Dokumente in SharePoint: was sofort funktioniert und worin es sich vom Dateiserver unterscheidet

Teil 1 der vierteiligen Serie Dokumente in SharePoint. Für Unternehmen, die ihre Dokumente auf einem Dateiserver haben und überlegen, ob und wie sie sie umstellen. Ohne Werbung: was SharePoint kann, was nicht und was es Sie kosten würde.

In einem Gespräch vor Kurzem sagte mir ein Kunde einen Satz, den ich oft höre: „Der Server funktioniert, die Leute kennen ihn, warum sollten wir das ändern?“ Und im Wesentlichen hat er recht. Eine eingespielte Arbeitsweise ist ein Wert, und ihre Änderung ist der teuerste Teil jedes Projekts. Wer Ihnen das Gegenteil erzählt, will etwas verkaufen.

Nur zahlt dasselbe Unternehmen für SharePoint – es ist Teil der gängigen Microsoft 365-Pläne für Unternehmen – und nutzt das meiste davon nicht. Bevor Sie entscheiden, ob es sinnvoll ist, etwas zu ändern, lohnt es sich zu wissen, was Ihnen genau zur Verfügung steht. Darum geht es in diesem Teil: was SharePoint mit Dokumenten gleich nach dem Einschalten leistet, ohne dass Sie etwas dazukaufen, und wo es ehrlicherweise schwächer oder aufwendiger ist als ein Server.

Ein paar Begriffe vorab

SharePoint verwendet andere Begriffe als ein Dateiserver, und solange man sie nicht übersetzt, klingt alles komplizierter, als es ist.

• Website (Site) – ein eigener Bereich für ein Team oder ein Aufgabengebiet mit eigenen Berechtigungen. Am ehesten vergleichbar mit einem Netzlaufwerk.
• Bibliothek – der Ort für Dokumente innerhalb einer Website. Vergleichbar mit einem Hauptordner auf dem Laufwerk, nur mit Versionen und Eigenschaften.
• Metadaten – Eigenschaften eines Dokuments, etwa Kunde, Typ oder Gültig bis. Danach wird sortiert und gefiltert statt über tief verschachtelte Ordner.
• OneDrive – der persönliche Speicher aller Mitarbeitenden und zugleich die App, die SharePoint-Bibliotheken im Datei-Explorer von Windows anzeigt.

Dateiserver vs. SharePoint im Arbeitsalltag

Beim Server beschreibe ich den typischen Zustand. Ihre konkrete Einrichtung kann besser sein – Schattenkopien, aktivierte Indizierung, gut gepflegte Berechtigungen. In der Tabelle geht es darum, was Sie ohne zusätzliche Arbeit bekommen.

