týden pryč, ví málokdo.

S aplikací Zůstatek na první pohledNárok, převod z minulého roku, čerpání i čekající žádosti – a na přehledu, kdo chybí dnes, tento týden nebo měsíc.

Dnes „Na konci měsíce přepisuju absence pro mzdovou účetní.“Přehled se skládá z e-mailů, papírků a kalendářů. Jedna přehlédnutá žádost a podklady nesedí.

S aplikací Podklady pro mzdy na jedno kliknutíTabulka osoba × typ absence se součty jako CSV pro Excel – jen schválené žádosti, na čekající aplikace upozorní.

Nejrychlejší cesta

30 minut u obrazovky, bez prezentace o firmě

5 minVaše dnešní praxe – jak se u vás žádá o volno a kdo co schvaluje
10 minŽádost, zůstatky a týmový kalendář očima zaměstnance
10 minSchvalování, nároky a podklady pro mzdy očima vedoucího a HR
5 minCo by nasazení znamenalo u vás + cena

Vybrat si termín ukázky → Zdarma a bez závazku · online v Teams

11 oblastí – kliknutím zobrazíte podrobnosti

Žádost o volno

Typ absence, termín a u jednodenní žádosti i půlden. U vícedenní absence jde vzít půlden na začátku i na konci – když ráno ještě dopracujete nebo se poslední den vrátíte odpoledne. U hodinových typů, třeba u lékaře, se zadává čas od–do. Pracovní dny spočítá aplikace bez víkendů a svátků; překryv s jinou vlastní žádostí jen upozorní, rozhodne schvalovatel. Jedna žádost může trvat nejvýš rok – delší nepřítomnost zadáte jako několik navazujících žádostí.

Odkaz rovnou na novou žádost

Z intranetu, e-mailu nebo z kroku v Centru životních situací může vést odkaz přímo na formulář nové žádosti – i s předvybraným typem, třeba dovolenou. Když typ z odkazu v aplikaci není, formulář žádný jiný nepředvybere a požádá o výběr, aby nikdo omylem neodeslal jiný druh absence.

Zůstatky a úpravy žádostí

U dovolené nárok, převod z minulého roku, vyčerpáno a zvlášť to, co čeká na schválení; u sick days nárok, vyčerpáno a čekající. Dovolená přes Nový rok se odečte ze zůstatků obou let – každému roku jen dny, které na něj připadnou. Čekající žádost si žadatel opraví sám; čekající žádost i dosud nezačatou schválenou absenci může stornovat.

Schvalování jedním kliknutím

Fronta čekajících žádostí s termínem, počtem dní a poznámkou, odznak s počtem v menu a hledání bez ohledu na diakritiku. Zamítnutí vyžaduje důvod, který žadatel uvidí u žádosti i v e-mailu. O nové žádosti dostanou e-mail schvalovatelé, o rozhodnutí žadatel – vždy přes Microsoft 365 z účtu toho, kdo akci provedl.

Týmový kalendář

Měsíční přehled lidé × dny se schválenými absencemi, víkendy a svátky; absence přes přelom měsíce je vidět v obou měsících. Na úvodní obrazovce je vidět, kdo je pryč dnes, tento týden nebo tento měsíc.

Citlivé typy chráněné v datech

Typy označené jako citlivé se do sdíleného kalendáře zapisují jen jako „Nepřítomnost“ – hodinová absence, třeba u lékaře, i bez času a počtu dní. Skutečný typ tam není, takže ho nelze zjistit ani dotazem mimo aplikaci. Výchozí typy nemoc, sick day a lékař jsou citlivé rovnou; když typ s takovým názvem založíte ručně, citlivost se předvyplní a správce ji může vypnout. Zapnout ji jde u kteréhokoli typu.

Soukromé žádosti

Seznam žádostí má oprávnění po položkách: zaměstnanec se v SharePointu dostane jen ke svým žádostem, schvalovatelé a správci ke všem. Poznámka k žádosti zůstává u žádosti.

Nároky a lidé

Správce zadá zaměstnancům roční nárok na dovolenou a sick days a převod dovolené z minulého roku a vidí čerpání a zůstatky celého týmu. Zákonné výpočty a krácení zůstávají ve mzdovém systému.

Podklady pro mzdy

Měsíční tabulka osoba × typ absence se součty za osobu i za firmu na obrazovce a export do CSV pro Excel: za každého zaměstnance dny podle typů, celkem dní a celkem hodin. Filtr měsíce, roku i konkrétního zaměstnance platí i pro export. Jdou do nich jen schválené žádosti, na čekající aplikace upozorní. Absence přes přelom měsíce i roku se rozdělí po dnech – do každého měsíce jdou jen dny, které na něj připadnou.

