EP365 Meine Dokumente alle Ihre Dokumente an einem Ort – und Gewissheit, wohin die neuen gehören
Dokumente aus Dutzenden Teamwebsites und Bibliotheken in einer einzigen Übersicht – und ein Assistent, der jedes neue dort ablegt, wo es nach Ihren Regeln hingehört. Alles innerhalb des Microsoft 365, für das Sie bereits bezahlen: kein zusätzlicher Speicher, keine zusätzliche Anmeldung.
Eine persönliche Übersicht der Dokumente über alle Websites mit Suche in Namen und Inhalten sowie ein Ablage-Assistent, der anhand von Typ und Zielgruppe die richtige Bibliothek wählt und zeigt, wer Zugriff haben wird. Klicken Sie auf die Demo, um sie zu vergrößern.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das hören wir in fast jedem Unternehmen, das SharePoint schon eine Weile nutzt. Nicht weil die Leute schlecht arbeiten – sondern weil sich Dokumente schneller anhäufen, als die Struktur mithält, die jemand einmal für sie entworfen hat.
„Wo um Himmels willen habe ich das gespeichert?“
Dokumente sind über Dutzende Teamwebsites und Bibliotheken verstreut. Eines zu finden heißt, sich durch SharePoint und Teams zu klicken und dann einen Kollegen zu fragen – mehrmals am Tag, bei jeder zweiten Datei.
„Wo soll ich das eigentlich ablegen?“
Regeln, was wohin gehört, gibt es durchaus – in einer Richtlinie, die niemand liest. Das Ergebnis: „Ich lege es erst mal unter Dokumente ab“ und danach die Suche, warum die Kollegen es nicht sehen.
„Wie viele Versionen dieses Vertrags haben wir?“
Dieselbe Datei kursiert in drei Kopien an drei Orten, und niemand weiß, welche aktuell ist. Gearbeitet wird mit der Kopie, die gerade zur Hand war.
Was Meine Dokumente dagegen tut
Fünf Dinge, die die tägliche Arbeit mit Dokumenten am schnellsten ordnen. Die vollständige Funktionsliste finden Sie weiter unten in den Details.
Eine Übersicht statt Dutzender Bibliotheken
Alle Dokumente, auf die Sie Zugriff haben, in einer einzigen Liste – Suche in Namen und Inhalten, Filter nach Typ und Zeitraum, Sortierung per Klick auf die Spaltenüberschrift. Der linke Bereich grenzt die Ansicht auf einen Hub, eine Website oder eine Bibliothek ein; zuletzt verwendete und favorisierte Orte bleiben griffbereit.
Durch Websites klicken und Kollegen fragen eine Liste mit Suche und Filtern
Ein Assistent, der Ihre Regeln kennt
Datei hochladen, angeben, was sie ist und für wen – die Anwendung ermittelt die richtige Bibliothek aus der Matrix, füllt die Metadaten aus und prüft vorab, ob Sie dort schreiben dürfen. Kein Grübeln, kein „Ich behalte es erst mal lokal“.
Irgendwo speichern und hoffen der richtige Ort nach zwei Fragen
Aktionen, ohne die Liste zu verlassen
Vorschau in einem Dialog, als PDF speichern, drucken, herunterladen, Link kopieren oder die Bibliothek mit markierter Datei öffnen – alles aus dem Menü neben dem Dokumentnamen.
Fakten zu einem Dokument mit einem Klick
Aktivitätsübersicht, Versionsvergleich, wer Zugriff hat, und eine Prüfung auf sensible Daten, die ausschließlich in Ihrem Browser läuft. Bevor Sie ein Dokument irgendwohin senden, wissen Sie, was Sie senden.
Persönliche Abkürzungen für alle
Wer eine eigene Arbeitsweise hat, kann persönliche Dokumenttypen und Ablageziele hinzufügen. Nur er sieht sie – direkt neben den Sätzen, die die Organisation vorbereitet hat.
Der schnellste Weg: 30 Minuten am Bildschirm.
Keine Firmenpräsentation. Wir teilen den Bildschirm und klicken uns mit Beispieldaten durch die Übersicht und den Assistenten – Sie sehen genau das, was Ihre Mitarbeitenden und Administratoren sehen würden.
Für alle, die mehr wissen möchten
Alles Wichtige an einem Ort – Funktionen, ein Vergleich mit den Alternativen, Sicherheit, Preise und Antworten auf häufige Fragen.
Persönliche Dokumentübersicht
Eine Liste über Websites und Bibliotheken hinweg, sortiert nach der letzten Änderung. Sie zeigt Dateityp, Speicherort, wer die Datei wann geändert hat, ihre Größe und die SharePoint-Version.
Suche in Namen und Inhalten
Volltextsuche auf Basis der Microsoft-365-Suche – sie findet ein Dokument über den Text darin, auch wenn Ihnen der Name nicht mehr einfällt.
Filter und Sortierung
Dateityp, Zeitraum der letzten Änderung und ein Schalter „Nur meine“. Die Sortierung ändern Sie per Klick auf die Spaltenüberschrift, und die Anwendung merkt sich Filter und Sortierung für das nächste Mal.
Orte: Hubs, Websites, Bibliotheken
Ein linker Bereich mit Ihrer gesamten Struktur, Suche nach Websites über Name oder URL und Blättern in Zwanzigerschritten. Zuletzt verwendete Orte füllen sich von selbst, Favoriten sind nur einen Stern entfernt.
Geführter Upload
Datei → was sie ist → für wen → speichern. Große Dateien werden in Teilen hochgeladen, ein Namenskonflikt wird über eine neue Version oder eine Umbenennung gelöst, und die Schreibberechtigung wird vorab geprüft.
