EP365 Centrum životních situací vše k jedné situaci na jednom místě
Znalostní centrum tříděné podle toho, co zaměstnanec právě řeší – nováček, dovolená, mateřská, služební cesta, odchod. U každé situace návody krok za krokem, checklisty, formuláře i kontakt na garanta. Místo hledání ve složkách jeden srozumitelný rozcestník. Vše ve vašem Microsoft 365.
Rozcestník s cestou zaměstnance organizací, detail situace s garantem, článek s checklistem, který si odškrtáváte, a přehled plnění pro vedoucí. Kliknutím ukázku zvětšíte.
Poznáváte to?
Tohle nám říkají firmy dřív, než nasadí Centrum. Ne proto, že by lidé byli nešikovní – ale protože směrnice, sdílené složky a chat nikdy nebyly stavěné na to, aby člověku poradily podle situace, kterou zrovna řeší.
„Nový kolega neví, kde vůbec začít.“
Onboarding je e-mailová štafeta a odkazy na deset různých míst. Nováček stráví první týden hledáním, koho se na co zeptat – a na půlku věcí stejně zapomene.
„Postup k dovolené? Ten je někde ve směrnici.“
Návod je ve směrnici, formulář jinde, kontakt na HR v chatu. Zaměstnanec neví, co všechno k situaci patří, ani jestli je verze aktuální.
„Na tohle se HR ptají pořád dokola.“
Stejné dotazy: jak na služební cestu, co při stěhování, kam s pracovním úrazem. Odpovědi existují, jen nejsou na jednom srozumitelném místě podle situace.
Co s tím udělá Centrum situací
Pět věcí, které lidem nejrychleji ušetří hledání i dotazy na HR. Kompletní přehled funkcí najdete níže v detailech.
Rozcestník podle životních situací
Místo hledání ve složkách a útvarech vidí zaměstnanec situace, které řeší jako člověk: nástup, rozvoj, každodenní provoz, rodina, zdraví, změna, odchod. Klikne na svou situaci a má pohromadě vše, co k ní patří. Které situace a v jakém pořadí, si spravujete sami.
Hledání ve složkách a směrnicích jeden srozumitelný rozcestník situací
Návody krok za krokem s osobním postupem
Návod nese checklist – kroky, které si odškrtáváte. Postup se ukládá u každého zvlášť, takže průvodce pokračuje tam, kde jste přestali. Karta „Váš postup“ u situace shrne, kolik toho máte hotového.
Návod v PDF, který nikdo nedočte průvodce, který si pamatuje, kde jste skončili
Garant u každé situace
Každá situace má konkrétní kontaktní osobu – HR partnera, IT podporu, referenta BOZP. E-mail i telefon na jeden klik. Konec dohadování, koho se vlastně zeptat.
HR publikuje se schválením
Autor napíše návod nebo jen odkáže na existující dokument a odešle ke schválení. Vedoucí dostane e-mail, schválí – autorovi přijde potvrzení. Do té doby článek nikdo nevidí.
Přehled, co lidem chybí
Anonymní statistika ukáže, co lidé hledali a nenašli. Doplníte přesně ten obsah, který reálně chybí – místo hádání, co napsat. Články bez revize déle než rok se samy označí „K revizi“.
Nejrychlejší cesta: 30 minut u obrazovky.
Žádná prezentace o firmě. Sdílíme obrazovku a proklikáme aplikaci na vzorových situacích – uvidíte přesně to, co by viděli vaši lidé i vaše HR.
„Onboarding se z e-mailové štafety změnil na jeden checklist. A z přehledu hledání vidíme přesně, jaký obsah lidem ještě chybí – místo abychom to hádali.“
Výrobní firma · 180 zaměstnanců · správu vede HR a interní komunikace
Nasazení proběhlo za jeden den, bez vývojáře. Poskládali jsme 14 výchozích situací a naplnili přes 40 návodů. HR se správu naučilo na jednom workshopu.
Pro ty, kdo chtějí vědět víc
Všechno podstatné na jednom místě – funkce, srovnání s alternativami, bezpečnost, ceny i odpovědi na časté dotazy.
Rozcestník podle situací
Situace seřazené podle fáze pracovního cyklu – začátky, rozvoj, každodenní, rodina, zdraví, změna, konec. Situace i jejich pořadí spravuje správce, populární jsou nahoře. Na začátek pomůže HR startovní obsah: jedním tlačítkem nahrajete 19 situací, 29 návodů s oporou v zákoníku práce (jako koncepty k doplnění) a plány pro nástup, odchod, rodičovskou i povinná školení.