Typy absencí, svátky a role

Tlačítko „Doplnit výchozí typy“ doplní osm běžných typů – dovolenou, sick day, nemoc, home office, lékaře, služební cestu, náhradní a neplacené volno; typy, které už máte, nemění. Další typy přidáte ručně, s fondem (dovolená, sick days, nebo žádný), jednotkou (dny, nebo hodiny), barvou a citlivostí. Státní svátky pro zvolený rok včetně Velikonoc doplníte jedním tlačítkem, firemní volna přidáte ručně. Role zaměstnance, schvalovatele a správce přiřadíte osobám i celým skupinám Entra ID.

Teams a telefon

Absence běží jako záložka týmu i jako osobní aplikace v Microsoft Teams. Na telefonu nabídne zjednodušené zobrazení pro rychlou žádost a schválení.

Oblast

EP365 Absence

E-mail a Excel

Formulář a Power Automate

HR systém v cloudu

Data ve vašem Microsoft 365

ano, kompletně

soubory a pošta

ano

cizí cloud

Zůstatek dovolené na první pohled

nárok, převod, čerpání

ručně v tabulce

nutno dostavět

ano

Pracovní dny bez víkendů a svátků

spočítá sama, i půldny

ručně

nutno dostavět

ano

Schválení s důvodem zamítnutí

ano, i v e-mailu

odpovědí v e-mailu

podle toku

ano

Týmový kalendář s maskováním citlivých typů

citlivé typy jako „Nepřítomnost“

kdo má soubor, vidí vše

nutno nastavit

podle produktu

Podklady pro mzdy

CSV za měsíc

ruční přepis

export ze seznamu

ano

Zákonný nárok a krácení

ne – nárok zadá HR

ručně

zpravidla ano

Nasazení

implementace za 4 400 Kč

hned

stavba a ladění toků

zavedení nového systému

Data zůstávají u vás

Žádosti, nároky, typy absencí, svátky i týmový kalendář jsou v seznamech SharePointu na webu aplikace ve vašem Microsoft 365, pod vašimi identitami a oprávněními. Aplikace nemá vlastní server ani databázi a nepoužívá AI.

Žádosti soukromé i v datech

Seznam žádostí má oprávnění po položkách: běžný zaměstnanec se v SharePointu dostane jen ke svým žádostem, schvalovatelé a správci ke všem. Nejde o skrytí v aplikaci – cizí žádost nenajde ani přímým odkazem.

Citlivé důvody se maskují už při zápisu

U typů označených jako citlivé se do sdíleného týmového kalendáře zapíše jen „Nepřítomnost“. Skutečný typ tam vůbec není, takže ho nelze zjistit ani dotazem mimo aplikaci. Poznámka k žádosti se nepropíše do kalendáře, e-mailů ani podkladů pro mzdy.

Nastavení mění jen správci

Typy absencí, svátky a roční nároky chrání přímo oprávnění SharePointu – zapisuje je jen skupina správců aplikace, číst je může každý, kdo aplikaci používá. Stejně je chráněné i nastavení aplikace.

Žádná nová hesla

Lidé se přihlašují svým firemním účtem Microsoft a e-maily odcházejí přes Microsoft 365 z účtu toho, kdo akci provedl. Odchod zaměstnance vyřeší IT jedním krokem – zablokováním účtu zmizí i přístup k aplikaci.

K nám jde jen dotaz na licenci

Soubor s identifikací firmy a datem platnosti si aplikace stáhne a ověří u vás v prohlížeči. Žádosti, jména ani důvody nepřítomnosti nám aplikace neposílá; z naší distribuční sítě se načítá kód aplikace, písma a přehled novinek. Hlášení chyby nebo nápadu nám přijde e-mailem, jen když ho uživatel sám odešle.

Licence

Měsíční licence podle velikosti firmy

Do 25 uživatelů M365

1 500 Kč / měsíc

26–70 uživatelů M365

2 500 Kč / měsíc

71–150 uživatelů M365

3 500 Kč / měsíc

Více než 150 uživatelů M365

Individuálně

Výše předplatného se odvíjí od celkového počtu interních uživatelů ve vašem Microsoft 365. V rámci dané velikosti získáte celý rozsah aplikace, bez příplatků za jednotlivé funkce.

Mám zájem o licenci

Nasazení

Implementace

4 400 Kč jednorázově

Seznamy, skupiny rolí i oprávnění seznamu žádostí si aplikace založí sama, když ji poprvé otevře správce webu. S vámi pak nastavíme typy absencí, státní svátky, roční nároky, schvalovatele a role – a můžete začít.