Ablagematrix
Ein Administrator legt Regeln Typ × Zielgruppe → Bibliothek sowie Standardmetadaten fest. Die Anwendung hält sich daran, sodass Ihre Regeln gelten, ohne dass sich jemand die Bibliotheksstruktur merken muss.
Persönliche Sätze
Jeder kann eigene Dokumenttypen und Ablageziele hinzufügen – nur für ihn sichtbar und im Assistenten getrennt von den Sätzen der Organisation angeboten.
Sichtbarkeit der Sätze
Ein Typ oder eine Regel lässt sich nur ausgewählten Konten oder Entra-ID-Gruppen anbieten, damit der Assistent für jede Rolle übersichtlich bleibt. Der Zugriff auf Dokumente wird weiterhin über die Berechtigungen der Bibliothek gesteuert.
Aktionen an einem Dokument
Öffnen, in der Desktop-App öffnen, Vorschau in einem Dialog, als PDF speichern, drucken, herunterladen, Link kopieren, in der Bibliothek öffnen oder hervorheben und Details anzeigen.
Einblicke in Dokumente
Übersicht über Aktivität und Sichtbarkeit, Versionsvergleich, wer Zugriff hat, und eine Prüfung auf sensible Daten – die Prüfung läuft ausschließlich in Ihrem Browser, das Dokument wird nie irgendwohin gesendet.
Übergabe an Gelenkte Dokumente
Weisungen und Richtlinien lassen sich aus der Übersicht oder dem Assistenten zur Veröffentlichung mit Genehmigung und Kenntnisnahme übergeben. Die Anwendung erkennt einen vorhandenen Eintrag, statt ein Duplikat anzulegen.
Hilfe und Rundgang in der Anwendung
Über vierzig Antworten auf häufige Fragen und ein interaktiver Rundgang, der die Einarbeitung direkt in der Anwendung übernimmt – ohne Schulungstag und ohne PDF-Handbuch.
Sie sehen nur, was Sie sehen dürfen
Die Übersicht basiert auf der Microsoft-365-Suche, die im Namen der angemeldeten Person fragt. Die Anwendung erweitert die Ergebnisse weder, noch filtert sie sie – was Sie hier nicht sehen, sehen Sie auch in der Bibliothek nicht.
Die Daten bleiben bei Ihnen
Dokumente und ihre Metadaten liegen ausschließlich in Ihrem Microsoft 365. Die Anwendung läuft im Browser des Benutzers und kopiert niemals Inhalte aus Ihrem Mandanten hinaus.
Keine Weitergabe an Dritte
Die Lizenz ist lediglich eine verschlüsselte Datei, die die Anwendung von unserem CDN herunterlädt – gesendet wird nichts. Weder Dokumente noch Dateinamen gelangen zu uns.
Die Prüfung auf sensible Daten bleibt im Browser
Das Durchsuchen von Inhalten nach Mustern wie nationalen Identifikationsnummern erfolgt lokal auf dem Rechner des Benutzers. Das Dokument wird für die Prüfung nie hochgeladen, und es wird kein Ergebnis gespeichert.
Die Sichtbarkeit von Sätzen ist keine Sicherheitsgrenze
Wer welchen Typ oder welches Ziel angeboten bekommt, dient nur der Übersicht im Assistenten. Der Zugriff auf Dokumente wird allein über die Berechtigungen der Bibliothek gesteuert – und genau das teilt die Anwendung auch den Benutzern mit.
Keine Bindung an uns
Die Dokumente liegen in Ihren Bibliotheken. Endet eine Lizenz, wechselt die Anwendung in den Lesemodus, und die Dateien bleiben genau dort, wo sie waren – keine Migration nötig.
Preise nach Unternehmensgröße
Das monatliche Abonnement richtet sich nach der Gesamtzahl der internen Benutzer in Ihrem Microsoft 365. Unbegrenzt viele Dokumente und Bibliotheken – Sie zahlen für die Einführung, nicht pro Kopf oder pro Gigabyte.
Implementierung bei Ihnen
Wir helfen Ihnen beim Start: Installation, Einrichtung des Suchbereichs, Aufbau des Typenkatalogs und der Ablagematrix nach Ihren Regeln sowie ein kurzer Workshop für Administratoren.
Der Festpreis deckt eine Standardeinführung ab. Die Analyse einer bestehenden Bibliotheksstruktur und das massenhafte Verschieben von Dokumenten gehen darüber hinaus – ein genaues Angebot senden wir Ihnen nach einem kurzen Gespräch.
Supportsatz
Beratung, Änderungen der Umgebung, Erweiterung der Ablagematrix oder Unterstützung Ihrer Benutzer.
Support wird pro angefangene 15 Minuten Arbeit abgerechnet. Den voraussichtlichen Umfang nennen wir Ihnen immer im Voraus.
Woher bezieht die Anwendung die Dokumente?
Kann jemand Dokumente sehen, für die er keine Berechtigung hat?
Ich habe eine Datei hochgeladen, und sie ist nicht in der Übersicht. Warum?
Woher weiß der Assistent, wo ein Dokument gespeichert werden soll?
Was, wenn ein Benutzer nicht in die Zielbibliothek schreiben darf?
Was passiert mit Weisungen und Richtlinien?
Können Mitarbeitende eigene Regeln hinzufügen?
Braucht es einen weiteren Server oder eine Installation?
Was passiert mit unseren Dokumenten, wenn wir nicht mehr zahlen?
Wie laufen Updates der Anwendung ab?
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