EP365 E-shop zaměstnanci si vyberou, vy schválíte a vydáte – sklad se hlídá sám
Reklamní předměty, firemní merch, drobné IT i pracovní pomůcky – katalog, košík, schválení a výdej ze skladu v prostředí Microsoft 365, které už máte a platíte. Bez plateb, bez cizího cloudu a bez hesel navíc.
Poznáváte to?
Tohle slýcháme od firem, které svým lidem něco vydávají – merch, reklamní předměty, drobné IT nebo pracovní pomůcky. Ne proto, že by to dělaly špatně, ale protože e-mail a sdílená tabulka nebyly nikdy stavěné na objednávky a sklad.
„Objednávky mi chodí e-mailem a já je přepisuju do tabulky.“
Někdo napíše do chatu, jiný pošle e-mail, třetí se zastaví na chodbě. Vy z toho skládáte seznam, hlídáte, co se komu slíbilo, a při dotazu „už to jde?“ hledáte ve staré poště.
„Nikdo pořádně neví, kolik toho na skladě je.“
Tabulka se zásobami je aktuální do prvního výdeje, který ji nikdo nezapsal. Trička v Lku dojdou uprostřed náboru a zjistíte to až ve chvíli, kdy je potřebujete vydat.
„Kdo si loni bral tu bundu?“
Když se ptá vedení, účetní nebo auditor, dohledáváte to z paměti a e-mailů. Chybí prokazatelná stopa, kdo výdej schválil a kdy si ho zaměstnanec převzal.
Co s tím udělá E-shop
Pět věcí, které vám nejrychleji uberou práci. Nejčastěji se e-shop používá na reklamní předměty a merch, výbavu pro nováčky, drobné IT a pracovní pomůcky – kompletní přehled funkcí najdete níže v detailech.
Od výběru v katalogu k výdeji v jednom toku
Zaměstnanec si projde katalog, vloží věci do košíku a odešle objednávku s účelem a termínem. Správci přijde e-mail, objednávku schválí – čímž se zboží odečte ze skladu – a po předání ji označí jako vydanou. Objednatel je o každém kroku informován.
e-maily, chat a tabulka zásob vedle sebe jedna fronta objednávek a sklad, který se dopočítá sám
Schválení, zamítnutí i storno – vždy s důvodem
Zamítnutí nese povinný důvod, který objednatel rovnou vidí. Zrušit může i sám, dokud se objednávka nezpracovala. Storno už schválené objednávky vrátí zboží zpět na sklad, aby zásoba seděla i po chybě.
„psal jsem ti, že to nemáme“ důvod u objednávky i v e-mailu
Velikosti a barvy se skladem u každé
Tričko není jedna položka, ale sada variant. Zásoba se sleduje u každé velikosti zvlášť, takže vyprodané L nezablokuje prodej M a objednávka nese přesně to, co se má vydat.
Soukromí, které vynucuje SharePoint
Běžný uživatel má přístup jen ke svým objednávkám a košíku – ne proto, že by je aplikace schovala, ale protože k cizím nemá oprávnění. Správci vidí vše.
Žurnál pohybů místo dohadů
Příjem, odečet objednávkou, storno i ruční korekce se zapisují s tím, kdo je provedl a proč. Zpětné dohledání výdeje je otázka jednoho filtru.
Nejrychlejší cesta: 30 minut u obrazovky.
Žádná prezentace o firmě. Sdílíme obrazovku a proklikáme aplikaci na vzorovém katalogu – uvidíte přesně to, co by viděli vaši lidé.
Pro ty, kdo chtějí vědět víc
Všechno podstatné na jednom místě – funkce, srovnání s alternativami, bezpečnost, ceny i odpovědi na časté dotazy.
Katalog jako v běžném e-shopu
Dlaždice s obrázkem, cenou a dostupností, kategorie, hledání a hodnocení hvězdičkami. Novinky nesou chip, takže je lidé najdou. Ceny lze celoplošně skrýt – pro výdejny pracovních pomůcek, kde nejsou na místě.
Varianty se skladem u každé
Produkt může mít velikosti, barvy nebo provedení a zásoba se sleduje u každé varianty zvlášť. Zásoba produktu je jejich součtem, takže na dlaždici vidíte celkovou dostupnost a v detailu tu konkrétní.
Košík uložený k účtu
Košík se ukládá do vašeho SharePointu, ne do prohlížeče – přežije zavření okna i přechod na jiné zařízení. Rozdělaný nákup najdete v mobilu tam, kde jste ho nechali na počítači, a počet položek nese odznak v navigaci.