Co je potřeba od vás

Správce webu, který aplikaci poprvé otevře, a jednorázové schválení oprávnění aplikace pro Microsoft Graph v Centru pro správu SharePointu – aplikace o ně požádá najednou. Bez nich neposílá e-maily a nepozná role přidělené skupinám Entra ID. Skupina dostane upozornění jen na svou e-mailovou adresu a roční nárok zadáte lidem přidaným do role jednotlivě.

Rozšířená podpora

Cena podpory

2 200 Kč / hodinu

Konzultace, úpravy prostředí, zaškolení nebo podpora uživatelů nad rámec licence.

Jak počítáme cenu podpory

Podpora se účtuje za každých započatých 15 minut práce. O předpokládaném rozsahu vás vždy informujeme předem.

Uvedené ceny jsou bez DPH

Počítá aplikace zákonný nárok na dovolenou?

Ne. Roční nárok na dovolenou a sick days zadává HR a aplikace hlídá čerpání a zůstatek. Krácení dovolené a zákonné výpočty zůstávají ve mzdovém systému – EP365 Absence není mzdový systém, docházka ani personální systém.

Uvidí kolegové, že jsem u lékaře nebo nemocný?

Ne, pokud je typ citlivý. Výchozí typy nemoc, sick day a lékař jsou citlivé rovnou, a když typ s takovým názvem založíte ručně, citlivost se předvyplní – správce ji může vypnout. U ostatních typů je to v Nastavení jedno zaškrtnutí. Do týmového kalendáře se pak zapisuje jen „Nepřítomnost“, u lékaře i bez času, a poznámka zůstává u žádosti. Skutečný typ vidíte vy, schvalovatelé a správci aplikace.

Kdo žádost schvaluje?

Schvalovatelé, které určíte v Nastavení – jednotlivé kolegy nebo celou skupinu Entra ID –, a správci aplikace. Schvalování má jedno kolo a schvalovatel vidí všechny čekající žádosti ve firmě, ne jen svého týmu. Automatické směrování na nadřízeného, zastupování ani víceúrovňové schvalování aplikace zatím nemá.

Jak se absence dostanou do mezd?

Správce vybere měsíc – případně rok nebo konkrétního zaměstnance – a stáhne podklady pro mzdy jako CSV pro Excel: za každého zaměstnance dny podle typů, celkem dní a celkem hodin. Obsahují jen schválené absence podle filtru na obrazovce; na čekající žádosti aplikace upozorní. Absence přes přelom měsíce i roku se rozdělí po dnech: dovolená od 29. 9. do 3. 10. se do zářijových podkladů započítá jen zářijovými dny a do říjnových říjnovými. Přímé napojení na konkrétní mzdový program zatím není.

Jak dlouhá může být jedna žádost?

Nejvýš rok – delší nepřítomnost zadáte jako několik navazujících žádostí. Žádost přes přelom měsíce nebo roku je v pořádku: týmový kalendář ji ukáže v obou měsících, podklady pro mzdy ji rozdělí po dnech a dovolená přes Nový rok se odečte ze zůstatků obou let.

Zapisuje aplikace dovolenou do Outlooku?

Zatím ne. Kdo je kdy pryč, ukazuje týmový kalendář a přehled v aplikaci.

Funguje to v Teams a na telefonu?

Ano. Absence běží jako záložka týmu i jako osobní aplikace v Microsoft Teams a na telefonu nabídne zjednodušené zobrazení pro rychlou žádost a schválení.

Kde jsou uložená naše data?

Ve vašem Microsoft 365, v seznamech SharePointu na webu aplikace. K nám jde jen dotaz na licenci – soubor s identifikací firmy a datem platnosti si aplikace stáhne a ověří u vás v prohlížeči. Aplikace nepoužívá AI ani vlastní server.

Co je potřeba k nasazení a kolik stojí implementace?

Implementace stojí jednorázově 4 400 Kč. Aplikaci přidáte do svého Microsoft 365 a poprvé ji otevře správce webu – seznamy, skupiny rolí i oprávnění seznamu žádostí si založí sama. S vámi pak nastavíme typy absencí, státní svátky, roční nároky, schvalovatele a role. Chcete-li si aplikaci nejdřív vyzkoušet, testovací data vytvoříte v Nastavení jedním tlačítkem.

Jak probíhají aktualizace aplikace?

Balíček nahrajete do App Catalogu jen jednou. Nové verze se pak načítají samy a správce je řídí přímo v aplikaci – v Nastavení na kartě Správa verzí může verzi připnout nebo se vrátit ke starší. Žádné opakované nasazování balíčků: novinky vydáváme průběžně – bez připnuté verze je web dostane automaticky, s připnutou je zapnete, až budete chtít.