Vom Dateiserver zu SharePoint Schritt für Schritt, ohne Big Bang

Zweiter Teil der Serie Dokumente in SharePoint. Beim letzten Mal ging es darum, was SharePoint gleich nach dem Einschalten kann. Heute: wie Sie dorthin kommen, ohne die Arbeit im Unternehmen einen Monat lang anzuhalten.

Wenn wir mit einem Unternehmen über die Migration von Dokumenten sprechen, lautet die erste Sorge fast nie „Wird das funktionieren?“. Sie lautet „Wie um Himmels willen ziehen wir das um?“. Auf dem Server liegen Hunderttausende Dateien, hundert Ordner mit eigenen Berechtigungen, die irgendwann jemand eingerichtet hat und die heute niemand mehr kennt, und Menschen, die genau wissen, wo sie was haben. Die Vorstellung, dass das alles an einem Wochenende umzieht und am Montag alle ein neues System lernen, ist beängstigend – und das zu Recht.

Die gute Nachricht: So muss es nicht laufen, und meistens sollte es das auch nicht. Die Migration von Dokumenten ist kein Umzug, sondern eine schrittweise Änderung der Arbeitsweise. Und die gelingt in kleinen, überprüfbaren Schritten. Jeder hat seinen eigenen Nutzen, und nach jedem können Sie entscheiden, ob Sie weitermachen.

Schritt 0: Finden Sie heraus, was wirklich auf dem Server liegt

Bevor Sie etwas entwerfen, lohnt es sich zu wissen, womit Sie arbeiten. Wie viele Daten in welchen Ordnern liegen, wie alt die Dateien sind, wann sie zuletzt jemand geändert hat, wie tief sie verschachtelt sind und wie lang ihre Pfade sind. Bei den meisten Servern zeigt sich, dass ein großer Teil des Inhalts Archiv ist, mit dem seit Jahren niemand arbeitet – und das muss nicht migriert werden, zumindest nicht sofort.

Die Bestandsaufnahme deckt zugleich Ordner auf, deren Berechtigungen nicht dazu passen, wer tatsächlich mit den Dokumenten arbeitet. Das ist eine wertvolle Information, selbst wenn am Ende gar nichts migriert wird. Helfen kann auch das Werkzeug, mit dem später migriert wird: Migration Manager (dazu unten mehr) kann die Dateien zunächst nur scannen, ohne sie zu migrieren, als Vorabbewertung.

Schritt 1: Pilot mit einem Aufgabenbereich

Wählen Sie für den ersten Schritt einen Aufgabenbereich, der drei Bedingungen erfüllt: Er ist klein, hat eine klar zuständige Person, und die Migration nach SharePoint bringt ihm etwas, das der Server nicht kann. Ein typischer Kandidat sind Weisungen, Richtlinien und die Dokumentation für ISO: Dutzende Dokumente, ein kleiner Kreis von Autoren, und Genehmigung, nummerierte Versionen und ein Prüfpfad bringen schon beim nächsten Audit Nutzen. Darum geht es ausführlich im dritten Teil.

Der Pilot hat zwei Ziele. Erstens zu prüfen, ob den Menschen die neue Arbeitsweise liegt – nicht in der Theorie, sondern an echten Dokumenten. Zweitens zu lernen, was die große Migration brauchen wird: wie Websites benannt werden, wie Berechtigungen eingerichtet werden, wie die Mitarbeitenden geschult werden. Fehler macht man günstig an vierzig Dokumenten, nicht an vierzigtausend.

Schritt 2: Entwerfen Sie die Struktur für den Rest

Der häufigste Fehler bei der Migration ist, den Ordnerbaum vom Server 1:1 in eine einzige riesige Bibliothek zu kopieren. Am ersten Tag funktioniert das, dann zeigt sich, dass Sie alle alten Probleme mitgenommen – und ein paar neue hinzugefügt haben.

Besser ist es, davon auszugehen, wer womit arbeitet und wer darauf zugreifen darf:

• Eine Website pro Team oder Aufgabenbereich, wo sich die Berechtigungen unterscheiden. Vertrieb, Finanzen, Personal und Geschäftsleitung haben jeweils einen eigenen Bereich mit eigenen Mitgliedern.
• Bibliotheken nach Art des Inhalts innerhalb der Website – Verträge, Angebote, Projektdokumentation. Jede Bibliothek kann eigene Eigenschaften und Vorlagen haben.
• Berechtigungen auf Ebene von Website und Bibliothek über Gruppen, nicht auf einzelnen Ordnern. So wenige Ausnahmen wie möglich. Ein Dokument erbt nach dem Speichern die Berechtigungen des Orts, an den es gehört, und niemand muss sie von Hand setzen.

