EP365 HR portál všechno od HR na jednom místě – pro zaměstnance i pro HR
Úvodní stránka pro zaměstnance a pracovní plocha pro HR nad aplikacemi EasyPortal 365 – nástup a odchod krok za krokem, co koho čeká, dotazy na HR a přehled pro personalistiku. V prostředí Microsoft 365, které už máte a platíte. Bez cizího cloudu a bez hesel navíc.
- Před nástupem
- První den
- První týdenJste tady
- První měsíc
- Do konce zkušební doby
Poznáváte to?
Takhle to vypadá v řadě firem, dokud HR agenda žije v e-mailech, tabulkách a na několika různých místech. Ne proto, že by to někdo dělal špatně – jen každá věc bydlí jinde a nikdo nevidí celek.
„Nováček první den neví, kam jít, a místo pro něj není připravené.“
Nástup se řídí e-maily a tabulkou. Kdo má co udělat – HR, IT, vedoucí, buddy – ví jen ten, kdo tabulku zrovna otevřel. Co zůstalo viset, se ukáže až v den nástupu.
„Kde to najdu a komu mám napsat?“
Směrnice na intranetu, návody ve sdílené složce, dovolená v jiném systému, dotaz na HR e-mailem. Zaměstnanec neví, kde začít, a HR odpovídá pořád na totéž.
„Kdo příští měsíc nastupuje a co ještě visí?“
Přehled se skládá z kalendáře, pošty a tabulek. Dovolené ke schválení, nezodpovězené dotazy a kroky po termínu jsou každé jinde – HR se o nich dozví, až když si někdo postěžuje.
Co s tím udělá HR portál
Pět věcí, kterými HR portál nejvíc uleví zaměstnancům i HR. Kompletní přehled funkcí najdete níže v detailech.
Nástup, odchod nebo změna role krok za krokem
HR nebo vedoucí přidělí situaci v Centru životních situací a každý, kdo na ní má podíl – zaměstnanec, vedoucí, buddy, HR, IT –, má své kroky s termíny. Na portálu ji zaměstnanec vidí jako cestu s milníky, značkou „Jste tady“ a kroky na dnes a zítra, vedle ní vedoucího, buddyho a toho, kdo situaci přidělil. HR na HR pracovišti vidí, kde kdo je a co visí.
tabulka s nástupy a řetěz e-mailů jeden plán, každý vidí své kroky
Co vás čeká – ze všech aplikací v jednom seznamu
Dokumenty k seznámení z Řízených dokumentů, vlastní žádosti v Absenci, které čekají na schválení, nová odpověď na váš dotaz a oznámení k potvrzení přečtení. Když některý zdroj nejde načíst, portál to řekne – netvrdí, že nic nečeká.
pět míst a pět upozornění jeden seznam na úvodní stránce
Co dnes čeká na HR
Čtyři čísla z aplikací – přidělení po termínu, kroky pro HR, dovolené ke schválení a dotazy zaměstnanců – s proklikem tam, kde se věc vyřizuje. Každý vidí jen čísla, která mu patří.
Zeptejte se: AI, nebo člověk
Pás na portálu otevře AI Asistenta, nebo formulář soukromého dotazu na tým, který věc vyřizuje – dotaz vidí jen tazatel a řešitelé. Stav posledního dotazu zaměstnanec vidí přímo v pásu.
Oznámení s potvrzením přečtení
Důležité oznámení vydáte s tlačítkem „Potvrdit přečtení“. Ve správě oznámení pak vidíte, kolik lidí ho potvrdilo a kdo to byl.
Nejrychlejší cesta: 30 minut u obrazovky.
Žádná prezentace o firmě. Sdílíme obrazovku a proklikáme HR portál na ukázkových datech – od úvodní stránky nováčka přes dotaz na HR po přehled nástupů a odchodů na HR pracovišti.
Pro ty, kdo chtějí vědět víc
Všechno podstatné na jednom místě – funkce, srovnání s alternativami, bezpečnost, ceny i odpovědi na časté dotazy.
Dvě stránky, jedna aplikace
Portál zaměstnance je web pro všechny, HR pracoviště soukromý web jen pro HR. Obě nese HR portál, liší se předvolbou rozvržení. Správce ji vybere v Nastavení; předvolba přepíše rozvržení, obsah sekcí zůstává.