Návody, checklisty a formuláře
Obsah skládáte přímo v Centru z bloků, nebo jen odkážete na existující stránku, dokument či systém. Sedm typů: návod, checklist, formulář, video, FAQ, směrnice, šablona.
Blokový editor obsahu
Návod poskládáte z bloků jako stavebnici: formátovaný text, nadpisy, obrázky, videa, zvýrazněné tipy a oddělovače. Obrázek nahrajete rovnou z počítače, video ze SharePointu se přehraje přímo v článku – odkaz na Stream či YouTube se vloží jako karta. Bloky lze libovolně přeskládat. Žádné HTML, žádný vývojář.
Znalosti pro AI asistenta
Schválený návod se volitelně publikuje jako Markdown soubor do vaší SharePoint knihovny, odkud ho čte EP365 AI Asistent se zapnutým zdrojem SharePoint. Zaměstnanec se pak zeptá vlastními slovy – „co mám zařídit před služební cestou?“ – a dostane odpověď s odkazem na váš návod. Publikuje se výhradně schválený obsah a při každé změně se soubor aktualizuje sám. Asistent tak nikdy necituje koncept ani starou verzi.
Správa obsahu na jedné ploše
Vlevo situace seskupené podle fází, vpravo vybraná situace i se svými návody, garanty a plánem. Návod z knihovny nebo garanta připojíte přímo u situace a přehled „K doplnění“ ukáže situace bez garanta nebo bez návodu i návody, které nejsou v žádné situaci. Upravit můžete i přímo od obsahu: tlačítkem na detailu situace i návodu, tužkou u každého návodu v seznamu.
Průvodci krok za krokem
Návod může nést checklist s odškrtáváním. Postup se ukládá u každého uživatele zvlášť, takže průvodce pokračuje tam, kde jste přestali. U situace vidíte souhrn, kolik průvodců máte hotových.
Garanti situací
Každá situace má jednoho i více garantů – konkrétní kontaktní osoby (HR partner, IT podpora, BOZP referent). U situace je karta s kým a jak se spojit: e-mail i telefon jedním klikem.
Přidělené situace s plánem kroků
Nástup, odchod, změnu pozice nebo návrat z rodičovské přidělíte konkrétnímu člověku, HR i celé skupině nebo oddělení. Plán rozdělí kroky mezi zaměstnance, vedoucího, buddyho, HR a IT s termíny od data nástupu či odchodu. Zaměstnanec vidí svou cestu a kroky na dnes, ostatní své kroky v přehledu Kroky pro mě a HR plnění všech přidělení s exportem do Excelu. Nástup jde přidělit i budoucímu kolegovi, který ještě nemá účet.
Povinná školení s hlídáním platnosti
BOZP, požární ochrana nebo školení řidičů jako opakované školení s platností. Přehled ukáže u každého člověka, zda má školení platné, kdy mu vyprší, zda propadlo, nebo ho nikdy neměl – s exportem a tiskem pro audit. Nové kolo přidělíte jedním krokem a vlastník školení zapíše účast na prezenční listině.
Připomínky bez automatů
Fronta připomínek ukáže, komu se blíží nebo prošel termín kroku, a připomínky odešlete jedním klikem z vlastní schránky – nic se neposílá samo. K přidělení jde poslat i pozvánku do kalendáře, takže termín připomene Outlook.
Schvalovací workflow s e-maily
Obsah prochází stavy Koncept → Ke schválení → Publikováno. Schvalovatelé dostanou e-mail, po rozhodnutí přijde autorovi výsledek – u vrácení i s důvodem. Do schválení je článek skrytý. Volitelně i plánovaná publikace k datu.
Vaše cesta a osobní přehled
Interaktivní časová osa zaměstnaneckého cyklu s indikátorem „Vy jste zde“. Uživatel si situace sleduje, ukládá články na později a má historii nedávno čtených – vše osobní, uložené u jeho účtu.
Vyhledávání a paleta příkazů
Fulltext přes všechny návody s filtry (situace, útvar, typ, role) a zvýrazněním shody. Paleta příkazů (Ctrl+K) skočí rovnou na kteroukoli obrazovku, situaci, návod i garanta. Na konci článku i chytře související návody.
Filtry podle útvaru, typu a role
Obsah procházíte nejen podle situace, ale i podle toho, koho se týká: útvar, typ obsahu a cílová role. Každý tak rychle najde přesně to, co je relevantní pro něj.
