KI-Governance-Check | EasyPortal 365

Schritt 1 von 8

Zuerst ein paar Angaben zu Ihrer Organisation

So können wir Ihre Ergebnisse besser einordnen. Alle Angaben werden streng vertraulich behandelt.

Name der Organisation * Branche * Größe der Organisation * Ihr Name und Ihre Funktion * Geschäftliche E-Mail-Adresse * Datum der Einschätzung Wird automatisch ausgefüllt.

Schritt 2 von 8

A. Strategie und Governance

Governance und Strategie sind das Fundament für einen gesteuerten KI-Einsatz. Ohne schriftliche Richtlinien und klare Verantwortlichkeiten steht alles andere auf Sand.

1. Gibt es im Unternehmen eine schriftliche Richtlinie für den Einsatz von KI?

A Ja, verabschiedet und allen kommuniziert B Es gibt einen Entwurf oder Teilregeln C Nur informelle oder mündliche Regeln D Nein

2. Gibt es eine benannte Person oder ein Team, das für KI-Governance verantwortlich ist?

A Ja, klar zugewiesen B Jemand kümmert sich informell darum C Nein

3. Wie wird entschieden, welche KI-Tools erlaubt sind?

A Freigabeprozess mit einer Liste erlaubter Tools B Wir prüfen von Fall zu Fall C Jeder nutzt, was er will

Schritt 3 von 8

B. Daten und Datenschutz

Ein kritischer Bereich: Mitarbeitende müssen wissen, welche Daten sie in KI eingeben dürfen und welche nicht. Sonst sind sensible Daten und Kundendaten gefährdet.

4. Wissen Ihre Mitarbeitenden genau, welche Daten sie in KI eingeben dürfen und welche nicht?

A Ja, wir haben ein Schema zur Datenklassifizierung B Im Großen und Ganzen ja C Nein

5. Wo werden sensible Daten und Kundendaten in KI verarbeitet?

A Nur im eigenen Microsoft 365- oder Azure-Mandanten B Meist dort, aber nicht immer C Unterschiedlich, auch in öffentlichen Tools

6. Werden personenbezogene Daten (DSGVO) nur über freigegebene Tools mit Rechtsgrundlage in KI eingegeben?

A Ja, wir überwachen das B Manchmal überwachen wir es nicht C Damit befassen wir uns nicht

Schritt 4 von 8

C. Freigegebene Tools und Schatten-KI

Schatten-KI – nicht gemeldete und nicht freigegebene KI-Tools – gehört zu den größten Risiken. Organisationen ohne Überblick haben keine Kontrolle.

7. Wissen Sie, welche KI-Tools Ihre Mitarbeitenden tatsächlich nutzen?

A Ja, wir haben ein Verzeichnis oder eine Übersicht B Teilweise C Wir haben keine Ahnung

8. Nutzen Mitarbeitende private KI-Konten (privates ChatGPT o. Ä.) für die Arbeit?

A Nein, nur Unternehmenskonten B Einige schon C Häufig, oder wir wissen es nicht

9. Gibt es eine freigegebene, sichere Alternative, damit niemand die Richtlinie umgehen muss?

A Ja, wir haben gute Unternehmenstools B Teilweise C Nein

10. Können Mitarbeitende die Freigabe eines neuen Tools einfach beantragen?

A Ja, das geht schnell B Es ist möglich, aber langsam C Dafür gibt es keinen Weg

Schritt 5 von 8

D. Fortgeschrittener Einsatz und KI-Agenten

Agentische KI bringt neue Risiken – automatisierte Aktionen mit Zugriff auf Unternehmenssysteme brauchen klare Regeln und menschliche Aufsicht.

11. Setzen Sie KI-Agenten oder Automatisierungen mit Zugriff auf Unternehmensdaten ein – und unter welcher Kontrolle?

A Ja, gesteuert (Freigabe, eingeschränkte Berechtigungen) B Ja, aber ohne klare Regeln C Wir setzen noch keine Agenten ein (kein Risiko in diesem Bereich) D Wir setzen sie ohne Kontrollen ein

12. Erfordern kritische KI-Aktionen (Versand nach außen, Zahlungen, Systemänderungen) eine menschliche Freigabe?

A Immer B Manchmal C Trifft nicht zu – wir setzen keine Agenten ein D Damit befassen wir uns nicht

Schritt 6 von 8

E. Konformität mit EU AI Act und DSGVO

Der EU AI Act ist in Kraft – Organisationen haben Pflichten zu KI-Kompetenz, Transparenz und Risikobewertung. Unwissenheit schützt nicht.

13. Wissen Sie, was der EU AI Act für Ihre Organisation bedeutet?

A Ja, wir haben es analysiert B Wir haben davon gehört, aber noch nichts unternommen C Wir wissen es nicht

14. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit KI (Pflicht zur KI-Kompetenz, Art. 4 AI Act)?

A Ja, regelmäßig und dokumentiert B Einmalig oder gelegentlich C Nein

15. Kennzeichnen Sie KI-generierte Inhalte, die für ein externes Publikum bestimmt sind (Transparenz, Art. 50)?

A Ja, wo es erforderlich ist B Manchmal C Nein

Schritt 7 von 8

F. Menschen, Kultur und Prüfung der Ergebnisse

Technologie funktioniert nicht ohne Menschen. Eine offene Meldekultur, geprüfte Ergebnisse und klare Eskalationswege sorgen dafür, dass KI tatsächlich hilft.

16. Prüfen Ihre Mitarbeitenden KI-Ergebnisse vor der Verwendung (Risiko von Halluzinationen)?

A Ja, das ist Standard B Hängt von der einzelnen Person ab C KI-Ergebnisse werden ungeprüft übernommen

17. Wissen Ihre Mitarbeitenden, an wen sie sich bei Bedenken zu KI wenden können?

A Ja B Einige C Nein

18. Wie sieht die Kultur beim Melden von KI-Fehlern aus?

A Melden ist sicher, wir gehen Probleme präventiv an B Mitarbeitende haben Angst, Fehler zuzugeben C Das Thema wird nicht behandelt

Schritt 8 von 8

G. Monitoring und Vorfälle

Ohne Aufzeichnungen und einen Prozess für Vorfälle können Sie nicht steuern, was Sie nicht messen. Organisationen ohne Monitoring erfahren von Krisen zu spät.

19. Führen Sie ein Verzeichnis der KI-Tools, Zugriffsrechte und Vorfälle?

A Ja B Teilweise C Nein

20. Gibt es ein festgelegtes Vorgehen für den Fall, dass Daten in eine KI abfließen?

A Ja, einen klaren Prozess zur Reaktion auf Vorfälle B Wir würden improvisieren C Nein

Wie gut steuert Ihr Unternehmen den KI-Einsatz?