Vertraulichkeitsbezeichnungen (Sensitivity Labels): Welche fünf für den Start genügen

Im Artikel über die drei Lizenzen stand ein Satz, der eine eigene Folge verdient: Vertraulichkeitsbezeichnungen sind die Brücke zwischen Berechtigung und Klassifizierung. Das klingt nach einem Satz für die Compliance-Abteilung. Tatsächlich ist es das praktischste Werkzeug zum Schutz von Unternehmensdaten, das Sie mit Ihrer Lizenz wahrscheinlich bereits bezahlt haben – und fast sicher nicht nutzen.

Vertraulichkeitsbezeichnungen (englisch Sensitivity Labels) sind dabei so etwas wie ein offenes Geheimnis. Die meisten Unternehmen kennen sie entweder gar nicht oder nur dem Namen nach und halten sie für „irgendetwas Kompliziertes mit Verschlüsselung“. Dieser Artikel will diesen Eindruck ausräumen. Wir gehen der Reihe nach vor: was sie sind, wofür sie da sind, was Sie dafür brauchen und wie sie funktionieren – und am Ende erhalten Sie ein konkretes Set von fünf Bezeichnungen, mit dem Sie anfangen können, ohne vorher ein halbes Jahr zu planen.

Die Kurzfassung für Eilige

Bevor wir ins Detail gehen, hier das ganze Thema in fünf Punkten:

• Was es ist: ein unsichtbares Etikett, das Sie an ein Dokument, eine E-Mail oder eine Website heften. Es wandert mit, wohin auch immer die Datei verschoben wird – auch aus dem Unternehmen hinaus.
• Wofür es da ist: Es teilt Ihrer Umgebung (und der KI) mit, wie sensibel der Inhalt ist – und kann den Schutz entsprechend selbst durchsetzen: verschlüsseln, die Weiterleitung nach außen sperren, ein Wasserzeichen hinzufügen.
• Was Sie brauchen: Die manuelle Bezeichnung ist bereits in Microsoft 365 Business Premium und E3 enthalten. Für die automatische Bezeichnung im großen Stil benötigen Sie E5 (Purview Information Protection Plan 2).
• Wie es geht: Sie erstellen die Bezeichnungen einmal im Microsoft Purview-Portal, „veröffentlichen“ sie für die Benutzer – und sie erscheinen direkt in Word, Outlook und SharePoint als Schaltfläche.
• Warum gerade jetzt: Sobald Sie im Unternehmen Copilot oder eine andere KI einschalten, liest diese Inhalte entsprechend den Berechtigungen – doch ohne Bezeichnungen sieht sie einen Vertrag und eine Einladung zum Mittagessen genau gleich. Die Bezeichnung ist die Sprache, mit der Sie der KI sagen, was sie nicht anfassen soll.

Wenn Ihnen das reicht, haben Sie das Gesamtbild. Wer wissen will, wie alles zusammenhängt und wo die Fallstricke liegen, liest weiter.

Was Vertraulichkeitsbezeichnungen wirklich sind

Denken Sie an den klassischen Stempel „VERTRAULICH“ auf einer Papiermappe. Wer sie in die Hand nimmt, weiß sofort, wie damit umzugehen ist. Eine Vertraulichkeitsbezeichnung ist dasselbe, nur digital – und klüger. Sie ist ein Stück Metadaten, das direkt an ein Dokument, eine E-Mail, eine Website oder eine Gruppe angehängt wird und dort bleibt, auch wenn jemand die Datei herunterlädt, weiterleitet oder auf einem USB-Stick speichert.