Přehled pro správce
Adopční přehled – co se čte, kolik je publikováno, jak je obsah užitečný. A hlavně: anonymní statistika hledání bez výsledku ukáže, jaký obsah lidem reálně chybí. Kompas, co doplnit dřív.
Články „K revizi“
Obsah, který nikdo nezkontroloval déle než rok, se sám označí příznakem „K revizi“. Správce hned vidí, co je nejspíš zastaralé a co je potřeba projít – aby lidé nečetli neplatné postupy.
Rozhraní v češtině i angličtině
Uživatel vidí jazyk podle svého Microsoftu 365, s možností ručního přepnutí (volba se pamatuje) a s výchozím jazykem z globální konfigurace. Vícejazyčný obsah situací a návodů připravujeme.
Vlastní branding a role
Motiv a barvy podle vašeho brandu. Správci a schvalovatelé vidí správu obsahu, běžní uživatelé jen prohlížejí, hledají a odškrtávají si postup – každý vidí, co mu náleží.
Ukázková data k vyzkoušení
Na testovacím webu založíte jedním tlačítkem ukázkovou firmu se vším, co Centrum umí – situace, návody, přidělení i povinná školení – a zase ji smažete. Smaže se jen ukázka, vlastní obsah zůstane.
Data ve vašem Microsoft 365
Situace, návody, garanti i osobní postup zůstávají ve vašem Microsoft 365. Znalosti pro AI asistenta se publikují do vaší SharePoint knihovny, kde platí vaše oprávnění. Žádný cizí cloud, žádný externí systém pro byznys logiku – nic z toho neopouští vaše prostředí.
Žádné automatizační platformy
Vše běží přímo z prohlížeče nad vaším prostředím. Žádné procesy na pozadí, žádná závislost na další automatizační platformě, kterou by musel někdo hlídat.
Osobní postup jen pro vás
Odškrtané kroky, uložené záložky i sledované situace vidí a upravuje pouze vlastní uživatel. Postup je technicky oddělený – nikdo jiný do něj nevidí, ani kdyby znal přímý odkaz.
E-maily z vlastní schránky
Notifikace schvalování odcházejí jménem toho, kdo akci provedl – z jeho schránky, ne z anonymní adresy. Bez schválení oprávnění se jen neodešlou, aplikace běží dál.
Anonymní přehled hledání
Dotazy bez výsledku se ukládají bez identity tazatele – jen text, počet a čas. Ukazují, co lidem chybí, aniž by sledovaly, kdo co hledal.
Přidělení vidí jen ti, koho se týká
Každé přidělení má v SharePointu vlastní oprávnění: vidí ho přidělený, ten, kdo ho přidělil, vedoucí, HR, vlastník školení a lidé, kterým v plánu patří některý krok – nikdo další, ani mimo aplikaci. U důvěrných situací (odchod, rodičovství) chodí neutrální e-maily bez podrobností.
Žádná nová hesla
Lidé se přihlašují svým firemním účtem Microsoft. Odchod zaměstnance vyřeší IT jedním krokem – zablokováním účtu zmizí i přístup k Centru.
Měsíční licence dle velikosti firmy
Výše předplatného se odvíjí od celkového počtu interních uživatelů ve vašem Microsoft 365. Všechny funkce jsou v ceně dané velikosti, bez skrytých modulů.
Implementace u zákazníka
Instalace, workshop pro HR a interní komunikaci, nastavení motivu dle vašeho brandu, poskládání výchozích situací a naplnění úvodního obsahu.
Konkrétní cena závisí na rozsahu úvodního obsahu a customizaci. Přesnou nabídku pošleme po krátkém hovoru.
Cena podpory
Konzultace, úpravy prostředí, tvorba obsahu nebo podpora uživatelů nad rámec nasazení.
Podpora se účtuje za každých započatých 15 minut práce. O předpokládaném rozsahu vás vždy informujeme předem.
Čím se to liší od Řízených dokumentů?
Kdo spravuje obsah a jak funguje schvalování?
Umí obsah Centra použít i AI asistent?
Opravdu chodí e-mailová upozornění na schválení?
Jak se ukládá osobní postup a je soukromý?
Potřebuje to nějaký vlastní server nebo instalaci?
Co k tomu potřebujeme mít?
Kdo uvidí situaci, kterou někomu přidělíme?
Jde přidělit nástup člověku, který ještě nemá účet?
Posílá Centrum připomínky samo?
Můžeme vést obsah vícejazyčně?
Jak probíhají aktualizace aplikace?
K Centru situací se často přidává
Čtěte také na blogu
Potřebujete napřed udělat v SharePointu pořádek? Prohlédněte si služby – audit, governance a péče
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.