EP365 Moje dokumenty všechny vaše dokumenty na jednom místě – a jistota, kam patří ty nové
Dokumenty z desítek týmových webů a knihoven v jednom přehledu – a průvodce, který nový soubor uloží tam, kam podle pravidel firmy patří. Všechno v Microsoft 365, které už máte a platíte: žádné další úložiště, žádný další login.
Poznáváte to?
Tohle slyšíme skoro v každé firmě, která má SharePoint delší dobu. Ne proto, že by lidé pracovali špatně – ale protože dokumentů přibývá rychleji než struktury, do které je někdo ukládal.
„Kde jsem to jenom uložil?“
Dokumenty jsou roztroušené po desítkách týmových webů a knihoven. Hledání znamená proklikat SharePoint, Teams a nakonec se zeptat kolegy – několikrát denně, u každého druhého souboru.
„Kam to mám dát, aby to bylo správně?“
Pravidla, kam co patří, existují – ve směrnici, kterou nikdo nečte. Výsledkem je nabídka uložit „někam do Dokumentů“ a pak dohledávání, proč to kolegové nevidí.
„Kolik verzí té smlouvy vlastně máme?“
Stejný soubor koluje ve třech kopiích na třech místech a nikdo neví, která je ta platná. Práce se dělá nad tou, která byla po ruce.
Co s tím udělají Moje dokumenty
Pět věcí, které nejrychleji uklidí každodenní práci s dokumenty. Kompletní přehled funkcí najdete níže v detailech.
Jeden přehled místo desítek knihoven
Všechny dokumenty, ke kterým máte přístup, v jednom seznamu – s hledáním v názvech i obsahu, filtry podle typu a období a řazením kliknutím na hlavičku. Levý panel zúží výběr na konkrétní hub, web nebo knihovnu; nedávná a oblíbená místa máte po ruce.
Proklikávání webů a dotazy kolegům jeden seznam s hledáním a filtry
Průvodce, který zná pravidla firmy
Nahrajete soubor, řeknete co to je a pro koho – aplikace podle matice určí správnou knihovnu, doplní metadata a předem ověří, že tam smíte psát. Žádné rozhodování, žádné „uložím to zatím k sobě“.
Uložit někam a doufat správné místo na dvě otázky
Akce bez odbíhání
Náhled v dialogu, uložení do PDF, tisk, stažení, kopírování odkazu i otevření knihovny s vybraným souborem – všechno z menu u názvu dokumentu.
Fakta o dokumentu na jeden klik
Přehled aktivity, porovnání verzí, kdo má přístup a kontrola citlivých údajů, která běží jen ve vašem prohlížeči. Než dokument někam pošlete, víte, co posíláte.
Vlastní zkratky pro každého
Kdo má svůj vlastní způsob práce, přidá si vlastní typy dokumentů a cíle ukládání. Vidí je jen on – vedle sad, které připravila firma.
Nejrychlejší cesta: 30 minut u obrazovky.
Žádná prezentace o firmě. Sdílíme obrazovku a proklikáme přehled i průvodce na ukázkových datech – uvidíte přesně to, co by viděli vaši lidé i správce.
Pro ty, kdo chtějí vědět víc
Všechno podstatné na jednom místě – funkce, srovnání s alternativami, bezpečnost, ceny i odpovědi na časté dotazy.
Osobní přehled dokumentů
Jeden seznam napříč weby a knihovnami, řazený od poslední změny. Ukazuje typ souboru, místo uložení, kdo a kdy naposledy měnil, velikost i verzi ze SharePointu.
Hledání v názvech i obsahu
Fulltext staví na vyhledávání Microsoft 365 – najde i dokument, jehož název si nepamatujete, podle textu uvnitř.
Filtry a řazení
Typ souboru, období poslední změny a přepínač „jen moje“. Řazení se mění kliknutím na hlavičku sloupce; zvolené filtry i řazení si aplikace pamatuje na příště.
Místa: huby, weby, knihovny
Levý panel s celou strukturou prostředí, hledáním webu podle názvu i adresy a stránkováním po dvaceti. Nedávná místa se plní sama, oblíbená si přidáte hvězdičkou.
Průvodce řízeným uložením
Soubor → co to je → pro koho → uložit. Velké soubory se nahrávají po částech, shodu názvů vyřeší nová verze nebo přejmenování a právo zápisu se ověřuje předem.
