EP365 Doklady přijaté faktury od dodavatelů bez přepisování – přečíst, zkontrolovat, schválit, předat do účetnictví
Faktury, zálohové faktury, dobropisy a účtenky od dodavatelů – přijaté ze schránky nebo ze skeneru, přečtené, zkontrolované, schválené a předané do účetního programu. V prostředí Microsoft 365, které už máte a platíte. Bez cizího cloudu, bez AI a bez hesel navíc.
Poznáváte to?
Takhle to vypadá v řadě firem, dokud faktury od dodavatelů běží přes e-mail a ruční přepis. Ne proto, že by to účtárna dělala špatně – pošta nebyla nikdy stavěná na kontrolu, schvalování a stopu, kdo co odsouhlasil.
„Faktury chodí do pěti schránek a některé se ztratí.“
Jedna přijde na fakturační adresu, druhá obchodníkovi, třetí leží ve skeneru. Než se účtárna o dokladu dozví, blíží se splatnost.
„Číslo faktury, IČO, variabilní symbol, DPH – všechno přepisujeme ručně.“
Každý doklad znamená několik minut opisování do účetního programu. A stačí jedna přehozená číslice v účtu nebo v částce.
„Kdo tu fakturu schválil? A proč má dodavatel najednou jiný účet?“
Schválení visí v e-mailu „ok, zaplať“, zástup za dovolenou se řeší telefonem a změnu bankovního účtu si všimne jen ten, kdo zrovna dává pozor.
Co s tím udělají Doklady přijaté
Pět věcí, kterými se oběh přijatých dokladů nejrychleji zklidní. Kompletní přehled funkcí najdete níže v detailech.
Od přílohy v e-mailu po dávku pro účetní program
Aplikace si doklady sama vezme ze sdílené schránky nebo z knihovny, kam ukládá skener, nebo je účtárna přetáhne ručně. Přečte je, zařadí do fronty ke kontrole a po kontrole je pošle ke schválení. Schválené doklady účtárna vybere a stáhne jako jednu dávku pro účetní program.
pět schránek, opisování a „ok, zaplať“ v e-mailu jedna fronta, jedna kontrola, jedna dávka
Kontrola vedle originálu
Originál vlevo, přečtené hodnoty vpravo. Klik do pole ukáže jeho místo v dokladu. Ověřené je jen to, co potvrdí kontrola – kontrolní součet IČO, DIČ a čísla účtu, součet základů a DPH – nebo shoda dvou zdrojů.
opisování z PDF do programu potvrzení vedle originálu
Učí se od účtárny
Chybí-li hodnota, účtárna ji jednou označí myší přímo v náhledu. Aplikace si místo zapamatuje u dodavatele a příští doklad od něj přečte sama. Stejně fungují vlastní pole – číslo objednávky, SPZ nebo zakázka.
Nový účet dodavatele neproklouzne
Kontrola upozorní, čím se doklad liší od obvyklých dokladů dodavatele: nový bankovní účet, jiné DIČ, jiná měna nebo jiný druh dokladu. Ověření v registru plátců DPH je na jedno kliknutí.
Schvalovatel ví, co na něj čeká
E-mail při odeslání ke schválení, karta na stránce Můj den ve Workplace a připomínka, když doklad čeká dva pracovní dny. Na dovolené rozhoduje zástupce, kterého si schvalovatel vybral sám.
Nejrychlejší cesta: 30 minut u obrazovky.
Žádná prezentace o firmě. Sdílíme obrazovku a proklikáme aplikaci na ukázkových datech – od dokladu ve schránce přes kontrolu a schválení po dávku pro účetní program.
Pro ty, kdo chtějí vědět víc
Všechno podstatné na jednom místě – funkce, srovnání s alternativami, bezpečnost, ceny i odpovědi na časté dotazy.
Příjem dokladů
Ze sdílených schránek (i s podsložkou a výběrem odesílatelů), z knihoven, kam ukládá skener nebo tok Power Automate, a ručním nahráním – až padesát souborů naráz. Bere PDF, ISDOC i fotky. Do schránky aplikace nic nezapisuje, zpracovaný sken přesune do složky Zpracováno a stejný soubor nezaloží dvakrát.
