EP365 Quick Actions die drei Punkte neben einem Dokument, endlich nützlich
Zehn nützliche Aktionen im Kontextmenü der Dokumentbibliothek – vom Speichern als PDF über den Versionsvergleich bis zur Prüfung auf sensible Daten. Nur Aktionen, die SharePoint selbst fehlen, kostenlos für Kunden von EasyPortal 365. Ein Paket hochladen – der ganze Mandant, SharePoint und Teams.
Ein einziger Eintrag im Dokumentmenü öffnet einen Bereich mit Aktionen: einen direkten Link kopieren und direkt im Browser auf sensible Daten prüfen. Klicken Sie auf die Demo, um sie zu vergrößern.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Kleinigkeiten, die niemanden aufhalten – aber jeden Tag ein paar Minuten kosten und gelegentlich den guten Ruf. SharePoint kann sie nicht, also werden sie von Hand erledigt.
„Ich öffne Word nur, um auf Als PDF speichern zu klicken …“
Ein Dokument als PDF senden, es drucken oder drei Dateien zu einer zusammenfügen heißt: Anwendungen öffnen, herunterladen und von Hand zusammensetzen – bei jedem Dokument, immer wieder.
„Wer kann dieses Dokument eigentlich sehen?“
SharePoint-Berechtigungen sind Gruppen in Gruppen. Eine lesbare Antwort auf eine einfache Frage – wer diese Datei erreichen kann und wie – bekommen Sie standardmäßig nicht.
„Steht eine Identifikationsnummer drin? Und was hat sich seit dem letzten Mal geändert?“
Bevor Sie etwas nach außen freigeben, möchten Sie wissen, ob das Dokument sensible Daten enthält und was zwischen den Versionen umgeschrieben wurde. SharePoint zeigt Ihnen eine Versionsliste – den Inhalt vergleichen müssen Sie selbst.
Was Quick Actions dagegen tun
Fünf Dinge, die Sie vom ersten Tag an spüren. Die vollständige Liste aller zehn Aktionen finden Sie weiter unten in den Details.
Ein Menüeintrag, ein Aktionsbereich wie aus einem Guss
Das Kontextmenü jeder Bibliothek erhält den Eintrag EP365 Quick Actions – beim Darüberfahren öffnet sich ein Bereich im SharePoint-Look, gegliedert in Dokument, Einblicke und EasyPortal 365. Aktionen, für die Ihnen die Berechtigung fehlt, bleiben ausgeblendet; Aktionen, die für ein Format nicht verfügbar sind, sagen ehrlich, warum.
App öffnen → speichern unter → herunterladen → senden drei Punkte → erledigt
PDF, ohne Anwendungen zu öffnen
Word, Excel und PowerPoint wandelt SharePoint selbst in PDF um – ohne externen Dienst. Ein Klick speichert das PDF, ein weiterer schickt das Dokument in den Druckdialog, und eine Auswahl mehrerer Dateien wird zu einem einzigen PDF zusammengeführt, etwa als Besprechungsunterlage.
manuelle Konvertierung und Zusammenstellung von Dateien PDF, Druck und Zusammenführen mit einem Klick
Wer Zugriff hat – verständlich erklärt
Personen, Gruppen mit aufgeschlüsselten Mitgliedern, Freigabelinks und wer sie genutzt hat. Mit Druckexport für Audits. Nur für Personen sichtbar, die Berechtigungen verwalten.
Prüfung auf sensible Daten
Persönliche Identifikationsnummern, IBANs, Zahlungskarten und Telefonnummern – die Prüfung läuft direkt in Ihrem Browser, der Inhalt des Dokuments geht nirgendwohin. Funde werden maskiert angezeigt.
Direkt zu den Gelenkten Dokumenten
Wenn Sie die Anwendung Gelenkte Dokumente nutzen, schicken Sie eine Datei in einem Schritt in die Veröffentlichungswarteschlange – mit Schutz vor doppelter Veröffentlichung.
So erhalten Sie sie: drei Schritte, zehn Minuten.
Kein Bestellformular, keine Lizenz, kein Projekt. Quick Actions gibt es kostenlos zu jeder EasyPortal 365-Anwendung.
Für alle, die mehr wissen möchten
Alle zehn Aktionen, ein Vergleich mit den Alternativen, Sicherheit und Antworten auf häufige Fragen.
Direkten Link kopieren
Eine lesbare absolute Adresse eines Dokuments, Ordners oder Listenelements – ohne Freigabedialog und ohne Eingriff in die Berechtigungen. Bei mehreren ausgewählten Dateien wird für jede ein Link kopiert.
Als PDF speichern und drucken
Word, Excel, PowerPoint und RTF wandelt SharePoint selbst um – kein externer Dienst, keine Einwilligungen. Drucken öffnet direkt den Druckdialog, ohne die Anwendung zu öffnen.
