EP365 Eingangsbelege Lieferantenrechnungen ohne Abtippen – auslesen, prüfen, genehmigen, an die Buchhaltung übergeben
Rechnungen, Anzahlungsrechnungen, Gutschriften und Kassenbons von Lieferanten – aus dem Postfach oder vom Scanner übernommen, ausgelesen, geprüft, genehmigt und an das Buchhaltungsprogramm übergeben. Im Microsoft 365, das Sie bereits haben und bezahlen. Ohne fremde Cloud, ohne KI und ohne zusätzliche Passwörter.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
So sieht es in vielen Unternehmen aus, solange Lieferantenrechnungen über E-Mail und Abtippen laufen. Nicht weil die Buchhaltung etwas falsch macht – E-Mail wurde nie für Prüfung, Genehmigung und eine Spur gebaut, wer was freigegeben hat.
„Rechnungen landen in fünf Postfächern, und manche gehen verloren.“
Eine kommt an die Rechnungsadresse, eine an den Vertrieb, eine liegt im Scanner. Bis die Buchhaltung davon erfährt, ist die Fälligkeit nah.
„Rechnungsnummer, Firmen-ID, Verwendungszweck, Umsatzsteuer – alles tippen wir ab.“
Jeder Beleg bedeutet Minuten Abschreiben ins Buchhaltungsprogramm. Und eine vertauschte Ziffer in Kontonummer oder Betrag genügt.
„Wer hat diese Rechnung freigegeben? Und warum hat der Lieferant plötzlich ein anderes Konto?“
Die Freigabe ist eine E-Mail „ok, bitte zahlen“, die Urlaubsvertretung läuft per Telefon, und ein geändertes Bankkonto fällt nur auf, wenn gerade jemand genau hinsieht.
Was Eingangsbelege dagegen tut
Fünf Dinge, mit denen der Umlauf von Eingangsbelegen am schnellsten ruhiger wird. Die vollständige Funktionsliste finden Sie weiter unten in den Details.
Vom E-Mail-Anhang bis zum Stapel für das Buchhaltungsprogramm
Die App holt Belege selbst aus einem freigegebenen Postfach oder aus der Bibliothek, in die der Scanner speichert, oder die Buchhaltung zieht sie per Hand hinein. Sie liest sie aus, stellt sie in die Prüfwarteschlange und schickt sie nach der Prüfung zur Genehmigung. Genehmigte Belege wählt die Buchhaltung aus und lädt sie als einen Stapel für das Buchhaltungsprogramm herunter.
fünf Postfächer, Abtippen und „ok, bitte zahlen“ per E-Mail eine Warteschlange, eine Prüfung, ein Stapel
Prüfung neben dem Original
Links das Original, rechts die ausgelesenen Werte. Ein Klick in ein Feld zeigt seine Stelle im Beleg. Als geprüft gilt nur, was eine Kontrolle bestätigt – die Prüfsumme von Firmen-ID, USt-ID und Kontonummer, die Summe aus Bemessungsgrundlagen und Steuer – oder worin zwei Quellen übereinstimmen.
Abschreiben aus dem PDF ins Programm Bestätigen neben dem Original
Sie lernt von der Buchhaltung
Fehlt ein Wert, markiert ihn die Buchhaltung einmal mit der Maus direkt in der Vorschau. Die App merkt sich die Stelle beim Lieferanten und liest dessen nächsten Beleg selbst. Eigene Felder – Bestellnummer, Kennzeichen oder Auftrag – funktionieren genauso.
Ein neues Lieferantenkonto rutscht nicht durch
Die Prüfung weist darauf hin, worin sich der Beleg von den üblichen Belegen des Lieferanten unterscheidet: neues Bankkonto, andere USt-ID, andere Währung oder andere Belegart. Die Prüfung im tschechischen Register der Umsatzsteuerzahler ist einen Klick entfernt.
Genehmigende wissen, was auf sie wartet
Eine E-Mail beim Senden zur Genehmigung, eine Karte auf der Seite „Mein Tag“ in Workplace und eine Erinnerung, wenn ein Beleg zwei Arbeitstage wartet. Im Urlaub entscheidet die Vertretung, die die genehmigende Person selbst gewählt hat.
Der schnellste Weg: 30 Minuten am Bildschirm.
Keine Firmenpräsentation. Wir teilen den Bildschirm und klicken uns mit Beispieldaten durch die App – vom Beleg im Postfach über Prüfung und Genehmigung bis zum Stapel für das Buchhaltungsprogramm.
Für alle, die es genauer wissen wollen
Alles Wichtige an einem Ort – Funktionen, ein Vergleich mit den Alternativen, Sicherheit, Preise und Antworten auf häufige Fragen.
Belegeingang
Aus freigegebenen Postfächern (bei Bedarf mit Unterordner und Absenderfilter), aus Bibliotheken, in die ein Scanner oder ein Power-Automate-Flow speichert, und per manuellem Hochladen – bis zu fünfzig Dateien auf einmal. PDF, ISDOC und Fotos werden angenommen. Ins Postfach schreibt die App nichts, einen verarbeiteten Scan verschiebt sie in den Ordner „Zpracováno“ (Verarbeitet) und dieselbe Datei legt sie nie zweimal an.
