EP365 E-Shop die Leute wählen, Sie genehmigen und geben aus – der Bestand stimmt von selbst
Werbeartikel, Firmen-Merchandise, kleine IT und Arbeitsmittel – Katalog, Warenkorb, Genehmigung und Ausgabe aus dem Lager im Microsoft 365, das Sie bereits haben und bezahlen. Ohne Zahlungen, ohne Cloud eines Drittanbieters und ohne zusätzliche Passwörter.
Stöbern im Firmenkatalog, ein Warenkorb mit Zweck und Wunschtermin, das Absenden der Bestellung und ihre Genehmigung durch die zuständige Person mit klarem Status. Klicken Sie auf die Demo, um sie zu vergrößern.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das hören wir von Unternehmen, die ihren Leuten Dinge ausgeben – Merchandise, Werbeartikel, kleine IT oder Arbeitsmittel. Nicht weil sie es schlecht machen, sondern weil E-Mail und eine gemeinsame Tabelle nie für Bestellungen und Lager gebaut wurden.
„Bestellungen kommen per E-Mail, und ich tippe sie in eine Tabelle ab.“
Die eine schreibt im Chat, der andere schickt eine E-Mail, der Dritte hält Sie auf dem Flur auf. Sie stellen die Liste zusammen, behalten im Blick, was wem versprochen wurde, und wenn jemand fragt „Kommt das noch?“, suchen Sie in alten Mails.
„Niemand weiß so recht, wie viel auf Lager ist.“
Die Lagertabelle stimmt bis zur ersten Ausgabe, die niemand notiert hat. T-Shirts in Größe L gehen mitten in einer Einstellungswelle aus, und Sie merken es genau dann, wenn Sie sie ausgeben müssen.
„Wer hat letztes Jahr die Jacke bekommen?“
Wenn Geschäftsführung, Buchhaltung oder ein Auditor fragt, rekonstruieren Sie es aus dem Gedächtnis und aus E-Mails. Einen nachprüfbaren Eintrag, wer die Ausgabe genehmigt hat und wann die Person den Artikel abgeholt hat, gibt es nicht.
Was der E-Shop dagegen tut
Fünf Dinge, die Ihnen am meisten Arbeit abnehmen. Am häufigsten wird der E-Shop für Werbeartikel und Merchandise, die Ausstattung neuer Mitarbeitender, kleine IT und Arbeitsmittel genutzt – die vollständige Funktionsliste finden Sie weiter unten in den Details.
Von der Auswahl im Katalog bis zur Ausgabe in einem Ablauf
Mitarbeitende stöbern im Katalog, legen Artikel in den Warenkorb und senden eine Bestellung mit Zweck und Termin ab. Der Administrator erhält eine E-Mail, genehmigt die Bestellung – damit wird die Ware vom Lager abgebucht – und markiert sie nach der Übergabe als ausgegeben. Die bestellende Person wird bei jedem Schritt informiert.
E-Mails, Chat und eine Lagertabelle nebeneinander eine Bestellwarteschlange und ein Lager, das von selbst stimmt
Genehmigung, Ablehnung und Stornierung – immer mit Grund
Eine Ablehnung hat einen Pflichtgrund, den die bestellende Person sofort sieht. Solange die Bestellung offen ist, kann sie sie auch selbst stornieren. Wird eine bereits genehmigte Bestellung storniert, geht die Ware zurück ins Lager – die Zahlen stimmen also auch nach einem Fehler.
„Ich hatte Ihnen doch geschrieben, dass wir das nicht haben“ der Grund steht an der Bestellung und in der E-Mail
Größen und Farben mit eigenem Bestand
Ein T-Shirt ist nicht ein Artikel, sondern eine Reihe von Varianten. Der Bestand wird pro Größe geführt, eine ausverkaufte L blockiert also keine M, und die Bestellung enthält genau das, was ausgegeben werden soll.