Zwei Dinge sind wichtig:

1. Die Bezeichnung wandert mit dem Inhalt, nicht mit dem Speicherort. Wenn Sie ein Dokument als „Vertraulich“ kennzeichnen und jemand es per E-Mail nach außen schickt, geht die Bezeichnung mit. Der Schutz endet nicht an der Grenze von SharePoint.
2. Eine Bezeichnung kann nur beschreiben – oder auch durchsetzen. Die einfachste Bezeichnung ist ein bloßes Etikett: Klassifizierung für Übersicht und Berichte. Dieselbe Bezeichnung lässt sich aber „scharf schalten“: Sie verschlüsselt die Datei automatisch, fügt ein Wasserzeichen hinzu, sperrt den Druck oder verhindert die Weiterleitung außerhalb des Unternehmens. Sie entscheiden, wie viel Schutz zu welcher Stufe gehört.

Wo erscheinen die Bezeichnungen? Genau dort, wo Menschen arbeiten – als Schaltfläche in der oberen Leiste von Word, Excel, PowerPoint und Outlook, als Option bei einer SharePoint-Website oder einem Team in Teams. Der Benutzer muss nichts über Purview oder Verschlüsselung wissen. Er sieht nur die Auswahl „Öffentlich / Intern / Vertraulich“ und wählt.

Wofür genau sie da sind

Vertraulichkeitsbezeichnungen lösen zwei Aufgaben, die zusammenhängen, aber nicht dasselbe sind:

1. Klassifizierung – damit die Umgebung weiß, was was ist. Ohne Bezeichnungen liegt in den Bibliotheken alles auf einem Haufen. Ein Vertrag, eine Gehaltsabrechnung, ein Marketingflyer und ein Besprechungsprotokoll haben dieselben Berechtigungen und sehen gleich aus. Die Bezeichnung ist der erste Moment, in dem Inhalt einen Namen bekommt: „Das ist vertraulich, das hier öffentlich.“ Erst darauf lässt sich alles Weitere aufbauen.

2. Schutz – damit sensible Inhalte nicht falsch behandelt werden können. Sobald eine Bezeichnung Schutz mitbringt, wird aus einem Wunsch eine durchsetzbare Regel. „Dieses Dokument darf nicht nach außen gehen“ ist dann keine Notiz in einer E-Mail mehr, sondern eine technische Sperre. Verschlüsselung, eingeschränkter Download, Wasserzeichen, Druckverbot – all das lässt sich an eine Bezeichnung knüpfen und gilt, wo auch immer die Datei liegt.

Und drittens eine Ebene, die vor einem Jahr noch eine Randnotiz war und heute entscheidend ist: Bezeichnungen sind die Sprache, in der Sie mit der KI sprechen. Microsoft 365 Copilot und andere KI-Werkzeuge respektieren Berechtigungen – doch eine Berechtigung allein sagt nicht, dass ein Dokument sensibel ist. Eine Bezeichnung schon. Verschlüsselte Inhalte respektiert Copilot und zeigt sie niemandem, der keine Rechte daran hat; und über DLP-Richtlinien für Copilot lassen sich bezeichnete Inhalte vollständig aus KI-Antworten ausschließen. Ohne Bezeichnungen hat die KI auf alles denselben Blick. Mit Bezeichnungen setzen Sie ihr Leitplanken.

Es lohnt sich, die zwei Ebenen zu unterscheiden, die sich hier treffen – Berechtigung und Klassifizierung –, denn jede löst etwas anderes. Unsere Anwendung EasyPortal 365 AI Chat (Private sichere KI) baut auf der ersten auf: Sie liest SharePoint ausschließlich in der Identität des angemeldeten Benutzers, sodass die KI nie mehr sieht als die Person, die fragt – ein Dienstkonto mit weitergehendem Zugriff gibt es darin nicht. Schon vor dem Einschalten kann sie zudem die Umgebung prüfen und den Administrator auf Inhalte hinweisen, die für die gesamte Organisation offen sind (Funktion Umgebungsprüfung). Das ist die Ebene der Berechtigungen: Sie regelt, wer an Inhalte herankommt. Vertraulichkeitsbezeichnungen sind die zweite, ergänzende Ebene – sie tragen die Information darüber, was ein Inhalt ist, über alle Werkzeuge hinweg, und können ihn gegebenenfalls sogar vor jemandem verbergen, der technisch das Recht darauf hat. Keine der beiden Ebenen ersetzt die andere; zusammen ergeben sie das vollständige Bild.