Auslesen im Browser
Zuerst aus der genauesten Quelle: elektronische Rechnung ISDOC, QR-Zahlungscode, PDF-Text und bei Scans und Fotos OCR. Ein Scan dauert etwa 10 bis 20 Sekunden pro Seite. Einen kleinen, schiefen oder klein gedruckten Kassenbon liest die App ein zweites Mal – begradigt und vergrößert. Den Umsatzsteuermodus des Belegs (Steuerpflichtiger, Nicht-Steuerpflichtiger, vereinfachter Beleg) bestimmt sie selbst.
Prüfung neben dem Original
Die Warteschlange zeigt Status, Fälligkeit, Betrag und wie viele Werte auf Prüfung warten. Auf der Prüfseite umrandet die Vorschau, wo jeder Wert gelesen wurde – grün geprüft, gelb zu prüfen, blau korrigiert. Bestätigungen und Korrekturen werden laufend in der Belegchronik gespeichert: wer, wann, von was zu was.
Lernen aus Korrekturen, eigene Felder
Einen Wert, den die App nicht gefunden hat, markiert die Buchhaltung in der Vorschau mit der Maus, und die App merkt sich die Stelle beim Lieferanten. Administratoren können bis zu zwanzig eigene Felder anlegen (Text, Zahl, Betrag, Datum) – jedes bekommt eine eigene Spalte in der Bibliothek und erscheint in der Excel-Übersicht des Stapels.
Aufteilen eines PDF mit mehreren Belegen
Speichert ein Scanner einen Stapel Belege in eine Datei, erkennt die App das an Belegnummer und Lieferant auf den Seiten und schlägt die Grenzen vor. Per Klick auf eine Seite passen Sie sie an. Aus jedem Teil wird ein eigener Beleg; das Original bleibt mit dem Status „Aufgeteilt“ erhalten.
Lieferantenverzeichnis
Lieferanten trägt niemand vorab ein: Das Senden des ersten Belegs zur Genehmigung legt die Lieferantenkarte an – Name und Sitz aus dem tschechischen Register ARES, USt-ID und Konto aus dem Beleg. Die Karte zeigt die Belege des Lieferanten, bekannte Konten, die Standard-Kostenstelle, wie er üblicherweise abrechnet, und gelernte Felder.
Warnungen und Umsatzsteuerregister
Ein neues Bankkonto, eine andere USt-ID als auf der Karte, eine andere Währung oder Belegart zeigen sich bei der Prüfung. Die Schaltfläche zur Prüfung im Register der Umsatzsteuerzahler öffnet die Suche des tschechischen Finanzministeriums und kopiert die USt-ID in die Zwischenablage – unzuverlässige Steuerzahler und veröffentlichte Konten sehen Sie sofort.
Genehmigung nach Kostenstellen
Die Buchhaltung wählt Belegart und Kostenstelle, die die Lieferantenkarte vorschlägt. Die sachliche Richtigkeit bestätigt die genehmigende Person der Kostenstelle, über einem Nettolimit zusätzlich die anordnungsbefugte Person; ein Beleg in Fremdwährung geht immer an sie. Zurückgeben und Ablehnen geht nur mit Begründung, und ein zurückgegebener Beleg wird von vorn genehmigt.
Vertretungen, Karten und Erinnerungen
Die Vertretung wählt jede genehmigende Person selbst; sie gilt nach dem Einschalten von „Jetzt bin ich weg“ oder automatisch, solange in Outlook eine automatische Antwort aktiv ist. Auf der Seite „Mein Tag“ in Workplace sehen Genehmigende ihre Belege und gesondert die mit Fälligkeit innerhalb von drei Tagen, die Buchhaltung die Belege zur Prüfung. Eine Erinnerung kommt nach zwei Arbeitstagen Wartezeit und drei Tage vor Fälligkeit.
Export in die Buchhaltung
Die Buchhaltung wählt genehmigte Belege aus, und die App packt eine ZIP-Datei: Originale, eine Importdatei für das Buchhaltungsprogramm und eine Excel-Übersicht (Lieferant, Firmen-ID, USt-ID, Nummer, Verwendungszweck, Daten, Bemessungsgrundlage, Steuer, Gesamt, Kostenstelle, wer genehmigt hat). Die Importdatei ist das universelle ISDOC oder – je nach Einstellung – XML für POHODA, Money S3 oder ABRA Flexi mit Nummernkreis, Vorkontierung, USt-Gliederung und Kostenstelle. Beim ISDOC-Export behält ein Beleg, der als ISDOC kam, die Positionen des Lieferanten. Ein Stapel lässt sich erneut herunterladen, Administratoren können ihn stornieren.
