Was die Preisliste von Microsoft 365 Copilot nicht verrät

Die Entscheidung über Copilot fällt meist in einer einzigen Besprechung. Jemand bringt die Preisliste mit, auf dem Tisch liegt ein Betrag pro Benutzer und Monat, man multipliziert ihn mit der Zahl der Mitarbeitenden und sagt Ja oder Nein. Das ist ein legitimer Weg, über einen Kauf zu entscheiden – bei Lizenzen machen wir das seit Jahren so.

Bei Copilot sagt diese eine Zahl aber fast nichts darüber aus, wie man ein Jahr lang mit ihm lebt. Die Bedingungen der Vertragsbindung, die Geschwindigkeit, mit der er neue Inhalte sieht, und was sich ausschließen lässt und was nicht – all das steht nicht in der Preisliste. Und gerade diese Punkte entscheiden darüber, ob die Einführung ruhig verläuft oder zu einer Serie unangenehmer Überraschungen wird.

Dieser Text ist kein Argument gegen Copilot. Er ist ein hervorragendes Werkzeug und für viele Unternehmen sinnvoll. Alles Folgende stammt aus der offiziellen Dokumentation von Microsoft, und nichts davon sind Mängel – es sind Eigenschaften, mit denen man planen kann, wenn man sie im Voraus kennt.

Die Jahresbindung hat ein Fenster von sieben Tagen

Die Enterprise-Variante von Copilot wird als Add-on zu Microsoft 365 für 30 USD pro Benutzer und Monat verkauft – mit Jahresbindung. So weit bekannt. Weniger bekannt ist, was „Jahresbindung“ in der Praxis bedeutet.

Nach den Regeln der New Commerce Experience, also des Modells, über das heute die meisten Abonnements verkauft werden, gilt:

• In den ersten sieben Tagen nach der Aktivierung können Sie das Abonnement kündigen oder die Zahl der Lizenzen reduzieren, mit anteiliger Erstattung.
• Nach sieben Tagen nicht mehr. Keine Kündigung, keine Reduzierung. Sie zahlen bis zum Jahrestag.
• Hinzufügen können Sie Lizenzen jederzeit – und für jede neu hinzugefügte Lizenz läuft wieder ein eigenes Sieben-Tage-Fenster.
• Aussteigen oder die Bestellung verkleinern lässt sich erst zum Jahrestag, indem Sie die automatische Verlängerung vor Ende der Laufzeit deaktivieren.

Diese Asymmetrie ist wichtiger, als sie aussieht: Lizenzen lassen sich im Laufe des Jahres nur aufstocken, nicht reduzieren. Kaufen Sie im Januar hundert Lizenzen und stellen im März fest, dass Sie tatsächlich dreißig brauchen, zahlen Sie bis Dezember für hundert. Eine Überschätzung lässt sich frühestens nach einem Jahr korrigieren.

Wenn Sie über ein Enterprise Agreement einkaufen, sind Ihre Bedingungen individuell verhandelt, und das Gesagte gilt dann nicht unbedingt wörtlich. Für den üblichen Kauf über einen Partner oder direkt im Web gilt es aber.

Monatliche Zahlung ist keine monatliche Bindung

Das ist das häufigste Missverständnis, dem ich begegne. Auf der Copilot-Seite wird auch die Möglichkeit angezeigt, monatlich zu zahlen, für 31,50 USD. Das sieht nach Flexibilität aus. Ist es aber nicht.

Microsoft schreibt es direkt in die Fußnote: „Or $31.50 paid monthly (Annual commitment).“ Mit anderen Worten: Sie verteilen die Zahlung auf zwölf Raten und zahlen dafür fünf Prozent mehr, aber die Bindung bleibt jährlich. Sie bekommen keine Möglichkeit auszusteigen, sondern nur einen anderen Zahlungsplan.

