Ze souborového serveru do SharePointu po krocích, bez velkého třesku

Druhý díl série Dokumenty v SharePointu. Minule jsme prošli, co SharePoint umí hned po zapnutí. Dnes: jak se k tomu dostat, aniž byste firmě na měsíc zastavili práci.

Když se s firmou bavíme o převodu dokumentů, první obava skoro nikdy nezní „bude to fungovat?“. Zní „jak to proboha přestěhujeme?“. Na serveru jsou statisíce souborů, stovka složek s vlastními právy, které kdysi někdo nastavil a dnes je nikdo nezná, a lidé, kteří přesně vědí, kde co mají. Představa, že se to všechno v jeden víkend přesune a v pondělí se všichni naučí nový systém, je děsivá – a oprávněně.

Dobrá zpráva je, že takhle se to dělat nemusí, a většinou ani nemá. Převod dokumentů není stěhování, ale postupná změna způsobu práce. A ta jde po malých, ověřitelných krocích, z nichž každý má vlastní přínos a po každém se můžete rozhodnout, jestli pokračovat.

Krok 0: zjistěte, co na serveru vlastně je

Než se cokoli navrhuje, vyplatí se vědět, s čím pracujete. Kolik dat a v jakých složkách, jak staré soubory jsou, kdy je někdo naposledy změnil, jak hluboko jsou zanořené a jak dlouhé mají cesty. U většiny serverů se ukáže, že velká část obsahu je archiv, se kterým se roky nepracuje – a ten se převádět nemusí, nebo aspoň ne hned.

Inventura zároveň odhalí složky, kde práva neodpovídají tomu, kdo s dokumenty skutečně pracuje. To je cenná informace i v případě, že se nakonec nepřevede nic. Pomoct může i nástroj, kterým se pak bude převádět: Migration Manager (o něm níže) umí soubory nejdřív jen proskenovat, bez převodu, jako předběžné posouzení.

Krok 1: pilot na jedné agendě

Pro první krok vyberte agendu, která splňuje tři podmínky: je malá, má jasného vlastníka a převod do SharePointu jí přinese něco, co server neumí. Typickým kandidátem jsou směrnice, politiky a dokumentace pro ISO: desítky dokumentů, malý okruh autorů, a schvalování, číslované verze a auditní stopa dávají přínos hned u příštího auditu. O tom bude podrobně třetí díl.

Pilot má dva cíle. Prvním je ověřit, jestli lidem nový způsob práce sedí – ne v teorii, ale na reálných dokumentech. Druhým je naučit se, co bude potřeba u velkého převodu: jak pojmenovat weby, jak nastavit oprávnění, jak lidi zaškolit. Chyby se dělají levně na čtyřiceti dokumentech, ne na čtyřiceti tisících.

Krok 2: navrhněte strukturu pro zbytek

Nejčastější chyba převodu je zkopírovat strom složek ze serveru 1 : 1 do jedné obří knihovny. Funguje to první den a pak se ukáže, že jste si přenesli všechny staré problémy – a pár nových přidali.

Lepší je vyjít z toho, kdo s čím pracuje a kdo k tomu smí:

• Web pro tým nebo agendu, kde se oprávnění liší. Obchod, finance, HR a vedení mají každý svůj prostor s vlastními členy.
• Knihovny podle typu obsahu uvnitř webu – smlouvy, nabídky, projektová dokumentace. Každá knihovna může mít vlastní vlastnosti a šablony.
• Práva na úrovni webu a knihovny přes skupiny, ne na jednotlivých složkách. Výjimek co nejméně. Dokument po uložení zdědí práva místa, kam patří, a nikdo je nemusí nastavovat ručně.

Tady se obvykle ukáže, že stovka složek s vlastními právy se dá popsat deseti nebo dvaceti skupinami lidí. Ta zjednodušená mapa je mimochodem nejcennější výstup celého projektu – i pro bezpečnost.

Krok 3: přechod po týmech

Každý tým přejde ve chvíli, kdy je jeho prostor připravený. Krátké zaškolení na jeho vlastních dokumentech, jednoduchá pravidla „co kam patří“ a kontakt na někoho, kdo první týdny odpovídá na dotazy. Ostatní týmy mezitím pracují beze změny.

Dvě praktické věci, které rozhodují o úspěchu:

• Po převodu nastavte starou složku na serveru jen pro čtení. Jinak se během pár týdnů začne pracovat na dvou místech a nikdo neví, která verze platí.
• Nechte lidem Průzkumník Windows. Knihovnu si mohou přidat jako zástupce do OneDrivu a pracovat s ní jako se složkou. Změna zvyku je pak mnohem menší, než kdyby museli všechno dělat v prohlížeči.

Krok 4: co s archivem

Archiv má dvě poctivé možnosti. Buď zůstane na serveru jen pro čtení, dokud server dosluhuje, nebo se převede také – ideálně do vlastních knihoven, oddělených od živé práce.