Mehrere Firmen in einer App
Eine Gruppe mit mehreren Firmen-IDs führt ihre Belege in einer App – anhand der Liste der eigenen Firmen erkennt die App, zu welcher Firma ein Beleg gehört, auch wenn beide Firmen-IDs auf dem Beleg nah beieinander stehen.
Rollen und Beispieldaten
Administrator, Buchhaltung und Genehmigende; Rollen vergeben Sie an einzelne Personen oder an Entra-ID-Gruppen. Genehmigende sehen nur ihre eigene Genehmigungswarteschlange. Beispieldaten werden nur per Schaltfläche angelegt und ebenso wieder entfernt.
Belege verlassen Ihr Microsoft 365 nie
Ein Beleg wird im Browser der Person ausgelesen, die damit arbeitet – weder die Datei noch ihr Text verlässt Ihr Microsoft 365, und keine künstliche Intelligenz liest ihn. Die App hat keinen eigenen Server und kein Azure. Die einzige Anfrage nach außen ist die Lieferantenprüfung im tschechischen Register ARES, bei der nur die Firmen-ID übermittelt wird; sie lässt sich in den Einstellungen abschalten.
Eine Bibliothek mit eigenen Berechtigungen
Die Belegbibliothek erbt die Berechtigungen der Website nicht – sehen können sie nur Administratoren, Buchhaltung und Genehmigende, auch wenn jemand sie direkt in SharePoint öffnet. Sie ist im Websiteinhalt ausgeblendet und von der Microsoft-365-Suche ausgenommen; Belege öffnen sich nur in der App.
„Geprüft“ heißt geprüft
Ein Wert gilt nur dann als geprüft, wenn eine unabhängige Kontrolle ihn bestätigt (Prüfsumme von Firmen-ID, USt-ID und Kontonummer, Summe aus Bemessungsgrundlagen und Steuer) oder zwei Quellen übereinstimmen. Widersprechen sich die Quellen, sagt die App das am Feld – sie wählt nie stillschweigend. Zur Genehmigung geht ein Beleg erst, wenn nichts fehlt.
Eine Spur, die sich nicht umschreiben lässt
Jede Korrektur, Bestätigung und Entscheidung wird in der Belegchronik festgehalten – wer, wann, von was zu was und in wessen Namen eine Vertretung entschieden hat. Wer was genehmigt hat, lässt sich nachträglich nicht umschreiben.
Keine neuen Passwörter
Die Anmeldung erfolgt mit dem Microsoft-Firmenkonto, und E-Mails an Genehmigende gehen über Microsoft 365. Ein freigegebenes Postfach liest nur, wer in Exchange Zugriff darauf hat. Verlässt jemand das Unternehmen, erledigt die IT das in einem Schritt – mit dem gesperrten Konto endet auch der Zugriff auf die App.
Zu uns gelangt nur die Lizenzabfrage
Die App lädt die Datei mit der Kennung Ihres Unternehmens und dem Ablaufdatum herunter und prüft sie in Ihrem Browser. Belege, Lieferanten oder Beträge sendet die App nicht an uns; App-Code, die Bibliothek zum Auslesen von Scans und Versionshinweise werden aus unserem Content Delivery Network geladen.
Monatliche Lizenz nach Unternehmensgröße
Das Abonnement richtet sich nach der Gesamtzahl der internen Benutzer in Ihrem Microsoft 365. Innerhalb einer Größe erhalten Sie den vollen Funktionsumfang der App, ohne Aufpreise für einzelne Funktionen.
Implementierung
Belegbibliothek, Listen und Rollengruppen legt die App selbst an, sobald ein Website-Administrator sie zum ersten Mal öffnet. Gemeinsam mit Ihnen richten wir dann Rollen, Kostenstellen mit ihren Genehmigenden, das Limit für die anordnungsbefugte Person, Ihre Firmen und die Belegquellen ein – freigegebene Postfächer und Scan-Bibliotheken.
Einen Website-Administrator, der die App zum ersten Mal öffnet, und eine einmalige Freigabe des Zugriffs auf Microsoft Graph im SharePoint Admin Center – für E-Mails an Genehmigende, das Lesen freigegebener Postfächer und Rollen, die Entra-ID-Gruppen zugewiesen sind. Wer die App in der Buchhaltung öffnet, braucht in Exchange Zugriff auf das freigegebene Postfach.
Stundensatz für Support
Beratung, Anpassungen der Umgebung, Schulungen oder Benutzerunterstützung über die Lizenz hinaus.
Support wird je angefangene 15 Minuten Arbeit abgerechnet. Den voraussichtlichen Umfang nennen wir Ihnen immer vorab.
Schickt die App Belege an eine KI oder einen fremden Dienst?
Wie kommen die Belege in unser Buchhaltungsprogramm?
Bucht die App oder bereitet sie Zahlungen vor?
Wie kommen die Belege in die App?
Wie gut liest die App Scans und Fotos von Kassenbons?
Müssen wir Lieferanten vorab erfassen?
Wer genehmigt einen Beleg?
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