Objednávka s účelem a termínem
K objednávce se zapíše účel (veletrh, nástup nováčka, náhrada), požadovaný termín a poznámka pro správce. Každá dostane číslo ve tvaru OBJ-rok-pořadí a její položky jsou po odeslání neměnné kvůli auditní čistotě.
Schvalování a výdej
Fronta objednávek podle stavu: odesláno, schváleno, vydáno, zamítnuto, zrušeno, stornováno. Schválením se odečte sklad, výdejem se objednávka uzavře. Malé týmy si mohou zapnout jednokrokové vyřízení – schválit a rovnou vydat.
Sklad s auditní stopou
Příjem zboží, ruční korekce s poznámkou a minimální zásoba s upozorněním. Každý pohyb jde do žurnálu: kdo, kdy, kolik, proč a ke které objednávce. Odečet je chráněný proti souběhu dvou správců, takže se žádný výdej neztratí.
E-mailová upozornění
Nová objednávka chodí správcům, rozhodnutí objednateli – schváleno, vydáno, nebo zamítnuto i s důvodem. E-maily odcházejí přímo z Microsoftu 365 pod identitou přihlášeného uživatele, bez automatizací a konektorů navíc.
Přehled, role a Teams
Úvodní obrazovka ukazuje vaše objednávky a novinky, správci navíc kolik čeká na vyřízení, co dochází a jakou hodnotu má sklad. Správci jsou dané skupinou a aplikaci lze přidat do Microsoft Teams jako osobní aplikaci nebo záložku.
Data zůstávají u vás
Katalog, objednávky, košíky i sklad se ukládají výhradně do vašeho prostředí Microsoft 365, pod vašimi identitami a oprávněními. Nic se nepřenáší do cizího cloudu a aplikace nemá vlastní databázi ani server.
Žádná nová hesla
Lidé se přihlašují svým firemním účtem Microsoft. Odchod zaměstnance vyřeší IT jedním krokem – zablokováním účtu zmizí i přístup k objednávkám a katalogu.
Soukromí objednávek na úrovni SharePointu
Objednávky, jejich položky, košíky i žurnál mají nastavené oprávnění „čti jen své“. Cizí objednávku uživatel neuvidí, ani kdyby znal přímý odkaz – není to skrytí v aplikaci, ale skutečná hranice v datech.
Sklad odolný proti souběhu
Když dva správci schválí objednávku ve stejnou chvíli, odečet se neztratí – zápis je chráněný a při konfliktu se přepočítá z aktuálního stavu. Objednávky jsou po odeslání neměnné, takže historie sedí.
Jediná externí závislost
Z naší strany běží pouze ověření platnosti licence (nic víc než ID prostředí a datum expirace). Žádné objednávky, ceny ani jména tudy neprotékají.
Průkazná historie
Kdo co kdy schválil, vydal nebo opravil, dohledáte v žurnálu pohybů i v auditu Microsoft 365 – bez dalšího systému logů a vedlejších evidencí.
Cena podle velikosti firmy
Platíte za firmu, ne za každého, kdo si něco objedná. Cena se odvíjí od celkového počtu uživatelů ve vašem Microsoftu 365 – celý rozsah aplikace v rámci dané velikosti, bez příplatků za jednotlivé funkce.
Implementace u zákazníka
Instalace, příprava prostředí, workshop pro správce skladu, nastavení motivu dle vašeho brandu, návrh kategorií a rolí, volitelně první naplnění katalogu a převzetí stavu skladu z vaší tabulky.
Konkrétní cena závisí na velikosti firmy, počtu produktů a rozsahu úvodního nastavení. Přesnou nabídku pošleme po krátkém hovoru.
Cena podpory
Konzultace, úpravy prostředí, vlastní kategorie a číselníky, hromadné naplnění katalogu nebo zaškolení nových správců.
Podpora se účtuje za každých započatých 15 minut práce. O předpokládaném rozsahu vás vždy informujeme předem.
Platí se v tom e-shopu penězi?
Kde jsou uložená naše data?
Uvidí kolegové, co si objednávám?
Jak se hlídá sklad?
Zvládne to velikosti a barvy?
Potřebujeme k tomu Power Automate nebo jinou automatizaci?
Jde aplikaci používat v Teams a na mobilu?
Jak rychle to nasadíme?
Jak probíhají aktualizace aplikace?
K E-shopu se často přidává
Čtěte také na blogu
Potřebujete napřed udělat v SharePointu pořádek? Prohlédněte si služby – audit, governance a péče
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.