Osobní přehled v pozdravu
Pod uvítáním věta o tom, co přihlášeného čeká („Jste s námi 3. den…“), a nejvýš tři karty s čísly: nástup nebo přidělené situace, kroky v situacích kolegů, dokumenty k seznámení, odpověď na dotaz, buddy a nejbližší akce. Karta, která nemá co ukázat, se vynechá. Na HR pracovišti karty nástupů, odchodů a běžících hromadných přidělení.
Vaše cesta a Tento týden
Jednotlivě přidělená situace (nástup, odchod, změna role…) jako cesta s milníky a značkou „Jste tady“, pod ní kroky na dnes a zítra a lidé, kteří pomáhají – s chatem v Teams na jedno kliknutí. Kdo cestu nemá, vidí Tento týden: své kroky s termínem do 7 dnů i kroky, které mu patří v situacích kolegů jako vedoucímu nebo buddymu. Kdo nemá nic přiděleno, tyto dvě karty nevidí.
Přiděleno vám
Rozpracované situace, které vám někdo přidělil – jednotlivě i hromadně, třeba školení pro celé oddělení –, s průběhem, termínem a vaším dalším krokem. Nejnaléhavější první, ostatní najdete v Centru životních situací; klik otevře přidělení tam.
Co vás čeká – z aplikací
Jeden seznam napříč aplikacemi: dokumenty k seznámení z Řízených dokumentů (po termínu první), vlastní žádosti v Absenci čekající na schválení, nová odpověď na váš dotaz nebo dotaz, který na odpověď čeká, a oznámení k potvrzení přečtení. Řádek vede tam, kde se věc vyřizuje – dotaz na záložku Dotazy a náměty ve Workplace, jakmile portál zná její stránku.
Životní situace a HR obsah
Karty životních situací z Centra v barvách fází – od nástupu po odchod. Pro start je připravený český HR obsah: 19 situací, z toho 9 s plánem kroků, a 29 návodů. Do Centra se nahraje tlačítkem, jen přidává a HR v něm doplní kontakty, systémy a firemní pravidla.
Pás Zeptejte se
Vlevo otázka pro AI Asistenta s navrženými dotazy, vpravo soukromý dotaz na tým, který věc vyřizuje, se lhůtou odpovědi, pokud ji oblast má. Otázka pro AI se zkopíruje do schránky a AI Asistent se otevře v nové záložce. Dotaz na člověka se založí přímo na portálu a jde na něj poslat i odkaz; odpovídá se na záložce Dotazy a náměty ve Workplace.
Aktuality, akce a lidé
Aktuality webu jako magazín, nadcházející akce, noví kolegové s fotkami a pochvaly. Nováčka z přiděleného nástupu umí Centrum životních situací zapsat do sekce Vítáme mezi námi na hlavním webu intranetu (hubu). Rychlé odkazy na systémy a služby jde cílit na oddělení, lokalitu nebo pozici.
HR pracoviště
Co dnes čeká na HR, kalendář příštích 6 týdnů s nástupy, změnami rolí, odchody a rodinnými situacemi, tabule Nástupy a odchody ve čtyřech sloupcích (Připravujeme nástup, Zapracování, Změna role a návrat, Odchody a rodičovská), průběh hromadných přidělení, fronta, dotazy zaměstnanců, rychlé akce a HR knihovna.
Rychlé akce HR
Přidělit situaci, Schválit dovolené, Upravit plány situací a Směrnice – přehled pro auditora vedou rovnou na akci v Centru životních situací, Absenci a Řízených dokumentech, tlačítko HR knihovna na vaši knihovnu. Aplikace, kterou nemáte, tlačítko nedostane.
Správa a vzhled
Vzhled Aurora a motiv zděděný z firemního hubu, rozhraní česky i anglicky, hledání Ctrl+K skočí na sekci, aplikaci nebo akci. Ukázková data vytvoříte jen tlačítkem a nové verze aktivuje správce v Nastavení bez nahrávání balíčku.