Was Sie dafür brauchen

Die gute Nachricht: Um anzufangen, müssen Sie höchstwahrscheinlich nichts hinzukaufen.

• Manuelle Bezeichnung (der Benutzer wählt die Bezeichnung selbst) ist Bestandteil der Lizenzen Microsoft 365 Business Premium, E3 und höher. Das deckt die überwiegende Mehrheit der Unternehmen ab und reicht für einen vollständigen Start.
• Automatische Bezeichnung (die Umgebung erkennt sensible Inhalte selbst und kennzeichnet sie) erfordert eine höhere Stufe – typischerweise Microsoft 365 E5 oder das Add-on Purview Information Protection Plan 2. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie Tausende bestehender Dokumente auf einmal kennzeichnen wollen.

Mit Lizenz und ohne. Unterscheiden Sie zwei Dinge – eine Bezeichnung anwenden und ihren Schutz zu spüren bekommen. Manuell bezeichnen kann nur, wer eine Lizenz hat (Business Premium/E3 und höher). Der Schutz eines bereits bezeichneten Dokuments gilt jedoch für jeden: Verschlüsselung und Einschränkungen werden auf Dateiebene durchgesetzt, nicht auf Benutzerebene – auch ein Kollege oder externer Empfänger ohne Lizenz stellt also fest, dass er ein verschlüsseltes Dokument nicht öffnen oder weiterleiten kann. Die Bezeichnung schützt auch dort, wohin die Lizenz nicht reicht.

Wo wird das eingerichtet? Im Microsoft Purview-Portal (früher Compliance Center). Dort erstellen Sie die Bezeichnungen, legen ihren Schutz fest und „veröffentlichen“ sie über eine sogenannte Bezeichnungsrichtlinie für ausgewählte Personen. Das ist Aufgabe des Administrators, nicht des Endbenutzers – der wählt dann nur aus einem fertigen Angebot.

Eines sollten Sie vorab wissen: Bezeichnungen haben eine Reihenfolge nach Vertraulichkeit. „Öffentlich“ steht ganz unten, „Streng vertraulich“ ganz oben. Diese Reihenfolge entscheidet, wenn zwei Regeln aufeinandertreffen – denken Sie sie deshalb gleich durch, nicht erst unterwegs.

Welche fünf Bezeichnungen für den Start genügen

Hier ist der Kern des ganzen Artikels. Microsoft und die Praxis sind sich in einem Punkt einig: Weniger ist mehr. Die empfohlene Obergrenze liegt bei fünf Bezeichnungen der obersten Ebene (jede gegebenenfalls mit einigen Unterbezeichnungen). Unternehmen, die mit acht oder zehn beginnen, stoßen fast immer an Grenzen – die Benutzer verlieren den Überblick, und die Akzeptanz bricht ein. Die häufigste Ursache des Scheiterns ist nicht die Technik, sondern eine zu komplizierte Taxonomie gleich zu Beginn.

Das Set, mit dem Sie nicht danebenliegen:

1. Öffentlich – Inhalte, die ohne Einschränkung nach außen gehen dürfen: Flyer, Pressemitteilungen, öffentliche Preislisten. Kein Schutz, nur die klare Kennzeichnung „das darf raus“.
2. Intern – der Standard für den normalen Geschäftsbetrieb: Protokolle, Präsentationen, betriebliche Dokumente. Nicht geheim, gehört aber nicht nach außen. Diese Bezeichnung wird auf den meisten Inhalten stehen.
3. Vertraulich – Inhalte nur für Mitarbeitende und freigegebene Partner: Verträge, Geschäftsunterlagen, interne Finanzen. Hier beginnt der Schutz – typischerweise ein Verbot der externen Freigabe.
4. Streng vertraulich – das Sensibelste: Gehälter, personenbezogene Daten, strategische und rechtliche Unterlagen, Fusionen und Übernahmen. Verschlüsselung, ein enger Personenkreis, häufig der Ausschluss von der KI.
5. (optional) Reguliert / Ohne KI – eine besondere Bezeichnung für Inhalte unter einem Sonderregime: Daten nach DSGVO über das Übliche hinaus, Dokumente, die nicht in das KI-Grounding gelangen dürfen. Legen Sie sie nur an, wenn Sie sie wirklich brauchen.

Die goldene Regel der Benennung: konkret statt allgemein. „Vertraulich – nur Mitarbeitende“ sagt dem Benutzer mehr als „Vertraulich 1“. Je klarer der Name, desto weniger Fehler bei der Auswahl.

Eine Bezeichnung „Ohne KI“ ist nur so stark, wie die KI sie respektiert

Die fünfte Bezeichnung verdient eine zusätzliche Anmerkung, denn sie berührt genau das, worüber heute gesprochen wird. Ein Dokument als „Ohne KI“ zu kennzeichnen, ist nur sinnvoll, wenn das Werkzeug, das die KI antreibt, diese Bezeichnung tatsächlich beachtet. Microsoft 365 Copilot löst das über DLP-Richtlinien für Copilot – bezeichnete Inhalte werden aus den Antworten ausgeschlossen. Bei eigenen und Partner-KI-Lösungen lohnt es sich deshalb zu fragen: Wie gehen Sie mit Vertraulichkeitsbezeichnungen um?

Unser EP365 AI Chat legt fest, was die KI sieht, in erster Linie über Berechtigungen und einen festgelegten Umfang der Quellen – Inhalte, die nicht in die KI gehören, schließen Sie heute aus, indem Sie sie außerhalb dieses Umfangs belassen oder den Zugriff darauf einschränken. Die direkte Beachtung einer Bezeichnung „Ohne KI“ – damit ein sensibel gekennzeichnetes Dokument nicht einmal für einen berechtigten Benutzer in eine Antwort gelangt – ist der logische nächste Schritt, mit dem sich diese Kontrolle noch präzisieren lässt. Genau diese Art Rückmeldung aus der Praxis bestimmt, wohin wir die Anwendung weiterentwickeln.

Wie Sie die Einführung angehen, damit sie nicht scheitert

Bei der Einführung von Bezeichnungen geht es nicht darum, alles auf einmal zu erledigen. Bewährt hat sich ein Vorgehen in Wellen:

1. Erst abstimmen, dann klicken. Stimmen Sie die Taxonomie (diese fünf Bezeichnungen) mit dem Fachbereich ab – Personal, Recht, Finanzen, Geschäftsleitung. Die Bezeichnungen müssen dazu passen, wie Menschen tatsächlich über Daten denken, nicht dazu, wie die IT sie sieht.
2. Pilot mit einer kleinen Gruppe. Schalten Sie die Bezeichnungen zunächst für einige Personen ein, die Rückmeldung geben. So verfeinern Sie Namen und Schutz, bevor das ganze Unternehmen sie sieht.
3. Schrittweise hochfahren. Zuerst die Bezeichnung von E-Mails (die einfachste Gewohnheit), dann die optionale Bezeichnung von Dokumenten, danach erst die automatische Bezeichnung und zuletzt DLP-Regeln, die auf den Bezeichnungen aufbauen.
4. Verschlüsselung nur ganz oben. Schalten Sie Schutz vorsichtig und von den höchsten Stufen her ein. Ein verschlüsseltes Dokument verhält sich anders (es lässt sich extern nicht immer öffnen, erschwert manche Werkzeuge) – testen Sie das im Pilot, nicht flächendeckend.