Matice ukládání
Správce nastaví pravidla typ × okruh → knihovna a výchozí metadata. Aplikace podle nich ukládá, takže pravidla firmy platí i bez toho, aby si je lidé pamatovali.
Vlastní sady uživatele
Každý si může přidat vlastní typy dokumentů a cíle ukládání – vidí je jen on a v průvodci se nabízejí odděleně od sad organizace.
Viditelnost sad
Typ i pravidlo lze nabídnout jen vybraným účtům nebo skupinám Entra ID. Nabídka je tak přehledná pro každou roli; přístup k dokumentům dál řídí oprávnění knihoven.
Akce nad dokumentem
Otevřít, otevřít v aplikaci, náhled v dialogu, uložit jako PDF, vytisknout, stáhnout, kopírovat odkaz, otevřít nebo označit v knihovně a zobrazit podrobnosti.
Informace o dokumentu
Přehled aktivity a viditelnosti, porovnání verzí, kdo má přístup a kontrola citlivých údajů – ta probíhá jen ve vašem prohlížeči, dokument se nikam neodesílá.
Předání do Řízených dokumentů
Směrnice a předpisy jdou z přehledu i z průvodce předat k publikaci se schválením a seznámením. Aplikace pozná, jestli už tam dokument je, a nevytvoří duplicitu.
Nápověda a průvodce v aplikaci
Přes čtyřicet odpovědí na časté otázky a interaktivní průvodce, který zaškolení odbaví přímo v aplikaci – bez školicího dne a bez manuálu v PDF.
Vidíte jen to, na co máte právo
Přehled staví na vyhledávání Microsoft 365, které se ptá jménem přihlášeného člověka. Aplikace výsledky nerozšiřuje ani nefiltruje – co nevidíte tady, neuvidíte ani v knihovně.
Data zůstávají u vás
Dokumenty i jejich metadata leží výhradně ve vašem Microsoft 365. Aplikace běží v prohlížeči uživatele a nekopíruje obsah nikam ven.
Žádné předávání třetí straně
Z naší strany běží jen ověření platnosti licence – ID prostředí a datum expirace. Žádné dokumenty ani jejich názvy tudy neprotékají.
Kontrola citlivých údajů jen v prohlížeči
Rozbor obsahu na vzory typu rodných čísel probíhá lokálně u uživatele. Dokument se kvůli kontrole nikam neodesílá a výsledek se nikam neukládá.
Viditelnost sad není bezpečnostní hranice
Omezení, kdo uvidí typ nebo cíl v nabídce, je zpřehlednění průvodce. O přístupu k dokumentům rozhodují výhradně oprávnění knihoven – a aplikace to říká i uživatelům.
Žádný lock-in při ukončení
Dokumenty leží ve vašich knihovnách. Skončí-li licence, aplikace přejde do režimu jen pro čtení a soubory zůstávají tam, kde byly – bez migrace.
Cena podle velikosti firmy
Výše měsíčního předplatného se odvíjí od celkového počtu uživatelů ve vašem Microsoft 365. Neomezený počet dokumentů i knihoven – platíte za nasazení, ne za hlavy ani za objem dat.
Implementace u zákazníka
Pomůžeme vám s rozjezdem: instalace, nastavení rozsahu hledání, sestavení číselníku typů a matice ukládání podle vašich pravidel a krátký workshop pro správce.
Konkrétní cena závisí na velikosti firmy a na tom, jak rozsáhlá pravidla ukládání chcete nastavit. Analýza stávající struktury knihoven a hromadné přesuny dokumentů jsou nad rámec základního balíčku – přesnou nabídku pošleme po krátkém hovoru.
Cena podpory
Konzultace, úpravy prostředí, rozšíření matice ukládání nebo podpora uživatelů.
Podpora se účtuje za každých započatých 15 minut práce. O předpokládaném rozsahu vás vždy informujeme předem.
Kde aplikace bere dokumenty?
Uvidí někdo dokumenty, na které nemá právo?
Nahrál jsem soubor a v přehledu není. Proč?
Jak průvodce pozná, kam dokument uložit?
Co když uživatel do cílové knihovny nesmí zapisovat?
Co se stane se směrnicemi a předpisy?
Můžou si lidé přidat vlastní pravidla?
Potřebuje to další server nebo instalaci?
Co se stane s dokumenty, když přestaneme platit?
Jak probíhají aktualizace aplikace?
K Mým dokumentům se často přidává
Čtěte také na blogu
Potřebujete napřed udělat v SharePointu pořádek? Prohlédněte si služby – audit, governance a péče
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.