Ein echtes Monatsabonnement, das sich jederzeit kündigen lässt, gibt es nur bei der Variante Copilot Business für Unternehmen mit bis zu 300 Benutzern. Dort sieht die Preisliste so aus:

Variante	Preis pro Benutzer und Monat	Bindung
Jährlich, jährlich bezahlt	18 USD (Aktionspreis, regulär 21 USD)	jährlich
Monatsabonnement	25,20 USD	keine, jederzeit kündbar

Die Möglichkeit auszusteigen kostet also rund ein Fünftel mehr als der Standardpreis – und etwa vierzig Prozent mehr als der Aktionspreis. Dieser Aktionspreis gilt laut Fußnote zur Preisliste außerdem nur im ersten Jahr.

Der Vollständigkeit halber: Copilot bietet auch einen Weg ohne Lizenz pro Benutzer, über Agenten mit verbrauchsabhängiger Abrechnung. Das ist allerdings eine andere Werkzeugkategorie, über die wir im Artikel Für das Ergebnis, nicht nach Köpfen geschrieben haben – kein Ersatz für die volle Lizenz.

Der semantische Index entsteht erst mit der ersten Lizenz

Copilot durchsucht Ihre Daten nicht nach Schlüsselwörtern. Er baut auf dem sogenannten semantischen Index auf – einer Vektordarstellung Ihrer Inhalte, dank der er die Bedeutung einer Frage versteht und nicht nur Wortübereinstimmungen.

Was oft überrascht: Nicht jeder Mandant hat diesen Index automatisch. Er entsteht erst, wenn Sie im Mandanten mindestens eine kostenpflichtige Copilot-Lizenz zuweisen. Bis dahin haben Sie den klassischen Index von Microsoft Search, mehr nicht. Die Indizierung läuft danach von selbst, der Administrator muss nichts tun.

Die praktische Folge für die Entscheidung: Ein Pilot mit fünf Lizenzen startet keinen Index nur für diese fünf Personen – die Mandantenebene des Index entsteht für die Organisation als Ganzes. Das sollte man wissen, bevor jemand im Raum sagt: „Wir probieren es doch nur aus.“

Neue Inhalte sieht Copilot in der Regel erst am nächsten Tag

Das ist die praktischste Information des ganzen Textes, und in der Preisliste finden Sie sie ganz sicher nicht. Microsoft beschreibt sie in der Dokumentation zur semantischen Indizierung so:

„New documents that are added to SharePoint Online sites that are accessible, via site inheritance, by two or more users are indexed daily. When an indexed user and tenant level document is updated, the changes are immediately indexed.“

Übersetzt in die Praxis:

• Ein neues Dokument in SharePoint gelangt in einem täglichen Durchlauf in den Index. Laden Sie am Montagnachmittag eine Richtlinie hoch, weiß Copilot unter Umständen bis Dienstag nichts davon. Bei großen Bibliotheken kann es auch länger dauern.
• Eine Änderung an einem bereits indizierten Dokument wird sofort übernommen. Korrigieren Sie eine bestehende Richtlinie, weiß Copilot es sofort.

Dieser Unterschied ist kontraintuitiv, und es lohnt sich, die Mitarbeitenden vorher darauf hinzuweisen. Die schlechteste erste Erfahrung mit Unternehmens-KI ist nämlich die, bei der ein Benutzer ein Dokument hochlädt, sofort danach fragt und die Antwort „Ich habe nichts gefunden“ bekommt. Das ist weder eine Störung noch ein Berechtigungsfehler – die Indizierung ist nur noch nicht gelaufen.

Das gilt übrigens für jede Lösung, die auf der Suche über SharePoint aufbaut, also auch für unsere. Der Unterschied liegt nur darin, wie viele Schichten zwischen Inhalt und Antwort liegen.

Ausschließen lässt sich eine Website, keine Bibliothek

Die zweite Frage, die alle stellen, die etwas Vertrauliches im Mandanten haben: Wie sorge ich dafür, dass eine bestimmte Bibliothek nicht in die KI gelangt?

