EP365 Quick Actions tři tečky u dokumentu, které konečně něco umí
Deset užitečných akcí v kontextovém menu dokumentových knihoven – od uložení do PDF přes porovnání verzí až po kontrolu citlivých údajů. Jenom akce, které SharePoint sám nemá, zdarma pro zákazníky EasyPortal 365. Jedno nahrání balíčku, celý tenant, SharePoint i Teams.
Poznáváte to?
Drobnosti, které nikoho nezastaví – ale každý den stojí pár minut a občas i reputaci. SharePoint je neumí, tak se dělají ručně.
„Kvůli PDF otevírám Word a klikám Uložit jako…“
Poslat dokument jako PDF, vytisknout ho nebo dát tři podklady do jednoho souboru znamená otevírat aplikace, stahovat a skládat ručně – u každého dokumentu znovu.
„Kdo všechno tenhle dokument vlastně vidí?“
Oprávnění v SharePointu jsou rozklikávání skupin ve skupinách. Srozumitelnou odpověď na jednoduchou otázku – kdo se k souboru dostane a kudy – nedostanete.
„Není v tom rodné číslo? A co se od minula změnilo?“
Před sdílením ven byste rádi věděli, jestli dokument neobsahuje citlivé údaje a co se v něm mezi verzemi přepsalo. SharePoint vám ukáže jen seznam verzí – obsah si porovnejte sami.
Co s tím udělají Quick Actions
Pět věcí, které pocítíte první den. Kompletní přehled všech deseti akcí najdete níže v detailech.
Jedna položka v menu, panel akcí jako od Microsoftu
V kontextovém menu každé knihovny přibude položka EP365 Quick Actions – najetím se rozbalí panel ve vzhledu SharePointu, členěný na Dokument, Informace a EasyPortal 365. Akce, na které nemáte práva, se neukážou; akce nedostupné kvůli formátu poctivě řeknou proč.
otevřít aplikaci → uložit jako → stáhnout → poslat tři tečky → hotovo
PDF bez otevírání aplikací
Word, Excel i PowerPoint převede na PDF sám SharePoint – žádná externí služba. Jedno kliknutí uloží PDF, druhé pošle dokument do tiskového dialogu a výběr více souborů se sloučí do jediného PDF, třeba jako podklady na jednání.
ruční konverze a skládání souborů PDF, tisk i sloučení na kliknutí
Kdo má přístup – srozumitelně
Lidé, skupiny s rozbalenými členy i sdílecí odkazy a kdo je použil. S tiskovým exportem pro audit. Vidí jen správci oprávnění.
Kontrola citlivých údajů
Rodná čísla, IBAN, platební karty a telefony – sken běží přímo ve vašem prohlížeči, obsah dokumentu nikam neodchází. Nálezy se zobrazují maskované.
Rovnou do Řízených dokumentů
Máte-li aplikaci Řízené dokumenty, pošlete soubor jedním krokem do fronty publikace – s ochranou proti dvojímu publikování.
Jak to získáte: tři kroky, deset minut.
Žádná objednávka, žádná licence, žádný projekt. Quick Actions jsou zdarma ke každé aplikaci EasyPortal 365.
Pro ty, kdo chtějí vědět víc
Všech deset akcí, srovnání s alternativami, bezpečnost i odpovědi na časté dotazy.
Kopírovat přímý odkaz
Čitelná absolutní adresa dokumentu, složky i položky seznamu – bez sdílecího dialogu a bez zásahu do oprávnění. U výběru více souborů se zkopíruje odkaz na každý z nich.
Uložit jako PDF a vytisknout
Word, Excel, PowerPoint i RTF konvertuje sám SharePoint – žádná externí služba, žádné consenty. Tisk otevře tiskový dialog rovnou, bez otevírání aplikace.
