EP365 Lebenslagen-Center alles zu einer Lebenslage an einem Ort

Im Zweck. Gelenkte Dokumente ist eine Dokumentenlenkung – Versionierung, kontrollierte Kenntnisnahme und Prüfpfad für verbindliche Dokumente. Das Lebenslagen-Center ist ein Wissenswegweiser: Es sortiert Inhalte danach, worum es für Mitarbeitende gerade geht (neu im Unternehmen, Urlaub, Austritt …), mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Kontakten der zuständigen Personen. Eine Anleitung im Center kann einfach auf ein gelenktes Dokument verlinken – die beiden Anwendungen ergänzen sich.

Inhalte verwaltet eine Gruppe von Administratoren; freigeben können Administratoren und Freigebende. Eine Autorin stellt eine Anleitung aus Bausteinen zusammen – formatierter Text, Überschriften, Bilder, Videos, hervorgehobene Tipps –, ergänzt Checklistenschritte oder verlinkt einfach ein vorhandenes Dokument und reicht sie zur Freigabe ein. Inhalte durchlaufen die Status Entwurf → Zur Freigabe → Veröffentlicht; bis zur Freigabe sind sie für normale Benutzer verborgen. Bei jedem Schritt werden E-Mail-Benachrichtigungen versendet.

Ja. Eine freigegebene Anleitung kann optional als Markdown-Datei in einer SharePoint-Bibliothek veröffentlicht werden, aus der der EP365 KI-Assistent bei aktivierter SharePoint-Quelle liest. Mitarbeitende können dann in eigenen Worten fragen und erhalten eine Antwort mit Link auf die konkrete Anleitung – praktisch für alle, die noch nicht wissen, zu welcher Lebenslage ihre Frage gehört. Ins Wissen gelangen nur freigegebene Inhalte; Entwürfe und zurückgegebene Artikel kommen nie dorthin, und die Datei aktualisiert sich bei jeder Änderung selbst. Der KI-Assistent ist eine eigene Anwendung (EP365 Private sichere KI) – ohne ihn funktioniert das Center genauso, das Wissen wird nur nirgends veröffentlicht.

Ja. Beim Einreichen zur Freigabe erhalten die Freigebenden eine E-Mail, und nach der Entscheidung bekommt die Autorin das Ergebnis – bei Rückgabe einschließlich Begründung. Die E-Mail wird im Namen der Person versendet, die die Aktion ausgeführt hat, also aus ihrem Postfach und nicht von einer anonymen Adresse. Dafür ist eine einmalige Berechtigungserteilung durch Ihren Microsoft-365-Administrator nötig; ohne sie funktioniert die Anwendung weiter, nur die Benachrichtigungen werden nicht versendet.

Abgehakte Schritte in Anleitungen, gespeicherte Lesezeichen und gefolgte Lebenslagen werden so gespeichert, dass jede Person nur ihre eigenen sieht und bearbeitet. Der Fortschritt ist damit persönlich und technisch getrennt. Auch die Übersicht der Suchen ohne Ergebnis ist anonym – sie speichert nur Suchtext, Anzahl und Zeitpunkt, nie, wer gesucht hat.

Nein. Alles läuft im Browser auf Ihrem Microsoft 365; auf den Computern wird nichts installiert. E-Mails werden aus dem eigenen Postfach des Benutzers versendet. Auf unserer Seite wird extern nur die Gültigkeit der Lizenz geprüft – dabei fließen keine Unternehmensdaten.

Nur Microsoft 365 mit SharePoint Online – was die meisten Unternehmen ohnehin bezahlen. Das Center wird als eine Anwendung Ihrer Umgebung hinzugefügt, und der benötigte Speicher wird beim ersten Start automatisch angelegt. Wenn Sie SharePoint noch nicht nutzen, helfen wir Ihnen beim Einstieg.

Nur die zugewiesene Person, wer zugewiesen hat, ihre Führungskraft, HR, die verantwortliche Person für eine Pflichtschulung und wer im Plan einen Schritt verantwortet (Buddy, IT). Jede Zuweisung hat in SharePoint eigene Berechtigungen, sonst sieht sie also niemand, auch nicht außerhalb der Anwendung – nicht einmal der Administrator des Centers, sofern er nicht beteiligt ist. Bei vertraulichen Lebenslagen (Austritt, Elternschaft) sind die E-Mails neutral, und die Schritte werden nicht in gemeinsame Aufgaben in Workplace kopiert.

Ja. HR weist das Onboarding nur mit einem Namen zu, und die Schritte für HR, IT und Führungskraft laufen sofort an. Der IT-Schritt „Geschäftskonto anlegen“ öffnet den Assistenten in Identity Manager, vorausgefüllt aus der Zuweisung; sobald das Konto existiert, wird die Zuweisung im Center damit verknüpft, und die neue Person sieht sie.

Nein – bewusst ohne Automatisierungsplattformen und ohne eigenen Server. Die Erinnerungswarteschlange zeigt, bei wem eine Frist bald fällig oder überschritten ist, und HR, die verantwortliche Person der Lebenslage, wer zugewiesen hat oder die Führungskraft versenden die Erinnerungen mit einem Klick. Zu einer Zuweisung können Sie auch eine Kalendereinladung mit dem Fälligkeitsdatum schicken, damit Outlook die Mitarbeitenden erinnert.

Die Oberfläche gibt es auf Tschechisch und Englisch – Benutzer sehen die Sprache ihres Microsoft 365, mit manueller Umschaltung (die Wahl wird gespeichert) und einer Standardsprache aus der globalen Konfiguration. Mehrsprachige Inhalte für die Lebenslagen und Anleitungen selbst stehen auf der Roadmap.

Sie laden das Paket nur ein einziges Mal in Ihren App-Katalog hoch. Neue Versionen werden danach automatisch geladen, und Ihr Administrator steuert sie direkt in der Anwendung – in den Einstellungen auf der Karte Versionsverwaltung kann er eine Version festlegen oder zu einer früheren zurückkehren. Kein wiederholtes Bereitstellen von Paketen: Wir liefern Verbesserungen laufend aus – ohne festgelegte Version erhält Ihre Website sie automatisch, mit festgelegter Version wechseln Sie, wann Sie möchten.