Die Antwort ist unbequem. Die Werkzeuge, die Microsoft zur Begrenzung der Reichweite von Copilot anbietet – Restricted SharePoint Search, Restricted Content Discovery und Restricted Access Control – arbeiten auf Ebene der Website, nicht der Bibliothek. Für eine bestimmte Bibliothek bleiben zwei Wege, und beide haben ihren Preis:

1. Die Suche für die Bibliothek deaktivieren (Bibliothekseinstellungen → Erweiterte Einstellungen → Anzeige von Elementen aus dieser Dokumentbibliothek in Suchergebnissen zulassen = Nein). Das funktioniert zuverlässig, aber der Inhalt verschwindet auch aus der normalen Suche für Ihre eigenen Mitarbeitenden. Microsoft selbst empfiehlt das nur für wirklich vertrauliche Daten, typischerweise Gehälter oder HR.
2. Eine Vertraulichkeitsbezeichnung und eine DLP-Richtlinie mit einer Aktion, die Copilot die Verarbeitung des Inhalts untersagt. Die sauberere Lösung – der Inhalt bleibt für Menschen auffindbar –, aber automatische Bezeichnungen und DLP für Copilot gehören zu E5. Wie Bezeichnungen und DLP funktionieren, beschreiben eigene Teile dieser Serie: Vertraulichkeitsbezeichnungen und DLP.

Und noch eine Präzisierung, denn genau hier wird leicht verallgemeinert. Die Dokumentation zum semantischen Index ist eindeutig: Inhalte lassen sich nicht nur aus dem semantischen Index entfernen und in Microsoft Search belassen, und auch nicht umgekehrt – der Ausschluss gilt für beides zugleich. Das bezieht sich allerdings auf den Weg über das Deaktivieren der Indizierung. Was Sie auf diese Weise vor der KI verbergen, verbergen Sie auch vor Ihren eigenen Mitarbeitenden.

Restricted Content Discovery verhält sich anders, und das sollte man wissen. Es entfernt Inhalte überhaupt nicht aus dem Index – es bietet sie lediglich nicht mehr in der organisationsweiten Suche (SharePoint-Startseite, Office.com, Bing) und in Copilot an und blendet auf der Website die KI-Einstiegspunkte aus. Die Suche innerhalb der Website funktioniert weiter, der direkte Zugriff und Purview (eDiscovery, automatische Bezeichnungen) bleiben unverändert. Es ist also das einzige Werkzeug, das beides voneinander trennt – der Preis dafür ist, dass es für eine ganze Website gilt und nicht für eine Bibliothek, und dass die Übernahme bei Websites mit mehr als einer halben Million Elementen über eine Woche dauern kann. Lizenzseitig genügt eine zugewiesene Copilot-Lizenz; SharePoint Advanced Management kommt automatisch dazu.

Eine letzte Anmerkung zu diesem Punkt, weil sie regelmäßig vergessen wird: Nichts davon ist eine Sicherheitsgrenze. Wer Berechtigungen für die Bibliothek hat, öffnet die Datei direkt, auch wenn sie nicht im Index ist. Sicherheit regelt man über Berechtigungen, nicht über Unsichtbarkeit.

Der Index lässt sich nicht abschalten, und Excel ist nicht darin

Zwei Details, die selbst erfahrene Administratoren überraschen.

Die semantische Indizierung lässt sich nicht deaktivieren. Die Dokumentation sagt es wörtlich – sie ist eine Verbesserung von Microsoft Search, Microsoft schaltet sie ein, und der Administrator kann sie nicht abschalten. Sie können einzelne Websites ausschließen, die Funktion selbst aber nicht.

Excel ist nicht im semantischen Index. Die Tabelle der unterstützten Inhaltstypen nennt Word, PowerPoint, PDF, Seiten (aspx), OneNote und Daten aus Connectors. Arbeitsmappen im Format .xlsx sind nicht darunter. Excel wird über die klassische Suche weiterhin gefunden, und Copilot liest es, wenn Sie im Prompt direkt darauf verweisen – semantisch erfasst wird es aber nicht. Für Unternehmen, deren Kerndaten in Preislisten und Verzeichnissen liegen, ist das kein Detail.

Wo das Modell läuft und wohin Daten fließen können

Der letzte Punkt richtet sich eher an diejenigen, die sich mit Compliance befassen. Der semantische Index und der Verlauf der Interaktionen bleiben innerhalb der Grenze Ihres Mandanten, bei europäischen Mandanten standardmäßig in der EU Data Boundary, und die Quellinhalte werden nirgendwohin kopiert – Copilot liest sie dort, wo sie liegen. Das ist eine gute Nachricht, und man sollte sie laut sagen, denn dazu kursieren viele Ungenauigkeiten.