Hier zeigt sich meist, dass sich hundert Ordner mit eigenen Berechtigungen mit zehn oder zwanzig Personengruppen beschreiben lassen. Diese vereinfachte Landkarte ist übrigens das wertvollste Ergebnis des ganzen Projekts – auch für die Sicherheit.

Schritt 3: Umstieg Team für Team

Jedes Team steigt um, sobald sein Bereich bereit ist. Eine kurze Schulung an den eigenen Dokumenten, einfache Regeln „was gehört wohin“ und eine Ansprechperson, die in den ersten Wochen Fragen beantwortet. Die anderen Teams arbeiten in der Zwischenzeit unverändert weiter.

Zwei praktische Dinge entscheiden über den Erfolg:

• Stellen Sie den alten Ordner auf dem Server nach der Migration auf schreibgeschützt. Sonst wird innerhalb weniger Wochen an zwei Orten gearbeitet, und niemand weiß, welche Version gilt.
• Lassen Sie den Mitarbeitenden den Windows-Datei-Explorer. Sie können die Bibliothek als Verknüpfung in OneDrive hinzufügen und damit wie mit einem Ordner arbeiten. Die Umstellung der Gewohnheiten ist dann viel kleiner, als wenn sie alles im Browser erledigen müssten.

Schritt 4: Was mit dem Archiv geschieht

Für das Archiv gibt es zwei ehrliche Möglichkeiten. Entweder bleibt es schreibgeschützt auf dem Server, bis der Server ausgedient hat, oder es wird ebenfalls migriert – idealerweise in eigene Bibliotheken, getrennt von der laufenden Arbeit.

Womit migrieren

Für die Migration von Dateifreigaben hat Microsoft ein eigenes Werkzeug: Migration Manager. Sie finden es direkt im SharePoint Admin Center, und die Arbeit erledigt ein Agent, den Sie auf einem Windows-Computer oder einem virtuellen Windows-Server im Netzwerk installieren, von dem aus die Dateifreigaben erreichbar sind. Vor jeder Migration scannt er die Dateien und überträgt sie samt Ordnerstruktur. Laut der Beschreibung der Dateifreigabe-Migration im Dienst Microsoft FastTrack werden auch grundlegende Metadaten übernommen: Erstellungs- und Änderungsdatum sowie wer die Datei erstellt und zuletzt geändert hat.

Berechtigungen überträgt er nur teilweise. Migration Manager hat eine Option zum Beibehalten der Berechtigungen, überträgt aber nur die grundlegenden NTFS-Berechtigungen, wie Sie sie im Datei-Explorer sehen, und setzt voraus, dass die Benutzer vom Server mit Konten in Microsoft 365 abgeglichen sind (typischerweise über die Synchronisierung von Active Directory). Erweiterte Berechtigungen und explizite Verweigerungen (Deny) werden nicht übertragen – Inhalte, die durch eine Verweigerung geschützt waren, können dadurch zugänglich werden. Auch Berechtigungen, die auf der Freigabe selbst gesetzt sind, werden nicht übertragen. Unter anderem deshalb empfehlen wir, Berechtigungen nicht zu übertragen, sondern nach der neuen Struktur aus Schritt 2 einzurichten.

Für große Datenmengen und komplexe Szenarien gibt es auch Werkzeuge von Drittanbietern; für ein gewöhnliches Unternehmen reicht Migration Manager aber meist aus.

Was bei der Migration nicht mitkommt und was Sie vermeiden sollten

Diesen Teil sollten Sie kennen, bevor die erste Datei migriert wird.