Čtení v prohlížeči
Postupně z nejpřesnějšího zdroje: elektronická faktura ISDOC, QR Platba, text PDF a u skenů a fotek OCR. Sken trvá asi 10 až 20 sekund na stranu. Malou, natočenou nebo drobně tištěnou účtenku aplikace přečte ještě jednou – narovnanou a zvětšenou. Režim DPH dokladu (plátce, neplátce, zjednodušený doklad) určí sama.
Kontrola vedle originálu
Fronta ukazuje stav, splatnost, částku a kolik hodnot čeká na ověření. Na kontrolní stránce jsou v náhledu orámovaná místa, odkud se hodnota četla – zeleně ověřené, jantarově k ověření, modře opravené. Potvrzení i opravy se ukládají průběžně do historie dokladu: kdo, kdy, z čeho na co.
Učení z oprav a vlastní pole
Hodnotu, kterou aplikace nenašla, účtárna označí myší v náhledu a aplikace si místo zapamatuje u dodavatele. Správce může založit až dvacet vlastních polí (text, číslo, částka, datum) – mají vlastní sloupec v knihovně a jdou do přehledu dávky v Excelu.
Rozdělení PDF s víc doklady
Když skener uloží hromádku dokladů do jednoho souboru, aplikace to pozná podle čísla dokladu a dodavatele na stranách a hranice navrhne. Kliknutím na stranu je upravíte. Z každé části vznikne samostatný doklad, originál zůstane se stavem Rozděleno.
Evidence dodavatelů
Kartu dodavatele nikdo nezadává předem: založí ji odeslání prvního dokladu ke schválení – název a sídlo z ARES, DIČ a účet z dokladu. Karta ukazuje doklady dodavatele, známé účty, výchozí středisko, jak obvykle fakturuje, a naučená pole.
Upozornění a registr plátců DPH
Nový bankovní účet, jiné DIČ než na kartě, jiná měna nebo jiný druh dokladu se ukážou při kontrole. Tlačítko Ověřit v registru plátců DPH otevře hledání Ministerstva financí a DIČ zkopíruje do schránky – hned vidíte nespolehlivého plátce i zveřejněné účty.
Schvalování podle středisek
Účtárna vybere druh dokladu a středisko, které navrhne karta dodavatele. Věcnou správnost potvrdí schvalovatel střediska, nad limitem bez DPH ještě příkazce operace; doklad v cizí měně jde příkazci vždy. Vrátit účtárně i zamítnout jde jen s důvodem a vrácený doklad se schvaluje od začátku.
Zástupy, karty a připomínky
Zástupce si schvalovatel vybere sám; zástup platí po zapnutí „Teď jsem pryč“ nebo sám, když má v Outlooku automatickou odpověď. Ve Workplace na stránce Můj den vidí schvalovatel své doklady a zvlášť ty se splatností do tří dnů, účtárna doklady k ověření. Připomínka přijde po dvou pracovních dnech čekání a tři dny před splatností.
Export do účetnictví
Schválené doklady účtárna vybere a aplikace složí jeden ZIP: originály, soubor pro import do účetního programu a přehled v Excelu (dodavatel, IČO, DIČ, číslo, VS, data, základ, DPH, celkem, středisko, kdo schválil). Soubor pro import je univerzální ISDOC, nebo – podle volby v Nastavení – XML pro POHODU, Money S3 či ABRA Flexi s řadou, předkontací, členěním DPH a střediskem. U exportu v ISDOC jde doklad, který přišel jako ISDOC, dál i s řádky od dodavatele. Dávku jde stáhnout znovu a správce ji může zrušit.
Víc firem v jedné aplikaci
Holding s několika IČO vede doklady v jedné aplikaci – podle seznamu našich firem aplikace pozná, které firmě doklad patří, i když jsou obě IČO na dokladu blízko sebe.
Role a ukázková data
Správce, účtárna a schvalovatel; role přidělíte jednotlivým lidem i skupinám Entra ID. Schvalovatel vidí jen svou frontu ke schválení. Ukázková data se zakládají jen tlačítkem a stejně tak se odstraní.