Datenschutz, den SharePoint durchsetzt
Normale Benutzer kommen nur an ihre eigenen Bestellungen und ihren Warenkorb – nicht weil die App den Rest versteckt, sondern weil sie keine Berechtigung dafür haben. Administratoren sehen alles.
Ein Bewegungsjournal statt Rätselraten
Zugänge, Abbuchungen durch Bestellungen, Stornierungen und manuelle Korrekturen werden mit Person und Grund erfasst. Eine alte Ausgabe nachzuverfolgen, kostet einen einzigen Filter.
Der schnellste Weg: 30 Minuten am Bildschirm.
Keine Firmenpräsentation. Wir teilen den Bildschirm und klicken uns mit einem Beispielkatalog durch die App – Sie sehen genau das, was Ihre Leute sehen würden.
Für alle, die es genauer wissen wollen
Alles Wichtige an einem Ort – Funktionen, ein Vergleich mit den Alternativen, Sicherheit, Preise und Antworten auf häufige Fragen.
Ein Katalog wie in jedem Onlineshop
Kacheln mit Bild, Preis und Verfügbarkeit, Kategorien, Suche und Sternebewertungen. Neue Artikel tragen eine Markierung, damit sie auffallen. Preise lassen sich pauschal ausblenden – für Materialausgaben mit Arbeitsmitteln, wo sie fehl am Platz sind.
Varianten mit eigenem Bestand
Ein Produkt kann Größen, Farben oder Ausführungen haben, und der Bestand wird pro Variante geführt. Der Bestand des Produkts ist ihre Summe – die Kachel zeigt also die Gesamtverfügbarkeit, das Detail die konkrete.
Ein Warenkorb, der am Konto hängt
Der Warenkorb wird in Ihrem SharePoint gespeichert, nicht im Browser – er übersteht das Schließen des Fensters und den Wechsel des Geräts. Eine angefangene Bestellung finden Sie auf dem Smartphone genau dort, wo Sie sie am Computer verlassen haben, und die Zahl der Artikel steht als Zähler in der Navigation.
Bestellungen mit Zweck und Termin
Eine Bestellung erfasst den Zweck (eine Messe, ein neuer Mitarbeiter, ein Ersatz), den gewünschten Termin und eine Notiz für den Administrator. Jede erhält eine Nummer im Format ORD-Jahr-laufende Nummer, und ihre Positionen sind nach dem Absenden unveränderlich – für einen sauberen Audit-Nachweis.
Genehmigung und Ausgabe
Eine Bestellwarteschlange nach Status: eingereicht, genehmigt, ausgegeben, abgelehnt, storniert, rückgebucht. Die Genehmigung bucht den Bestand ab, die Ausgabe schließt die Bestellung. Kleine Teams können die einstufige Abwicklung einschalten – genehmigen und ausgeben in einem Schritt.
Lager mit Audit-Nachweis
Wareneingänge, manuelle Korrekturen mit Notiz und Überwachung des Mindestbestands. Jede Bewegung landet im Journal: wer, wann, wie viel, warum und zu welcher Bestellung. Die Abbuchung ist gegen gleichzeitiges Handeln zweier Administratoren geschützt, damit keine Ausgabe verloren geht.
E-Mail-Benachrichtigungen
Eine neue Bestellung geht an die Administratoren, die Entscheidung an die bestellende Person – genehmigt, ausgegeben oder abgelehnt mit Grund. E-Mails gehen direkt aus Microsoft 365 unter der Identität der angemeldeten Person hinaus, ohne zusätzliche Automatisierung oder Konnektoren.
Übersicht, Rollen und Teams
Die Übersicht zeigt Ihre Bestellungen und neue Artikel; Administratoren sehen zusätzlich, wie viel wartet, was knapp wird und welchen Wert das Lager hat. Administratoren werden über eine Gruppe festgelegt, und die App lässt sich in Microsoft Teams als persönliche App oder Registerkarte hinzufügen.