Bereich	Dateiserver	SharePoint Online
Dokumentversionen	Gespeichert wird der letzte Stand. Eine ältere Fassung nur aus Schattenkopien oder der Sicherung, wiederhergestellt meist durch die IT.	Änderungen werden als Versionen gespeichert, standardmäßig werden bis zu 500 Versionen aufbewahrt. Eine ältere Version öffnet oder stellt jeder mit Bearbeitungsberechtigung wieder her.
Versehentlich gelöschte Datei	Vom Netzlaufwerk wird nicht in einen Papierkorb gelöscht. Wiederherstellung aus der Sicherung über die IT.	Die Datei landet im Papierkorb der Website, aus dem der Benutzer sie selbst wiederherstellt. Insgesamt wird sie 93 Tage aufbewahrt.
Schaden in großem Umfang	Wiederherstellung von Ordnern aus der Sicherung – je nach deren Alter und Geschwindigkeit.	Der Websitebesitzer setzt die ganze Bibliothek auf einen beliebigen Zeitpunkt der letzten 30 Tage zurück.
Suche	Vor allem nach Name und Pfad, im Inhalt nur mit aktivierter Indizierung.	Volltextsuche im Inhalt und in den Eigenschaften, Ergebnisse durch Berechtigungen eingeschränkt.
Wer was mit einem Dokument gemacht hat	Die Überwachung lässt sich in Windows einschalten, das Ergebnis ist ein technisches Serverprotokoll.	Überwachungsprotokoll von Microsoft 365 mit Suche und Export. In Enterprise-Plänen von Anfang an aktiv, in Business-Plänen muss es nur einmal eingeschaltet werden.
Berechtigungen	Rechte auf Ordner (NTFS). Bei Dutzenden Ordnern mit unterschiedlichen Rechten verliert man leicht den Überblick, wer wo hineinsieht.	Rechte vor allem auf ganze Websites und Bibliotheken über Gruppen. Weniger Ausnahmen, und ein Dokument erbt nach dem Speichern die Rechte des Ortes, an den es gehört.
Freigabe an Externe	Meist ein E-Mail-Anhang – es entsteht eine Kopie außerhalb Ihrer Kontrolle.	Ein Link für bestimmte Personen, die sich authentifizieren müssen. Der Zugriff von Gästen kann automatisch ablaufen.
Zusammenarbeit	„Die Datei ist von einem anderen Benutzer geöffnet.“	Mehrere Personen bearbeiten dasselbe Dokument gleichzeitig.
Arbeiten außerhalb des Büros	VPN oder Remotedesktop.	Browser, Office oder Mobilgerät mit derselben Anmeldung wie der Rest von Microsoft 365.
Arbeiten im Datei-Explorer	Ja – daran sind die Leute gewöhnt.	Ebenfalls ja, über die OneDrive-App: Die Bibliothek erscheint als Ordner, und Dateien werden erst heruntergeladen, wenn Sie sie öffnen.
Genehmigte vs. Entwurfsfassung	Gelöst über den Dateinamen („_v3_final_FINAL“) oder einen eigenen Ordner.	Haupt- und Nebenversionen mit Genehmigung: Leser sehen die genehmigte Fassung, Autoren auch die Entwürfe.
Wie lange ein Dokument aufbewahrt wird	Manuell, nach interner Richtlinie und dem Gedächtnis der Leute.	Aufbewahrungsbezeichnungen: Das Dokument wird die vorgeschriebene Zeit aufbewahrt, auch wenn es jemand löscht, und kann danach automatisch entfernt werden (Business Premium, E3 und höher).
Wartung	Hardware, Festplatten, Sicherungen, Kapazität.	Den Betrieb übernimmt Microsoft, Speicher erhält das Unternehmen nach Anzahl der Lizenzen. Sie kümmern sich um Struktur und Berechtigungen.

Was SharePoint ohne jeden Zukauf kann

Versionsverlauf

Änderungen werden als neue Versionen gespeichert – beim automatischen Speichern in Office laufend – und man sieht, wer sie wann gespeichert hat. Eine ältere Version lässt sich öffnen oder wiederherstellen. Statt Dateien wie angebot_v2_korr_FINAL.docx gibt es ein einziges Dokument, in dessen Verlauf Sie auch die Fassung finden, die tatsächlich an den Kunden ging. Standardmäßig bewahrt Microsoft bis zu 500 Hauptversionen auf; ein Administrator kann ein anderes Limit festlegen oder den automatischen Modus, den Microsoft zum Platzsparen empfiehlt. Wie viel Platz Versionen tatsächlich belegen, haben wir in einem eigenen Artikel gemessen.

Wiederherstellung ohne IT

Eine gelöschte Datei landet im Papierkorb der Website. Zuerst in dem Papierkorb, den der Benutzer sieht, und nach dessen Leerung noch in einem zweiten Papierkorb, aus dem der Websiteadministrator wiederherstellt – zusammen 93 Tage. Für schlimmere Situationen wie Ransomware oder massenhaftes Überschreiben hat die Bibliothek die Funktion „Restore this library“, die der Websitebesitzer startet: Sie setzt die Bibliothek auf den Stand zu einem beliebigen Zeitpunkt der letzten 30 Tage zurück. Ohne Suche nach der Sicherung und ohne Warten auf die IT.

Eigenschaften statt Ordnerpyramide

Ein Dokument kann Eigenschaften tragen – Typ, Kunde, Projekt, Gültig bis. Ein Dokument finden Sie dann aus mehreren Richtungen, ohne dass es in drei Ordnern liegt. Verträge lassen sich nach Vertragspartner und nach Ablauf der Gültigkeit filtern, und niemand muss zwei verschiedene Ordnerstrukturen pflegen. Ordner gibt es in SharePoint trotzdem weiterhin, und es ist kein Fehler, sie zu nutzen; sie sind nur nicht mehr die einzige Möglichkeit, Dinge zu ordnen.