Zwei Dinge gelten aber trotzdem:

• Die Berechnung des Modells selbst läuft auf der Infrastruktur von Microsoft, nicht in Ihrem Azure-Abonnement. Das Modell wählen Sie nicht selbst.
• Seit dem 17. April 2026 gilt das sogenannte Flex Routing: In Spitzenzeiten kann die Berechnung auch außerhalb der EU Data Boundary stattfinden. Ruhende Daten bleiben in der EU, aber die Einstellung ist standardmäßig aktiviert, und der Administrator muss sie aktiv abschalten, wenn seine Regulierung das nicht erlaubt. Wenn Sie strengeren Anforderungen an den Verarbeitungsort unterliegen, prüfen Sie diesen Punkt.

Was das praktisch bedeutet

Nichts von alledem ist ein Grund, Copilot nicht zu kaufen. Es ist ein Grund, ihn mit offenen Augen zu kaufen:

• Lizenzieren Sie nicht gleich das ganze Unternehmen. Wenn die Zahl nur steigen kann, beginnen Sie niedriger und stocken Sie auf. Die umgekehrte Richtung ist ein Jahr lang nicht möglich.
• Der siebte Tag ist der letzte, an dem Sie es sich anders überlegen können. Planen Sie den Pilot so, dass er Ihnen bis dahin eine Antwort gibt, ob Sie weitermachen.
• Informieren Sie die Mitarbeitenden über die tägliche Indizierung, bevor sie darauf stoßen. Das erspart Ihnen Helpdesk-Tickets der Art „Die KI sieht mein Dokument nicht“.
• Prüfen Sie die Berechtigungen vor den Lizenzen. Wenn Ihr Mandant Inhalte enthält, die „für alle“ freigegeben sind, macht Copilot sie schneller zugänglich, als Sie sie finden. Ausführlich haben wir darüber im Artikel SharePoint Online und KI-Bereitschaft geschrieben.
• Prüfen Sie Flex Routing, wenn der Verarbeitungsort Ihrer Daten für Sie eine Rolle spielt.

Was Sie mitnehmen sollten

1. Jahresbindung heißt ein Jahr. Das Sieben-Tage-Fenster nach der Aktivierung ist der einzige Moment, in dem Sie zurücktreten oder Lizenzen reduzieren können – danach nur noch aufstocken.
2. Monatliche Zahlung ist keine monatliche Bindung. Bei der Enterprise-Variante kaufen Sie sich für fünf Prozent einen Ratenplan, keine Freiheit. Wirklich kündbar ist nur das Abonnement Copilot Business für Unternehmen bis 300 Personen, mit einem Aufschlag von rund zwanzig Prozent.
3. Betriebliche Grenzen klärt man vor den Lizenzen. Die tägliche Indizierung neuer Inhalte, Ausschlüsse nur für ganze Websites und Excel außerhalb des semantischen Index sind keine Hindernisse – aber es ist ein Unterschied, ob man sie vorher kennt oder vor den Benutzern entdeckt.

---

Bei EP365 helfen wir Unternehmen, über Unternehmens-KI zu entscheiden, bevor die Bestellung rausgeht – wir gehen Berechtigungen, die Bereitschaft der Inhalte und die Zahl der tatsächlich benötigten Lizenzen durch. Am häufigsten geschieht das als Audit der Umgebung oder als Governance-Konzept. Wenn Sie vor einer Entscheidung über Copilot stehen, schreiben Sie uns – wir gehen sie anhand Ihres konkreten Mandanten durch.

Im nächsten Teil sehen wir uns an, was mit Inhalten am Ende ihres Lebenszyklus geschieht – Aufbewahrung, Archivierung und warum gerade der Lebenszyklus darüber entscheidet, ob Ihre KI aus gültigen Dokumenten antwortet oder aus solchen, die schon vor drei Jahren hätten verschwinden sollen.