• Der Versionsverlauf vom Server wird nicht übernommen. Schattenkopien bleiben auf dem Server; in SharePoint beginnt der Verlauf am Tag der Migration. Wenn Sie ältere Fassungen eines Dokuments brauchen, lassen Sie den Server bis zu einem festgelegten Datum schreibgeschützt erreichbar. Auch Windows-Dateiattribute wie „schreibgeschützt“ oder „ausgeblendet“ werden nicht übernommen.
• Pfadlänge: höchstens 400 Zeichen. Gezählt wird der ganze Pfad – Bibliothek, Ordner und Dateiname. Tief verschachtelte Ordner mit langen Namen müssen vor der Migration gekürzt werden – und das erfahren Sie besser bei der Bestandsaufnahme als durch einen Migrationsfehler.
• Die Synchronisierung hat eine praktische Grenze. Microsoft empfiehlt, höchstens 300.000 Dateien einer Bibliothek mit Windows zu synchronisieren, und weist darauf hin, dass dieselben Leistungsprobleme auftreten können, wenn jemand insgesamt 300.000 Elemente in allen Bibliotheken hat, die er synchronisiert. Auch deshalb werden Inhalte nach Aufgabenbereich auf mehrere Bibliotheken verteilt statt in eine riesige – und die Mitarbeitenden fügen nur Verknüpfungen zu den Ordnern hinzu, mit denen sie wirklich arbeiten. Verknüpfungen in OneDrive empfiehlt Microsoft gegenüber der Schaltfläche „Synchronisieren“, weil nur der ausgewählte Ordner synchronisiert wird, nicht die ganze Bibliothek.
• Die Anzahl der Dateien ist keine Grenze, der Speicher schon. Eine Bibliothek fasst bis zu 30 Millionen Dateien und Ordner, die ganze Organisation hat aber 1 TB und dazu 10 GB pro Lizenz – rechnen Sie bei einem großen Server nach, ob Sie Speicher dazukaufen müssen. Ansonsten sind große Bibliotheken vor allem ein Problem der Übersichtlichkeit, der Synchronisierung und der Berechtigungen: Bei einer Bibliothek oder einem Ordner mit mehr als 100.000 Elementen lässt sich die Berechtigungsvererbung nicht mehr unterbrechen. Ein weiterer Grund, die Berechtigungen zu entwerfen, bevor die erste Datei in die Bibliothek hochgeladen wird.

Wenn Sie befürchten, dass sich niemand zurechtfindet

Die häufigste Sorge nach der Migration ist, dass die Mitarbeitenden nicht wissen, wo was liegt und wohin sie was speichern sollen – auf dem Server hatten sie ihre Landkarte im Kopf, in SharePoint haben sie sie nicht. Dagegen helfen vor allem eine gut verständliche Struktur und ein paar Regeln. Es gibt auch Werkzeuge, die das Speichern und Suchen so vereinfachen, dass niemand die Struktur kennen muss; wir haben dafür die Anwendung Meine Dokumente, aber das Prinzip ist wichtiger als das konkrete Werkzeug: Die Mitarbeitenden sollen fragen „Was speichere ich und für wen?“, nicht „Auf welche Website gehört das?“.

Das Wichtigste in Kürze

1. Die Migration von Dokumenten ist kein Umzug, sondern eine Änderung der Arbeitsweise. Deshalb Schritt für Schritt – Pilot, Struktur, Teams, Archiv – und nach jedem Schritt die Entscheidung, ob es weitergeht.
2. Eine 1:1-Kopie der Ordner überträgt auch die alten Probleme. Eine Struktur danach, wer womit arbeitet, und Berechtigungen über Gruppen sind das wertvollste Ergebnis des ganzen Projekts.
3. Klären Sie die Grenzen bei der Bestandsaufnahme, nicht bei der Migration. Pfadlänge, Größe der Bibliotheken und der Verlust des Versionsverlaufs lassen sich planen; Überraschungen mitten in der Migration nicht.

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Bei EP365 migrieren wir Dokumente von Dateiservern Schritt für Schritt – von der Bestandsaufnahme und dem Entwurf der Struktur über den Pilot bis zum Umstieg einzelner Teams und zur Schulung. Meist beginnen wir mit einem Restart, der zeigt, was Sie auf dem Server und in Microsoft 365 tatsächlich haben. Wenn Sie überlegen, wo Sie anfangen sollen, schreiben Sie uns.

Im nächsten Teil: ISO 27001 und ISO 9001 in SharePoint – was der Auditor bei dokumentierter Information sehen will, was Sie mit integrierten Werkzeugen nachweisen und wo SharePoint allein nicht ausreicht.