Firmenvorlagen und Pflichtangaben

Für einen Dokumenttyp lassen sich eine Standardvorlage und Pflichteigenschaften festlegen. Eine neue Richtlinie entsteht so gleich mit dem richtigen Kopf, und Office fordert den Autor beim Speichern auf, den Eigentümer und das Überprüfungsdatum auszufüllen.

Suche im Inhalt

Gesucht wird auch im Text der Dokumente (Word, Excel, PDF und weitere), nicht nur in Namen. „Wo haben wir über diese Garantiebedingung geschrieben?“ – es genügt, die Formulierung einzugeben, und das Dokument wird gefunden, auch wenn es ganz anders heißt. Ein wichtiges Detail: Die Ergebnisse sind immer auf das beschränkt, was die jeweilige Person sehen darf. Die Suche zeigt niemandem ein Dokument, auf das er keinen Zugriff hat.

Audit-Trail

Öffnen, Herunterladen, Bearbeiten, Freigeben und Löschen werden im Überwachungsprotokoll von Microsoft 365 (Microsoft Purview Audit) erfasst. In der Basisvariante werden die Einträge 180 Tage aufbewahrt, mit einer E5-Lizenz werden die Einträge von SharePoint und OneDrive ein Jahr aufbewahrt. Die Liste lässt sich als CSV exportieren – wenn ein Auditor fragt, wer im letzten Quartal die Sicherheitsrichtlinie geöffnet oder heruntergeladen hat, ist die Antwort ein Export, keine Schätzung.

Eines sollten Sie gleich prüfen: In Enterprise-Plänen (E3, E5) ist die Überwachung von Anfang an aktiv, in den Plänen Business Basic, Standard und Premium schaltet Microsoft sie standardmäßig aber nicht ein. Ein Administrator muss sie einmalig im Microsoft Purview-Portal einschalten. Solange das nicht geschieht, wird nichts aufgezeichnet – und rückwirkend lässt es sich nicht mehr nachvollziehen.

Sichere Freigabe nach außen

Statt eines Anhangs wird ein Link für bestimmte Personen verschickt, die sich authentifizieren müssen. Die Freigabe lässt sich jederzeit aufheben, und für Gäste lässt sich einstellen, dass ihr Zugriff nach einer bestimmten Zeit von selbst abläuft. Ein externer Lieferant erhält die Unterlagen so für die Dauer des Auftrags, und nach dessen Ende endet der Zugriff, ohne dass jemand daran denken muss.

Arbeiten wie bisher

Die Leute müssen nicht alles auf einmal ändern. Es genügt die OneDrive-App, die unter Windows 10 und 11 vorinstalliert ist: In der Bibliothek im Browser klicken sie auf Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen, und die Bibliothek (oder nur ein ausgewählter Ordner) erscheint im Datei-Explorer im OneDrive-Ordner. Sie arbeiten damit wie mit einem Ordner auf dem Laufwerk – öffnen, speichern, verschieben. Dateien werden erst heruntergeladen, wenn sie sie öffnen, sodass nicht der gesamte Firmenbestand die Festplatte des Notebooks füllt. Dokumente öffnen sich weiterhin im Desktop-Word und -Excel.

Der zweite Weg ist die Schaltfläche Synchronisieren in der Bibliothek; Microsoft empfiehlt aber Verknüpfungen, weil nur der ausgewählte Ordner synchronisiert wird und eine Verknüpfung auf allen Geräten funktioniert, auf denen man angemeldet ist. Eines sollten Sie vorab wissen: Anders als ein Netzlaufwerk hat die Bibliothek keinen Laufwerksbuchstaben (wie S:), sondern liegt im Benutzerprofil unter OneDrive.

Wo es mehr braucht

Damit das keine Werbung wird, hier das, was SharePoint Ihnen nicht abnimmt oder was mehr Aufwand kostet als ein Server.