Čím převádět

Na převod sdílených složek má Microsoft vlastní nástroj Migration Manager. Najdete ho přímo v centru správy SharePointu a práci dělá agent, kterého nainstalujete na počítač nebo virtuální server s Windows v síti, odkud je na sdílené složky vidět. Před každým převodem soubory proskenuje a přenese je včetně struktury složek. Podle popisu migrace sdílených složek ve službě Microsoft FastTrack se přenese i základní metadata: datum vytvoření a poslední změny a kdo soubor vytvořil a naposledy upravil.

Oprávnění umí přenést jen částečně. Migration Manager má volbu pro zachování oprávnění, ale přenáší jen základní oprávnění NTFS, jak je vidíte v Průzkumníku, a potřebuje, aby uživatelé ze serveru byli spárovaní s účty v Microsoft 365 (typicky synchronizací Active Directory). Pokročilá oprávnění a výslovné zákazy (Deny) se nepřenesou – a obsah, který byl zakázem chráněný, se tak může stát přístupný. Nepřenesou se ani oprávnění nastavená na samotné sdílené složce. I proto doporučujeme oprávnění nepřenášet, ale nastavit podle nové struktury z kroku 2.

Pro velké objemy a složité scénáře existují i nástroje třetích stran; pro běžnou firmu ale Migration Manager obvykle stačí.

Co se při převodu nepřenese a čeho se vyvarovat

Tohle je část, kterou je dobré znát dřív, než se přenese první soubor.

• Historie verzí ze serveru se nepřenáší. Stínové kopie zůstanou na serveru; v SharePointu začíná historie dnem převodu. Pokud potřebujete starší podobu dokumentu, nechte server do určitého data dostupný jen pro čtení. Nepřenesou se ani atributy souborů Windows, třeba „jen pro čtení“ nebo „skrytý“.
• Délka cesty: nejvýš 400 znaků. Počítá se celá cesta – knihovna, složky i název souboru. Hluboce zanořené složky s dlouhými názvy je potřeba před převodem zkrátit – a je lepší to zjistit při inventuře než při chybě převodu.
• Synchronizace má praktickou hranici. Microsoft doporučuje synchronizovat do Windows nejvýš 300 000 souborů v jedné knihovně a upozorňuje, že stejné potíže s výkonem mohou nastat, když má člověk dohromady 300 000 položek ve všech knihovnách, které synchronizuje. I proto se obsah dělí do více knihoven podle agendy, ne do jedné obří – a lidé si přidávají zástupce jen těch složek, se kterými opravdu pracují. Zástupce v OneDrivu Microsoft doporučuje před tlačítkem Synchronizovat, protože se synchronizuje jen vybraná složka, ne celá knihovna.
• Počet souborů limitem není, úložiště ano. Knihovna unese až 30 milionů souborů a složek, ale celá organizace má 1 TB a k tomu 10 GB za každou licenci – u velkého serveru si spočítejte, jestli nebude potřeba místo dokoupit. Jinak je problém velkých knihoven hlavně přehlednost, synchronizace a oprávnění: u knihovny nebo složky s více než 100 000 položkami už nejde přerušit dědění oprávnění. To je další důvod navrhnout práva dřív, než se do knihovny nahraje první soubor.

Když se bojíte, že se lidé nevyznají

Nejčastější obava po převodu je, že lidé nebudou vědět, kde co je a kam co uložit – na serveru měli svou mapu v hlavě, v SharePointu ji nemají. Proti tomu pomáhá hlavně dobře srozumitelná struktura a pár pravidel. Existují i nástroje, které ukládání a hledání lidem zjednoduší tak, aby strukturu nemuseli znát; my na to máme aplikaci Moje dokumenty, ale princip je důležitější než konkrétní nástroj: lidé se mají ptát „co ukládám a pro koho“, ne „na který web to patří“.

Co si z toho odnést

1. Převod dokumentů není stěhování, ale změna způsobu práce. Proto po krocích – pilot, struktura, týmy, archiv – a po každém kroku rozhodnutí, jestli pokračovat.
2. Kopie složek 1 : 1 přenese i staré problémy. Struktura podle toho, kdo s čím pracuje, a práva přes skupiny jsou nejcennější výstup celého projektu.
3. Limity řešte při inventuře, ne při převodu. Délka cesty, velikost knihoven a ztráta historie verzí se dají naplánovat; překvapení v polovině převodu ne.

---

V EP365 převádíme dokumenty ze souborových serverů po krocích – od inventury a návrhu struktury přes pilot až po přechod jednotlivých týmů a zaškolení. Nejčastěji začínáme Restartem, který ukáže, co na serveru a v Microsoft 365 skutečně máte. Pokud zvažujete, kde začít, napište nám.

V dalším díle: ISO 27001 a ISO 9001 v SharePointu – co auditor chce vidět u dokumentovaných informací, co doložíte vestavěnými nástroji a kde vám SharePoint sám nestačí.