Data zůstávají u vás
HR portál si ukládá jen nastavení stránky do skrytého seznamu na webu ve vašem Microsoft 365. Obsah sekcí (oznámení, akce, pochvaly, noví kolegové, rychlé odkazy) je v seznamech SharePointu téhož webu, přidělené situace v Centru životních situací, žádosti v Absenci. Portál nemá vlastní server ani databázi.
Hranici drží oprávnění SharePointu
Každý vidí jen přidělení, ke kterým má v Centru životních situací přístup: své vlastní, vedoucí ta svých lidí, buddy a vlastníci kroků ta, na kterých se podílejí, HR všechna. Oprávnění platí na každé položce v SharePointu – nejde o skrytí na obrazovce.
Důvěrné situace bez jmen
U důvěrné situace, jako je odchod nebo rodičovství, portál ukáže jméno jen samotnému přidělenému. Na HR pracovišti jen tam, kde to správce zapne – předvolba HR pracoviště to dělá, a proto patří na web, kam má přístup pouze HR.
Portál ukazuje, aplikace rozhodují
Kroky přidělených situací, seznámení s dokumenty ani žádosti o dovolenou portál nepotvrzuje – každé tlačítko vede do aplikace, kde se věc vyřizuje a kde platí její oprávnění. Čísla pro HR vidí jen ten, komu patří.
Žádná nová hesla
Lidé se přihlašují svým firemním účtem Microsoft. Role správce a editora obsahu sdílí HR portál s Workplace na témže webu. Odchod zaměstnance vyřeší IT zablokováním účtu – zmizí tím i přístup k portálu.
K nám jde jen dotaz na licenci
Soubor s identifikací firmy a datem platnosti si aplikace stáhne a ověří u vás v prohlížeči. Přidělení, dotazy ani jména nám HR portál neposílá; z naší distribuční sítě se načítá kód aplikace, písma a přehled novinek. HR portál sám AI nevolá – AI Asistent je samostatná aplikace s vlastními pravidly.
Doplněk k Základnímu balíčku
HR portál se kupuje k Základnímu balíčku (Workplace, Moje dokumenty a Centrum životních situací) – sám o sobě se neprodává, protože přidělené situace stojí na Centru a správa portálu na Workplace. Výše předplatného se odvíjí od celkového počtu uživatelů ve vašem Microsoft 365.
Základní balíček, HR portál, Absence a Řízené dokumenty za 16 900 / 25 900 / 34 900 Kč měsíčně (do 25 / do 70 / do 150 uživatelů, nad 150 individuálně). Jednotlivě by to bylo 21 000 / 32 500 / 44 500 Kč.
Zavedení
Paušál 44 000 Kč jako nadstavba stávajícího intranetu, 66 000 Kč samostatně včetně hubu. Obsahuje weby Portál zaměstnance a HR pracoviště, nahrání HR obsahu do Centra životních situací, úpravu plánů situací podle procesu vaší firmy, nastavení Absence, kategorie předpisů v Řízených dokumentech, oblast dotazů se zabezpečením, role a zaškolení HR.
30 dní licence zdarma ve vašem vlastním tenantu, zavedení se platí paušálem. Když si do 30 dnů objednáte, licenci platíte až od objednávky.
Cena podpory
Konzultace, úpravy prostředí, zaškolení nebo podpora uživatelů nad rámec licence.
Podpora se účtuje za každých započatých 15 minut práce. O předpokládaném rozsahu vás vždy informujeme předem.
Je HR portál personální (HR) systém?
Které aplikace k HR portálu potřebuji?
Proč dva weby?
Uvidí kolegové, že odcházím nebo čekám dítě?
Potvrdí zaměstnanec krok přímo na portálu?
Odpovídá AI Asistent z našich HR předpisů?
Je zveřejnění na portálu doručením písemnosti?
Nahradí portál oznamovací systém?
Dostanou se na portál i lidé bez počítače?
Je HR portál v češtině i angličtině?
Kolik HR portál stojí?
Můžeme si HR portál nejdřív vyzkoušet?
Co je potřeba od nás k zavedení?
Jak probíhají aktualizace aplikace?
HR portál stojí na aplikacích
Čtěte také na blogu
Potřebujete napřed udělat v SharePointu pořádek? Prohlédněte si služby – audit, governance a péče
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.