Auswahl zu einem PDF zusammenführen
Wählen Sie zwei oder mehr Dokumente aus, und es entsteht ein einziges PDF in der Reihenfolge der Auswahl – ideal für Besprechungsunterlagen. Lässt sich eine Datei nicht konvertieren, bricht die Aktion ehrlich ab.
Per E-Mail senden
Als Link immer, als Anhang über einen Entwurf in Outlook – nichts wird automatisch gesendet, Sie prüfen die E-Mail, bevor sie hinausgeht.
Dokumentversionen vergleichen
Was sich zwischen zwei beliebigen Versionen geändert hat – hinzugefügte und entfernte Absätze farbig, längere unveränderte Passagen eingeklappt. Beim Öffnen wird sofort die vorherige mit der aktuellen Version verglichen.
Wer Zugriff hat
Eine lesbare Übersicht der Berechtigungen: Vererbung oder eigene Einstellung, Personen und Gruppen mit Rollen, Gruppenmitglieder und Freigabelinks einschließlich der Personen, die sie genutzt haben. Mit Druckexport. Nur für Personen sichtbar, die Berechtigungen verwalten.
Dokumentübersicht
Aufrufzahlen (insgesamt und in den letzten 7 Tagen), Status des Suchindex und Inhaltsklassifizierung einschließlich der Kennzeichnung „ohne KI“. Jeder Abschnitt sagt ehrlich, wenn keine Daten verfügbar sind.
Dateikopien finden
Weitere Vorkommen einer Datei mit demselben Namen in ganz SharePoint – auch exakte Kopien, die die normale Suche ausblendet. Sie sehen nur Inhalte, auf die Sie Zugriff haben.
Prüfung auf sensible Daten
Persönliche Identifikationsnummern, IBANs, Zahlungskarten und Telefonnummern – gegen Fehltreffer validiert, mit maskierten Funden. Die Prüfung läuft ausschließlich in Ihrem Browser; sie ersetzt keine DLP, gibt aber sofort eine Antwort.
An Gelenkte Dokumente senden
Ein Schritt in die Veröffentlichungswarteschlange der Anwendung Gelenkte Dokumente – mit eingefrorenem Stand der Datei, Schutz vor doppelter Veröffentlichung und einem Link zum Abschließen. Nur für Mitglieder des Veröffentlichungsteams sichtbar.
Der Dokumentinhalt bleibt bei Ihnen
Die Prüfung auf sensible Daten, der Versionsvergleich und das Zusammenführen zu PDF laufen direkt im Browser des angemeldeten Benutzers. Der Inhalt von Dokumenten verlässt Ihr Microsoft 365 nie – es gibt keinen Server, an den er gehen könnte.
Keine zusätzlichen Berechtigungen
Die Anwendung verlangt keine Administratorzustimmung. Die einzige optionale Ausnahme ist das Senden von Anhängen per E-Mail (Mail.ReadWrite) – ohne diese Genehmigung funktionieren das Senden als Link und alles andere unverändert.
Respektiert die SharePoint-Berechtigungen
Alle Aktionen arbeiten strikt mit den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers. „Wer Zugriff hat“ sehen nur Personen, die Berechtigungen verwalten; die Veröffentlichung in Gelenkte Dokumente nur Mitglieder des Veröffentlichungsteams.
Kein Lizenzschlüssel, keine Telemetrie
Quick Actions haben keine Lizenz, messen nichts und melden nichts. Unser CDN liefert nur die Anwendung selbst und Versionsinformationen aus – keine Ihrer Daten fließen dorthin.
Kostenlos zu jeder EasyPortal 365-Anwendung
Jede Organisation, die eine beliebige EasyPortal 365-Anwendung nutzt, erhält Quick Actions kostenlos – unabhängig von Größe und Benutzerzahl.
Eine Kostprobe, wie EasyPortal 365 arbeitet
Quick Actions sind unsere Art, Ihnen die tägliche Arbeit ein wenig zu erleichtern – und zu zeigen, wie sich EasyPortal 365-Anwendungen von innen anfühlen: schnell, ehrlich im Umgang mit Daten und ohne fremde Server.
Melden Sie sich – Quick Actions sind ein guter Anlass, uns kennenzulernen. Wir finden eine Lösung.
Ist das wirklich kostenlos?
Was brauchen wir für die Bereitstellung?
Welche Berechtigungen benötigt die Anwendung?
Wo laufen die Prüfung auf sensible Daten und der Versionsvergleich?
Funktioniert es in Microsoft Teams?
Was, wenn wir die Anwendung Gelenkte Dokumente nicht haben?
Wie funktionieren Updates?
Anwendungen, denen Quick Actions unterwegs begegnen
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Möchten Sie zuerst Ordnung in Ihr SharePoint bringen? Unsere Leistungen ansehen – Audit, Governance und Betreuung
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