Daten bleiben bei Ihnen
Katalog, Bestellungen, Warenkörbe und Lager werden ausschließlich in Ihrer Microsoft-365-Umgebung gespeichert, unter Ihren Identitäten und Berechtigungen. Nichts wird in die Cloud eines Drittanbieters übertragen, und die App hat keine eigene Datenbank und keinen eigenen Server.
Keine neuen Passwörter
Die Anmeldung erfolgt mit dem Microsoft-Firmenkonto. Verlässt jemand das Unternehmen, erledigt die IT das in einem Schritt – mit dem gesperrten Konto endet auch der Zugriff auf Bestellungen und Katalog.
Datenschutz der Bestellungen auf SharePoint-Ebene
Bestellungen, ihre Positionen, Warenkörbe und das Journal sind auf „nur eigene lesen“ eingestellt. Eine fremde Bestellung lässt sich auch mit bekanntem direktem Link nicht öffnen – das ist eine echte Grenze in den Daten, kein Trick in der Oberfläche.
Ein Lager, das gleichzeitigen Zugriffen standhält
Genehmigen zwei Administratoren im selben Moment eine Bestellung, geht keine Abbuchung verloren – das Schreiben ist geschützt, und ein Konflikt wird aus dem aktuellen Stand neu berechnet. Bestellungen sind nach dem Absenden unveränderlich, die Historie hält also.
Eine einzige externe Abhängigkeit
Bei uns läuft nur die Prüfung der Lizenzgültigkeit (nicht mehr als eine Umgebungskennung und ein Ablaufdatum). Bestellungen, Preise oder Namen fließen nicht darüber.
Eine nachvollziehbare Historie
Wer was wann genehmigt, ausgegeben oder korrigiert hat, lässt sich im Bewegungsjournal und im Microsoft-365-Auditprotokoll nachvollziehen – ohne separates Protokollsystem und ohne Nebenaufzeichnungen.
Preis nach Unternehmensgröße
Sie zahlen pro Unternehmen, nicht pro Person, die etwas bestellt. Der Preis richtet sich nach der Gesamtzahl der internen Benutzer in Ihrem Microsoft 365 – der volle Funktionsumfang der App innerhalb einer Größe, ohne Aufpreise für einzelne Funktionen.
Implementierung in Ihrem Unternehmen
Installation, Vorbereitung der Umgebung, ein Workshop für Lageradministratoren, ein Erscheinungsbild passend zu Ihrer Marke, ein Vorschlag für Kategorien und Rollen sowie optional die erste Befüllung des Katalogs und die Übernahme der Bestände aus Ihrer Tabelle.
Der Festpreis deckt eine Standardeinführung ab. Die Erstbefüllung mit einer größeren Zahl von Produkten und Einrichtungen darüber hinaus gehören nicht dazu. Nach einem kurzen Gespräch senden wir Ihnen ein genaues Angebot.
Stundensatz für Support
Beratung, Anpassungen der Umgebung, eigene Kategorien und Listen, Massenbefüllung des Katalogs oder Schulung neuer Administratoren.
Support wird je angefangene 15 Minuten Arbeit abgerechnet. Den voraussichtlichen Umfang nennen wir Ihnen immer vorab.
Bezahlen die Leute in diesem Shop mit Geld?
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Sehen Kolleginnen und Kollegen, was ich bestelle?
Wie bleibt der Bestand unter Kontrolle?
Kommt es mit Größen und Farben zurecht?
Brauchen wir Power Automate oder eine andere Automatisierung?
Lässt es sich in Teams und auf dem Smartphone nutzen?
Wie schnell können wir ihn einführen?
Wie laufen Updates der Anwendung ab?
Wird oft zusammen mit dem E-Shop eingesetzt
Weiterlesen im Blog
Möchten Sie zuerst Ordnung in Ihr SharePoint bringen? Unsere Leistungen ansehen – Audit, Governance und Betreuung
Worüber möchten Sie sprechen?
Wählen Sie, was Ihnen gerade am meisten unter den Nägeln brennt. Wir melden uns, gehen Ihre Situation durch und schlagen das weitere Vorgehen vor – inklusive Richtpreis.