Der wichtigste Satz dieses Abschnitts: Die Taxonomie ist im Nachhinein am schwersten zu korrigieren. Wenn die Bezeichnungen erst auf Zehntausenden von Dokumenten stehen, tut eine Umbenennung weh. Ein halber Tag, den Sie darauf verwenden, welche fünf Bezeichnungen und wie Sie sie benennen, erspart Monate.

Was mit den alten Inhalten geschieht

Bleibt die Frage, die Unternehmen am meisten abschreckt: Wir haben Hunderttausende bestehender Dokumente ohne Bezeichnung – was machen wir damit?

Von Hand wird sie niemand kennzeichnen, das können Sie vergessen. Es gibt zwei Wege:

• Automatische Bezeichnung nach Inhalt. Die Umgebung erkennt sensible Muster selbst – Kontonummern, nationale Identifikationsnummern, Schlüsselwörter – und weist ohne menschliches Zutun eine Bezeichnung zu. Das erfordert eine höhere Lizenz (E5), bewältigt aber Tausende Dateien auf einmal.
• Standardbezeichnung für die Bibliothek. Sie legen für eine Bibliothek eine Standardbezeichnung fest, und neue Inhalte erhalten sie automatisch. Bis vor Kurzem galt das nur für neu hochgeladene oder bearbeitete Dateien. Neu bereitet Microsoft die automatische Bezeichnung auch bestehender ruhender Dateien („at rest“) vor – also auch solcher, die seit Jahren niemand geöffnet hat (die Public Preview ist für August 2026 geplant, die allgemeine Verfügbarkeit für Oktober 2026). Damit schließt sich eine langjährige Lücke, durch die alte, nicht bezeichnete Inhalte ungeschützt blieben. Die manuelle Wahl des Benutzers wird dabei weiterhin respektiert – hat jemand bewusst eine andere Bezeichnung gewählt, überschreibt das System sie nicht.

Die praktische Schlussfolgerung: Beginnen Sie mit neuen Inhalten und einem Pilot, die alten holen Sie per Automatik nach. Warten Sie nicht, bis alles bezeichnet ist – das ist der sichere Weg, nie anzufangen.

Was Sie mitnehmen sollten

Drei Sätze zum Schluss:

1. Vertraulichkeitsbezeichnungen sind kein Compliance-Luxus, sondern Grundhygiene. Und die manuelle Bezeichnung haben Sie mit Business Premium oder E3 wahrscheinlich bereits bezahlt.
2. Über den Erfolg entscheidet die Taxonomie, nicht die Technik. Fünf klar benannte, mit dem Fachbereich abgestimmte Bezeichnungen schlagen zehn perfekt konfigurierte, die niemand versteht.
3. Ohne Bezeichnungen hat die KI auf alles denselben Blick. Wenn Sie Copilot oder irgendeine KI über Unternehmensdaten planen, sind Bezeichnungen keine optionale Ergänzung – sie sind Voraussetzung.

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Bei EP365 helfen wir Unternehmen, die Klassifizierung von Grund auf aufzubauen – vom Entwurf der Taxonomie über den Pilot bis zur automatischen Bezeichnung und der Anbindung an DLP. Meist geschieht das im Rahmen eines Governance-Entwurfs oder eines Sicherheitsaudits, denn Bezeichnungen ergeben nur Sinn, wenn sie auf aufgeräumten Berechtigungen aufbauen. Wenn Sie nicht wissen, welche fünf Bezeichnungen für Sie sinnvoll wären, schreiben Sie uns – wir gehen das anhand Ihrer konkreten Umgebung durch.

In der nächsten Folge bleiben wir bei der Praxis: wie Sie DLP-Richtlinien einrichten, die auf Vertraulichkeitsbezeichnungen aufbauen – und wie Sie damit Inhalte schützen, ohne die tägliche Arbeit zu blockieren.