Sloučit výběr do jednoho PDF
Vyberete dva a více dokumentů a vznikne jediné PDF v pořadí výběru – ideální podklady na jednání. Selhání konverze kteréhokoli souboru akci poctivě zastaví.
Odeslat e-mailem
Jako odkaz vždy; jako přílohu přes koncept v Outlooku – nic se neodesílá automaticky, e-mail si před odesláním zkontrolujete.
Porovnat verze dokumentu
Co se změnilo mezi libovolnými dvěma verzemi – přidané a odebrané odstavce barevně, delší nezměněné pasáže sbalené. Při otevření se rovnou porovná předchozí verze s aktuální.
Kdo má přístup
Srozumitelný souhrn oprávnění: dědění vs. vlastní nastavení, lidé a skupiny s rolemi, členové skupin a sdílecí odkazy včetně toho, kdo je použil. S tiskovým exportem. Zobrazuje se jen správcům oprávnění.
Přehled dokumentu
Návštěvnost (zobrazení celkem i za 7 dní), stav vyhledávacího indexu a klasifikace obsahu včetně příznaku „mimo AI“. Každá sekce poctivě přizná, když data nejsou dostupná.
Najít kopie souboru
Další výskyty souboru stejného názvu napříč celým SharePointem – včetně dokonalých kopií, které běžné hledání skrývá. Vidíte jen obsah, na který máte práva.
Kontrola citlivých údajů
Rodná čísla, IBAN, platební karty a telefonní čísla – s validací proti planým poplachům a maskovanými nálezy. Sken běží výhradně ve vašem prohlížeči; nenahrazuje DLP, ale odpoví hned.
Odeslat do Řízených dokumentů
Jedním krokem do fronty publikace aplikace Řízené dokumenty – se zamraženým snímkem souboru, ochranou proti dvojímu publikování a proklikem na dokončení. Vidí jen členové publikačního týmu.
Obsah dokumentů zůstává u vás
Kontrola citlivých údajů, porovnání verzí i slučování PDF běží přímo v prohlížeči přihlášeného uživatele. Obsah dokumentu neopouští váš Microsoft 365 – neexistuje server, kam by odešel.
Žádná oprávnění navíc
Aplikace nežádá žádný souhlas správce. Jedinou volitelnou výjimkou je odesílání příloh e-mailem (Mail.ReadWrite) – bez schválení funguje odeslání odkazem a vše ostatní beze změny.
Respektuje práva SharePointu
Akce pracují výhradně s oprávněními přihlášeného uživatele. „Kdo má přístup“ vidí jen správci oprávnění, publikace do Řízených dokumentů jen členové publikačního týmu.
Bez licenčního klíče a bez měření
Quick Actions nemají licenci, nic neměří a nikam nehlásí použití. Z našeho CDN se stahuje jen samotná aplikace a informace o nové verzi – žádná vaše data tam netečou.
Zdarma ke každé aplikaci EasyPortal 365
Quick Actions dostává zdarma každá firma, která používá kteroukoli aplikaci EasyPortal 365 – bez ohledu na velikost a počet uživatelů.
Ochutnávka práce EasyPortal 365
Quick Actions jsou náš způsob, jak vám každý den drobně ulehčit práci – a ukázat, jak vypadají aplikace EasyPortal 365 zevnitř: rychlé, poctivé k datům a bez cizích serverů.
Ozvěte se – Quick Actions jsou dobrá záminka nás poznat. Domluvíme se.
Je to opravdu zdarma?
Co k nasazení potřebujeme?
Jaká oprávnění aplikace vyžaduje?
Kde běží kontrola citlivých údajů a porovnání verzí?
Funguje to i v Microsoft Teams?
Co když nemáme aplikaci Řízené dokumenty?
Jak probíhají aktualizace?
Aplikace, se kterými se Quick Actions potkají
Čtěte také na blogu
Potřebujete napřed udělat v SharePointu pořádek? Prohlédněte si služby – audit, governance a péče
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.