• Jemand muss die Struktur entwerfen. Welche Dokumenttypen Sie haben, wem sie gehören, wer darauf zugreifen darf. Das ist einmalige Arbeit, aber es ist Arbeit. Der Lohn: Beim Speichern werden danach keine Rechte gesetzt – das Dokument erbt sie vom Ort, an dem es liegt.
• Die Gewohnheiten der Leute sind ein echter Kostenfaktor. Sie werden am häufigsten unterschätzt. Es hilft, Team für Team vorzugehen, kurz zu schulen und einfache Regeln aufzustellen, „was wohin gehört“.
• SharePoint ist umfangreich. Es kann Hunderte Dinge, und für normale Benutzer ist das manchmal zu viel. Schalten Sie nur ein, was Sie wirklich brauchen.
• Manche Funktionen hängen an der Lizenz. Versionen, Papierkorb, Wiederherstellung der Bibliothek, Suche und die grundlegende Überwachung sind in allen gängigen Unternehmensplänen enthalten. Aufbewahrungsbezeichnungen (Retention Labels), die darüber wachen, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, brauchen für die manuelle Kennzeichnung Business Premium oder E3; automatische Kennzeichnung und eine Standardbezeichnung für eine ganze Bibliothek gibt es erst mit E5. Eine längere Aufbewahrung der Überwachungsdaten verlangt ebenfalls E5.
• Es hat Grenzen. Der gesamte Pfad zu einer Datei darf höchstens 400 Zeichen lang sein. Die Synchronisierung mit Windows wird für höchstens 300.000 Dateien in einer Bibliothek empfohlen. Die Zahl der Dateien ist keine Grenze – eine Bibliothek verkraftet bis zu 30 Millionen Elemente. Der Speicher ist aber begrenzt: Das Unternehmen hat 1 TB und dazu 10 GB pro Lizenz, weiterer Speicher wird dazugekauft. Was daraus für die Umstellung folgt, behandeln wir im nächsten Teil.
• Teams ist keine Voraussetzung. Dokumente in SharePoint funktionieren eigenständig. Kommuniziert das Unternehmen woanders, muss sich nichts ändern.

Und zur künstlichen Intelligenz

Das letzte Argument beruht nicht auf Funktionen, sondern darauf, wohin sich Arbeitswerkzeuge entwickeln. Ein KI-Assistent kann nur mit dem arbeiten, was er sieht. Liegen die Dokumente auf dem Server, muss jeder sie von Hand in den Chat einfügen. Liegen sie mit den richtigen Berechtigungen in Microsoft 365, können KI-Werkzeuge auf Basis von Microsoft 365 sie direkt nutzen – und zeigen jedem nur das, worauf er Zugriff hat. Geordnete Dokumente mit den richtigen Rechten sind also eine Voraussetzung, kein Zusatz. Welches KI-Werkzeug Sie wählen, ist eine eigene Entscheidung; über die Vorbereitung von Inhalten auf KI haben wir im Artikel SharePoint Online und KI-Bereitschaft geschrieben.

Das Wichtigste in Kürze

1. Der größte Kostenfaktor ist nicht die Lizenz, sondern die Umstellung der Gewohnheiten. SharePoint bezahlen die meisten Unternehmen schon; planen Sie Zeit für den Entwurf der Struktur und für die Menschen ein.
2. Versionen, Wiederherstellung und Überwachung sind sofort im Preis enthalten. Was Sie auf dem Server mit Sicherung und IT lösen, erledigt in SharePoint der Benutzer oder der Websitebesitzer selbst.
3. Sie müssen nicht alles auf einmal ändern. Der Datei-Explorer bleibt, und umstellen lässt sich in Etappen – darum geht es im nächsten Teil.

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Bei EP365 helfen wir Unternehmen zu entscheiden, ob und wie sie ihre Dokumente nach SharePoint überführen – von der Prüfung des aktuellen Zustands über den Entwurf von Struktur und Berechtigungen bis zur Schulung. Am häufigsten geschieht das als Restart oder als Governance-Konzept. Wenn Sie nicht sicher sind, ob es bei Ihnen sinnvoll ist, schreiben Sie uns.

Im nächsten Teil: wie Sie Schritt für Schritt vom Dateiserver umsteigen, ohne großen Knall – womit Sie anfangen, was bei der Umstellung nicht mit übertragen wird und auf welche Grenzen Sie schon vor der ersten Datei achten sollten.