Doklady neopouštějí váš Microsoft 365
Doklad se čte v prohlížeči toho, kdo s ním pracuje – soubor ani jeho text neodchází mimo váš Microsoft 365 a nečte ho žádná umělá inteligence. Aplikace nemá vlastní server ani Azure. Jediný dotaz ven je ověření dodavatele v registru ARES a odchází v něm jen IČO; v Nastavení se dá vypnout.
Knihovna s vlastními oprávněními
Knihovna dokladů nedědí oprávnění webu – vidí ji jen správci, účtárna a schvalovatelé, i kdyby ji někdo otevřel přímo v SharePointu. Je skrytá v obsahu webu a mimo vyhledávání v Microsoft 365, doklady se otvírají jen v aplikaci.
„Ověřeno“ znamená ověřeno
Hodnota je označená jako ověřená, jen když ji potvrdí nezávislá kontrola (kontrolní součet IČO, DIČ a čísla účtu, součet základů a DPH) nebo shoda dvou zdrojů. Když si zdroje odporují, aplikace to u pole napíše – nevybírá potichu. Ke schválení jde doklad až ve chvíli, kdy nic nechybí.
Stopa, která se nepřepisuje
Každá oprava, potvrzení a rozhodnutí se zapisuje do historie dokladu – kdo, kdy, z čeho na co a případně za koho rozhodoval zástupce. Stopu, kdo co schválil, nejde zpětně přepsat.
Žádná nová hesla
Lidé se přihlašují svým firemním účtem Microsoft a e-maily schvalovatelům odcházejí přes Microsoft 365. Sdílenou schránku čte jen ten, kdo k ní má v Exchange přístup. Odchod zaměstnance vyřeší IT jedním krokem – zablokováním účtu zmizí i přístup k aplikaci.
K nám jde jen dotaz na licenci
Soubor s identifikací firmy a datem platnosti si aplikace stáhne a ověří u vás v prohlížeči. Doklady, dodavatele ani částky nám aplikace neposílá; z naší distribuční sítě se načítá kód aplikace, knihovna pro čtení skenů a přehled novinek.
Měsíční licence podle velikosti firmy
Výše předplatného se odvíjí od celkového počtu interních uživatelů ve vašem Microsoft 365. V rámci dané velikosti získáte celý rozsah aplikace, bez příplatků za jednotlivé funkce.
Implementace
Knihovnu dokladů, seznamy a skupiny rolí si aplikace založí sama, když ji poprvé otevře správce webu. S vámi pak nastavíme role, střediska se schvalovateli, limit pro příkazce operace, vaše firmy a zdroje dokladů – sdílené schránky a knihovny skenů.
Správce webu, který aplikaci poprvé otevře, a jednorázové schválení přístupu k Microsoft Graphu v Centru pro správu SharePointu – kvůli e-mailům schvalovatelům, čtení sdílených schránek a rolím přiděleným skupinám Entra ID. Ke sdílené schránce musí mít přístup v Exchange ten, kdo aplikaci v účtárně otevírá.
Cena podpory
Konzultace, úpravy prostředí, zaškolení nebo podpora uživatelů nad rámec licence.
Podpora se účtuje za každých započatých 15 minut práce. O předpokládaném rozsahu vás vždy informujeme předem.
Posílá aplikace doklady do AI nebo do cizí služby?
Jak dostaneme doklady do účetního programu?
Účtuje aplikace nebo připravuje platby?
Jak se doklady dostanou do aplikace?
Jak dobře čte skeny a fotky účtenek?
Musíme dodavatele zadat předem?
Kdo doklad schvaluje?
Ověřuje aplikace nespolehlivé plátce DPH?
Kdo doklady uvidí?
Co je potřeba k nasazení a kolik stojí implementace?
Jak probíhají aktualizace aplikace?
K Dokladům přijatým se hodí
Čtěte také na blogu
Potřebujete napřed udělat v SharePointu pořádek? Prohlédněte si služby – audit, governance a péče
Co přesně chcete probrat?
Vyberte si, co vás aktuálně nejvíc pálí. Ozveme se vám, projdeme vaši situaci a navrhneme další postup včetně orientační ceny.